12 лучших практик автоматизации бизнеса и инструменты для рассмотрения

Изображение (Источник)

Автоматизация бизнес-процессов относится к использованию цифровых систем для автоматизации повторяющихся многоэтапных задач. По сравнению с другими типами автоматизации решения BPA сложны, связаны с корпоративными ИТ-системами и специально адаптированы к потребностям отрасли.

Это проверенное модное слово, которое всегда способствует продуктивности и успеху. Составление планов для BPA, стратегии дорожной карты и анализ различных факторов — увлекательные занятия. Но, когда дело доходит до фактической реализации плана, он становится совершенно противоположным первоначальной мысли. Поэтому важно тщательно оценивать различные факторы и соответствующим образом разрабатывать стратегии.

Если вы оценили важные аспекты автоматизации бизнес-процессов и рабочих процессов и заметили, что они работают на вас и обеспечивают ожидаемые результаты при правильном выполнении, то различные методы, упомянутые ниже, могут помочь вам достичь большего.

Управление взаимоотношениями с клиентами

CRM — это сердцебиение любого бизнеса; это напрямую связано с кислородом бизнеса (деньги). Таким образом, у вас должна быть эффективная модель и стратегия для привлечения потенциальных клиентов. Кроме того, технология автоматизации может помочь сэкономить драгоценное время менеджеров и руководителей, чтобы они могли сосредоточиться на эффективности процессов.

На начальном этапе автоматизации CRM вы должны четко определить цели, поскольку они должны быть согласованы с задачами. В этом могут быть полезны структура целей SMART и показатели KPI. Затем следует оценить рыночные и бизнес-стратегии и внести в стратегии необходимые изменения. Затем следует собрать данные о клиентах и ​​использовать цифровые инструменты для сегментации, чтобы обеспечить более качественное обслуживание. Весь конвейер продаж должен быть настроен и управляться с помощью цифровых систем, а также должна проводиться оценка результатов.

Управление проектами и задачами

Управление бизнес-проектами — важный, но сложный процесс; это требует много времени и усилий. А производительность напрямую связана с моделью и подходом к управлению проектами, поэтому ее следует улучшать, чтобы добиться ожидаемых результатов.

По данным monday.com, более 54 % сотрудников тратят свое основное время на выполнение повторяющихся задач и могут сэкономить более 5 часов, автоматизируя определенные задачи. Таким образом, автоматизация бизнес-проектов необходима для повышения производительности.

Первое, что должен сделать руководитель проекта, — это определить цель и потребность в автоматизации процесса. Затем следует анализ проблем и процессов, чтобы можно было найти критерии для улучшения. Кроме того, следует создать модель автоматизации, чтобы разделить проекты на более мелкие, но достижимые задачи, а также помочь согласовать цели с задачами. После внедрения конкретной модели необходимо постоянно отслеживать результаты, чтобы можно было вносить необходимые изменения.

Управление посещаемостью сотрудников

Управление посещаемостью сотрудников необходимо для бизнеса, чтобы гарантировать, что сотрудники уделяют достаточно времени своим задачам. Автоматизация бизнеса устраняет необходимость вручную управлять посещаемостью рабочей силы.

Первое, что вы должны сделать, это определить политику посещаемости с правилами и нормами рабочего времени. И интересы сотрудников также должны учитываться при реализации политики. Затем наступает этап назначения дисциплинарных взысканий. Автоматизированные инструменты позволяют фиксировать время посещения, эффективно внедрять политику и предоставлять данные в режиме реального времени.

Рекламная рассылка

Нужно применять эффективные стратегии электронного маркетинга, чтобы получить узнаваемость бренда и избыточное количество потенциальных клиентов. У вас должна быть заранее определенная целевая аудитория и их база данных, чтобы предоставить им персонализированный опыт. Для этого необходимо провести тщательный анализ рынка. Таким образом, технология автоматизации бизнеса может помочь вам сэкономить время, чтобы вы могли посвятить драгоценное время другим видам деятельности.

Как мы все знаем, определение целей — это самый первый шаг в любом процессе. При формировании кампаний следует помнить о наборе целей. Затем необходимо собрать данные об аудитории. Вы должны глубоко изучить данные, чтобы лучше понять их поведение. Автоматизированные системы помогают измерять эффективность кампаний и повышать ее.

Учет и выставление счетов

Бухгалтерский учет и выставление счетов отслеживают денежные потоки, ресурсы и средства бизнеса, поэтому очень важно тщательно управлять обоими процессами. Технология помогает автоматизировать различные повторяющиеся задачи и экономить время, чтобы бухгалтеры могли сосредоточиться на точности отчетов.

Изображение (источник)

Из приведенного выше изображения мы можем понять важность автоматизации процесса учета для сокращения затрат времени.

Во-первых, вам необходимо оценить и завершить текущие процедуры бухгалтерского учета и выбрать правильную систему бухгалтерского учета для бизнеса. Затем следует связать данные с системой и оценить текущую финансовую ситуацию, чтобы предпринять необходимые шаги. Инструменты автоматизации требуют времени для настройки в каждом процессе; поэтому вы должны уделять процессу достаточно времени. Затем наступает этап проверки результатов и точности и сравнения результатов до и после автоматизации.

Служба поддержки

Поддержка клиентов является основой для процветания бизнеса на рынке. Поэтому это имеет такое же значение, как и привлечение клиентов. Следовательно, эффективность процесса должна поддерживаться, а человеческое прикосновение не должно нарушаться при автоматизации.

Во-первых, вы должны создать и обновить базу знаний, чтобы лучше помогать клиентам. Затем вы должны определить цели для движения в определенном направлении. Кроме того, необходимо внедрить чат-бот, чтобы помощь была доступна 24 часа в сутки 7 дней в неделю. После этого менеджеры должны сосредоточиться на персонализации обслуживания клиентов, чтобы обеспечить им отличный опыт. Тестирование процесса автоматизации также необходимо, поэтому отзывы клиентов помогают узнать об эффективности технологии и о том, совпадают ли цели или нет.

Планирование встреч и встреч

Встречи один на один, встречи и напряженный график — звучит знакомо? Совещания и встречи отнимают много времени у менеджеров, а управление всем этим занимает еще больше времени. Расширенные инструменты управляют графиками менеджеров, чтобы они могли сосредоточиться на встречах и клиентах, а не на временном барьере.

Сначала вы должны следить за своим графиком и определять рабочие схемы и тенденции встреч. Делая это, вы можете найти время, потраченное на управление расписаниями и встречами. Таким образом, вы получаете ответ, почему опоздали на важную встречу, даже если это не ваша вина. С помощью инструментов планирования совещаний вы можете легко организовывать встречи и встречи и значительно экономить время.

Управление активами

Компания должна вести учет своих активов и инвентаря. Но ежемесячные проверки запасов могут быть утомительными, поэтому автоматизация ручных задач может облегчить работу.

Специальная команда по управлению активами должна оптимизировать процесс и установить цикл ежемесячных проверок активов. Автоматизированные системы берут на себя повторяющиеся проверки и техническое обслуживание, так что вам остается только обрабатывать записи о жизненном цикле активов и выставлять счета. Напоминания позволяют вам оставаться в курсе регулярных проверок обслуживания, чтобы вы также могли улучшить планирование.

Управление социальными сетями

Присутствие в социальных сетях необходимо для любого бизнеса, поскольку цифровой рынок постоянно растет. Однако запуск нескольких кампаний на платформах социальных сетей может потребовать значительного времени и усилий, поэтому может помочь установка режима автопилота.

Для эффективной автоматизации управления социальными сетями вы должны сначала определить свои цели. У разных сегментов рынка могут быть разные интересы, поэтому вам следует определить свою целевую аудиторию, чтобы придать своим усилиям правильное направление. Затем наступает этап определения последних тенденций и разработки стратегий, позволяющих сразу привлечь потенциальных клиентов. Далее следует выбрать инструмент, который может повысить эффективность ваших кампаний. Это помогает вам автоматизировать планирование публикаций и даже предлагает вам лучшие идеи контента для привлечения пользователей и времени для публикации для лучшего взаимодействия. Следующим шагом должна быть проверка эффективности усилий с использованием системной аналитики.

Прием на работу

Процесс найма является основой для определения успеха бизнеса. Наем лучших талантов на определенную должность требует терпения и навыков идентификации. Хотя процесс найма нельзя полностью автоматизировать, так как он требует вмешательства человека, некоторые повторяющиеся задачи можно автоматизировать для экономии времени.

Перед началом процесса найма следует определить потребности бизнеса и определить должностные инструкции. Затем автоматизированные системы помогают собирать резюме соискателей с порталов вакансий или баз данных. Предварительный отбор кандидатов и расписание собеседований также можно настроить на автопилот. После собеседования для каждого кандидата могут быть составлены оценочные карточки, что делает процесс отбора более управляемым.

Аналитика данных и бизнес-аналитика

Изображение (Источник)

Каждый бизнес-процесс нуждается в своевременной оценке и анализе, чтобы можно было определить прогресс модели. Цифровые инструменты помогают вам получать точные данные в режиме реального времени, чтобы сосредоточиться на стратегиях и результатах.

Во-первых, вы должны определить конкретные критерии оценки и поставить цели. Затем вы должны определить ключевые показатели для отслеживания прогресса и разработки соответствующих стратегий. Технология автоматизации помогает получать данные в режиме реального времени и истинное значение заранее определенных ключевых показателей, тем самым экономя время менеджеров.

Онбординг клиентов

Онбординг оказывает значительное влияние на сознание клиентов. Таким образом, предоставление пользователям отличного опыта адаптации является обязательным. Автоматизация ручных и специальных задач поможет вам сосредоточиться на пользовательском опыте и взаимодействиях.

На самом первом этапе процесса вы должны четко определить цели и задачи и разработать эффективную стратегию. Затем вы должны отобразить процесс онбординга клиента (если он уже сделан, оцените его). Технические инструменты помогают автоматизировать этот путь, поэтому команда адаптации должна сосредоточиться на содержании и результатах обучения.

Рекомендуемые инструменты:

NetHunt CRM помогает компаниям управлять своими контактами, сделками, задачами, кампаниями и отчетами в одном месте. Он позволяет вам проектировать и управлять вашей воронкой продаж, а панель мониторинга дает обзор прогресса. Кроме того, NetHunt помогает компаниям в поиске новых клиентов (особенно для Gmail и LinkedIn).

Asana помогает руководителям проектов управлять их различными проектами и задачами. Это поможет вам эффективно выполнять важные задачи в установленные сроки. Asana позволяет отслеживать различные задачи, создавать списки дел и организовывать задания.

factoTime помогает компаниям легко управлять посещаемостью своих сотрудников. Он обрабатывает записи о посещаемости, историю ударов и несколько смен. Кроме того, инструмент автоматически рассчитывает рабочее время и заработную плату в соответствии со ставками заработной платы.

Mailchimp оптимизирует методы почтового маркетинга компании, чтобы они могли извлечь из этого максимальную пользу. Создание привлекательных электронных писем, планирование и функции рекомендаций для понимания аудитории помогают повысить оценку потенциальных клиентов.

QuickBooks — это известное бухгалтерское программное обеспечение для предприятий, позволяющее управлять своими финансовыми задачами, счетами и счетами. Система позволяет отслеживать счета, расходы и денежные потоки. Кроме того, он автоматически рассчитывает налоги и готовит балансовые отчеты.

Zendesk обеспечивает отличное качество обслуживания клиентов благодаря своим расширенным функциям поддержки клиентов. Он позволяет компаниям управлять разговорами по телефону, чату, электронной почте, Twitter и Facebook. Чат-боты на базе искусственного интеллекта обеспечивают персонализированный опыт для клиентов.

Calendly — это онлайн-планировщик для менеджеров, с помощью которого они могут организовывать свои встречи и встречи. Пользователи могут назначать встречи с другими и автоматизировать административные задачи, такие как установка напоминаний по электронной почте и последующие действия.

UpKeep — это инструмент управления активами для предприятий, позволяющий эффективно поддерживать все свои активы и запасы. Он позволяет отслеживать время простоя активов, использование, затраты и заказы на работу. Кроме того, можно создавать подробные отчеты, чтобы всегда иметь актуальную информацию.

Buffer — это инструмент, с помощью которого компании могут легко управлять своими аккаунтами в социальных сетях. Он позволяет создавать очередь сообщений в социальных сетях и автоматически публиковать их в заранее определенное время. Вы также можете эффективно проводить кампании в социальных сетях, а аналитика покажет вам трафик и вовлеченность ваших сообщений.

Jobvite оптимизирует процесс найма организаций и помогает им создать лучший бренд работодателя. Кроме того, он создает персонализированное путешествие для соискателей, чтобы дать им отличный опыт рекрутинга и предложить рекрутерам наиболее подходящих кандидатов.

SAP — это облачное решение для компаний SaaS, предоставляющее аналитические возможности, включая планирование, прогнозный анализ и бизнес-аналитику. Машинное обучение и искусственный интеллект обеспечивают глубокое понимание бизнес-данных, а подробные отчеты помогают отслеживать прогресс по ключевым показателям эффективности.

Appcues создает привлекательный процесс адаптации пользователей для SaaS-компаний. Это также помогает создавать опросы об удовлетворенности клиентов и анонсы функций. Вы можете легко измерить использование и принятие продукта с течением времени.

Резюме

Автоматизация бизнес-процессов сокращает различные расходы и повышает производительность процессов; вот почему его следует выполнять с большой осторожностью и постоянно контролировать. Этот список передовых практик в BPA может дать вам быстрое представление о том, какие процессы следует автоматизировать и как можно оценить потребность в автоматизации.

Чтобы добиться ожидаемых результатов и эффективно выполнить план автоматизации, владельцы бизнеса должны рассмотреть упомянутые выше известные цифровые инструменты, которые могут облегчить работу.