12 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในระบบอัตโนมัติทางธุรกิจและเครื่องมือที่ต้องพิจารณา

รูปภาพ (ที่มา)

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจหมายถึงการใช้ระบบดิจิทัลเพื่อทำงานหลายขั้นตอนซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เมื่อเทียบกับระบบอัตโนมัติประเภทอื่น โซลูชัน BPA นั้นซับซ้อน เชื่อมต่อกับระบบไอทีขององค์กร และปรับให้เข้ากับความต้องการของอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ

เป็นคำศัพท์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าไม่เคยล้มเหลวในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพและความสำเร็จ การวางแผนสำหรับ BPA กลยุทธ์แผนงาน และการวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ - เป็นสิ่งที่น่าตื่นเต้นที่ต้องทำ แต่เมื่อต้องดำเนินการตามแผนจริง กลับกลายเป็นตรงกันข้ามกับความคิดแรกเริ่มโดยสิ้นเชิง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องประเมินปัจจัยต่าง ๆ อย่างรอบคอบและกำหนดกลยุทธ์ตามนั้น

หากคุณได้ประเมินแง่มุมที่สำคัญของกระบวนการทางธุรกิจและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแล้ว และสังเกตว่าสิ่งนี้ได้ผลสำหรับคุณและขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่คาดหวังหากดำเนินการอย่างเหมาะสม แนวทางปฏิบัติต่างๆ ที่กล่าวถึงด้านล่างจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จมากขึ้น

การจัดการลูกค้าสัมพันธ์

CRM เปรียบเสมือนการเต้นของหัวใจสำหรับธุรกิจใดๆ มันเกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกิจออกซิเจน (เงิน) ดังนั้น คุณต้องมีรูปแบบและกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อสร้างลีดที่ยอดเยี่ยม นอกจากนี้ เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติยังช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของผู้จัดการและผู้บริหาร เพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพของกระบวนการ

ในระยะเริ่มต้นของการทำงานอัตโนมัติของ CRM คุณควรล้างเป้าหมายตามที่ควรจะสอดคล้องกับงาน กรอบเป้าหมาย SMART และการวัด KPI อาจมีประโยชน์ในเรื่องนี้ จากนั้น กลยุทธ์การตลาดและธุรกิจควรได้รับการประเมิน และควรทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในกลยุทธ์ จากนั้นจึงควรรวบรวมข้อมูลลูกค้า และใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อแบ่งกลุ่มลูกค้าเพื่อมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมยิ่งขึ้น ควรกำหนดและจัดการไปป์ไลน์การขายทั้งหมดด้วยระบบดิจิทัล และต้องทำการประเมินผลลัพธ์ด้วย

การจัดการโครงการและงาน

การจัดการโครงการธุรกิจเป็นกระบวนการที่สำคัญแต่ท้าทาย มันต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก และผลผลิตเกี่ยวข้องโดยตรงกับรูปแบบและแนวทางการจัดการโครงการ ดังนั้นควรปรับปรุงเพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่คาดหวัง

จากข้อมูลของ monday.com พนักงานมากกว่า 54% ใช้เวลาที่สำคัญในการทำงานซ้ำๆ และสามารถประหยัดเวลาได้มากกว่า 5 ชั่วโมงด้วยการทำงานเฉพาะแบบอัตโนมัติ ดังนั้น โครงการธุรกิจอัตโนมัติจึงมีความจำเป็นสำหรับการเพิ่มผลผลิต

สิ่งแรกที่ผู้จัดการโครงการต้องทำคือระบุวัตถุประสงค์และจำเป็นต้องทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ ต่อมาก็มีการวิเคราะห์ความท้าทายและกระบวนการต่างๆ เพื่อให้สามารถหาเกณฑ์ในการปรับปรุงได้ นอกจากนี้ ควรมีการสร้างแบบจำลองอัตโนมัติเพื่อแบ่งโครงการออกเป็นงานที่เล็กกว่าแต่ทำได้ และยังช่วยจัดเป้าหมายให้สอดคล้องกับงานด้วย หลังจากใช้แบบจำลองเฉพาะแล้ว ผลลัพธ์ควรได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้

การจัดการการเข้างานของพนักงาน

การจัดการการเข้างานของพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีเวลาเพียงพอสำหรับงานของพวกเขา ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจช่วยลดความจำเป็นในการจัดการการเข้างานของพนักงานด้วยตนเอง

สิ่งแรกที่คุณควรทำคือกำหนดนโยบายการเข้างานด้วยกฎเกณฑ์และมาตรฐานของชั่วโมงทำงาน และควรคำนึงถึงผลประโยชน์ของพนักงานในขณะดำเนินนโยบายด้วย ต่อมาก็ถึงขั้นกำหนดโทษทางวินัย เครื่องมืออัตโนมัติช่วยให้คุณบันทึกเวลาการเข้างาน ปรับใช้นโยบายอย่างมีประสิทธิภาพ และให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์

การตลาดผ่านอีเมล

หนึ่งจำเป็นต้องใช้กลยุทธ์การตลาดทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ได้รับการยอมรับในแบรนด์และโอกาสในการขายที่มากเกินไป คุณควรมีกลุ่มเป้าหมายและฐานข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อมอบประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวแก่พวกเขา สำหรับสิ่งนั้น การวิเคราะห์ตลาดควรทำอย่างระมัดระวัง ดังนั้นเทคโนโลยีธุรกิจอัตโนมัติสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาเพื่อให้คุณสามารถอุทิศเวลาอันมีค่าให้กับกิจกรรมอื่น ๆ

อย่างที่เราทราบกันดี การกำหนดเป้าหมายเป็นขั้นตอนแรกในทุกขั้นตอน ควรคำนึงถึงชุดวัตถุประสงค์ในขณะกำหนดแคมเปญ จากนั้นควรรวบรวมข้อมูลผู้ชม คุณต้องศึกษาข้อมูลในเชิงลึกเพื่อทำความเข้าใจพฤติกรรมของพวกเขาให้ดีขึ้น ระบบอัตโนมัติช่วยในการวัดประสิทธิภาพของแคมเปญและปรับปรุง

การบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้

การบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้จะติดตามกระแสเงินสด ทรัพยากร และเงินทุนของธุรกิจ ดังนั้นการจัดการทั้งสองขั้นตอนอย่างระมัดระวังจึงเป็นสิ่งสำคัญ เทคโนโลยีช่วยให้การทำงานซ้ำๆ ต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติและประหยัดเวลาเพื่อให้นักบัญชีสามารถมุ่งเน้นไปที่ความถูกต้องของรายงานได้

รูปภาพ (ที่มา)

จากภาพด้านบน เราจะเข้าใจถึงความสำคัญของการทำให้กระบวนการบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อลดการใช้เวลา

ขั้นแรก คุณต้องประเมินและดำเนินการตามขั้นตอนการบัญชีที่กำลังดำเนินอยู่ให้เสร็จสิ้น และเลือกระบบบัญชีที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจ จากนั้น ข้อมูลควรเชื่อมโยงกับระบบ และควรประเมินสถานการณ์ทางการเงินในปัจจุบันเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็น เครื่องมืออัตโนมัติต้องใช้เวลาในการปรับในทุกขั้นตอน ดังนั้นคุณควรให้เวลาเพียงพอกับกระบวนการนี้ ต่อมาเป็นขั้นตอนการทดสอบผลลัพธ์และความแม่นยำและเปรียบเทียบผลลัพธ์ก่อนและหลังการทำงานอัตโนมัติ

สนับสนุนลูกค้า

การสนับสนุนลูกค้าเป็นพื้นฐานสำหรับธุรกิจที่จะเติบโตในตลาด ดังนั้นจึงมีความสำคัญพอๆ กับการหาลูกค้า ดังนั้นควรรักษาประสิทธิภาพของกระบวนการ และไม่ควรรบกวนการสัมผัสของมนุษย์ขณะทำงานอัตโนมัติ

ขั้นแรก คุณต้องสร้างและปรับปรุงฐานความรู้เพื่อช่วยเหลือลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น จากนั้น คุณควรกำหนดวัตถุประสงค์เพื่อเคลื่อนที่ไปในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง นอกจากนี้ ควรใช้แชทบอทเพื่อให้ความช่วยเหลือตลอด 24*7 หลังจากนั้น ผู้จัดการควรให้ความสำคัญกับการปรับแต่งการบริการลูกค้าเพื่อมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม การทดสอบกระบวนการอัตโนมัติก็มีความจำเป็นเช่นกัน ดังนั้นความคิดเห็นของลูกค้าจะช่วยให้ทราบถึงประสิทธิภาพของเทคโนโลยีและเป้าหมายมีความสอดคล้องกันหรือไม่

กำหนดการประชุมและนัดหมาย

การประชุมแบบตัวต่อตัว การนัดหมาย และตารางงานที่วุ่นวาย – ฟังดูคุ้นๆ ไหม? การประชุมและการนัดหมายต้องใช้เวลามากสำหรับผู้จัดการ และการจัดการทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลามากขึ้น เครื่องมือขั้นสูงจัดการตารางเวลาของผู้จัดการเพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การประชุมและลูกค้ามากกว่าที่จะเป็นอุปสรรคด้านเวลา

คุณควรสังเกตตารางเวลาของคุณก่อนและระบุรูปแบบการทำงานและแนวโน้มการประชุม เมื่อทำเช่นนั้น คุณจะพบว่าเสียเวลาไปกับการจัดการกำหนดการและการนัดหมาย ดังนั้น คุณจะได้รับคำตอบว่าทำไมคุณถึงมาสายสำหรับการประชุมที่สำคัญ แม้ว่าจะไม่ใช่ความผิดของคุณก็ตาม ด้วยเครื่องมือจัดกำหนดการประชุม คุณสามารถจัดการประชุมและการนัดหมายได้อย่างง่ายดายและประหยัดเวลาได้มาก

การจัดการสินทรัพย์

บริษัทต้องติดตามดูแลทรัพย์สินและสินค้าคงคลัง แต่การตรวจสอบสินค้าคงคลังรายเดือนอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย ดังนั้นการทำงานด้วยตนเองโดยอัตโนมัติจึงทำให้งานง่ายขึ้น

ทีมจัดการสินทรัพย์โดยเฉพาะควรปรับกระบวนการให้เหมาะสมและกำหนดรอบการตรวจสอบทรัพย์สินรายเดือน ระบบอัตโนมัติดูแลการตรวจสอบซ้ำๆ และบริการบำรุงรักษา ดังนั้นคุณเพียงแค่ต้องจัดการบันทึกวงจรชีวิตและการเรียกเก็บเงินของสินทรัพย์ การแจ้งเตือนช่วยให้คุณได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการตรวจสอบการบำรุงรักษาเป็นประจำ เพื่อให้คุณปรับปรุงการวางแผนได้

การจัดการโซเชียลมีเดีย

การปรากฏตัวของโซเชียลมีเดียเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใดๆ เนื่องจากตลาดดิจิทัลมีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม การดำเนินการหลายแคมเปญบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอาจใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก ดังนั้นการตั้งค่าในโหมดนำร่องอัตโนมัติสามารถช่วยได้

สำหรับระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพของการจัดการโซเชียลมีเดีย คุณควรกำหนดเป้าหมายของคุณก่อน กลุ่มตลาดที่แตกต่างกันอาจมีความสนใจที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณควรกำหนดผู้ชมเป้าหมายของคุณเพื่อให้ความพยายามของคุณมีทิศทางที่เหมาะสม จากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนของการระบุแนวโน้มล่าสุดและกลยุทธ์การสร้างเพื่อดึงดูดผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในทันที ยิ่งไปกว่านั้นคือการเลือกเครื่องมือที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแคมเปญของคุณ ช่วยให้คุณกำหนดเวลาโพสต์ได้โดยอัตโนมัติ และยังแนะนำแนวคิดเนื้อหาที่ดีขึ้นเพื่อดึงดูดผู้ใช้และเวลาในการโพสต์เพื่อการมีส่วนร่วมที่ดียิ่งขึ้น ขั้นตอนต่อไปควรทดสอบประสิทธิภาพของความพยายามโดยใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์ระบบ

การรับสมัคร

กระบวนการสรรหาเป็นพื้นฐานในการพิจารณาความสำเร็จของธุรกิจ การจ้างผู้มีความสามารถระดับสูงสำหรับบทบาทเฉพาะนั้นต้องใช้ความอดทนและทักษะในการระบุตัวตน แม้ว่ากระบวนการจ้างงานจะไม่เป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมดเนื่องจากต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์ แต่งานซ้ำๆ บางอย่างสามารถทำงานอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาได้

ก่อนเริ่มกระบวนการจ้างงาน ควรมีการระบุความต้องการของธุรกิจ และควรกำหนดรายละเอียดงาน จากนั้นระบบอัตโนมัติจะช่วยรวบรวมประวัติของผู้สมัครจากพอร์ทัลงานหรือฐานข้อมูล สามารถตั้งค่าการคัดกรองผู้สมัครล่วงหน้าและกำหนดการสัมภาษณ์ในโหมดนำร่องอัตโนมัติได้เช่นกัน หลังจากสัมภาษณ์ สามารถทำบัตรคะแนนสำหรับผู้สมัครแต่ละคน ทำให้ขั้นตอนการคัดเลือกสามารถจัดการได้

การวิเคราะห์ข้อมูลและระบบธุรกิจอัจฉริยะ

รูปภาพ(ที่มา)

ทุกกระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการประเมินและวิเคราะห์อย่างทันท่วงทีเพื่อให้สามารถพบความคืบหน้าของแบบจำลองได้ เครื่องมือดิจิทัลช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่แม่นยำและเรียลไทม์เพื่อมุ่งเน้นที่กลยุทธ์และผลลัพธ์

ขั้นแรก คุณควรกำหนดเกณฑ์เฉพาะสำหรับการประเมินและกำหนดวัตถุประสงค์ จากนั้น คุณควรกำหนดเมตริกหลักเพื่อติดตามความคืบหน้าและกำหนดกลยุทธ์ตามนั้น เทคโนโลยีการทำงานอัตโนมัติช่วยให้ได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์และมูลค่าที่แท้จริงของเมตริกหลักที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยประหยัดเวลาของผู้จัดการ

การเริ่มต้นใช้งานของลูกค้า

การเริ่มต้นใช้งานมีผลกระทบอย่างมากต่อจิตใจของลูกค้า ดังนั้น การมอบประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่ยอดเยี่ยมให้กับผู้ใช้จึงเป็นสิ่งจำเป็น การทำงานด้วยตนเองและงานที่ระบุโดยอัตโนมัติช่วยให้คุณมุ่งเน้นที่ประสบการณ์ของผู้ใช้และการโต้ตอบ

ในขั้นตอนแรกของกระบวนการ คุณควรล้างเป้าหมายและวัตถุประสงค์ และสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ จากนั้น คุณต้องแมปเส้นทางการเตรียมความพร้อมของลูกค้า (หากทำเสร็จแล้ว ให้ประเมิน) เครื่องมือทางเทคนิคช่วยทำให้การเดินทางครั้งนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ดังนั้นทีมปฐมนิเทศควรเน้นที่เนื้อหาการเรียนรู้และผลลัพธ์

เครื่องมือที่แนะนำ:

NetHunt CRM ช่วยให้ธุรกิจจัดการรายชื่อติดต่อ ข้อตกลง งาน แคมเปญ และรายงานได้ในที่เดียว ช่วยให้คุณออกแบบและจัดการไปป์ไลน์การขายของคุณ และแดชบอร์ดจะให้ภาพรวมของความคืบหน้า นอกจากนี้ NetHunt ยังช่วยเหลือธุรกิจในแนวทางปฏิบัติในการหาลูกค้า (โดยเฉพาะสำหรับ Gmail และ LinkedIn)

อาสนะช่วยผู้จัดการโครงการในการจัดการโครงการและงานต่างๆ ช่วยให้คุณทำงานที่จำเป็นได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในระยะเวลาที่กำหนด Asana ช่วยให้คุณติดตามงานต่างๆ สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ และจัดระเบียบงานได้

factoTime ช่วยให้ธุรกิจจัดการการเข้างานของพนักงานได้อย่างง่ายดาย จัดการบันทึกการเข้างาน ประวัติการชก และกะหลายกะ นอกจากนี้ เครื่องมือจะคำนวณชั่วโมงทำงานและเงินเดือนโดยอัตโนมัติตามอัตราค่าจ้าง

Mailchimp ปรับปรุงแนวทางปฏิบัติด้านการตลาดผ่านอีเมลของบริษัท เพื่อให้พวกเขาได้รับประโยชน์สูงสุด การสร้างอีเมลที่น่าสนใจ การตั้งเวลา และคุณลักษณะการแนะนำสำหรับข้อมูลเชิงลึกของผู้ชมจะช่วยเพิ่มคะแนนลูกค้าเป้าหมาย

QuickBooks เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่โดดเด่นสำหรับธุรกิจในการจัดการงานด้านการเงิน บัญชี และใบแจ้งหนี้ ระบบช่วยให้คุณติดตามใบแจ้งหนี้ ค่าใช้จ่าย และกระแสเงินสดได้ นอกจากนี้ยังคำนวณภาษีโดยอัตโนมัติและจัดทำรายงานงบดุล

Zendesk มอบประสบการณ์ลูกค้าที่ยอดเยี่ยมด้วยคุณสมบัติการสนับสนุนลูกค้าขั้นสูง ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการการสนทนาทางโทรศัพท์ แชท อีเมล Twitter และ Facebook แชทบอทที่ขับเคลื่อนด้วย AI มอบประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวให้กับลูกค้า

Calendly เป็นเครื่องมือจัดกำหนดการออนไลน์สำหรับผู้จัดการโดยที่พวกเขาสามารถจัดการประชุมและการนัดหมายของตนได้ ผู้ใช้สามารถจองการนัดหมายกับผู้อื่นและทำงานด้านการดูแลระบบโดยอัตโนมัติ เช่น การตั้งค่าการเตือนอีเมลและการติดตามผล

UpKeep เป็นเครื่องมือจัดการสินทรัพย์สำหรับธุรกิจเพื่อให้สามารถรักษาทรัพย์สินและสินค้าคงเหลือทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณติดตามการหยุดทำงานของสินทรัพย์ การใช้งาน ต้นทุน และใบสั่งงาน และสามารถสร้างรายงานโดยละเอียดเพื่อให้ทันกับข้อมูลอยู่เสมอ

บัฟเฟอร์เป็นเครื่องมือสำหรับธุรกิจในการจัดการโซเชียลมีเดียได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้คุณสร้างคิวโพสต์โซเชียลมีเดียและเผยแพร่โดยอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด คุณยังสามารถเรียกใช้แคมเปญโซเชียลมีเดียได้อย่างมีประสิทธิภาพ และการวิเคราะห์จะแสดงการเข้าชมและการมีส่วนร่วมของโพสต์ของคุณ

Jobvite ปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากรขององค์กรและช่วยให้พวกเขาสร้างแบรนด์นายจ้างที่ดีขึ้น นอกจากนี้ยังสร้างเส้นทางส่วนบุคคลสำหรับผู้หางานเพื่อให้พวกเขาได้รับประสบการณ์การสรรหาที่ดีและแนะนำผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดให้กับนายหน้า

SAP เป็นโซลูชันระบบคลาวด์สำหรับบริษัท SaaS ที่มีความสามารถด้านการวิเคราะห์ ซึ่งรวมถึงการวางแผน การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และระบบธุรกิจอัจฉริยะ แมชชีนเลิร์นนิงและ AI ช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลธุรกิจ และรายงานโดยละเอียดจะช่วยติดตามความคืบหน้าด้วยตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก

Appcues สร้างประสบการณ์การใช้งานผู้ใช้ที่มีส่วนร่วมสำหรับบริษัท SaaS นอกจากนี้ยังช่วยสร้างแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้าและประกาศคุณลักษณะ คุณสามารถวัดการใช้ผลิตภัณฑ์และการนำไปใช้ในช่วงเวลาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

สรุป

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจช่วยลดต้นทุนต่างๆ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของกระบวนการ จึงควรดำเนินการด้วยความระมัดระวังและติดตามอย่างต่อเนื่อง รายการแนวทางปฏิบัติชั้นนำใน BPA นี้สามารถให้แนวคิดโดยย่อว่ากระบวนการใดควรเป็นแบบอัตโนมัติและจะประเมินความจำเป็นของระบบอัตโนมัติได้อย่างไร

เพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่คาดหวังและดำเนินการตามแผนการทำงานอัตโนมัติอย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าของธุรกิจควรพิจารณาเครื่องมือดิจิทัลที่โดดเด่นที่กล่าวถึงข้างต้นที่จะช่วยให้งานง่ายขึ้น