ช่องทางการสื่อสาร – ความหมาย ประเภท และบทบาท

ช่องทางการสื่อสารคือวิธีการที่ใช้ในการสื่อสาร เช่น การโทรศัพท์ การส่งข้อความ อีเมล และการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน ช่องทางการสื่อสารสามารถแบ่งตามวัตถุประสงค์ได้ เช่น เพื่อแจ้ง ขอ ให้คำติชม หรือสร้างความสัมพันธ์

ช่องทางการสื่อสารที่พบบ่อยที่สุดคือการพูด เช่น การสนทนาแบบเห็นหน้า การโทร และการประชุมทางวิดีโอ ช่องทางการสื่อสารแบบอวัจนภาษารวมถึงภาษากาย เช่น การแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง ตลอดจนการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร เช่น อีเมล ข้อความ และโพสต์ในโซเชียลมีเดีย การค้นหาช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุดสำหรับการส่งข้อความเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการรับรองความสำเร็จของการสื่อสารทางธุรกิจ

ช่องทางการสื่อสารคืออะไร?

คำจำกัดความ: ช่องทางการสื่อสารถูกกำหนดให้เป็นวิธีที่ผู้คนในองค์กร สถานที่ทำงาน หรือชีวิตปกติโต้ตอบกันและสื่อสารกัน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะจัดพนักงานให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของบริษัท ทำลายระบบงาน และส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ในที่ทำงานโดยไม่มีช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม

การเลือกช่องทางการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประชุมทางธุรกิจใดๆ ไม่ว่าคุณจะเปิดเผยข้อมูลใหม่ให้กับทั้งบริษัทหรือกำลังหารือเกี่ยวกับโครงการกับเพื่อนร่วมงานเพียงคนเดียว การรู้ว่าช่องทางการสื่อสารประเภทใดที่เหมาะสมที่สุดจะส่งผลต่อผลลัพธ์อย่างมาก

ประเภทของช่องทางการสื่อสาร

ข้อความทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจะถูกส่งผ่านช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย

ตั้งแต่ภาษากายไปจนถึงช่องทางการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไปจนถึงช่องทางการสื่อสารอื่นๆ ล้วนมีบทบาทสำคัญในการจัดช่องทางการสื่อสาร

เรามาดูประเภทของการสื่อสารกันที่นี่และตอนนี้กัน

1. เขียน

ช่องทางการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการที่สุด แต่ก็เป็นช่องทางที่ช้าที่สุดเช่นกัน

จดหมายโต้ตอบแบบเป็นลายลักษณ์อักษรมักใช้สำหรับสัญญา การแจ้งเตือน และเอกสารอื่นๆ ทั่วทั้งบริษัทที่ต้องใช้น้ำเสียงหรือลายเซ็นที่เป็นทางการมากขึ้น ช่องทางการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบต่างๆ เป็นไปได้ รวมถึง:

1. บันทึกช่วยจำ
2. อีเมล
3. จดหมาย
4. รายงาน

2. ออรัล

ช่องทางการสื่อสารด้วยวาจาเป็นรูปแบบการสื่อสารที่รวดเร็วที่สุดแต่เป็นทางการน้อยที่สุด การสื่อสารด้วยวาจาประเภทนี้มักใช้สำหรับการระดมความคิด การพูดคุยเล็ก และการประชุมอย่างกะทันหัน

เนื่องจากการสื่อสารด้วยวาจาสามารถบันทึกได้ยาก จึงมักใช้ร่วมกับการสื่อสารรูปแบบอื่น เช่น อีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที การสื่อสารด้วยวาจาในรูปแบบต่างๆ เป็นไปได้ รวมถึง:

1. โทรศัพท์
2. การประชุมทางวิดีโอ
3. การประชุมแบบตัวต่อตัว

3. ภาพ

ช่องทางการสื่อสารด้วยภาพเป็นการผสมผสานระหว่างช่องทางที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

สามารถใช้ภาพเพื่อถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทำให้เหมาะสำหรับการนำเสนอ อินโฟกราฟิก และการสื่อสารทางธุรกิจประเภทอื่นๆ การสื่อสารด้วยภาพในรูปแบบต่างๆ เป็นไปได้ รวมถึง:

1. งานนำเสนอ PowerPoint
2. วิดีโอ
3. อินโฟกราฟิก
4. รูปภาพ

4. ดิจิทัล

ช่องดิจิตอลเป็นช่องทางการสื่อสารทุกประเภทที่เร็วและเป็นทางการที่สุด ช่องดิจิทัลมักใช้สำหรับการพูดคุยย่อย การระดมความคิด และการประชุมอย่างกะทันหัน

เนื่องจากการสื่อสารแบบดิจิทัลทำเอกสารได้ยาก จึงมักใช้ร่วมกับรูปแบบการสื่อสารอื่น เช่น อีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที การสื่อสารดิจิทัลในรูปแบบต่างๆ ทำได้ รวมถึง:

1. ข้อความโต้ตอบแบบทันที
2. ห้องแชท
3. สื่อสังคม
4. การสัมมนาผ่านเว็บ

ช่องทางการสื่อสารตามพิธีการ

ช่องทางการสื่อสารต่างๆ บนพื้นฐานของความเป็นทางการคือ

1. ช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการ

แผนธุรกิจ กลยุทธ์ เป้าหมาย รายงานประจำปี ข้อตกลง การสื่อสารทั่วทั้งบริษัท นโยบายและขั้นตอนด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน และการนำเสนอของคณะกรรมการเป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของการสื่อสารที่เป็นทางการ

ช่องที่ใช้สำหรับสิ่งนี้คือการประชุมคณะกรรมการ ศาลากลาง การประชุมทางวิดีโอ และการสัมมนาทางเว็บ ช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพดังกล่าวมีความสำคัญต่อการสื่อสารภายนอกและการสื่อสารภายในองค์กร

2. ช่องทางการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ

การสื่อสารเกี่ยวกับงานในแต่ละวัน การอัปเดตโครงการ แนวคิดใหม่ และผลตอบรับเป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

ส่วนใหญ่ดำเนินการผ่านอีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Yammer และด้วยตนเอง สิ่งเหล่านี้ยังใช้สำหรับการสื่อสารภายนอกและภายใน

3. ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

การสื่อสารที่ไม่จำเป็นต้องได้รับความสนใจจากทุกคนในองค์กรและส่วนใหญ่เป็นข่าวซุบซิบ เช่น การสนทนาเกี่ยวกับน้ำเย็น หรือการสื่อสารส่วนตัวที่ไม่เป็นทางการ

ช่องทางการสื่อสาร ได้แก่ อาหารกลางวันในสำนักงาน คอฟฟี่เบรค และเครื่องดื่มหลังเลิกงาน

ช่องทางการสื่อสารโดยวิธีหรือสื่อ

1. ช่องทางการสื่อสารดิจิทัล

การสื่อสารที่เกิดขึ้นผ่านคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตเป็นช่องทางดิจิทัล

แพลตฟอร์มการสื่อสาร เช่น Skype, Zoom, Google Hangouts และ GoToMeeting ล้วนเป็นตัวอย่างช่องทางดิจิทัล

2. ช่องทางการสื่อสารแบบแอนะล็อก

การสื่อสารที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์หรืออินเทอร์เน็ตนั้นเป็นแบบแอนะล็อก

การโทร การสนทนาแบบเห็นหน้า และวิทยุล้วนเป็นตัวอย่างของช่องทางการสื่อสารแบบแอนะล็อก

3. พิมพ์ช่องทางสื่อสาร

การสื่อสารที่เกิดขึ้นผ่านสื่อสิ่งพิมพ์ เช่น หนังสือพิมพ์ นิตยสาร และหนังสือ คือการสื่อสารทางสิ่งพิมพ์

ช่องทางการสื่อสารสำหรับประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายจัดส่งแบบพิเศษ เอกสารประกอบคำบรรยาย และป้ายโฆษณา

4. ช่องทางการแพร่ภาพกระจายเสียง

การสื่อสารที่เกิดขึ้นผ่านทางโทรทัศน์หรือวิทยุคือการสื่อสารแบบออกอากาศ

ช่องทางการสื่อสารสำหรับประเภทนี้ ได้แก่ สถานีข่าว วิทยุพูดคุย และพอดแคสต์

ช่องทางการสื่อสารสำหรับธุรกิจ

ให้เราเจาะลึกโลกของช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีที่สุดและบทบาทของพวกเขาสำหรับทีมที่เชื่อมต่อกัน

1. อีเมล

การสื่อสารทางอีเมลเป็นวิธีที่เป็นทางการที่สุดในการติดต่อใครซักคน เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการส่งเอกสารราชการหรือข้อมูลที่ต้องบันทึก

2. โซเชียลมีเดีย

โซเชียลมีเดียเป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่ใช้บ่อยที่สุดสำหรับการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ ตั้งแต่การแชร์รูปภาพไปจนถึงการแชทเป็นกลุ่ม มีหลายอย่างที่สามารถทำได้บนโซเชียลมีเดีย

3. แชทสด

การสื่อสารผ่านแชทสดกำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ ช่องนี้เหมาะสำหรับการตอบคำถามของลูกค้าและให้การสนับสนุน

4. การสนทนาทางวิดีโอ (ตัวต่อตัว)

การสื่อสารผ่านแฮงเอาท์วิดีโอเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการความเป็นส่วนตัวมากกว่าที่อีเมลและข้อความจะมอบให้ ช่องนี้ยังเหมาะสำหรับการประชุมทีมและเซสชันการฝึกอบรม

5. การประชุมทางโทรศัพท์

การสื่อสารผ่านการประชุมทางโทรศัพท์นั้นสมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานทำงานในที่ต่างๆ ช่องนี้ทำให้หลายคนสามารถเข้าร่วมการโทรได้ ทำให้ประสานงานและทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น

6. โทรศัพท์

การสื่อสารทางโทรศัพท์เป็นวิธีการสื่อสารที่เก่าแก่และน่าเชื่อถือที่สุดวิธีหนึ่ง ช่องนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการสนทนาโดยไม่ถูกรบกวนจากงานอื่น

7. ข้อความ

การสื่อสารผ่านข้อความเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการสื่อสารอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ช่องนี้ยังเหมาะสำหรับการส่งการแจ้งเตือนและการอัปเดต

8. ข้อความโต้ตอบแบบทันที

การสื่อสารผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันทีเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการสนทนาแบบเรียลไทม์ ช่องนี้ยังเหมาะสำหรับการระดมความคิดและการประชุมอย่างกะทันหัน

การเพิ่มขึ้นของช่องทางการสื่อสารดิจิทัลในที่ทำงาน

ช่องทางดิจิทัลกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในที่ทำงาน เนื่องจากมีข้อได้เปรียบหลายประการเหนือวิธีการสื่อสารแบบเดิม

ช่องทางดิจิทัลมักจะเร็วกว่าและสะดวกกว่าวิธีการแบบเดิม เช่น การโทรศัพท์และการประชุมแบบเห็นหน้ากัน นอกจากนี้ยังช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น เนื่องจากสามารถใช้งานได้จากทุกที่และทุกเวลา

นอกจากนี้ ช่องดิจิตอลมักจะให้สัมผัสที่เป็นส่วนตัวมากกว่าวิธีการแบบเดิม เนื่องจากอนุญาตให้ใช้รูปภาพ วิดีโอ และสื่อสมบูรณ์อื่นๆ ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการสร้างความสัมพันธ์และเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน

สุดท้าย ช่องทางดิจิทัลมักจะคุ้มค่ากว่าวิธีการแบบเดิม เนื่องจากมักใช้เวลาและทรัพยากรน้อยลงในการตั้งค่าและบำรุงรักษา

19 ช่องทางการสื่อสารดิจิทัลสมัยใหม่

โซเชียลมีเดีย: แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook, Twitter และ LinkedIn เป็นช่องทางดิจิทัลที่ได้รับความนิยมมากที่สุด แพลตฟอร์มเหล่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ข้อความ รูปภาพ วิดีโอ และเนื้อหาอื่นๆ กับผู้ชมในวงกว้าง

1. การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

แอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น WhatsApp และ Skype เป็นช่องทางการสื่อสารดิจิทัลยอดนิยมอีกประเภทหนึ่ง แอพเหล่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความตามเวลาจริง

2. วิดีโอคอล

แอปวิดีโอคอล เช่น FaceTime และ Skype ช่วยให้ผู้ใช้สามารถโทรด้วยเสียงและวิดีโอคอลได้จากทุกที่

3. การโทรด้วยเสียง

แอปการโทรด้วยเสียง เช่น Skype และ WhatsApp อนุญาตให้ผู้ใช้โทรออกด้วยเสียงจากที่ใดก็ได้

4. อีเมล

อีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารดิจิทัลที่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งและรับข้อความ

5. การสัมมนาผ่านเว็บ

การสัมมนาผ่านเว็บเป็นกิจกรรมดิจิทัลที่อนุญาตให้ผู้คนจำนวนมากเข้าร่วมจากระยะไกล

6. หลักสูตรออนไลน์

หลักสูตรออนไลน์เป็นการสื่อสารดิจิทัลประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ จากที่ใดก็ได้

7. พอดคาสต์

พอดคาสต์เป็นการสื่อสารดิจิทัลประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถฟังเนื้อหาเสียงได้จากทุกที่

8. การประชุมผ่านเว็บ

แพลตฟอร์มการประชุมทางเว็บ เช่น Zoom และ Skype อนุญาตให้ผู้ใช้โฮสต์และเข้าร่วมการประชุมออนไลน์

9. การแชร์หน้าจอ

แอปแชร์หน้าจอ เช่น Zoom และ JoinMe อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์หน้าจอกับผู้ใช้รายอื่นแบบเรียลไทม์

10. VoIP (เสียงผ่าน IP)

VoIP เป็นการสื่อสารแบบดิจิทัลประเภทหนึ่งที่อนุญาตให้ผู้ใช้โทรออกด้วยเสียงผ่านอินเทอร์เน็ต

11. การสื่อสารบนคลาวด์

แพลตฟอร์มการสื่อสารบนคลาวด์ เช่น Twilio และ RingCentral ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการการสื่อสารจากคลาวด์ได้

12. การสื่อสารแบบครบวงจร

แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์ เช่น Cisco และ Avaya ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการการสื่อสารทั้งหมดได้จากแพลตฟอร์มกลางเดียว

13. เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน เช่น Slack และ Microsoft Teams ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันในโครงการแบบเรียลไทม์

14. เครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Asana และ Trello ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามและจัดการโครงการได้จากทุกที่

15. ชุมชนออนไลน์

ชุมชนออนไลน์ เช่น Reddit และ Quora อนุญาตให้ผู้ใช้เชื่อมต่อกับผู้อื่นที่มีความสนใจคล้ายกัน

16. เกมมิฟิเคชั่น

Gamification เป็นการสื่อสารดิจิทัลประเภทหนึ่งที่ใช้องค์ประกอบเหมือนเกม เช่น คะแนนและเหรียญตรา เพื่อดึงดูดและจูงใจผู้ใช้

17. เพิ่มความเป็นจริง

Augmented Reality เป็นการสื่อสารดิจิทัลประเภทหนึ่งที่ซ้อนทับเนื้อหาดิจิทัลในโลกแห่งความเป็นจริง

18. ความจริงเสมือน

ความเป็นจริงเสมือนเป็นการสื่อสารดิจิทัลประเภทหนึ่งที่สร้างสภาพแวดล้อมจำลอง

19. อุปกรณ์สวมใส่

อุปกรณ์สวมใส่ เช่น สมาร์ทวอทช์และตัวติดตามฟิตเนส เป็นการสื่อสารดิจิทัลประเภทหนึ่งที่อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลและโต้ตอบกับแอปพลิเคชันจากข้อมือ

วิธีการเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม?

วิธีที่ดีที่สุดในการเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมคือการพิจารณาวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสื่อสารกับใครบางคนในประเทศอื่น การโทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโออาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด หากคุณกำลังพยายามสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือคู่ค้า การประชุมแบบเห็นหน้ากันอาจดีที่สุด

การพิจารณาความชอบของบุคคลหรือบุคคลที่คุณกำลังติดต่อด้วยเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน บางคนชอบอีเมลหรือข้อความ ในขณะที่คนอื่นๆ อาจชอบโทรศัพท์หรือการประชุมแบบตัวต่อตัว

ควรเลือกช่องทางการสื่อสารตามข้อความที่ต้องการสื่อสาร ผู้ฟังที่ต้องการรับข้อความ และกรอบเวลาที่ต้องการส่งข้อความ

สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำเมื่อเลือกช่องทางการสื่อสารคือไม่ใช่ทุกช่องสัญญาณจะถูกสร้างขึ้นเท่ากัน แต่ละช่องมีจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง ดังนั้นการเลือกช่องทางที่เหมาะสมสำหรับงานในมือจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามในขณะที่กำลังดำเนินการผ่านช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุด และเลือกช่องทางการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมซึ่งจะเป็นช่องทางที่ดีที่สุดสำหรับการส่งข้อความทางธุรกิจประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ ได้แก่-

1. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร

ขั้นตอนแรกคือการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยการสื่อสารของคุณ ซึ่งจะช่วยคุณเลือกช่องสัญญาณที่เหมาะสมที่สุด

2. พิจารณาผู้ฟังของคุณ

ขั้นตอนที่สองคือการพิจารณาว่าใครคือผู้ฟังของคุณและสิ่งที่พวกเขาชอบคืออะไร วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าช่องใดมีแนวโน้มว่าจะเปิดรับมากที่สุด

3. เลือกช่องที่ใช่

เมื่อคุณได้พิจารณาวัตถุประสงค์และผู้ฟังของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการทดลองกับช่องต่างๆ และดูว่าช่องใดเหมาะกับคุณมากที่สุด

4. ทดสอบและวัดผล

ขั้นตอนสุดท้ายคือการทดสอบและวัดผลการสื่อสารของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุได้ว่าช่องทางใดมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะของคุณ

โปรดคำนึงถึงขั้นตอนเหล่านี้เมื่อเลือกช่องทางการสื่อสาร และคุณจะต้องเลือกช่องทางที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยคุณค้นหาช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณในการจัดช่องทางการสื่อสารภายในและภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนการสื่อสารในทีมและการสื่อสารในที่ทำงานเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับผลลัพธ์ที่น่าพอใจ

บทสรุป!

ช่องทางการสื่อสารเป็นช่องทางที่ผู้คนและธุรกิจโต้ตอบกัน

ช่องทางการสื่อสารมีหลายประเภท แต่ละช่องทางมีจุดแข็งและจุดอ่อนต่างกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมคือการพิจารณาวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร ความชอบของผู้ฟัง และกรอบเวลาที่ต้องการส่งข้อความ

ด้วยตัวเลือกที่มีอยู่มากมาย การเลือกช่องทางที่เหมาะสมสำหรับงานในมือจึงเป็นสิ่งสำคัญ บอกเราในความคิดเห็นเกี่ยวกับช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดที่คุณต้องการใช้สำหรับธุรกิจของคุณ!