Colaboración empresarial: estrategia y herramientas

La colaboración es un llamado a la acción que hacen sonar muchos en los negocios. Los gerentes y ejecutivos de nivel superior cantan sus alabanzas. Piden a los equipos que trabajen de forma más colaborativa para aumentar la productividad. La ironía es que estas mismas personas a menudo descuidan la colaboración dentro de sus propios círculos.

Si tan solo hubiera una manera de fomentar la colaboración no solo a nivel de equipo, sino también a nivel empresarial. Eso podría afectar todo lo que hace una empresa. Los proyectos serían más colaborativos. La productividad se dispararía. La moral mejoraría. Pero, ¿es esto solo un sueño que nos distrae de volver a trabajar en nuestros silos individuales?

¡No, hay una solución! Se llama colaboración empresarial y ayuda a las organizaciones a aprovechar al máximo el mundo digital en el que vivimos. La colaboración empresarial puede hacer que las empresas sean más eficientes y eso se filtra a la forma en que se ejecutan los proyectos, cómo trabajan los miembros del equipo entre sí y cómo son los clientes. servido.

¿Qué es la colaboración empresarial?

La colaboración empresarial es una forma de comunicarse de manera efectiva a nivel corporativo. Hay muchas formas de facilitar esta comunicación, como una plataforma colaborativa, herramientas de redes sociales empresariales, una intranet o Internet. Toma lo que podría ser una fuerza laboral dividida y les brinda las herramientas para trabajar juntos.

Es un sistema que facilita que los empleados compartan información para que puedan trabajar juntos en proyectos, sin importar si están en la misma oficina o distribuidos globalmente. Esto se logra a través de software, redes y soluciones de procesamiento.

Las soluciones de colaboración empresarial incluyen software basado en la nube como ProjectManager (en el que entraremos en mayor detalle más adelante), videoconferencias, herramientas para compartir documentos y otras tecnologías que conectan a las personas en todos los niveles de una organización.

Una forma de llegar a sus clientes

Sin embargo, esto no se limita a la colaboración interna entre compañeros de trabajo: también puede ser con partes interesadas externas. Una organización puede colaborar con sus clientes en una estrategia de redes sociales.

Esto abre una ventana a las plataformas sociales para que las empresas puedan investigar, publicitar y obtener una instantánea de las necesidades y deseos de sus clientes.

¿Por qué es importante la colaboración empresarial?

La colaboración empresarial es importante porque simplifica el proceso de comunicación en una organización. Esto siempre es positivo, ya que una mejor comunicación va de la mano con una organización mejor administrada.

Sin embargo, es doblemente importante para cualquier empresa que se haya expandido y ahora sea una entidad global con trabajadores remotos en diferentes zonas horarias.

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Organización mejorada de datos y conocimientos

La avalancha de datos a la que se enfrentan las empresas actuales exige una estrategia de comunicación y colaboración eficaz. Las personas en las organizaciones están trabajando con más información que nunca, lo que puede obstruir incluso el canal de comunicación más grande.

Esto y la aceleración de las operaciones comerciales a medida que la industria se expande a la producción mundial exigen una mayor colaboración para manejar mejor el estrés creciente que se impone a los negocios.

La colaboración empresarial permite a las personas intercambiar conocimientos, almacenar e intercambiar archivos, así como crear y editar documentos juntos. Les proporciona la capacidad de trabajar juntos en tiempo real a través de la creación de espacios colaborativos u oficinas virtuales. Esto proporciona una ventaja en un panorama empresarial cada vez más competitivo.

Una forma rentable de impulsar el trabajo en equipo

Un sistema de colaboración empresarial no solo optimiza la productividad y el rendimiento, sino que ayuda a la rentabilidad de una organización al reducir los costos de viaje y teléfono. Los equipos que trabajan en un espacio virtual no necesitan reunirse tanto en persona. Además, las herramientas de chat pueden ser menos costosas que un sistema telefónico integrado.

También existe la disponibilidad inmediata de los miembros del equipo, que quizás no puedan atender una llamada pero pueden responder rápidamente una pregunta a través de una aplicación de chat. Esto hace que el trabajo se haga más rápido al coordinar tareas y eliminar mensajes redundantes.

Estrategias e implementación de colaboración empresarial

La transparencia es necesaria para cualquier empresa que quiera aprovechar la colaboración empresarial. La organización debe abrir sus puertas a la nueva tecnología y debe ser adoptada por todos los involucrados. La colaboración empresarial requiere la aceptación de arriba a abajo, así que asegúrese de que su empresa esté lista para aceptarla.

Una vez que haya determinado que es una buena opción para la organización, debe haber una estrategia completa y clara para implementarla. Se recomiendan los siguientes pasos.

1. Tenga un objetivo y un proceso claros

No se limite a aprovechar la colaboración empresarial porque suena como una buena idea. Lo es, pero solo en la medida en que se aplica a los problemas comerciales que enfrenta. Pregúntese cómo beneficiará a la empresa, a sus empleados y cómo trabajan todos.

Si encaja bien, entonces necesita un plan de implementación. Establezca una serie de tareas y plazos en un cronograma y responsabilice a las personas. Eso requiere que los empleados aprendan nuevos procedimientos y que los gerentes confíen en sus empleados.

2. Obtenga la herramienta adecuada

Mire sus respuestas desde el primer paso y luego investigue qué tecnología y herramientas están disponibles para abordar esas inquietudes. Existen muchas herramientas para facilitar la colaboración. No desea obtener una docena y descubrir que en realidad solo usa dos. Eso derrota el propósito.

Busque herramientas que funcionen dentro de su estructura y apunten a los puntos débiles que desea aliviar. Luego, asegúrese de que el software sea fácil de usar y compatible con sus necesidades.

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3. Establecer reglas

Tienes tu visión y la herramienta para llegar allí. Ahora tiene que lograr que la fuerza laboral acepte. La mejor manera de hacerlo es mostrándoles cómo mejorará las cosas para ellos en su vida laboral diaria. Aumentará la productividad, pero también les ahorrará tiempo.

La capacitación será clave, aunque es de esperar que elija una herramienta sin una curva de aprendizaje pronunciada. Sin embargo, más allá de la tecnología, debe haber reglas para el compromiso y la etiqueta. Esto es especialmente cierto si interactuará con los clientes en las redes sociales. Pero incluso internamente, la comunicación a través de texto borra los matices y puede malinterpretarse. Un conjunto claro de pautas ayudará a evitar la falta de comunicación.

4. Supervisión y seguimiento

Una vez que tenga su sistema de colaboración empresarial en su lugar y en uso, no habrá terminado. Si bien no es un proyecto per se, ya que no hay un punto final con entregables, es un proceso. Y al igual que los proyectos y los procesos, requiere una estrecha supervisión y seguimiento para determinar si está cumpliendo con las expectativas. Esto proporciona información sobre qué tan bien está funcionando el sistema y le brinda datos para ajustar el proceso para obtener mejores resultados.

ProjectManager maximiza la colaboración empresarial

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que utilizan las empresas para organizar equipos y lograr que trabajen mejor juntos en proyectos y operaciones comerciales. Es un software de colaboración empresarial ideal y elimina la necesidad de usar varias aplicaciones diferentes. Muchas de las funciones de colaboración que necesita están integradas en ProjectManager.

Herramientas colaborativas para hacer el trabajo

La colaboración es algo más que conectarse. Proporciona herramientas que permiten a los equipos intercambiar ideas y resolver problemas. ProjectManager tiene herramientas de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y calendarios para que todos puedan trabajar y colaborar exactamente como quieran.

Cuando a los miembros del equipo se les asigna una tarea en ProjectManager, pueden comentar en el nivel de la tarea. Cuando su compañero de equipo responde, se les notifica por correo electrónico. Esto mantiene la comunicación localizada y eficiente, eliminando las cadenas de correo electrónico de ida y vuelta y los mensajes instantáneos.

Pero la colaboración no se trata solo de hablar, es compartir información. ProjectManager tiene almacenamiento de archivos ilimitado, así que adjunte tantos documentos e imágenes como necesite. Todos estos pueden hacerse accesibles y compartidos en toda la organización.

Gestión de la carga de trabajo

Cuando los equipos trabajan de forma remota, puede ser difícil para los gerentes controlar lo que están haciendo y si los recursos son adecuados para realizar sus tareas. ProjectManager tiene una página de carga de trabajo codificada por colores para mostrar quién está haciendo qué.

Si algunos miembros del equipo tienen demasiadas tareas mientras que otros tienen muy pocas, los gerentes pueden equilibrar su carga de trabajo directamente desde esa página. También pueden ver quién tiene tiempo libre y obtener un calendario de todos los días festivos, independientemente del país en el que trabajen sus equipos, lo que hace que las asignaciones sean fáciles y precisas.

Seguimiento del progreso desde cualquier lugar

Si bien los gerentes deben confiar en que sus equipos trabajen, incluso si no están en la misma oficina, a menudo eso puede ser difícil. No desea microgestionar, pero tampoco desea descuidar su progreso solo para descubrir demasiado tarde que el trabajo está lamentablemente atrasado. ProjectManager te cubre las espaldas.

Puede ver el progreso desde un alto nivel con un tablero en tiempo real que realiza un seguimiento de las tareas, los costos y el estado, entre otras cosas. Si busca más detalles, los informes de un clic se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea.

ProjectManager ayuda a las empresas a colaborar de manera efectiva y eso las abre para enfocarse en otro trabajo sin depender de reuniones interminables. Los documentos que necesitan para dirigirlos están a su alcance dondequiera que estén y en cualquier momento. ProjectManager también ayuda a las empresas a planificar y ejecutar sus planes, manteniendo todas las herramientas que necesita en una sola pantalla. Realice esta prueba gratuita de 30 días y compruebe por qué más de 10 000 equipos confían en ProjectManager para la colaboración y la gestión de proyectos.