12 Best Practices in der Geschäftsautomatisierung und zu berücksichtigende Tools

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Geschäftsprozessautomatisierung bezieht sich auf die Verwendung digitaler Systeme zur Automatisierung sich wiederholender, mehrstufiger Aufgaben. Im Vergleich zu anderen Arten der Automatisierung sind BPA-Lösungen komplex, mit Unternehmens-IT-Systemen verbunden und speziell auf die Anforderungen der Branche zugeschnitten.

Es ist ein bewährtes Schlagwort, das Produktivität und Erfolg stets vorantreibt. Pläne für BPA, Roadmap-Strategien und die Analyse verschiedener Faktoren zu erstellen – das sind aufregende Aufgaben. Aber wenn es darum geht, den Plan tatsächlich umzusetzen, wird er dem ursprünglichen Gedanken völlig entgegengesetzt. Daher ist es wichtig, verschiedene Faktoren sorgfältig zu bewerten und entsprechende Strategien zu entwickeln.

Wenn Sie wichtige Aspekte der Geschäftsprozess- und Workflow-Automatisierung bewertet und festgestellt haben, dass sie für Sie funktioniert und bei richtiger Ausführung zu den erwarteten Ergebnissen führt, können Ihnen die verschiedenen unten aufgeführten Praktiken dabei helfen, mehr zu erreichen.

Kundenbeziehungsmanagement

CRM ist wie ein Herzschlag für jedes Unternehmen; es steht in direktem Zusammenhang mit dem Geschäftssauerstoff (Geld). Sie müssen also über ein effizientes Modell und eine effiziente Strategie verfügen, um großartige Leads zu generieren. Darüber hinaus kann die Automatisierungstechnologie dazu beitragen, Managern und Führungskräften wertvolle Zeit zu sparen, damit sie sich auf die Prozesseffizienz konzentrieren können.

In der Anfangsphase der CRM-Automatisierung sollten Sie die Ziele klarstellen, da sie an den Aufgaben ausgerichtet werden sollten. SMART-Zielrahmen und KPI-Maßnahmen können dabei hilfreich sein. Dann sollten die Markt- und Geschäftsstrategien bewertet und notwendige Änderungen in den Strategien vorgenommen werden. Anschließend sollten Kundendaten gesammelt und digitale Tools für die Segmentierung genutzt werden, um ein noch besseres Erlebnis zu bieten. Eine ganze Sales-Pipeline sollte mit digitalen Systemen aufgebaut und verwaltet werden, außerdem muss eine Auswertung der Ergebnisse erfolgen.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Geschäftsprojektmanagement ist ein entscheidender, aber herausfordernder Prozess. es erfordert viel Zeit und Mühe. Und die Produktivität steht in direktem Zusammenhang mit dem Projektmanagementmodell und -ansatz, sodass sie verbessert werden sollte, um die erwarteten Ergebnisse voranzutreiben.

Laut monday.com verbringen mehr als 54 % der Mitarbeiter ihre wesentliche Zeit damit, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, und sie können mehr als 5 Stunden einsparen, indem sie bestimmte Aufgaben automatisieren. Daher ist die Automatisierung von Geschäftsprojekten für eine verbesserte Produktivität unerlässlich.

Das erste, was ein Projektmanager tun muss, ist den Zweck und die Notwendigkeit der Automatisierung des Prozesses zu identifizieren. Dann folgt die Analyse von Herausforderungen und Prozessen, um die Kriterien für Verbesserungen zu finden. Darüber hinaus sollte ein Automatisierungsmodell erstellt werden, um die Projekte in kleinere, aber erreichbare Aufgaben zu unterteilen, und es hilft auch, die Ziele mit den Aufgaben in Einklang zu bringen. Nach der Implementierung des spezifischen Modells sollten die Ergebnisse ständig überwacht werden, damit notwendige Änderungen vorgenommen werden können.

Mitarbeiteranwesenheitsmanagement

Das Mitarbeiteranwesenheitsmanagement ist für ein Unternehmen unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter genügend Zeit für ihre Aufgaben zur Verfügung stellen. Durch die Geschäftsautomatisierung entfällt die Notwendigkeit, die Anwesenheit der Belegschaft manuell zu verwalten.

Als Erstes sollten Sie eine Anwesenheitsrichtlinie mit Regeln und Standards für die Arbeitszeit festlegen. Auch die Interessen der Mitarbeiter sollten bei der Umsetzung der Richtlinie berücksichtigt werden. Dann kommt die Phase der Festlegung von Disziplinarmaßnahmen. Mit automatisierten Tools können Sie Anwesenheitszeiten erfassen, die Richtlinie effektiv implementieren und Echtzeitdaten bereitstellen.

E-Mail Marketing

Man muss effektive E-Mail-Marketing-Strategien anwenden, um Markenbekanntheit und übermäßige Leads zu erhalten. Sie sollten eine vorgegebene Zielgruppe und deren Datenbank haben, um ihnen ein personalisiertes Erlebnis zu bieten. Dafür sollte die Marktanalyse sorgfältig durchgeführt werden. Daher kann Ihnen die Technologie zur Geschäftsautomatisierung helfen, Zeit zu sparen, damit Sie wertvolle Zeit anderen Aktivitäten widmen können.

Wie wir alle wissen, ist die Festlegung von Zielen der allererste Schritt in jedem Prozess. Die Zielsetzungen sollten bei der Gestaltung von Kampagnen im Auge behalten werden. Dann sollten Publikumsdaten gesammelt werden. Sie müssen die Daten eingehend studieren, um ihr Verhalten besser zu verstehen. Automatisierte Systeme helfen, die Effektivität von Kampagnen zu messen und zu verbessern.

Buchhaltung und Fakturierung

Buchhaltung und Rechnungsstellung behalten den Überblick über den Cashflow, die Ressourcen und die Mittel des Unternehmens – daher ist es wichtig, beide Prozesse sorgfältig zu verwalten. Die Technologie hilft, verschiedene sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Zeit zu sparen, sodass sich die Buchhalter auf die Genauigkeit der Berichte konzentrieren können.

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Aus dem obigen Bild können wir verstehen, wie wichtig es ist, den Buchhaltungsprozess zu automatisieren, um den Zeitaufwand zu reduzieren.

Zunächst müssen Sie die laufenden Buchhaltungsverfahren auswerten und abschließen und ein geeignetes Buchhaltungssystem für das Unternehmen auswählen. Anschließend sollten die Daten mit dem System verknüpft und die aktuelle finanzielle Situation ausgewertet werden, um die notwendigen Schritte einzuleiten. Automatisierungstools brauchen Zeit, um sich in jedem Prozess anzupassen; Daher sollten Sie dem Prozess genügend Zeit geben. Dann kommt die Phase des Testens der Ergebnisse und der Genauigkeit und des Vergleichs der Ergebnisse vor und nach der Automatisierung.

Kundendienst

Der Kundensupport ist die Grundlage für das Geschäft, um auf dem Markt erfolgreich zu sein. Daher ist es genauso wichtig wie die Kundengewinnung. Daher sollte die Prozesseffizienz erhalten bleiben und der menschliche Kontakt während der Automatisierung nicht gestört werden.

Zunächst müssen Sie die Wissensdatenbank erstellen und aktualisieren, um Kunden besser unterstützen zu können. Dann sollten Sie die Ziele definieren, um sich in eine bestimmte Richtung zu bewegen. Darüber hinaus sollte ein Chatbot implementiert werden, um rund um die Uhr Hilfestellung zu leisten. Danach sollten sich Manager darauf konzentrieren, den Kundenservice zu personalisieren, um ein großartiges Erlebnis zu bieten. Das Testen des Automatisierungsprozesses ist ebenfalls erforderlich, damit das Kundenfeedback hilft, die Effektivität der Technologie zu erkennen und festzustellen, ob die Ziele ausgerichtet sind oder nicht.

Meetings und Terminplanung

Einzelgespräche, Termine und ein hektischer Zeitplan – kommt Ihnen das bekannt vor? Besprechungen und Termine nehmen Manager viel Zeit in Anspruch, und die Verwaltung all dessen nimmt noch mehr Zeit in Anspruch. Fortschrittliche Tools verwalten die Zeitpläne der Manager, sodass sie sich auf Besprechungen und Kunden konzentrieren können und nicht auf die Zeitbarriere.

Sie sollten zuerst Ihren Zeitplan beobachten und Arbeitsmuster und Besprechungstrends identifizieren. Auf diese Weise können Sie die Zeit finden, die für die Verwaltung von Zeitplänen und Terminen verschwendet wird. Daher erhalten Sie eine Antwort, warum Sie zu einem wichtigen Meeting zu spät gekommen sind, auch wenn es nicht Ihre Schuld war. Mit Meeting-Planungstools können Sie Meetings und Termine mühelos vereinbaren und viel Zeit sparen.

Anlagenmanagement

Ein Unternehmen muss seine Vermögenswerte und seinen Bestand im Auge behalten. Die monatlichen Bestandsprüfungen können jedoch mühsam sein, sodass die Automatisierung der manuellen Aufgaben die Arbeit erleichtern kann.

Ein dediziertes Asset-Management-Team sollte den Prozess optimieren und einen Zyklus monatlicher Asset-Checks festlegen. Automatisierte Systeme kümmern sich um wiederkehrende Prüfungen und Wartungsdienste, sodass Sie sich nur noch um Aufzeichnungen über den Lebenszyklus von Anlagen und Abrechnungen kümmern müssen. Mit den Erinnerungen bleiben Sie bei regelmäßigen Wartungsprüfungen auf dem Laufenden, sodass Sie auch die Planung verbessern können.

Social-Media-Management

Die Präsenz in den sozialen Medien ist für jedes Unternehmen unerlässlich, da der digitale Markt ständig wächst. Das Ausführen mehrerer Kampagnen auf Social-Media-Plattformen kann jedoch viel Zeit und Mühe kosten, sodass es hilfreich sein kann, den Autopilot-Modus einzustellen.

Für eine effektive Automatisierung des Social Media Managements sollten Sie zunächst Ihre Ziele definieren. Unterschiedliche Marktsegmente können unterschiedliche Interessen haben, daher sollten Sie Ihre Zielgruppe bestimmen, um Ihren Bemühungen die richtige Richtung zu geben. Dann kommt die Phase der Identifizierung der neuesten Trends und der Entwicklung von Strategien, um potenzielle Kunden sofort anzusprechen. Weiterhin ist die Auswahl eines Tools, das die Produktivität Ihrer Kampagnen steigern kann. Es hilft Ihnen, die Planung von Posts zu automatisieren, und es schlägt Ihnen sogar bessere Inhaltsideen vor, um Benutzer zu motivieren, und Zeit zum Posten für ein besseres Engagement. Der nächste Schritt sollte darin bestehen, die Wirksamkeit der Bemühungen zu testen, indem die Systemanalyse genutzt wird.

Rekrutierung

Der Rekrutierungsprozess ist die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens. Die Einstellung von Top-Talenten für eine bestimmte Rolle erfordert Geduld und Identifikationsvermögen. Obwohl der Einstellungsprozess nicht vollständig automatisiert werden kann, da er menschliches Eingreifen erfordert, können einige sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden, um Zeit zu sparen.

Vor Beginn des Einstellungsprozesses sollten die Bedürfnisse des Unternehmens ermittelt und Stellenbeschreibungen festgelegt werden. Dann helfen automatisierte Systeme, die Lebensläufe der Bewerber aus Jobportalen oder Datenbanken zu sammeln. Die Vorauswahl von Kandidaten und Interviewplänen kann auch auf den Autopilot-Modus eingestellt werden. Nach dem Vorstellungsgespräch können für jeden Bewerber Scorecards erstellt werden, die den Auswahlprozess überschaubar machen.

Datenanalyse & Business Intelligence

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Jeder Geschäftsprozess muss zeitnah bewertet und analysiert werden, damit der Fortschritt des Modells festgestellt werden kann. Digitale Tools helfen Ihnen, genaue Echtzeitdaten zu erhalten, um sich auf die Strategien und Ergebnisse zu konzentrieren.

Zunächst sollten Sie konkrete Bewertungskriterien definieren und die Ziele festlegen. Anschließend sollten Sie Schlüsselkennzahlen festlegen, um den Fortschritt zu verfolgen und entsprechende Strategien zu entwickeln. Die Automatisierungstechnologie hilft dabei, Echtzeitdaten und den wahren Wert vordefinierter Schlüsselkennzahlen zu erhalten, wodurch Manager Zeit sparen.

Kunden-Onboarding

Das Onboarding hinterlässt einen erheblichen Einfluss auf das Bewusstsein der Kunden. Daher ist es zwingend erforderlich, den Benutzern ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis zu bieten. Durch die Automatisierung manueller und festgelegter Aufgaben können Sie sich auf die Benutzererfahrung und Interaktionen konzentrieren.

Im allerersten Schritt des Prozesses sollten Sie die Ziele und Zielsetzungen klären und eine effektive Strategie entwickeln. Dann müssen Sie die Onboarding-Reise des Kunden abbilden (wenn dies bereits geschehen ist, dann evaluieren Sie sie). Tech-Tools helfen bei der Automatisierung dieser Reise, daher sollte sich das Onboarding-Team auf die Lerninhalte und -ergebnisse konzentrieren.

Empfohlene Werkzeuge:

NetHunt CRM hilft Unternehmen, ihre Kontakte, Geschäfte, Aufgaben, Kampagnen und Berichte an einem Ort zu verwalten. Sie können damit Ihre Verkaufspipeline entwerfen und verwalten, und das Dashboard gibt einen Überblick über den Fortschritt. Darüber hinaus unterstützt NetHunt Unternehmen bei ihren Prospektionspraktiken (insbesondere für Gmail und LinkedIn).

Asana unterstützt Projektmanager bei der Verwaltung ihrer verschiedenen Projekte und Aufgaben. Es hilft Ihnen, wichtige Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens effizient zu erledigen. Mit Asana können Sie verschiedene Aufgaben verfolgen, Aufgabenlisten erstellen und Aufgaben organisieren.

factoTime hilft Unternehmen, die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter mühelos zu verwalten. Es verwaltet die Anwesenheitsaufzeichnungen, den Stempelverlauf und mehrere Schichten. Darüber hinaus berechnet das Tool automatisch die Arbeitszeiten und Gehälter gemäß den Entgeltsätzen.

Mailchimp optimiert die E-Mail-Marketingpraktiken des Unternehmens, damit sie das Beste daraus machen können. Das Erstellen ansprechender E-Mails, Planungs- und Empfehlungsfunktionen für Einblicke in das Publikum tragen dazu bei, die Lead-Bewertung zu verbessern.

QuickBooks ist eine führende Buchhaltungssoftware für Unternehmen zur Verwaltung ihrer Finanzaufgaben, Konten und Rechnungen. Das System ermöglicht es Ihnen, Rechnungen, Ausgaben und Cashflows zu verfolgen. Darüber hinaus berechnet es automatisch die Steuern und erstellt Bilanzberichte.

Zendesk ermöglicht mit seinen erweiterten Kundensupportfunktionen ein hervorragendes Kundenerlebnis. Damit können Unternehmen Telefon-, Chat-, E-Mail-, Twitter- und Facebook-Gespräche verwalten. KI-gestützte Chatbots bieten Kunden ein personalisiertes Erlebnis.

Calendly ist ein Online-Terminplaner für Manager, mit dem sie ihre Besprechungen und Termine organisieren können. Benutzer können Termine mit anderen buchen und Verwaltungsaufgaben wie das Festlegen von E-Mail-Erinnerungen und Nachverfolgungen automatisieren.

UpKeep ist ein Asset-Management-Tool für Unternehmen, mit dem sie alle ihre Vermögenswerte und Bestände effizient verwalten können. Damit können Sie Ausfallzeiten, Nutzung, Kosten und Arbeitsaufträge von Anlagen nachverfolgen. Und detaillierte Berichte können generiert werden, um mit den Daten auf dem Laufenden zu bleiben.

Buffer ist ein Tool für Unternehmen, um ihre Social-Media-Handles mühelos zu verwalten. Damit können Sie eine Warteschlange mit Social-Media-Beiträgen erstellen und diese automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt veröffentlichen. Sie können auch Social-Media-Kampagnen effektiv durchführen, und Analysen zeigen Ihnen den Traffic und das Engagement Ihrer Posts.

Jobvite rationalisiert den Rekrutierungsprozess von Unternehmen und hilft ihnen, ein besseres Employer Branding zu schaffen. Darüber hinaus schafft es eine personalisierte Reise für Arbeitssuchende, um ihnen ein großartiges Recruiting-Erlebnis zu bieten und Personalvermittlern die am besten geeigneten Bewerber vorzuschlagen.

SAP ist eine Cloud-Lösung für SaaS-Unternehmen, die Analysefunktionen bereitstellt, einschließlich Planung, prädiktiver Analyse und Business Intelligence. Maschinelles Lernen und KI halten Sie mit tiefen Einblicken in die Geschäftsdaten auf dem Laufenden, und die detaillierten Berichte helfen, den Fortschritt mit wichtigen Leistungsindikatoren zu verfolgen.

Appcues baut ein fesselndes Benutzer-Onboarding-Erlebnis für SaaS-Unternehmen auf. Es hilft auch bei der Erstellung von Umfragen zur Kundenzufriedenheit und Feature-Ankündigungen. Sie können die Produktnutzung und -akzeptanz im Laufe der Zeit einfach messen.

Zusammenfassung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen senkt verschiedene Kosten und verbessert die Produktivität von Prozessen; deshalb sollte es mit größter Sorgfalt ausgeführt und ständig überwacht werden. Diese Liste führender Praktiken in BPA kann Ihnen eine schnelle Vorstellung davon geben, welche Prozesse automatisiert werden sollten und wie der Automatisierungsbedarf bewertet werden kann.

Um die erwarteten Ergebnisse voranzutreiben und den Automatisierungsplan effizient umzusetzen, sollten Geschäftsinhaber die oben erwähnten herausragenden digitalen Tools in Betracht ziehen, die die Arbeit erleichtern können.