Canali di comunicazione: definizione, tipi e ruolo
Pubblicato: 2022-06-04I canali di comunicazione sono i metodi utilizzati per comunicare, come telefonate, messaggi di testo, e-mail e conversazioni faccia a faccia. I canali di comunicazione possono essere classificati in base al loro scopo, come informare, richiedere, fornire feedback o costruire relazioni.
I canali di comunicazione più comuni sono verbali, come la conversazione faccia a faccia, le telefonate e le videoconferenze. I canali di comunicazione non verbale includono il linguaggio del corpo, come espressioni facciali e gesti, nonché la comunicazione scritta, come e-mail, messaggi di testo e post sui social media. Trovare il canale di comunicazione più importante per la consegna di un messaggio è la cosa più cruciale per garantire il successo delle comunicazioni aziendali.
Cosa sono i canali di comunicazione?
Definizione: i canali di comunicazione sono definiti come i modi in cui le persone in un'organizzazione, sul posto di lavoro o nella vita normale interagiscono tra loro e comunicano. È quasi impossibile allineare i lavoratori agli obiettivi aziendali, abbattere i silos e promuovere la creatività sul posto di lavoro senza i canali di comunicazione appropriati in atto.
La scelta del canale di comunicazione è fondamentale per qualsiasi incontro di lavoro. Che tu stia rivelando nuove informazioni all'intera azienda o discutendo un progetto con un solo collega, sapere quale tipo di canale di comunicazione è l'ideale influenzerà in modo significativo il risultato.
Tipi di canali di comunicazione
I messaggi aziendali di successo vengono recapitati attraverso un'ampia varietà di canali di comunicazione.
Dal linguaggio del corpo al canale di comunicazione scritto fino ad altri canali di comunicazione, tutti svolgono un ruolo cruciale nella canalizzazione delle comunicazioni.
Diamo un'occhiata ad alcuni tipi di comunicazione qui e ora
1. Scritto
I canali di comunicazione scritta sono i più formali di tutte le forme di comunicazione, ma sono anche i più lenti.
La corrispondenza scritta viene comunemente utilizzata per contratti, notifiche e altri documenti aziendali che richiedono un tono o una firma più formali. Sono possibili varie forme di canali di comunicazione scritta, tra cui:
- Memo
- Lettere
- Rapporti
2. Orale
I canali di comunicazione orale sono la forma di comunicazione più rapida ma meno formale. Questo tipo di comunicazione verbale viene spesso utilizzato per sessioni di brainstorming, chiacchiere e riunioni improvvisate.
Poiché la comunicazione orale può essere difficile da documentare, viene spesso utilizzata insieme a un'altra forma di comunicazione, come la posta elettronica o la messaggistica istantanea. Sono possibili varie forme di comunicazione orale, tra cui:
- Chiamate telefoniche
- Videoconferenza
- Incontri di persona
3. Visiva
I canali di comunicazione visiva sono un mix di canali sia formali che informali.
Gli elementi visivi possono essere utilizzati per trasmettere informazioni in modo rapido ed efficace, rendendoli ideali per presentazioni, infografiche e altri tipi di comunicazioni aziendali. Sono possibili varie forme di comunicazione visiva, tra cui:
- Presentazioni PowerPoint
- Video
- Infografica
- immagini
4. Digitale
I canali digitali sono i più veloci e informali di tutti i tipi di canali di comunicazione. I canali digitali sono spesso usati per chiacchiere, sessioni di brainstorming e riunioni improvvisate.
Poiché la comunicazione digitale può essere difficile da documentare, viene spesso utilizzata insieme a un'altra forma di comunicazione, come la posta elettronica o la messaggistica istantanea. Sono possibili varie forme di comunicazione digitale, tra cui:
- Messaggistica istantanea
- Chat room
- Social media
- Webinar
Canali di comunicazione per formalità
Sono diversi i canali di comunicazione per motivi di formalità
1. Canale di comunicazione formale
I piani aziendali, la strategia, gli obiettivi, le relazioni annuali, gli accordi, le comunicazioni a livello aziendale, le politiche e le procedure per la sicurezza sul lavoro e le presentazioni del consiglio di amministrazione dell'azienda sono solo alcuni esempi di comunicazione formale.
I canali utilizzati per questo sono le riunioni del consiglio, i municipi, le videoconferenze e i webinar. Tali canali di comunicazione efficaci sono cruciali per la comunicazione esterna così come per la comunicazione interna in un'organizzazione
2. Canali di comunicazione informali
La comunicazione sulle attività quotidiane, gli aggiornamenti del progetto, le nuove idee e il feedback sono alcuni esempi di comunicazione informale.
Ciò avviene principalmente tramite e-mail, messaggistica istantanea, piattaforme di social media come Yammer e di persona. Questi sono utilizzati anche per le comunicazioni esterne e interne.
3. Canali di comunicazione non ufficiali
La comunicazione che non ha bisogno di essere portata all'attenzione di tutti nell'organizzazione ed è principalmente pettegolezzo, come conversazioni sul refrigeratore d'acqua, o la comunicazione personale non è ufficiale.
I canali di comunicazione per questo includono pranzi in ufficio, pause caffè e drink dopo il lavoro.
Canali di comunicazione con mezzi o mezzi
1. Canali di comunicazione digitale
La comunicazione che avviene tramite computer e Internet sono canali digitali.
Piattaforme di comunicazione come Skype, Zoom, Google Hangouts e GoToMeeting sono tutti esempi di canali digitali.
2. Canali di comunicazione analogica
La comunicazione che avviene senza l'uso di computer o Internet è analogica.
Telefonate, conversazioni faccia a faccia e radio sono tutti esempi di canali di comunicazione analogici.
3. Stampa i canali di comunicazione
La comunicazione che avviene tramite la carta stampata, come giornali, riviste e libri, è comunicazione cartacea.
I canali di comunicazione per questo tipo includono posta per consegne speciali, dispense e cartelloni pubblicitari.
4. Canali di comunicazione di trasmissione
La comunicazione che avviene tramite la televisione o la radio è una comunicazione trasmessa.
I canali di comunicazione per questo tipo includono stazioni di notizie, talk radio e podcast.
Canali di comunicazione per le imprese
Approfondiamo il mondo di alcuni dei migliori canali di comunicazione aziendale e i loro ruoli per i team connessi
1. E-mail
La comunicazione via e-mail è il modo più formale per contattare qualcuno. È perfetto quando devi inviare un documento ufficiale o un'informazione che deve essere registrata.
2. Social media
I social media sono una delle piattaforme più utilizzate per la comunicazione informale. Dalla condivisione di foto alle chat di gruppo, c'è molto da fare sui social media.
3. Chat dal vivo
La comunicazione tramite chat dal vivo sta diventando sempre più popolare in quanto consente alle aziende di comunicare con i propri clienti in tempo reale. Questo canale è perfetto per rispondere alle domande dei clienti e fornire supporto.
4. Videochiamate (faccia a faccia)
La comunicazione tramite videochiamate è perfetta per coloro che desiderano un tocco più personale di quello che possono fornire e-mail e messaggi di testo. Questo canale è ottimo anche per riunioni di squadra e sessioni di formazione.
5. Chiamate in conferenza
La comunicazione tramite teleconferenza è perfetta per le aziende che hanno dipendenti che lavorano in luoghi diversi. Questo canale consente a più persone di partecipare a una chiamata, facilitando il coordinamento e la collaborazione.
6. Telefonate
La comunicazione tramite telefonate è uno dei metodi di comunicazione più antichi e affidabili. Questo canale è perfetto per chi vuole avere una conversazione senza essere interrotto da altre attività.
7. Messaggi di testo
La comunicazione tramite sms è perfetta per chi ha bisogno di comunicare in modo semplice e veloce. Questo canale è ottimo anche per inviare promemoria e aggiornamenti.
8. Messaggistica istantanea
La comunicazione tramite messaggistica istantanea è perfetta per chi vuole avere una conversazione in tempo reale. Questo canale è ottimo anche per sessioni di brainstorming e riunioni improvvisate.
Aumento dei canali di comunicazione digitale sul posto di lavoro
I canali digitali stanno diventando sempre più popolari sul posto di lavoro in quanto offrono una serie di vantaggi rispetto ai metodi di comunicazione tradizionali.
I canali digitali sono in genere più rapidi e convenienti rispetto ai metodi tradizionali, come le telefonate e le riunioni faccia a faccia. Consentono inoltre una maggiore flessibilità, in quanto possono essere utilizzati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Inoltre, i canali digitali spesso forniscono un tocco più personale rispetto ai metodi tradizionali, poiché consentono l'utilizzo di immagini, video e altri contenuti multimediali. Questo può rendere più facile costruire relazioni e connettersi con i colleghi.
Infine, i canali digitali sono spesso più convenienti rispetto ai metodi tradizionali, poiché spesso richiedono meno tempo e risorse per la configurazione e la manutenzione.
19 moderni canali di comunicazione digitale
Social media: le piattaforme di social media, come Facebook, Twitter e LinkedIn, sono alcuni dei canali digitali più popolari. Queste piattaforme consentono agli utenti di condividere testo, immagini, video e altri contenuti con un vasto pubblico.
1. Messaggistica istantanea
Le app di messaggistica istantanea, come WhatsApp e Skype, sono un altro tipo popolare di canale di comunicazione digitale. Queste app consentono agli utenti di inviare messaggi di testo in tempo reale.
2. Videochiamate
Le app di videochiamata, come FaceTime e Skype, consentono agli utenti di effettuare chiamate vocali e videochiamate da qualsiasi luogo.
3. Chiamate vocali
Le app di chiamata vocale, come Skype e WhatsApp, consentono agli utenti di effettuare chiamate vocali da qualsiasi posizione.
4. E-mail
L'e-mail è un canale di comunicazione digitale che consente agli utenti di inviare e ricevere messaggi.
5. Webinar
I webinar sono eventi digitali che consentono a un gran numero di persone di partecipare da remoto.
6. Corsi in linea
I corsi online sono un tipo di comunicazione digitale che consente agli utenti di apprendere nuove competenze da qualsiasi luogo.
7. Podcast
I podcast sono un tipo di comunicazione digitale che consente agli utenti di ascoltare contenuti audio da qualsiasi luogo.
8. Conferenza Web
Le piattaforme di conferenza Web, come Zoom e Skype, consentono agli utenti di ospitare e partecipare a riunioni online.
9. Condivisione dello schermo
Le app di condivisione dello schermo, come Zoom e JoinMe, consentono agli utenti di condividere i propri schermi con altri utenti in tempo reale.
10. VoIP (Voice over IP)
Il VoIP è un tipo di comunicazione digitale che consente agli utenti di effettuare chiamate vocali su Internet.
11. Comunicazione cloud
Le piattaforme di comunicazione cloud, come Twilio e RingCentral, consentono alle aziende di gestire le proprie comunicazioni dal cloud.
12. Comunicazioni unificate
Le piattaforme di comunicazione unificata, come Cisco e Avaya, consentono alle aziende di gestire tutte le comunicazioni da un'unica piattaforma centrale.
13. Strumenti di collaborazione
Strumenti di collaborazione, come Slack e Microsoft Teams, che consentono agli utenti di lavorare insieme su progetti in tempo reale.
14. Strumenti di gestione del progetto
Gli strumenti di gestione dei progetti, come Asana e Trello, consentono agli utenti di tracciare e gestire i progetti da qualsiasi luogo.
15. Comunità in linea
Le comunità online, come Reddit e Quora, consentono agli utenti di connettersi con altri che condividono interessi simili.
16. Gamificazione
La gamification è un tipo di comunicazione digitale che utilizza elementi simili a giochi, come punti e badge, per coinvolgere e motivare gli utenti.
17. Realtà aumentata
La realtà aumentata è un tipo di comunicazione digitale che si sovrappone ai contenuti digitali nel mondo reale.
18. Realtà virtuale
La realtà virtuale è un tipo di comunicazione digitale che crea un ambiente simulato.
19. Indossabili
I dispositivi indossabili, come smartwatch e fitness tracker, sono un tipo di comunicazione digitale che consente agli utenti di accedere alle informazioni e interagire con le applicazioni dal polso.
Come scegliere i canali di comunicazione giusti?
Il modo migliore per selezionare il giusto canale di comunicazione è considerare lo scopo della comunicazione. Ad esempio, se devi comunicare con qualcuno in un altro paese, una telefonata o una videoconferenza potrebbero essere l'opzione migliore. Se stai cercando di costruire relazioni con clienti o partner, le riunioni faccia a faccia potrebbero essere le migliori.
È anche importante considerare le preferenze della persona o delle persone con cui stai comunicando. Alcune persone preferiscono e-mail o messaggi di testo, mentre altri potrebbero preferire telefonate o riunioni di persona.
I canali di comunicazione dovrebbero essere scelti in base al messaggio che deve essere comunicato, al pubblico che deve ricevere il messaggio e al periodo di tempo in cui il messaggio deve essere consegnato.
La cosa più importante da ricordare quando si sceglie un canale di comunicazione è che non tutti i canali sono uguali. Ogni canale ha i suoi punti di forza e di debolezza, quindi è importante scegliere il canale giusto per il lavoro da svolgere.
Alcuni semplici passaggi da seguire mentre si attraversano i canali di comunicazione più efficaci e si sceglie un ottimo canale di comunicazione che sarà il miglior canale per trasmettere un particolare tipo di messaggio aziendale sono-
1. Definire gli obiettivi di comunicazione
Il primo passo è definire cosa vuoi ottenere con la tua comunicazione. Questo ti aiuterà a selezionare il canale più appropriato.
2. Considera il tuo pubblico
Il secondo passo è considerare chi è il tuo pubblico e quali sono le sue preferenze. Questo ti aiuterà a determinare a quali canali è più probabile che siano ricettivi.
3. Seleziona il canale giusto
Dopo aver considerato i tuoi obiettivi e il tuo pubblico, è il momento di selezionare il giusto canale di comunicazione. Il modo migliore per farlo è sperimentare diversi canali e vedere quali funzionano meglio per te.
4. Testare e misurare
Il passaggio finale è testare e misurare i risultati della tua comunicazione. Questo ti aiuterà a determinare quali canali sono più efficaci per i tuoi obiettivi particolari.
Tieni a mente questi passaggi quando scegli un canale di comunicazione e sarai sicuro di selezionare quello giusto per le tue esigenze.
Questi passaggi ti aiuteranno a trovare il miglior canale di comunicazione per la tua azienda per incanalare efficacemente le comunicazioni interne ed esterne, nonché la comunicazione del team e la comunicazione sul posto di lavoro per ottimizzare le possibilità di ottenere risultati favorevoli.
Conclusione!
I canali di comunicazione sono i mezzi attraverso i quali le persone e le imprese interagiscono.
Esistono diversi tipi di canali di comunicazione, ognuno con i propri punti di forza e di debolezza.
Il modo migliore per selezionare il giusto canale di comunicazione è considerare lo scopo della comunicazione, le preferenze del pubblico e il periodo di tempo in cui il messaggio deve essere consegnato.
Con così tante opzioni disponibili, è importante scegliere il canale giusto per il lavoro da svolgere. Raccontaci nei commenti i migliori canali di comunicazione che preferisci utilizzare per la tua attività!