Kanały komunikacji – definicja, rodzaje i rola

Kanały komunikacji to metody używane do komunikacji, takie jak rozmowy telefoniczne, wiadomości tekstowe, e-maile i rozmowy twarzą w twarz. Kanały komunikacji można podzielić na kategorie według ich celu, np. informować, prosić, przekazywać informacje zwrotne lub budować relacje.

Najpopularniejszymi kanałami komunikacji są werbalne, takie jak rozmowa twarzą w twarz, rozmowy telefoniczne i wideokonferencje. Niewerbalne kanały komunikacji obejmują mowę ciała, taką jak mimika twarzy i gesty, a także komunikację pisemną, taką jak e-mail, wiadomości tekstowe i posty w mediach społecznościowych. Znalezienie najważniejszego kanału komunikacji dla dostarczenia wiadomości jest najważniejszą rzeczą w zapewnieniu sukcesu komunikacji biznesowej.

Czym są kanały komunikacji?

Definicja: Kanały komunikacji są definiowane jako sposoby, w jakie ludzie w organizacji, miejscu pracy lub w normalnym życiu wchodzą ze sobą w interakcje i komunikują się ze sobą. Dostosowanie pracowników do celów firmy, rozbijanie silosów i promowanie kreatywności w miejscu pracy bez odpowiednich kanałów komunikacji jest prawie niemożliwe.

Wybór kanału komunikacji ma kluczowe znaczenie dla każdego spotkania biznesowego. Niezależnie od tego, czy ujawniasz nowe informacje całej firmie, czy omawiasz projekt z jednym kolegą, wiedza o tym, jaki rodzaj kanału komunikacji jest idealny, znacząco wpłynie na wynik.

Rodzaje kanałów komunikacji

Udane komunikaty biznesowe są dostarczane za pośrednictwem wielu różnych kanałów komunikacji.

Od mowy ciała, poprzez pisemny kanał komunikacji, po inne kanały komunikacji, wszystkie odgrywają kluczową rolę w ukierunkowaniu komunikacji.

Przyjrzyjmy się niektórym rodzajom komunikacji tu i teraz

1. Napisane

Pisemne kanały komunikacji są najbardziej formalną ze wszystkich form komunikacji, ale są też najwolniejsze.

Korespondencja pisemna jest powszechnie stosowana w przypadku umów, powiadomień i innych dokumentów dotyczących całej firmy, które wymagają bardziej formalnego tonu lub podpisu. Możliwe są różne formy pisemnych kanałów komunikacji, w tym:

1. Notatki
2. E-mail
3. Listy
4. Raporty

2. Ustny

Kanały komunikacji ustnej są najszybszą, ale najmniej formalną formą komunikacji. Ten rodzaj komunikacji werbalnej jest często używany podczas sesji burzy mózgów, small talk i improwizowanych spotkań.

Ponieważ komunikacja ustna może być trudna do udokumentowania, często używa się jej w połączeniu z inną formą komunikacji, taką jak poczta e-mail lub wiadomości błyskawiczne. Możliwe są różne formy komunikacji ustnej, w tym:

1. Rozmowy telefoniczne
2. Wideokonferencje
3. Spotkania osobiste

3. Wizualne

Kanały komunikacji wizualnej to połączenie kanałów formalnych i nieformalnych.

Wizualizacje mogą służyć do szybkiego i skutecznego przekazywania informacji, dzięki czemu idealnie nadają się do prezentacji, infografik i innych rodzajów komunikacji biznesowej. Możliwe są różne formy komunikacji wizualnej, w tym:

1. Prezentacje PowerPoint
2. Filmy
3. Infografika
4. Obrazy

4. Cyfrowy

Kanały cyfrowe to najszybszy i najbardziej nieformalny ze wszystkich rodzajów kanałów komunikacji. Kanały cyfrowe są często wykorzystywane do rozmów towarzyskich, burzy mózgów i spontanicznych spotkań.

Ponieważ komunikacja cyfrowa może być trudna do udokumentowania, często używa się jej w połączeniu z inną formą komunikacji, taką jak poczta e-mail lub wiadomości błyskawiczne. Możliwe są różne formy komunikacji cyfrowej, w tym:

1. Wiadomości błyskawiczne
2. Pokoje czatowe
3. Media społecznościowe
4. Webinaria

Kanały komunikacji według formalności

Różne kanały komunikacji ze względów formalnych to:

1. Formalny kanał komunikacji

Biznesplany firmy, strategia, cele, sprawozdania roczne, umowy, komunikacja w całej firmie, zasady i procedury bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz prezentacje zarządu to tylko kilka przykładów formalnej komunikacji.

Wykorzystywane do tego kanały to spotkania zarządu, urzędy miast, wideokonferencje i webinaria. Tak efektywne kanały komunikacji są kluczowe zarówno dla komunikacji zewnętrznej, jak i wewnętrznej w organizacji

2. Nieformalne kanały komunikacji

Komunikacja o codziennych zadaniach, aktualizacje projektów, nowe pomysły i informacje zwrotne to kilka przykładów nieformalnej komunikacji.

Odbywa się to głównie za pośrednictwem poczty e-mail, komunikatorów, platform społecznościowych, takich jak Yammer, i osobiście. Są one również wykorzystywane do komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej.

3. Nieoficjalne kanały komunikacji

Komunikacja, na którą nie trzeba zwracać uwagi wszystkim w organizacji i która jest głównie plotkami, np. rozmowami na temat wody, lub komunikacja osobista jest nieoficjalna.

Kanały komunikacji w tym zakresie obejmują lunche biurowe, przerwy kawowe i napoje po pracy.

Kanały komunikacji za pomocą środków lub mediów

1. Cyfrowe kanały komunikacji

Komunikacja za pośrednictwem komputerów i internetu to kanały cyfrowe.

Platformy komunikacyjne, takie jak Skype, Zoom, Google Hangouts i GoToMeeting to przykłady kanałów cyfrowych.

2. Analogowe kanały komunikacyjne

Komunikacja, która odbywa się bez użycia komputerów lub internetu, ma charakter analogowy.

Rozmowy telefoniczne, rozmowy twarzą w twarz i radio to przykłady analogowych kanałów komunikacyjnych.

3. Drukuj kanały komunikacji

Komunikacja, która odbywa się za pośrednictwem mediów drukowanych, takich jak gazety, czasopisma i książki, jest komunikacją drukowaną.

Kanały komunikacji tego typu obejmują specjalne przesyłki pocztowe, materiały informacyjne i billboardy.

4. Nadawcze kanały komunikacyjne

Komunikacja, która odbywa się za pośrednictwem telewizji lub radia, jest komunikacją nadawczą.

Kanały komunikacji dla tego typu obejmują stacje informacyjne, talk-radio i podcasty.

Kanały komunikacji dla firm

Zagłębmy się w świat jednych z najlepszych kanałów komunikacji biznesowej i ich role w połączonych zespołach

1. E-maile

Komunikacja przez e-mail to najbardziej formalny sposób na dotarcie do kogoś. Jest to idealne rozwiązanie, gdy musisz przesłać oficjalny dokument lub informację, którą należy zarejestrować.

2. Media społecznościowe

Media społecznościowe to jedna z najczęściej wykorzystywanych platform do komunikacji nieformalnej. Od udostępniania zdjęć po czaty grupowe, w mediach społecznościowych można zrobić wiele.

3. Czat na żywo

Komunikacja za pośrednictwem czatu na żywo staje się coraz bardziej popularna, ponieważ pozwala firmom komunikować się z klientami w czasie rzeczywistym. Ten kanał jest idealny do odpowiadania na zapytania klientów i zapewniania wsparcia.

4. Połączenia wideo (twarzą w twarz)

Komunikacja za pośrednictwem połączeń wideo jest idealna dla tych, którzy chcą bardziej osobistego kontaktu niż to, co mogą zapewnić e-maile i wiadomości tekstowe. Ten kanał świetnie nadaje się również do spotkań zespołowych i szkoleń.

5. Połączenia konferencyjne

Komunikacja za pośrednictwem połączeń konferencyjnych jest idealna dla firm, które zatrudniają pracowników w różnych lokalizacjach. Ten kanał umożliwia wielu osobom dołączenie do rozmowy, co ułatwia koordynację i współpracę.

6. Połączenia telefoniczne

Komunikacja przez telefon to jedna z najstarszych i najbardziej niezawodnych metod komunikacji. Ten kanał jest idealny dla tych, którzy chcą prowadzić rozmowę bez przerywania innych zadań.

7. Wiadomości tekstowe

Komunikacja za pomocą wiadomości tekstowych jest idealna dla tych, którzy potrzebują szybkiej i łatwej komunikacji. Ten kanał doskonale nadaje się również do wysyłania przypomnień i aktualizacji.

8. Wiadomości błyskawiczne

Komunikacja przez komunikatory jest idealna dla tych, którzy chcą prowadzić rozmowę w czasie rzeczywistym. Ten kanał doskonale nadaje się również do sesji burzy mózgów i spontanicznych spotkań.

Rozwój cyfrowych kanałów komunikacji w miejscu pracy

Kanały cyfrowe stają się coraz bardziej popularne w miejscu pracy, ponieważ oferują szereg przewag nad tradycyjnymi metodami komunikacji.

Kanały cyfrowe są zazwyczaj szybsze i wygodniejsze niż tradycyjne metody, takie jak rozmowy telefoniczne i spotkania twarzą w twarz. Pozwalają również na większą elastyczność, ponieważ mogą być używane z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Ponadto kanały cyfrowe często zapewniają bardziej osobisty charakter niż tradycyjne metody, ponieważ pozwalają na wykorzystanie obrazów, filmów i innych multimediów. Może to ułatwić budowanie relacji i łączenie się ze współpracownikami.

Wreszcie, kanały cyfrowe są często bardziej opłacalne niż tradycyjne metody, ponieważ często wymagają mniej czasu i zasobów do skonfigurowania i utrzymania.

19 nowoczesnych cyfrowych kanałów komunikacyjnych

Media społecznościowe: Platformy mediów społecznościowych, takie jak Facebook, Twitter i LinkedIn, to jedne z najpopularniejszych kanałów cyfrowych. Platformy te pozwalają użytkownikom udostępniać tekst, obrazy, filmy i inne treści szerokiemu gronu odbiorców.

1. Wiadomości błyskawiczne

Aplikacje do obsługi wiadomości błyskawicznych, takie jak WhatsApp i Skype, to kolejny popularny rodzaj kanału komunikacji cyfrowej. Te aplikacje umożliwiają użytkownikom wysyłanie wiadomości tekstowych w czasie rzeczywistym.

2. Połączenia wideo

Aplikacje do rozmów wideo, takie jak FaceTime i Skype, umożliwiają użytkownikom nawiązywanie połączeń głosowych i wideo z dowolnego miejsca.

3. Połączenia głosowe

Aplikacje do połączeń głosowych, takie jak Skype i WhatsApp, umożliwiają użytkownikom wykonywanie połączeń głosowych z dowolnego miejsca.

4. E-mail

E-mail to cyfrowy kanał komunikacji, który umożliwia użytkownikom wysyłanie i odbieranie wiadomości.

5. Webinaria

Webinary to wydarzenia cyfrowe, w których duża liczba osób może uczestniczyć zdalnie.

6. Kursy online

Kursy online to rodzaj komunikacji cyfrowej, która umożliwia użytkownikom zdobywanie nowych umiejętności z dowolnego miejsca.

7. Podcasty

Podcasty to rodzaj komunikacji cyfrowej, która umożliwia użytkownikom słuchanie treści audio z dowolnego miejsca.

8. Konferencje internetowe

Platformy do konferencji internetowych, takie jak Zoom i Skype, umożliwiają użytkownikom organizowanie spotkań online i uczestniczenie w nich.

9. Udostępnianie ekranu

Aplikacje do udostępniania ekranu, takie jak Zoom i JoinMe, pozwalają użytkownikom udostępniać ekrany innym użytkownikom w czasie rzeczywistym.

10. VoIP (głos przez IP)

VoIP to rodzaj komunikacji cyfrowej, który umożliwia użytkownikom wykonywanie połączeń głosowych przez Internet.

11. Komunikacja w chmurze

Platformy komunikacyjne w chmurze, takie jak Twilio i RingCentral, umożliwiają firmom zarządzanie komunikacją z chmury.

12. Ujednolicona komunikacja

Platformy ujednoliconej komunikacji, takie jak Cisco i Avaya, umożliwiają firmom zarządzanie całą komunikacją z jednej centralnej platformy.

13. Narzędzia do współpracy

Narzędzia do współpracy, takie jak Slack i Microsoft Teams, umożliwiają użytkownikom wspólną pracę nad projektami w czasie rzeczywistym.

14. Narzędzia do zarządzania projektami

Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana i Trello, umożliwiają użytkownikom śledzenie projektów i zarządzanie nimi z dowolnej lokalizacji.

15. Społeczności internetowe

Społeczności internetowe, takie jak Reddit i Quora, umożliwiają użytkownikom łączenie się z innymi osobami o podobnych zainteresowaniach.

16. Grywalizacja

Grywalizacja to rodzaj komunikacji cyfrowej, która wykorzystuje elementy podobne do gier, takie jak punkty i odznaki, aby angażować i motywować użytkowników.

17. Rzeczywistość rozszerzona

Rzeczywistość rozszerzona to rodzaj komunikacji cyfrowej, która nakłada się na treści cyfrowe w świecie rzeczywistym.

18. Rzeczywistość wirtualna

Rzeczywistość wirtualna to rodzaj komunikacji cyfrowej, która tworzy symulowane środowisko.

19. Urządzenia do noszenia

Urządzenia do noszenia, takie jak smartwatche i urządzenia do monitorowania kondycji, to rodzaj komunikacji cyfrowej, która umożliwia użytkownikom dostęp do informacji i interakcję z aplikacjami z ich nadgarstków.

Jak wybrać odpowiednie kanały komunikacji?

Najlepszym sposobem na wybór odpowiedniego kanału komunikacji jest rozważenie celu komunikacji. Na przykład, jeśli chcesz komunikować się z kimś w innym kraju, najlepszym rozwiązaniem może być rozmowa telefoniczna lub wideokonferencja. Jeśli próbujesz budować relacje z klientami lub partnerami, najlepsze mogą być spotkania twarzą w twarz.

Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę preferencje osoby lub osób, z którymi się komunikujesz. Niektórzy wolą e-maile lub wiadomości tekstowe, podczas gdy inni wolą rozmowy telefoniczne lub spotkania osobiste.

Kanały komunikacji powinny być wybierane w oparciu o przekaz, który ma być komunikowany, odbiorców, którzy muszą otrzymać komunikat oraz ramy czasowe, w których komunikat musi zostać dostarczony.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania przy wyborze kanału komunikacji jest to, że nie wszystkie kanały są sobie równe. Każdy kanał ma swoje mocne i słabe strony, dlatego ważne jest, aby wybrać odpowiedni kanał do wykonywanej pracy.

Kilka prostych kroków, które należy wykonać, przechodząc przez najskuteczniejsze kanały komunikacji i wybierając świetny kanał komunikacji, który będzie najlepszym kanałem do dostarczenia określonego rodzaju wiadomości biznesowej, to:

1. Zdefiniuj cele komunikacji

Pierwszym krokiem jest określenie, co chcesz osiągnąć dzięki swojej komunikacji. Pomoże Ci to wybrać najbardziej odpowiedni kanał.

2. Rozważ swoją publiczność

Drugim krokiem jest rozważenie, kim są Twoi odbiorcy i jakie są ich preferencje. Pomoże Ci to określić, na które kanały są najbardziej otwarci.

3. Wybierz odpowiedni kanał

Po rozważeniu swoich celów i odbiorców nadszedł czas, aby wybrać odpowiedni kanał komunikacji. Najlepszym sposobem na to jest poeksperymentowanie z różnymi kanałami i sprawdzenie, które z nich są dla Ciebie najlepsze.

4. Testuj i mierz!

Ostatnim krokiem jest przetestowanie i zmierzenie wyników Twojej komunikacji. Pomoże Ci to określić, które kanały są najskuteczniejsze dla Twoich konkretnych celów.

Pamiętaj o tych krokach przy wyborze kanału komunikacji, a na pewno wybierzesz właściwy dla swoich potrzeb.

Te kroki pomogą Ci znaleźć najlepszy kanał komunikacji dla Twojej firmy, aby skutecznie kierować komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, a także komunikację zespołową i komunikację w miejscu pracy, aby zoptymalizować szanse na uzyskanie korzystnych wyników.

Wniosek!

Kanały komunikacji to środki, za pomocą których ludzie i firmy wchodzą w interakcję.

Istnieje wiele różnych rodzajów kanałów komunikacji, z których każdy ma swoje mocne i słabe strony.

Najlepszym sposobem na wybór odpowiedniego kanału komunikacji jest rozważenie celu komunikacji, preferencji odbiorców oraz ram czasowych, w których wiadomość musi zostać dostarczona.

Przy tak wielu dostępnych opcjach ważne jest, aby wybrać właściwy kanał do wykonywanej pracy. Opowiedz nam w komentarzach o najlepszych kanałach komunikacji, z których wolisz korzystać w swoim biznesie!