Kolaborasi Perusahaan: Strategi & Alat

Kolaborasi adalah ajakan bertindak yang didengungkan oleh banyak orang dalam bisnis. Para manajer dan eksekutif eselon atas menyanyikan pujiannya. Mereka meminta tim untuk bekerja lebih kolaboratif untuk meningkatkan produktivitas. Ironisnya, orang-orang yang sama sering mengabaikan kolaborasi di dalam lingkaran mereka sendiri.

Andai saja ada cara untuk mendorong kolaborasi tidak hanya di tingkat tim, tetapi juga di tingkat perusahaan. Itu bisa berdampak pada semua yang dilakukan perusahaan. Proyek akan lebih kolaboratif. Produktivitas akan melonjak. Moral akan meningkat. Tapi apakah ini hanya mimpi yang mengalihkan perhatian kita untuk kembali bekerja di ruang pribadi kita?

Tidak, ada solusinya! Ini disebut kolaborasi perusahaan, dan membantu organisasi mendapatkan hasil maksimal dari dunia digital tempat kita tinggal. Kolaborasi perusahaan dapat membuat perusahaan lebih efisien, dan menyaring hingga bagaimana proyek dijalankan, bagaimana anggota tim bekerja satu sama lain, dan bagaimana pelanggan melayani.

Apa itu Kolaborasi Perusahaan?

Kolaborasi perusahaan adalah cara untuk berkomunikasi secara efektif di tingkat perusahaan. Ada banyak cara untuk memfasilitasi komunikasi ini, seperti platform kolaboratif, alat jejaring sosial perusahaan, intranet atau internet. Dibutuhkan tenaga kerja yang terbagi dan memberi mereka alat untuk bekerja sama.

Ini adalah sistem yang memudahkan karyawan untuk berbagi informasi sehingga mereka dapat bekerja sama dalam proyek, terlepas dari apakah mereka berada di kantor yang sama atau didistribusikan secara global. Hal ini dicapai melalui perangkat lunak, jaringan dan solusi pemrosesan.

Solusi kolaborasi perusahaan mencakup perangkat lunak berbasis cloud seperti ProjectManager (yang akan kita bahas lebih detail nanti), konferensi video, alat berbagi dokumen, dan teknologi lain yang menghubungkan orang-orang di setiap tingkat organisasi.

Cara Menjangkau Pelanggan Anda

Ini tidak terbatas pada kolaborasi interior antara rekan kerja: bisa juga dengan pemangku kepentingan eksternal. Sebuah organisasi dapat berkolaborasi dengan pelanggannya dalam strategi jaringan sosial.

Ini membuka jendela ke platform sosial sehingga perusahaan dapat meneliti, mengiklankan, dan mendapatkan gambaran tentang kebutuhan dan keinginan pelanggan mereka.

Mengapa Kolaborasi Perusahaan Penting?

Kolaborasi perusahaan penting karena menyederhanakan proses komunikasi dalam suatu organisasi. Ini selalu positif, karena komunikasi yang lebih baik berjalan seiring dengan organisasi yang dikelola dengan lebih baik.

Namun, ini sangat penting bagi perusahaan mana pun yang telah berkembang dan sekarang menjadi entitas global dengan pekerja jarak jauh di zona waktu yang berbeda.

Terkait: Teknik Manajemen Komunikasi Yang Harus Diketahui Setiap PM

Peningkatan Data & Organisasi Pengetahuan

Gencarnya data yang dihadapi perusahaan saat ini menuntut strategi komunikasi dan kolaborasi yang efektif. Orang-orang dalam organisasi bekerja dengan lebih banyak informasi daripada sebelumnya, yang dapat menyumbat saluran komunikasi terbesar sekalipun.

Hal ini dan percepatan operasi bisnis seiring dengan berkembangnya industri ke produksi di seluruh dunia, semuanya membutuhkan peningkatan kolaborasi untuk menangani dengan lebih baik tekanan yang meningkat pada bisnis.

Kolaborasi perusahaan memungkinkan orang untuk bertukar pengetahuan, menyimpan dan bertukar file, serta membuat dan mengedit dokumen bersama-sama. Ini memberi mereka kemampuan untuk bekerja sama secara real time melalui penciptaan ruang kolaboratif atau kantor virtual. Ini memberikan keunggulan dalam lanskap bisnis yang semakin kompetitif.

Cara Hemat Biaya untuk Meningkatkan Kerja Tim

Sistem kolaboratif perusahaan tidak hanya mengoptimalkan produktivitas dan kinerja, tetapi juga membantu keuntungan organisasi dengan mengurangi biaya perjalanan dan telepon. Tim yang bekerja di ruang virtual tidak perlu bertemu secara langsung. Plus, alat obrolan bisa lebih murah daripada sistem telepon terintegrasi.

Ada juga ketersediaan langsung anggota tim, yang mungkin tidak dapat melakukan panggilan tetapi dapat dengan cepat menjawab pertanyaan melalui aplikasi obrolan. Ini menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dengan mengoordinasikan tugas dan menghilangkan pesan yang berlebihan.

Strategi & Implementasi Kolaborasi Perusahaan

Transparansi diperlukan untuk setiap perusahaan yang ingin memanfaatkan kolaborasi perusahaan. Organisasi harus membuka pintunya untuk teknologi baru, dan itu harus diterima oleh semua orang yang terlibat. Kolaborasi perusahaan membutuhkan dukungan dari atas ke bawah, jadi pastikan perusahaan Anda siap untuk menerimanya.

Setelah Anda menentukan bahwa itu cocok untuk organisasi, harus ada strategi yang menyeluruh dan jelas untuk menerapkannya. Langkah-langkah berikut direkomendasikan.

1. Miliki Tujuan & Proses yang Jelas

Jangan hanya mengandalkan kolaborasi perusahaan karena kedengarannya seperti ide yang bagus. Memang, tetapi hanya jika itu berlaku untuk masalah bisnis yang Anda hadapi. Tanyakan pada diri Anda bagaimana hal itu akan menguntungkan perusahaan, karyawannya, dan bagaimana semua orang bekerja.

Jika cocok, maka Anda selanjutnya memerlukan rencana implementasi. Tetapkan serangkaian tugas dan tenggat waktu sesuai jadwal dan minta pertanggungjawaban orang. Itu membutuhkan karyawan untuk mempelajari prosedur baru, dan manajer untuk mempercayai karyawan mereka.

2. Dapatkan Alat yang Tepat

Lihat jawaban Anda dari langkah pertama, lalu teliti teknologi dan alat apa yang tersedia untuk mengatasi masalah tersebut. Ada banyak alat di luar sana untuk memfasilitasi kolaborasi. Anda tidak ingin mendapatkan selusin dan menemukan bahwa Anda benar-benar hanya menggunakan dua. Itu mengalahkan tujuannya.

Cari alat yang akan bekerja dalam struktur Anda dan targetkan titik nyeri yang ingin Anda kurangi. Kemudian pastikan software tersebut mudah digunakan dan kompatibel dengan kebutuhan Anda.

Terkait: Perangkat Lunak Kolaborasi Tim: 3 Fitur yang Harus Dimiliki untuk Produktivitas

3. Tetapkan Aturan

Anda memiliki visi dan alat untuk membawa Anda ke sana. Sekarang Anda harus mendapatkan tenaga kerja untuk membeli. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menunjukkan kepada mereka bagaimana hal itu akan membuat segalanya lebih baik bagi mereka dalam kehidupan kerja sehari-hari mereka. Ini akan meningkatkan produktivitas, tetapi juga akan menghemat waktu mereka.

Pelatihan akan menjadi kuncinya, meskipun mudah-mudahan, Anda memilih alat tanpa kurva belajar yang curam. Namun, di luar teknologi, harus ada aturan untuk keterlibatan dan etiket. Ini terutama benar jika Anda akan berinteraksi dengan pelanggan di jejaring sosial. Tetapi bahkan di rumah, berkomunikasi melalui teks menghapus nuansa dan dapat disalahartikan. Seperangkat pedoman yang jelas akan membantu menghindari miskomunikasi.

4. Pantau & Lacak

Setelah Anda memiliki sistem kolaborasi perusahaan Anda di tempat dan digunakan, Anda belum selesai. Meskipun ini bukan proyek semata, karena tidak ada titik akhir dengan hasil, ini adalah proses. Dan seperti proyek dan proses, ini memerlukan pemantauan dan pelacakan yang ketat untuk menentukan apakah Anda memenuhi harapan. Ini memberikan wawasan tentang seberapa baik sistem bekerja dan memberi Anda data untuk mengubah proses untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

ProjectManager Memaksimalkan Kolaborasi Perusahaan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengatur tim dan membuat mereka bekerja lebih baik bersama dalam proyek dan operasi bisnis. Ini adalah perangkat lunak kolaborasi perusahaan yang ideal, dan menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan beberapa aplikasi berbeda. Banyak fitur kolaborasi yang Anda butuhkan sudah ada di dalam ProjectManager.

Alat Kolaboratif untuk Menyelesaikan Pekerjaan

Kolaborasi lebih dari sekedar menghubungkan. Ini menyediakan alat yang memungkinkan tim untuk melakukan brainstorming ide dan menyelesaikan masalah. ProjectManager memiliki alat manajemen proyek seperti bagan Gantt, papan kanban, daftar tugas, dan kalender sehingga semua orang dapat bekerja dan berkolaborasi persis seperti yang mereka inginkan.

Saat anggota tim diberi tugas di ProjectManager, mereka dapat berkomentar di tingkat tugas. Saat rekan satu timnya merespons, mereka akan diberi tahu melalui email. Ini membuat komunikasi tetap terlokalisasi dan efisien, menghilangkan rantai email bolak-balik dan pesan instan.

Tapi kolaborasi bukan hanya berbicara, tapi berbagi informasi. ProjectManager memiliki penyimpanan file tak terbatas, jadi lampirkan dokumen dan gambar sebanyak yang Anda butuhkan. Semua ini dapat diakses dan dibagikan ke seluruh organisasi.

Manajemen Beban Kerja

Ketika tim bekerja dari jarak jauh, mungkin sulit bagi manajer untuk memahami apa yang mereka lakukan dan jika sumber daya memadai bagi mereka untuk menyelesaikan tugas mereka. ProjectManager memiliki halaman beban kerja yang diberi kode warna untuk menunjukkan siapa yang melakukan apa.

Jika beberapa anggota tim memiliki terlalu banyak tugas sementara yang lain memiliki terlalu sedikit, manajer dapat menyeimbangkan beban kerja mereka langsung dari halaman itu. Mereka juga dapat melihat siapa yang memiliki waktu istirahat dan mendapatkan kalender semua hari libur, terlepas dari negara tempat tim mereka bekerja, yang membuat tugas menjadi mudah dan akurat.

Lacak Kemajuan dari Mana Saja

Sementara manajer harus memercayai tim mereka untuk bekerja, bahkan jika mereka tidak berada di kantor yang sama, itu seringkali sulit. Anda tidak ingin mengelola mikro tetapi Anda juga tidak ingin mengabaikan kemajuan mereka hanya untuk mengetahui bahwa pekerjaan sudah terlambat. ProjectManager mendukung Anda.

Anda dapat melihat kemajuan dari tingkat tinggi dengan dasbor waktu nyata yang melacak tugas, biaya, dan kesehatan, antara lain. Jika Anda mencari detail yang lebih besar, laporan sekali klik dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang Anda inginkan.

ProjectManager membantu perusahaan berkolaborasi secara efektif, dan itu membuka mereka untuk fokus pada pekerjaan lain tanpa bergantung pada pertemuan tanpa akhir. Dokumen yang mereka butuhkan untuk mengarahkan mereka ada di ujung jari mereka di mana pun mereka berada dan kapan saja. ProjectManager juga membantu perusahaan merencanakan dan melaksanakan rencana mereka, menyimpan semua alat yang Anda butuhkan di satu layar. Ikuti uji coba 30 hari gratis ini dan lihat mengapa ProjectManager dipercaya oleh lebih dari 10.000 tim untuk kolaborasi dan manajemen proyek.