12 meilleures pratiques en automatisation d'entreprise et outils à considérer

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L'automatisation des processus métier fait référence à l'utilisation de systèmes numériques pour automatiser les tâches répétitives en plusieurs étapes. Comparées à d'autres types d'automatisation, les solutions BPA sont complexes, connectées aux systèmes informatiques de l'entreprise et adaptées spécifiquement aux besoins de l'industrie.

C'est un mot à la mode éprouvé qui ne manque jamais de stimuler la productivité et le succès. Faire des plans pour le BPA, des stratégies de feuille de route et analyser différents facteurs - sont des choses passionnantes à faire. Mais, lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre le plan, il devient totalement opposé à la pensée initiale. Par conséquent, il est essentiel d'évaluer soigneusement les différents facteurs et d'élaborer des stratégies en conséquence.

Si vous avez évalué des aspects importants de l'automatisation des processus métier et des flux de travail, et remarqué que cela fonctionne pour vous et génère les résultats attendus s'il est exécuté correctement, les différentes pratiques mentionnées ci-dessous peuvent vous aider à en faire plus.

Gestion de la relation client

Le CRM est comme un battement de cœur pour toute entreprise ; il est directement lié à l'oxygène de l'entreprise (l'argent). Vous devez donc disposer d'un modèle et d'une stratégie efficaces pour générer de bons prospects. De plus, la technologie d'automatisation peut aider à faire gagner un temps précieux aux gestionnaires et aux cadres afin qu'ils puissent se concentrer sur l'efficacité des processus.

Dans la phase initiale de l'automatisation CRM, vous devez effacer les objectifs car ils doivent être alignés sur les tâches. Le cadre des objectifs SMART et les mesures KPI peuvent être utiles à cet égard. Ensuite, les stratégies de marché et commerciales doivent être évaluées et les changements nécessaires doivent être apportés aux stratégies. Ensuite, les données clients doivent être collectées et les outils numériques doivent être exploités pour la segmentation afin de fournir une expérience plus excellente. Tout un pipeline de ventes doit être défini et géré avec des systèmes numériques, et une évaluation des résultats doit également être effectuée.

Gestion de projets et de tâches

La gestion de projet d'entreprise est un processus crucial mais difficile; cela demande beaucoup de temps et d'efforts. Et la productivité est directement liée au modèle et à l'approche de gestion de projet, elle doit donc être améliorée pour générer les résultats attendus.

Selon monday.com, plus de 54 % des employés passent leur temps essentiel à effectuer des tâches répétitives, et ils peuvent gagner plus de 5 heures en automatisant des tâches spécifiques. Par conséquent, l'automatisation des projets d'entreprise est essentielle pour une productivité accrue.

La première chose qu'un chef de projet doit faire est d'identifier l'objectif et le besoin d'automatiser le processus. Vient ensuite l'analyse des enjeux et des processus afin de trouver les critères d'amélioration. En outre, un modèle d'automatisation doit être créé pour diviser les projets en tâches plus petites mais réalisables, et il aide également à aligner les objectifs sur les tâches. Après la mise en œuvre du modèle spécifique, les résultats doivent être surveillés en permanence, afin que les modifications nécessaires puissent être apportées.

Gestion des présences des employés

La gestion des présences des employés est essentielle pour une entreprise afin de s'assurer que les employés consacrent suffisamment de temps à leurs tâches. L'automatisation de l'entreprise élimine le besoin de gérer manuellement la présence de la main-d'œuvre.

La première chose que vous devez faire est de déterminer une politique de présence avec des règles et des normes d'heures de travail. Et les intérêts des employés doivent également être pris en compte lors de la mise en œuvre de la politique. Vient ensuite l'étape de la mise en place des sanctions disciplinaires. Des outils automatisés vous permettent de capturer les horaires de présence, de mettre en œuvre efficacement la politique et de fournir des données en temps réel.

Publicité par e-mail

Il faut appliquer des stratégies de marketing par e-mail efficaces pour obtenir la reconnaissance de la marque et des prospects excessifs. Vous devez avoir un public cible prédéterminé et sa base de données pour lui offrir une expérience personnalisée. Pour cela, l'analyse du marché doit être faite avec soin. Par conséquent, la technologie d'automatisation des activités peut vous aider à gagner du temps afin que vous puissiez consacrer un temps précieux à d'autres activités.

Comme nous le savons tous, la détermination des objectifs est la toute première étape de tout processus. L'ensemble d'objectifs doit être gardé à l'esprit lors de l'élaboration des campagnes. Ensuite, les données d'audience doivent être recueillies. Vous devez étudier les données en profondeur pour mieux comprendre leur comportement. Les systèmes automatisés aident à mesurer l'efficacité des campagnes et à l'améliorer.

Comptabilité et facturation

La comptabilité et la facturation permettent de suivre les flux de trésorerie, les ressources et les fonds de l'entreprise. Il est donc essentiel de gérer soigneusement les deux processus. La technologie permet d'automatiser diverses tâches répétitives et de gagner du temps afin que les comptables puissent se concentrer sur l'exactitude des rapports.

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À partir de l'image ci-dessus, nous pouvons comprendre l'importance d'automatiser le processus comptable pour réduire la consommation de temps.

Tout d'abord, vous devez évaluer et terminer les procédures comptables en cours et choisir un système comptable approprié pour l'entreprise. Ensuite, les données doivent être liées au système et la situation financière actuelle doit être évaluée pour prendre les mesures nécessaires. Les outils d'automatisation prennent du temps à s'adapter à chaque processus ; par conséquent, vous devez accorder suffisamment de temps au processus. Vient ensuite l'étape de tester les résultats et la précision et de comparer les résultats avant et après l'automatisation.

Service client

Le support client est la base pour que l'entreprise prospère sur le marché. Par conséquent, il revêt autant d'importance que l'acquisition de clients. Par conséquent, l'efficacité du processus doit être maintenue et la touche humaine ne doit pas être perturbée lors de l'automatisation.

Tout d'abord, vous devez créer et mettre à jour la base de connaissances pour mieux assister les clients. Ensuite, vous devez définir les objectifs pour aller dans une direction particulière. De plus, un chatbot devrait être mis en place pour rendre l'assistance disponible 24h/24 et 7j/7. Après cela, les responsables doivent se concentrer sur la personnalisation du service client pour offrir une expérience exceptionnelle. Le test du processus d'automatisation est également nécessaire, de sorte que les commentaires des clients aident à connaître l'efficacité de la technologie et si les objectifs sont alignés ou non.

Planification des réunions et des rendez-vous

Des réunions individuelles, des rendez-vous et un emploi du temps chargé - cela vous semble familier ? Les réunions et les rendez-vous consomment beaucoup de temps des managers, et gérer tout cela prend encore plus de temps. Des outils avancés gèrent les plannings des managers afin qu'ils puissent se concentrer sur les rendez-vous et les clients plutôt que sur la barrière horaire.

Vous devez d'abord observer votre emploi du temps et identifier les modèles de travail et les tendances des réunions. En faisant cela, vous pouvez trouver le temps perdu sur la gestion des horaires et des rendez-vous. Par conséquent, vous obtenez une réponse sur la raison pour laquelle vous êtes arrivé en retard pour une réunion importante, même si ce n'était pas de votre faute. Grâce aux outils de planification de réunions, vous pouvez organiser des réunions et des rendez-vous sans effort et gagner un temps considérable.

La gestion d'actifs

Une entreprise doit garder une trace de ses actifs et des stocks maintenus. Mais les vérifications d'inventaire mensuelles peuvent être fastidieuses, donc l'automatisation des tâches manuelles peut faciliter le travail.

Une équipe dédiée à la gestion des actifs doit optimiser le processus et définir un cycle de vérifications mensuelles des actifs. Les systèmes automatisés prennent en charge les contrôles répétitifs et les services de maintenance, il vous suffit donc de gérer les enregistrements et la facturation du cycle de vie des actifs. Les rappels vous permettent de rester à jour avec des contrôles de maintenance réguliers afin que vous puissiez également améliorer la planification.

Gestion des médias sociaux

La présence sur les réseaux sociaux est essentielle pour toute entreprise car le marché numérique est en croissance constante. Cependant, l'exécution de plusieurs campagnes sur les plateformes de médias sociaux peut consommer beaucoup de temps et d'efforts, donc le mettre en mode pilote automatique peut aider.

Pour une automatisation efficace de la gestion des médias sociaux, vous devez d'abord définir vos objectifs. Différents segments de marché peuvent avoir des intérêts différents, vous devez donc déterminer votre public cible pour donner à vos efforts une direction appropriée. Vient ensuite l'étape d'identifier les dernières tendances et d'élaborer des stratégies pour attirer immédiatement les clients potentiels. En outre, sélectionnez un outil qui peut augmenter la productivité de vos campagnes. Il vous aide à automatiser la planification des publications et vous suggère même de meilleures idées de contenu pour engager les utilisateurs et du temps pour publier pour un meilleur engagement. La prochaine étape devrait être de tester l'efficacité des efforts en tirant parti de l'analyse du système.

Recrutement

Le processus de recrutement est la base pour déterminer le succès d'une entreprise. Embaucher les meilleurs talents pour un rôle particulier nécessite de la patience et des capacités d'identification. Bien que le processus d'embauche ne puisse pas être entièrement automatisé car il nécessite une intervention humaine, certaines tâches répétitives peuvent être automatisées pour gagner du temps.

Avant de commencer le processus d'embauche, les besoins de l'entreprise doivent être identifiés et les descriptions de poste doivent être déterminées. Ensuite, des systèmes automatisés aident à collecter les CV des candidats à partir de portails d'emploi ou de bases de données. La présélection des candidats et les horaires des entretiens peuvent également être définis en mode pilote automatique. Après l'entretien, des cartes de pointage peuvent être établies pour chaque candidat, ce qui rend le processus de sélection gérable.

Analyse de données et intelligence d'affaires

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Chaque processus métier nécessite une évaluation et une analyse en temps opportun afin que la progression du modèle puisse être constatée. Les outils numériques vous aident à obtenir des données précises et en temps réel pour vous concentrer sur les stratégies et les résultats.

Tout d'abord, vous devez définir des critères spécifiques d'évaluation et fixer les objectifs. Ensuite, vous devez déterminer les mesures clés pour suivre les progrès et élaborer des stratégies en conséquence. La technologie d'automatisation permet d'obtenir les données en temps réel et la valeur réelle des mesures clés prédéterminées, permettant ainsi aux gestionnaires de gagner du temps.

Intégration client

L'intégration laisse un impact significatif sur l'esprit des clients. Il est donc obligatoire de fournir aux utilisateurs une excellente expérience d'intégration. L'automatisation des tâches manuelles et spécifiées vous aide à vous concentrer sur l'expérience utilisateur et les interactions.

Dans la toute première étape du processus, vous devez clarifier les buts et les objectifs et élaborer une stratégie efficace. Ensuite, vous devez cartographier le parcours d'intégration du client (si c'est déjà fait, alors évaluez-le). Les outils techniques aident à automatiser ce parcours, de sorte que l'équipe d'intégration doit se concentrer sur le contenu et les résultats d'apprentissage.

Outils recommandés :

NetHunt CRM aide les entreprises à gérer leurs contacts, offres, tâches, campagnes et rapports en un seul endroit. Il vous permet de concevoir et de gérer votre pipeline de ventes, et le tableau de bord donne un aperçu de la progression. De plus, NetHunt accompagne les entreprises dans leurs pratiques de prospection (notamment pour Gmail et LinkedIn).

Asana assiste les chefs de projet dans la gestion de leurs différents projets et tâches. Il vous aide à accomplir efficacement les tâches essentielles dans un délai déterminé. Asana vous permet de suivre diverses tâches, de créer des listes de tâches et d'organiser les devoirs.

factoTime aide les entreprises à gérer sans effort la présence de leur personnel. Il gère les enregistrements de présence, l'historique des pointages et les équipes multiples. De plus, l'outil calcule automatiquement les heures de travail et les salaires en fonction des taux de rémunération.

Mailchimp optimise les pratiques de marketing par e-mail de l'entreprise afin qu'elle puisse en tirer le meilleur parti. La création d'e-mails attrayants, de planification et de fonctionnalités de recommandation pour les informations sur l'audience aide à augmenter la notation des prospects.

QuickBooks est un logiciel de comptabilité de premier plan permettant aux entreprises de gérer leurs tâches financières, leurs comptes et leurs factures. Le système vous permet de suivre les factures, les dépenses et les flux de trésorerie. De plus, il calcule automatiquement les impôts et prépare les rapports de bilan.

Zendesk permet une excellente expérience client grâce à ses fonctionnalités avancées de support client. Il permet aux entreprises de gérer les conversations par téléphone, chat, e-mail, Twitter et Facebook. Les chatbots alimentés par l'IA offrent une expérience personnalisée aux clients.

Calendly est un planificateur en ligne pour les managers grâce auquel ils peuvent organiser leurs réunions et rendez-vous. Les utilisateurs peuvent prendre rendez-vous avec d'autres personnes et automatiser les tâches administratives telles que la définition de rappels par e-mail et de suivis.

UpKeep est un outil de gestion d'actifs pour les entreprises afin qu'elles puissent gérer efficacement tous leurs actifs et inventaires. Il vous permet de suivre les temps d'arrêt, l'utilisation, les coûts et les ordres de travail des actifs. Et des rapports détaillés peuvent être générés pour rester à jour avec les données.

Buffer est un outil permettant aux entreprises de gérer sans effort leurs pseudos sur les réseaux sociaux. Il vous permet de créer une file d'attente de publications sur les réseaux sociaux et de les publier automatiquement à une heure prédéterminée. Vous pouvez également mener efficacement des campagnes sur les réseaux sociaux, et les analyses vous montrent le trafic et l'engagement de vos publications.

Jobvite rationalise le processus de recrutement des organisations et les aide à créer une meilleure marque employeur. En outre, il crée un parcours personnalisé pour les demandeurs d'emploi afin de leur offrir une excellente expérience de recrutement et de suggérer les meilleurs candidats aux recruteurs.

SAP est une solution cloud pour les entreprises SaaS qui fournit des capacités d'analyse, y compris la planification, l'analyse prédictive et l'informatique décisionnelle. L'apprentissage automatique et l'IA vous permettent d'obtenir des informations approfondies sur les données de l'entreprise, et les rapports détaillés aident à suivre les progrès avec des indicateurs de performance clés.

Appcues crée une expérience d'intégration utilisateur attrayante pour les entreprises SaaS. Il aide également à créer des enquêtes de satisfaction client et des annonces de fonctionnalités. Vous pouvez facilement mesurer l'utilisation et l'adoption du produit au fil du temps.

Sommaire

L'automatisation des processus métier réduit divers coûts et améliore la productivité des processus ; c'est pourquoi il doit être exécuté avec beaucoup de soin et surveillé en permanence. Cette liste des meilleures pratiques en matière de BPA peut vous donner une idée rapide des processus à automatiser et de la manière dont le besoin d'automatisation peut être évalué.

Pour générer les résultats attendus et exécuter efficacement le plan d'automatisation, les propriétaires d'entreprise doivent envisager les principaux outils numériques mentionnés ci-dessus qui peuvent faciliter le travail.