İş Otomasyonunda En İyi 12 Uygulama ve Dikkate Alınması Gereken Araçlar

Resim (Kaynak)

İş süreci otomasyonu, tekrarlayan çok adımlı görevleri otomatikleştirmek için dijital sistemlerin kullanılması anlamına gelir. Diğer otomasyon türleriyle karşılaştırıldığında, BPA çözümleri karmaşıktır, kurumsal BT sistemlerine bağlıdır ve özellikle endüstri ihtiyaçlarına göre uyarlanmıştır.

Verimliliği ve başarıyı sağlamakta asla başarısız olmayan, kanıtlanmış bir moda kelimedir. BPA için planlar yapmak, yol haritası stratejileri ve farklı faktörleri analiz etmek heyecan verici şeylerdir. Ancak, planın fiilen uygulanması söz konusu olduğunda, ilk düşüncenin tamamen tersi olur. Bu nedenle, farklı faktörleri dikkatli bir şekilde değerlendirmek ve buna göre stratejiler oluşturmak esastır.

İş süreci ve iş akışı otomasyonunun önemli yönlerini değerlendirdiyseniz ve bunun sizin için çalıştığını ve düzgün bir şekilde yürütülürse beklenen sonuçları sağladığını fark ettiyseniz, aşağıda belirtilen farklı uygulamalar daha fazlasını elde etmenize yardımcı olabilir.

Müşteri ilişkileri yönetimi

CRM, herhangi bir iş için bir kalp atışı gibidir; doğrudan iş oksijeni (para) ile ilgilidir. Bu nedenle, harika müşteri adayları oluşturmak için verimli bir model ve stratejiniz olmalıdır. Ek olarak, otomasyon teknolojisi, süreç verimliliğine odaklanabilmeleri için yöneticilerin ve yöneticilerin değerli zamanlarından tasarruf etmelerine yardımcı olabilir.

CRM otomasyonunun ilk aşamasında, görevlerle uyumlu olması gerektiği için hedefleri temizlemelisiniz. SMART hedefler çerçevesi ve KPI önlemleri bu konuda faydalı olabilir. Ardından pazar ve iş stratejileri değerlendirilmeli ve stratejilerde gerekli değişiklikler yapılmalıdır. Ardından, müşteri verileri toplanmalı ve daha mükemmel bir deneyim sağlamak için segmentasyon için dijital araçlardan yararlanılmalıdır. Tüm bir satış hattının dijital sistemlerle oluşturulup yönetilmesi ve sonuçların değerlendirilmesi de yapılmalıdır.

Proje ve Görev Yönetimi

İş proje yönetimi çok önemli ama zorlu bir süreçtir; çok zaman ve çaba gerektirir. Verimlilik, doğrudan proje yönetimi modeli ve yaklaşımıyla ilgilidir, bu nedenle beklenen sonuçları elde etmek için geliştirilmelidir.

monday.com'a göre, çalışanların %54'ünden fazlası, temel zamanlarını tekrar eden görevleri yerine getirmek için harcıyor ve belirli görevleri otomatikleştirerek 5 saatten fazla tasarruf edebiliyorlar. Bu nedenle, iş projesi otomasyonu, gelişmiş üretkenlik için esastır.

Bir proje yöneticisinin yapması gereken ilk şey, amacı ve süreci otomatikleştirme ihtiyacını belirlemektir. Ardından, iyileştirme kriterlerinin bulunabilmesi için zorlukların ve süreçlerin analizi gelir. Ayrıca, projeleri daha küçük ama başarılabilir görevlere bölmek için bir otomasyon modeli yapılmalıdır ve bu aynı zamanda hedeflerin görevlerle hizalanmasına da yardımcı olur. Spesifik modelin uygulanmasından sonra sonuçlar sürekli izlenmelidir, böylece gerekli değişiklikler yapılabilir.

Çalışan Devam Yönetimi

Çalışan devam yönetimi, bir işletme için çalışanların görevleri için yeterli zaman sağlamasını sağlamak için esastır. İş otomasyonu, işgücünün katılımını manuel olarak yönetme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Yapmanız gereken ilk şey, çalışma saatlerinin kuralları ve standartları ile bir devam politikası belirlemektir. Politikayı uygularken çalışanların çıkarları da göz önünde bulundurulmalıdır. Ardından disiplin cezalarının belirlenmesi aşaması gelir. Otomatik araçlar, katılım zamanlamasını yakalamanıza, politikayı etkili bir şekilde uygulamanıza ve gerçek zamanlı veriler sağlamanıza olanak tanır.

Eposta pazarlama

Marka bilinirliği ve aşırı potansiyel müşteriler elde etmek için etkili e-posta pazarlama stratejileri uygulamak gerekir. Onlara kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlamak için önceden belirlenmiş bir hedef kitleniz ve veri tabanınız olmalıdır. Bunun için piyasa analizi dikkatli bir şekilde yapılmalıdır. Bu nedenle, iş otomasyon teknolojisi, değerli zamanınızı diğer faaliyetlere ayırabilmeniz için zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir.

Hepimizin bildiği gibi, hedeflerin belirlenmesi her sürecin ilk adımıdır. Kampanyaları şekillendirirken hedefler kümesi akılda tutulmalıdır. Ardından, izleyici verileri toplanmalıdır. Davranışlarını daha iyi anlamak için verileri derinlemesine incelemelisiniz. Otomatik sistemler, kampanyaların etkinliğini ölçmeye ve geliştirmeye yardımcı olur.

Muhasebe ve Faturalama

Muhasebe ve faturalama, iş nakit akışını, kaynakları ve fonları takip eder - bu nedenle her iki süreci de dikkatli bir şekilde yönetmek önemlidir. Teknoloji, muhasebecilerin raporların doğruluğuna odaklanabilmeleri için çeşitli tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeye ve zamandan tasarruf etmeye yardımcı olur.

Resim (kaynak)

Yukarıdaki görüntüden, zaman tüketimini azaltmak için muhasebe sürecini otomatikleştirmenin önemini anlayabiliriz.

Öncelikle devam eden muhasebe prosedürlerini değerlendirip bitirmeniz ve işletmeye uygun muhasebe sistemini seçmeniz gerekiyor. Ardından veriler sistemle ilişkilendirilmeli ve mevcut mali durum değerlendirilerek gerekli adımlar atılmalıdır. Otomasyon araçlarının her süreçte ayarlanması zaman alır; bu nedenle, sürece yeterince zaman vermelisiniz. Ardından sonuçların ve doğruluğun test edilmesi ve otomasyon öncesi ve sonrası sonuçlarının karşılaştırılması aşaması gelir.

Müşteri desteği

Müşteri desteği, işletmenin pazarda gelişmesinin temelidir. Bu nedenle müşteri kazanmak kadar önemlidir. Bu nedenle proses verimliliği korunmalı ve otomasyon yapılırken insan dokunuşu kesilmemelidir.

İlk olarak, müşterilere daha iyi yardımcı olmak için bilgi tabanını oluşturmalı ve güncellemelisiniz. Ardından, belirli bir yönde ilerlemek için hedefler belirlemelisiniz. Ayrıca, 7 gün 24 saat yardım sağlamak için bir sohbet robotu uygulanmalıdır. Bundan sonra yöneticiler, harika bir deneyim sağlamak için müşteri hizmetlerini kişiselleştirmeye odaklanmalıdır. Otomasyon sürecinin test edilmesi de gereklidir, bu nedenle müşteri geri bildirimi, teknolojinin etkinliğini ve hedeflerin uyumlu olup olmadığını bilmeye yardımcı olur.

Toplantı ve Randevu Planlaması

Bire bir toplantılar, randevular ve yoğun bir program - tanıdık geliyor mu? Toplantılar ve randevular, yöneticilerin çok fazla zamanını tüketir ve tüm bunları yönetmek daha da fazla zaman alır. Gelişmiş araçlar, yöneticilerin programlarını yöneterek zaman engeli yerine toplantılara ve müşterilere odaklanabilmelerini sağlar.

Önce programınızı gözlemlemeli ve çalışma kalıplarını ve toplantı trendlerini belirlemelisiniz. Bunu yaparak, programları ve randevuları yönetmek için harcanan zamanı bulabilirsiniz. Bu nedenle, sizin hatanız olmasa bile önemli bir toplantıya neden geç kaldığınıza dair bir cevap alırsınız. Toplantı planlama araçları ile zahmetsizce toplantı ve randevu ayarlayabilir ve önemli ölçüde zaman kazanabilirsiniz.

Varlık Yönetimi

Bir şirket varlıklarını ve tutulan envanterini takip etmelidir. Ancak aylık envanter kontrolleri sıkıcı olabilir, bu nedenle manuel görevleri otomatikleştirmek işi kolaylaştırabilir.

Özel bir varlık yönetimi ekibi, süreci optimize etmeli ve bir aylık varlık kontrolleri döngüsü belirlemelidir. Otomatik sistemler, tekrarlayan kontroller ve bakım hizmetleriyle ilgilenir, bu nedenle size yalnızca varlık yaşam döngüsü kayıtlarını ve faturalarını halletmeniz gerekir. Hatırlatıcılar, planlamayı da iyileştirebilmeniz için düzenli bakım kontrolleriyle güncel kalmanızı sağlar.

Sosyal Medya Yönetimi

Dijital pazar sürekli büyüdüğü için sosyal medya varlığı her işletme için çok önemlidir. Bununla birlikte, sosyal medya platformlarında birden fazla kampanya yürütmek önemli ölçüde zaman ve çaba harcayabilir, bu nedenle otomatik pilot moduna ayarlamak yardımcı olabilir.

Sosyal medya yönetiminin etkin otomasyonu için öncelikle hedeflerinizi belirlemelisiniz. Farklı pazar segmentlerinin farklı ilgi alanları olabilir, bu nedenle çabalarınızı doğru bir şekilde yönlendirmek için hedef kitlenizi belirlemelisiniz. Ardından, potansiyel müşterilere anında hitap etmek için en son trendleri belirleme ve stratejiler oluşturma aşaması gelir. Ayrıca, kampanyalarınızın üretkenliğini artırabilecek bir araç seçmektir. Gönderilerin zamanlamasını otomatikleştirmenize yardımcı olur ve hatta kullanıcıların katılımını sağlamak için daha iyi içerik fikirleri ve daha iyi katılım için gönderi yayınlamak için zaman önerir. Bir sonraki adım, sistem analitiğinden yararlanarak çabaların etkinliğini test etmek olmalıdır.

İşe Alım

İşe alım süreci, bir işletmenin başarısını belirlemenin temelidir. Belirli bir rol için en iyi yetenekleri işe almak, sabır ve tanımlama becerileri gerektirir. İnsan müdahalesi gerektirdiğinden işe alım süreci tamamen otomatikleştirilemese de, zaman kazanmak için bazı tekrarlayan görevler otomatikleştirilebilir.

İşe alım sürecine başlamadan önce işletmenin ihtiyaçları belirlenmeli ve iş tanımları belirlenmelidir. Ardından, otomatik sistemler, başvuru sahiplerinin özgeçmişlerini iş portallarından veya veritabanlarından toplamaya yardımcı olur. Adayların ön elemesi ve mülakat programları da otomatik pilot modunda ayarlanabilir. Mülakattan sonra, seçim sürecini yönetilebilir hale getiren her başvuru sahibi için puan kartları yapılabilir.

Veri Analitiği ve İş Zekası

Resim(Kaynak)

Her iş süreci, modelin ilerleyişinin bulunabilmesi için zamanında değerlendirme ve analize ihtiyaç duyar. Dijital araçlar, stratejilere ve sonuçlara odaklanmak için doğru ve gerçek zamanlı veriler elde etmenize yardımcı olur.

İlk olarak, değerlendirme için belirli kriterler tanımlamalı ve hedefleri belirlemelisiniz. Ardından, ilerlemeyi izlemek için temel metrikleri belirlemeli ve buna göre stratejiler oluşturmalısınız. Otomasyon teknolojisi, önceden belirlenmiş temel metriklerin gerçek zamanlı verilerini ve gerçek değerini elde etmeye yardımcı olur, böylece yöneticilerin zaman tasarrufu sağlar.

Müşteri Katılımı

Alıştırma, müşterilerin zihinlerinde önemli bir etki bırakır. Bu nedenle, kullanıcılara mükemmel bir onboarding deneyimi sağlamak zorunludur. Manuel ve belirtilen görevleri otomatikleştirmek, kullanıcı deneyimine ve etkileşimlerine odaklanmanıza yardımcı olur.

Sürecin ilk adımında amaç ve hedefleri netleştirmeli ve etkili bir strateji oluşturmalısınız. Ardından, müşteri işe alım yolculuğunu eşlemelisiniz (zaten yapıldıysa, değerlendirin). Teknik araçlar bu yolculuğun otomatikleştirilmesine yardımcı olur, bu nedenle işe alım ekibi öğrenme içeriğine ve sonuçlarına odaklanmalıdır.

Önerilen araçlar:

NetHunt CRM, işletmelerin kişilerini, anlaşmalarını, görevlerini, kampanyalarını ve raporlarını tek bir yerden yönetmelerine yardımcı olur. Satış hattınızı tasarlamanıza ve yönetmenize olanak tanır ve gösterge panosu, ilerlemeye ilişkin bir genel bakış sunar. Ayrıca NetHunt, işletmelere arama uygulamalarında (özellikle Gmail ve LinkedIn için) yardımcı olur.

Asana, proje yöneticilerine farklı projelerini ve görevlerini yönetmede yardımcı olur. Belirlenen bir zaman dilimi içinde temel görevleri verimli bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olur. Asana, çeşitli görevleri izlemenize, yapılacaklar listeleri oluşturmanıza ve atamaları düzenlemenize olanak tanır.

factoTime, işletmelerin işgücünün katılımını zahmetsizce yönetmelerine yardımcı olur. Katılım kayıtlarını, yumruk geçmişini ve çoklu vardiyaları yönetir. Ayrıca araç, ödeme oranlarına göre çalışma saatlerini ve maaşları otomatik olarak hesaplar.

Mailchimp, şirketin e-posta pazarlama uygulamalarını en iyi şekilde yararlanabilmeleri için optimize eder. Kitle içgörüleri için ilgi çekici e-postalar, zamanlama ve öneri özellikleri hazırlamak, müşteri adayı puanlamasını artırmaya yardımcı olur.

QuickBooks, işletmelerin finansal görevlerini, hesaplarını ve faturalarını yönetmeleri için öne çıkan muhasebe yazılımıdır. Sistem faturaları, giderleri ve nakit akışını takip etmenizi sağlar. Ayrıca vergileri otomatik olarak hesaplar ve bilanço raporları hazırlar.

Zendesk, gelişmiş müşteri destek özellikleri ile mükemmel bir müşteri deneyimi sağlar. İşletmelerin telefon, sohbet, e-posta, Twitter ve Facebook konuşmalarını yönetmesine olanak tanır. Yapay zeka destekli sohbet robotları, müşterilere kişiselleştirilmiş bir deneyim sunar.

Calendly, yöneticiler için toplantılarını ve randevularını düzenli tutabilecekleri çevrimiçi bir planlayıcıdır. Kullanıcılar başkalarıyla randevu alabilir ve e-posta hatırlatıcıları ve takipleri ayarlamak gibi idari görevleri otomatikleştirebilir.

UpKeep, işletmelerin tüm varlıklarını ve envanterlerini verimli bir şekilde koruyabilmeleri için bir varlık yönetimi aracıdır. Varlık kesinti süresini, kullanımı, maliyetleri ve iş emirlerini izlemenizi sağlar. Ve verilerle güncel kalmak için ayrıntılı raporlar oluşturulabilir.

Buffer, işletmelerin sosyal medya hesaplarını zahmetsizce yönetmeleri için bir araçtır. Bir sosyal medya gönderisi kuyruğu oluşturmanıza ve bunları önceden belirlenmiş bir zamanda otomatik olarak yayınlamanıza olanak tanır. Ayrıca sosyal medya kampanyalarını etkili bir şekilde yürütebilirsiniz ve analizler size gönderilerinizin trafiğini ve katılımını gösterir.

Jobvite, kuruluşların işe alım sürecini kolaylaştırır ve daha iyi işveren markası oluşturmalarına yardımcı olur. Ayrıca, iş arayanlara harika bir işe alım deneyimi yaşatmak ve işe alım uzmanlarına en uygun adayları önermek için kişiselleştirilmiş bir yolculuk yaratır.

SAP, planlama, tahmine dayalı analiz ve iş zekası dahil olmak üzere analitik yetenekleri sağlayan SaaS şirketleri için bir bulut çözümüdür. Makine öğrenimi ve yapay zeka, iş verilerine ilişkin derinlemesine bilgiler edinmenizi sağlar ve ayrıntılı raporlar, temel performans göstergeleriyle ilerlemeyi izlemenize yardımcı olur.

Appcues, SaaS şirketleri için ilgi çekici bir kullanıcı katılımı deneyimi oluşturur. Ayrıca müşteri memnuniyeti anketleri oluşturmaya ve duyurulara yer vermeye yardımcı olur. Ürün kullanımını ve zamanla benimsenmesini kolayca ölçebilirsiniz.

Özet

İş süreci otomasyonu, çeşitli maliyetleri azaltır ve süreçlerin üretkenliğini artırır; bu nedenle büyük bir titizlikle yürütülmeli ve sürekli izlenmelidir. BPA'daki bu lider uygulamalar listesi, hangi süreçlerin otomatikleştirilmesi gerektiği ve otomasyon ihtiyacının nasıl değerlendirilebileceği konusunda size hızlı bir fikir verebilir.

Beklenen sonuçları yönlendirmek ve otomasyon planını verimli bir şekilde yürütmek için işletme sahipleri, işi kolaylaştırabilecek yukarıda belirtilen önde gelen dijital araçları göz önünde bulundurmalıdır.