Współpraca w przedsiębiorstwie: strategia i narzędzia

Współpraca to wezwanie do działania, które rozbrzmiewa w wielu firmach. Menedżerowie i kadra kierownicza wyższych szczebli wyśpiewują jej pochwały. Proszą zespoły o większą współpracę w celu zwiększenia produktywności. Ironia polega na tym, że ci sami ludzie często zaniedbują współpracę we własnych kręgach.

Gdyby tylko istniał sposób na wspieranie współpracy nie tylko na poziomie zespołu, ale także na poziomie przedsiębiorstwa. To może mieć wpływ na wszystko, co robi firma. Projekty byłyby bardziej oparte na współpracy. Wydajność wzrosłaby. Poprawiłoby się morale. Ale czy to tylko sen, który odciąga nas od powrotu do pracy w naszych indywidualnych silosach?

Nie, jest rozwiązanie! Nazywa się to współpracą korporacyjną i pomaga organizacjom w pełni wykorzystać cyfrowy świat, w którym żyjemy. Współpraca korporacyjna może sprawić, że firmy będą bardziej wydajne, a to odfiltruje sposób realizacji projektów, sposób współpracy członków zespołu i stan klientów serwowane.

Co to jest współpraca korporacyjna?

Współpraca w przedsiębiorstwie to sposób na skuteczną komunikację na poziomie korporacyjnym. Istnieje wiele sposobów na ułatwienie tej komunikacji, takich jak platforma współpracy, narzędzia społecznościowe dla przedsiębiorstw, intranet lub Internet. Zajmuje to, co może być podzieloną siłą roboczą, i daje im narzędzia do wspólnej pracy.

Jest to system, który ułatwia pracownikom udostępnianie informacji, dzięki czemu mogą wspólnie pracować nad projektami, niezależnie od tego, czy znajdują się w tym samym biurze, czy są dystrybuowani globalnie. Osiąga się to za pomocą oprogramowania, rozwiązań sieciowych i przetwarzania.

Rozwiązania do współpracy w przedsiębiorstwie obejmują oprogramowanie oparte na chmurze, takie jak ProjectManager (w którym omówimy bardziej szczegółowo później), wideokonferencje, narzędzia do udostępniania dokumentów i inne technologie, które łączą ludzi na każdym poziomie organizacji.

Sposób na dotarcie do klientów

Nie ogranicza się to jednak do wewnętrznej współpracy między współpracownikami: może dotyczyć również zewnętrznych interesariuszy. Organizacja może współpracować ze swoimi klientami w ramach strategii sieci społecznościowej.

Otwiera to okno na platformy społecznościowe, dzięki czemu firmy mogą badać, reklamować i uzyskiwać migawkę potrzeb i pragnień swoich klientów.

Dlaczego współpraca w przedsiębiorstwie jest ważna?

Współpraca w przedsiębiorstwie jest ważna, ponieważ upraszcza proces komunikacji w organizacji. To zawsze jest pozytywne, ponieważ lepsza komunikacja idzie w parze z lepiej zarządzaną organizacją.

Jest to jednak podwójnie ważne dla każdej firmy, która rozwinęła się i jest teraz globalną jednostką z pracownikami zdalnymi w różnych strefach czasowych.

Powiązane: Techniki zarządzania komunikacją, które każdy dyrektor zarządzający powinien znać

Ulepszona organizacja danych i wiedzy

Nawał danych, z którymi borykają się dzisiejsze firmy, wymaga skutecznej strategii komunikacji i współpracy. Ludzie w organizacjach pracują z większą ilością informacji niż kiedykolwiek wcześniej, co może zatkać nawet największy kanał komunikacji.

To i przyspieszenie działalności biznesowej w miarę rozszerzania się branży na światową produkcję wymaga ściślejszej współpracy, aby lepiej radzić sobie z rosnącym obciążeniem, jakie wywiera na biznes.

Współpraca w przedsiębiorstwie pozwala ludziom handlować wiedzą, przechowywać i wymieniać pliki, a także wspólnie tworzyć i edytować dokumenty. Daje im możliwość współpracy w czasie rzeczywistym poprzez tworzenie przestrzeni do współpracy lub wirtualnych biur. Zapewnia to przewagę w coraz bardziej konkurencyjnym środowisku biznesowym.

Ekonomiczny sposób na zwiększenie pracy zespołowej

System współpracy w przedsiębiorstwie nie tylko optymalizuje produktywność i wydajność, ale także pomaga w osiągnięciu zysków organizacji, zmniejszając koszty podróży i telefonów. Zespoły pracujące w wirtualnej przestrzeni nie muszą tak często spotykać się osobiście. Ponadto narzędzia do czatu mogą być tańsze niż zintegrowany system telefoniczny.

Istnieje również natychmiastowa dostępność członków zespołu, którzy mogą nie być w stanie wskoczyć do rozmowy, ale mogą szybko odpowiedzieć na pytanie za pośrednictwem aplikacji czatu. Dzięki temu praca jest wykonywana szybciej, koordynując zadania i eliminując zbędne przesyłanie wiadomości.

Strategie i wdrażanie współpracy w przedsiębiorstwie

Przejrzystość jest wymagana dla każdej firmy, która chce skorzystać ze współpracy w przedsiębiorstwie. Organizacja musi otworzyć swoje drzwi na nowe technologie i musi zostać przyjęta przez wszystkich zaangażowanych. Współpraca w przedsiębiorstwie wymaga zaangażowania od góry do dołu, więc upewnij się, że Twoja firma jest gotowa na jej przyjęcie.

Po ustaleniu, że jest to dobre rozwiązanie dla organizacji, musi istnieć dokładna i jasna strategia jej wdrożenia. Zalecane są następujące kroki.

1. Miej jasny cel i proces

Nie łap się na współpracy w przedsiębiorstwie, ponieważ brzmi to jak dobry pomysł. Tak jest, ale tylko w odniesieniu do problemów biznesowych, z którymi się borykasz. Zadaj sobie pytanie, jakie korzyści przyniesie to firmie, jej pracownikom i jak wszyscy pracują.

Jeśli jest dobrze dopasowany, wtedy potrzebny jest plan wdrożenia. Ustal szereg zadań i terminów zgodnie z harmonogramem i pociągaj ludzi do odpowiedzialności. To wymaga od pracowników nauki nowych procedur, a menedżerów zaufania do swoich pracowników.

2. Zdobądź odpowiednie narzędzie

Przyjrzyj się odpowiedziom z pierwszego kroku, a następnie sprawdź, jakie technologie i narzędzia są dostępne, aby rozwiązać te problemy. Istnieje wiele narzędzi ułatwiających współpracę. Nie chcesz mieć tuzina i okazuje się, że tak naprawdę używasz tylko dwóch. To łamie cel.

Poszukaj narzędzi, które będą działać w Twojej strukturze i nakierowane na punkty bólu, które chcesz złagodzić. Następnie upewnij się, że oprogramowanie jest łatwe w użyciu i zgodne z Twoimi potrzebami.

Powiązane: Oprogramowanie do współpracy zespołowej: 3 niezbędne funkcje zwiększające produktywność

3. Ustaw zasady

Masz swoją wizję i narzędzie, które Cię tam zaprowadzi. Teraz musisz przekonać pracowników, aby się do tego wkupili. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest pokazanie im, jak poprawi to ich codzienne życie zawodowe. Zwiększy to produktywność, ale także zaoszczędzi czas.

Szkolenie będzie kluczowe, ale miejmy nadzieję, że wybierzesz narzędzie bez stromej krzywej uczenia się. Jednak poza technologią muszą istnieć zasady zaangażowania i etykiety. Jest to szczególnie ważne, jeśli będziesz kontaktować się z klientami w sieciach społecznościowych. Ale nawet w domu komunikacja za pomocą tekstu usuwa niuanse i może zostać źle zrozumiana. Jasny zestaw wytycznych pomoże uniknąć nieporozumień.

4. Monitoruj i śledź

Gdy masz już wdrożony i używany system współpracy w przedsiębiorstwie, to jeszcze nie koniec. Chociaż nie jest to projekt sam w sobie, ponieważ nie ma punktu końcowego z produktami, jest to proces. Podobnie jak projekty i procesy, wymaga ścisłego monitorowania i śledzenia w celu ustalenia, czy spełniasz oczekiwania. Daje to wgląd w to, jak dobrze działa system i daje dane, które pozwalają dostosować proces, aby uzyskać lepsze wyniki.

ProjectManager maksymalizuje współpracę w przedsiębiorstwie

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami używane przez firmy do organizowania zespołów i usprawniania ich współpracy przy projektach i operacjach biznesowych. Jest to idealne oprogramowanie do współpracy w przedsiębiorstwie i eliminuje potrzebę korzystania z kilku różnych aplikacji. Wiele potrzebnych funkcji współpracy jest wbudowanych w ProjectManager.

Narzędzia do współpracy w celu wykonania pracy

Współpraca to coś więcej niż tylko łączenie. Dostarcza narzędzi, które pozwalają zespołom na burzę mózgów i rozwiązywanie problemów. ProjectManager posiada narzędzia do zarządzania projektami, takie jak wykresy Gantta, tablice kanban, listy zadań i kalendarze, dzięki czemu każdy może pracować i współpracować dokładnie tak, jak chce.

Kiedy członkowie zespołu mają przydzielone zadanie w ProjectManager, mogą komentować na poziomie zadania. Gdy ich kolega z drużyny odpowie, zostanie powiadomiony e-mailem. Dzięki temu komunikacja jest zlokalizowana i wydajna, eliminując łańcuchy wiadomości e-mail i wiadomości błyskawiczne.

Ale współpraca to nie tylko rozmowa, to dzielenie się informacjami. ProjectManager ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, więc dołącz tyle dokumentów i obrazów, ile potrzebujesz. Wszystko to można udostępnić i udostępnić w całej organizacji.

Zarządzanie obciążeniem

Gdy zespoły pracują zdalnie, menedżerom może być trudno zapanować nad tym, co robią i czy zasoby są dla nich wystarczające do wykonania zadań. ProjectManager ma stronę obciążenia, która jest oznaczona kolorami, aby pokazać, kto co robi.

Jeśli niektórzy członkowie zespołu mają zbyt wiele zadań, a inni zbyt mało, menedżerowie mogą równoważyć obciążenie pracą bezpośrednio z tej strony. Mogą również sprawdzić, kto i kiedy ma wolne, i otrzymać kalendarz wszystkich świąt, niezależnie od kraju, w którym pracują ich zespoły, co sprawia, że ​​zadania są łatwe i dokładne.

Śledź postępy z dowolnego miejsca

Chociaż menedżerowie muszą zaufać swoim zespołom do pracy, nawet jeśli nie znajdują się w tym samym biurze, często może to być trudne. Nie chcesz mikrozarządzać, ale też nie chcesz zaniedbywać ich postępów tylko po to, by zbyt późno odkryć, że praca jest żałośnie opóźniona. ProjectManager wspiera Cię.

Możesz przeglądać postępy z wysokiego poziomu dzięki pulpitowi nawigacyjnemu w czasie rzeczywistym, który śledzi między innymi zadania, koszty i stan zdrowia. Jeśli szukasz bardziej szczegółowych informacji, raporty można filtrować jednym kliknięciem, aby wyświetlać tylko te informacje, które chcesz.

ProjectManager pomaga przedsiębiorstwom efektywnie współpracować, co otwiera je na skupienie się na innej pracy bez polegania na niekończących się spotkaniach. Dokumenty, których potrzebują, aby je skierować, są na wyciągnięcie ręki, gdziekolwiek są i o każdej porze. ProjectManager pomaga również firmom planować i realizować ich plany, utrzymując wszystkie potrzebne narzędzia na jednym ekranie. Skorzystaj z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej i przekonaj się, dlaczego ProjectManagerowi zaufało ponad 10 000 zespołów ds. współpracy i zarządzania projektami.