12 melhores práticas em automação de negócios e ferramentas a serem consideradas

Imagem (Fonte)

A automação de processos de negócios refere-se ao uso de sistemas digitais para automatizar tarefas repetitivas de várias etapas. Comparadas a outros tipos de automação, as soluções BPA são complexas, conectadas a sistemas de TI corporativos e adaptadas especificamente às necessidades do setor.

É uma palavra da moda comprovada que nunca deixa de impulsionar a produtividade e o sucesso. Fazer planos para BPA, estratégias de roteiro e analisar diferentes fatores – são coisas interessantes a se fazer. Mas, quando se trata de realmente implementar o plano, ele se torna totalmente oposto ao pensamento inicial. Portanto, é essencial avaliar cuidadosamente os diferentes fatores e fazer estratégias de acordo.

Se você avaliou aspectos significativos do processo de negócios e automação do fluxo de trabalho e percebeu que ele funciona para você e gera os resultados esperados se executados corretamente, as diferentes práticas mencionadas abaixo podem ajudá-lo a alcançar mais.

Gestão de Relacionamento com o Cliente

O CRM é como uma pulsação para qualquer negócio; está diretamente relacionado ao oxigênio do negócio (dinheiro). Portanto, você deve ter um modelo e uma estratégia eficientes para gerar grandes leads. Além disso, a tecnologia de automação pode ajudar a economizar tempo precioso de gerentes e executivos para que possam se concentrar na eficiência do processo.

No estágio inicial da automação do CRM, você deve esclarecer as metas, pois elas devem estar alinhadas às tarefas. A estrutura de metas SMART e as medidas de KPI podem ser úteis para isso. Em seguida, as estratégias de mercado e de negócios devem ser avaliadas e as mudanças necessárias devem ser feitas nas estratégias. Em seguida, os dados do cliente devem ser coletados e as ferramentas digitais devem ser aproveitadas para segmentação para fornecer uma experiência mais excelente. Todo um pipeline de vendas deve ser definido e gerenciado com sistemas digitais, e também deve ser feita uma avaliação dos resultados.

Gerenciamento de Projetos e Tarefas

O gerenciamento de projetos de negócios é um processo crucial, mas desafiador; requer muito tempo e esforço. E a produtividade está diretamente relacionada ao modelo e abordagem de gerenciamento de projetos, portanto, deve ser aprimorada para gerar os resultados esperados.

De acordo com a monday.com, mais de 54% dos funcionários gastam seu tempo essencial executando tarefas repetitivas e podem economizar mais de 5 horas automatizando tarefas específicas. Portanto, a automação de projetos de negócios é essencial para aumentar a produtividade.

A primeira coisa que um gerente de projeto precisa fazer é identificar o propósito e a necessidade de automatizar o processo. Em seguida, vem a análise dos desafios e processos para que se encontrem os critérios de melhoria. Além disso, um modelo de automação deve ser feito para dividir os projetos em tarefas menores, mas alcançáveis, e também ajuda a alinhar as metas com as tarefas. Após a implantação do modelo específico, os resultados devem ser monitorados constantemente, para que as mudanças necessárias possam ser feitas.

Gestão de Presença de Funcionários

O gerenciamento de presença dos funcionários é essencial para uma empresa garantir que os funcionários estejam fornecendo tempo suficiente para suas tarefas. A automação de negócios elimina a necessidade de gerenciar manualmente a presença da força de trabalho.

A primeira coisa que você deve fazer é determinar uma política de atendimento com regras e padrões de horas de trabalho. E os interesses dos funcionários também devem ser considerados na implementação da política. Em seguida, vem a etapa de estabelecimento de ações disciplinares. As ferramentas automatizadas permitem que você capture os horários de atendimento, implemente a política de forma eficaz e forneça dados em tempo real.

Marketing de email

É preciso aplicar estratégias eficazes de marketing por e-mail para obter reconhecimento de marca e leads excessivos. Você deve ter um público-alvo pré-determinado e seu banco de dados para proporcionar uma experiência personalizada. Para isso, a análise de mercado deve ser feita com cuidado. Portanto, a tecnologia de automação comercial pode ajudá-lo a economizar tempo para que você possa dedicar um tempo precioso a outras atividades.

Como todos sabemos, determinar metas é o primeiro passo em todo processo. O conjunto de objetivos deve ser mantido em mente ao moldar as campanhas. Em seguida, os dados do público devem ser coletados. Você deve estudar os dados em profundidade para entender melhor seu comportamento. Os sistemas automatizados ajudam a medir a eficácia das campanhas e melhorá-la.

Contabilidade e faturamento

A contabilidade e o faturamento acompanham o fluxo de caixa, os recursos e os fundos da empresa – por isso é essencial gerenciar ambos os processos com cuidado. A tecnologia ajuda a automatizar várias tarefas repetitivas e economizar tempo para que os contadores possam se concentrar na precisão dos relatórios.

Imagem (fonte)

A partir da imagem acima, podemos entender a importância de automatizar o processo contábil para reduzir o consumo de tempo.

Primeiro, você precisa avaliar e concluir os procedimentos contábeis em andamento e escolher um sistema contábil adequado para o negócio. Em seguida, os dados devem ser vinculados ao sistema e a situação financeira atual deve ser avaliada para tomar as medidas necessárias. As ferramentas de automação levam tempo para serem ajustadas em cada processo; portanto, você deve dar tempo suficiente ao processo. Em seguida, vem a etapa de testar os resultados e a precisão e comparar os resultados da automação antes e depois.

Suporte ao cliente

O suporte ao cliente é a base para o negócio prosperar no mercado. Portanto, tem tanta importância quanto a aquisição de clientes. Portanto, a eficiência do processo deve ser mantida e o toque humano não deve ser interrompido durante a automação.

Primeiro, você deve criar e atualizar a base de conhecimento para melhor atender os clientes. Então, você deve definir os objetivos para se mover em uma determinada direção. Além disso, um chatbot deve ser implementado para disponibilizar assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana. Depois disso, os gerentes devem se concentrar em personalizar o atendimento ao cliente para proporcionar uma ótima experiência. O teste do processo de automação também é necessário, pois o feedback do cliente ajuda a saber a eficácia da tecnologia e se os objetivos estão alinhados ou não.

Agendamento de reuniões e compromissos

Reuniões individuais, compromissos e uma agenda agitada – soa familiar? Reuniões e compromissos consomem muito tempo dos gerentes e gerenciar tudo isso leva ainda mais tempo. Ferramentas avançadas gerenciam as agendas dos gerentes para que eles possam se concentrar em reuniões e clientes em vez da barreira do tempo.

Você deve observar sua agenda primeiro e identificar padrões de trabalho e tendências de atendimento. Ao fazer isso, você pode encontrar o tempo perdido no gerenciamento de agendas e compromissos. Portanto, você recebe uma resposta de por que se atrasou para uma reunião importante, mesmo que não tenha sido sua culpa. Com as ferramentas de agendamento de reuniões, você pode organizar reuniões e compromissos sem esforço e economizar tempo considerável.

Gestão de ativos

Uma empresa deve manter o controle de seus ativos e estoque mantido. Mas as verificações mensais de inventário podem ser tediosas, portanto, automatizar as tarefas manuais pode facilitar o trabalho.

Uma equipe dedicada de gerenciamento de ativos deve otimizar o processo e definir um ciclo de verificações mensais de ativos. Os sistemas automatizados cuidam de verificações repetitivas e serviços de manutenção, então você só precisa lidar com os registros e cobranças do ciclo de vida dos ativos. Os lembretes permitem que você se mantenha atualizado com as verificações regulares de manutenção para que você também possa melhorar o planejamento.

Gerenciamento de Mídias Sociais

A presença nas mídias sociais é essencial para qualquer negócio, pois o mercado digital está em constante crescimento. No entanto, executar várias campanhas em plataformas de mídia social pode consumir tempo e esforço consideráveis, portanto, configurá-lo no modo de piloto automático pode ajudar.

Para uma automação eficaz do gerenciamento de mídia social, você deve primeiro definir seus objetivos. Diferentes segmentos de mercado podem ter interesses diferentes, portanto, você deve determinar seu público-alvo para direcionar seus esforços adequadamente. Em seguida, vem a etapa de identificar as últimas tendências e construir estratégias para atrair imediatamente os clientes em potencial. Além disso, é selecionar uma ferramenta que pode aumentar a produtividade de suas campanhas. Ele ajuda você a automatizar o agendamento de postagens e até sugere melhores ideias de conteúdo para envolver os usuários e tempo para postar para um melhor envolvimento. A próxima etapa deve ser testar a eficácia dos esforços, aproveitando a análise do sistema.

Recrutamento

O processo de recrutamento é a base para determinar o sucesso de um negócio. Contratar os melhores talentos para uma função específica requer paciência e habilidades de identificação. Embora o processo de contratação não possa ser totalmente automatizado, pois requer intervenção humana, algumas tarefas repetitivas podem ser automatizadas para economizar tempo.

Antes de iniciar o processo de contratação, as necessidades do negócio devem ser identificadas e as descrições de cargos devem ser determinadas. Em seguida, os sistemas automatizados ajudam a coletar os currículos dos candidatos em portais de empregos ou bancos de dados. A pré-seleção de candidatos e agendas de entrevistas também podem ser definidas no modo de piloto automático. Após a entrevista, podem ser feitos cartões de pontuação para cada candidato, tornando o processo de seleção gerenciável.

Análise de dados e inteligência de negócios

Imagem (Fonte)

Todo processo de negócio precisa de avaliação e análise oportunas para que o progresso do modelo possa ser encontrado. As ferramentas digitais ajudam você a obter dados precisos e em tempo real para focar nas estratégias e resultados.

Primeiro, você deve definir critérios específicos para avaliação e definir os objetivos. Em seguida, você deve determinar as principais métricas para acompanhar o progresso e criar estratégias de acordo. A tecnologia de automação ajuda a obter os dados em tempo real e o valor real de métricas-chave pré-determinadas, economizando tempo dos gerentes.

Integração do cliente

A integração deixa um impacto significativo na mente dos clientes. Portanto, fornecer aos usuários uma excelente experiência de integração é obrigatório. Automatizar tarefas manuais e especificadas ajuda você a se concentrar na experiência e nas interações do usuário.

Na primeira etapa do processo, você deve definir as metas e objetivos e fazer uma estratégia eficaz. Em seguida, você deve mapear a jornada de onboarding do cliente (se já estiver feita, avalie-a). As ferramentas tecnológicas auxiliam na automatização dessa jornada, portanto, a equipe de integração deve se concentrar no conteúdo e nos resultados do aprendizado.

Ferramentas recomendadas:

O NetHunt CRM ajuda as empresas a gerenciar seus contatos, negócios, tarefas, campanhas e relatórios em um só lugar. Ele permite projetar e gerenciar seu pipeline de vendas, e o painel fornece uma visão geral do progresso. Além disso, a NetHunt auxilia as empresas em suas práticas de prospecção (especialmente para Gmail e LinkedIn).

A Asana auxilia os gerentes de projeto no gerenciamento de seus diferentes projetos e tarefas. Ele ajuda você a realizar tarefas essenciais com eficiência dentro de um determinado período de tempo. A Asana permite que você acompanhe várias tarefas, crie listas de tarefas e organize tarefas.

factoTime ajuda as empresas a gerenciar a frequência de sua força de trabalho sem esforço. Ele lida com os registros de atendimento, histórico de socos e vários turnos. Além disso, a ferramenta calcula automaticamente as horas de trabalho e os salários de acordo com as taxas salariais.

O Mailchimp otimiza as práticas de marketing por e-mail da empresa para que eles possam tirar o máximo proveito dele. A criação de e-mails atraentes, agendamento e recursos de recomendação para insights do público ajudam a aumentar a pontuação de leads.

O QuickBooks é um software de contabilidade proeminente para as empresas gerenciarem suas tarefas financeiras, contas e faturas. O sistema permite acompanhar faturas, despesas e fluxo de caixa. Além disso, calcula automaticamente os impostos e elabora relatórios de balanço.

O Zendesk permite uma excelente experiência do cliente com seus recursos avançados de suporte ao cliente. Ele permite que as empresas gerenciem conversas por telefone, bate-papo, e-mail, Twitter e Facebook. Os chatbots com inteligência artificial fornecem uma experiência personalizada aos clientes.

Calendly é um agendador online para gerentes pelo qual eles podem manter suas reuniões e compromissos organizados. Os usuários podem agendar compromissos com outras pessoas e automatizar tarefas administrativas, como definir lembretes e acompanhamentos por e-mail.

O UpKeep é uma ferramenta de gerenciamento de ativos para empresas, para que possam manter com eficiência todos os seus ativos e estoques. Ele permite rastrear o tempo de inatividade de ativos, uso, custos e ordens de serviço. E relatórios detalhados podem ser gerados para manter-se atualizado com os dados.

Buffer é uma ferramenta para as empresas gerenciarem suas mídias sociais sem esforço. Ele permite que você faça uma fila de postagens de mídia social e as publique automaticamente em um horário predeterminado. Você também pode executar campanhas de mídia social de forma eficaz, e as análises mostram o tráfego e o engajamento de suas postagens.

Jobvite agiliza o processo de recrutamento das organizações e as ajuda a criar uma melhor marca do empregador. Além disso, cria uma jornada personalizada para os candidatos a emprego para proporcionar uma ótima experiência de recrutamento e sugerir os candidatos mais adequados aos recrutadores.

SAP é uma solução em nuvem para empresas de SaaS que fornece recursos de análise, incluindo planejamento, análise preditiva e inteligência de negócios. O aprendizado de máquina e a IA mantêm você informado sobre os dados de negócios, e os relatórios detalhados ajudam a acompanhar o progresso com os principais indicadores de desempenho.

O Appcues cria uma experiência de integração de usuários envolvente para empresas de SaaS. Também ajuda a criar pesquisas de satisfação do cliente e anúncios de recursos. Você pode medir facilmente o uso e a adoção do produto ao longo do tempo.

Resumo

A automação de processos de negócios reduz diversos custos e melhora a produtividade dos processos; por isso deve ser executado com muito cuidado e monitorado constantemente. Esta lista de práticas líderes em BPA pode lhe dar uma ideia rápida de quais processos devem ser automatizados e como a necessidade de automação pode ser avaliada.

Para gerar os resultados esperados e executar o plano de automação com eficiência, os empresários devem considerar as ferramentas digitais proeminentes mencionadas acima que podem facilitar o trabalho.