12 种业务自动化最佳实践和需要考虑的工具

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业务流程自动化是指使用数字系统来自动化重复的多步骤任务。 与其他类型的自动化相比，BPA 解决方案复杂，连接到企业 IT 系统，并且专门针对行业需求量身定制。

这是一个久经考验的流行语，它永远不会推动生产力和成功。 制定 BPA 计划、路线图策略和分析不同的因素——都是令人兴奋的事情。 但是，当涉及到实际执行该计划时，它与最初的想法完全相反。 因此，必须仔细评估不同的因素并制定相应的策略。

如果您已经评估了业务流程和工作流程自动化的重要方面，并注意到如果执行得当，它对您有效并推动预期结果，那么下面提到的不同实践可以帮助您实现更多目标。

客户关系管理

CRM 就像任何企业的心跳； 直接关系到生意的氧气（钱）。 因此，您必须有一个有效的模型和策略来产生巨大的潜在客户。 此外，自动化技术可以帮助节省经理和主管的宝贵时间，使他们可以专注于流程效率。

在 CRM 自动化的初始阶段，您应该明确目标，因为它们应该与任务保持一致。 SMART 目标框架和 KPI 措施在这方面很有用。 然后，应对市场和业务战略进行评估，并对战略进行必要的更改。 然后，应该收集客户数据，并利用数字工具进行细分，以提供更出色的体验。 应该用数字系统设置和管理整个销售管道，并且还必须对结果进行评估。

项目和任务管理

业务项目管理是一个关键但具有挑战性的过程； 这需要很多时间和精力。 生产力直接关系到项目管理模型和方法，因此应该改进它以推动预期结果。

据 monday.com 称，超过 54% 的员工将必要的时间花在执行重复性任务上，他们可以通过将特定任务自动化来节省 5 个小时以上的时间。 因此，业务项目自动化对于提高生产力至关重要。

项目经理必须做的第一件事是确定目的并需要自动化流程。 然后是对挑战和流程的分析，以便找到改进的标准。 此外，应该建立一个自动化模型，将项目划分为较小但可实现的任务，这也有助于使目标与任务保持一致。 特定模型实施后，应不断监测结果，以便进行必要的更改。

员工考勤管理

员工考勤管理对于企业来说至关重要，以确保员工为他们的任务提供足够的时间。 业务自动化消除了手动管理劳动力考勤的需要。

您应该做的第一件事是确定具有工作时间规则和标准的出勤政策。 在执行政策时，也应考虑员工的利益。 然后是设置纪律处分的阶段。 自动化工具可让您捕获考勤时间、有效实施政策并提供实时数据。

电子邮件营销

需要应用有效的电子邮件营销策略来获得品牌知名度和过多的潜在客户。 您应该有一个预定的目标受众和他们的数据库，以便为他们提供个性化的体验。 为此，应仔细进行市场分析。 因此，业务自动化技术可以帮助您节省时间，以便您可以将宝贵的时间投入到其他活动中。

众所周知，确定目标是每个过程的第一步。 在制定活动时应牢记这组目标。 然后，应该收集受众数据。 您必须深入研究数据以更好地了解他们的行为。 自动化系统有助于衡量活动的有效性并增强它。

会计和发票

会计和发票跟踪业务现金流、资源和资金——因此必须仔细管理这两个流程。 技术有助于自动化各种重复性任务并节省时间，以便会计师可以专注于报告的准确性。

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从上图中，我们可以理解自动化会计流程以减少时间消耗的重要性。

首先，您需要评估并完成正在进行的会计程序，并为业务选择合适的会计系统。 然后，应将数据与系统联系起来，并评估当前的财务状况以采取必要的步骤。 自动化工具在每个过程中都需要时间进行调整； 因此，你应该给这个过程足够的时间。 然后是测试结果和准确性以及比较自动化前后结果的阶段。

客户支持

客户支持是企业在市场上蓬勃发展的基础。 因此，它与获取客户一样重要。 因此，应该保持过程效率，并且在自动化时不应该打断人的接触。

首先，您必须创建和更新知识库以更好地帮助客户。 然后，您应该定义向特定方向移动的目标。 此外，应实施聊天机器人以提供 24*7 的帮助。 在那之后，经理们应该专注于个性化的客户服务，以提供良好的体验。 自动化过程的测试也是必要的，因此客户反馈有助于了解技术的有效性以及目标是否一致。

会议和约会安排

一对一的会议、约会和繁忙的日程安排——听起来很熟悉？ 会议和约会消耗了经理的大量时间，而管理这一切需要更多的时间。 高级工具管理经理的日程安排，使他们可以专注于会议和客户，而不是时间障碍。

您应该首先观察您的日程安排，并确定工作模式和会议趋势。 通过这样做，您可以发现浪费在管理日程安排和约会上的时间。 因此，即使不是你的错，你也会得到一个重要会议为什么迟到的答案。 使用会议安排工具，您可以轻松安排会议和约会，并节省大量时间。

资产管理

公司必须跟踪其资产和维护的库存。 但是每月的库存检查可能很乏味，因此将手动任务自动化可以使工作变得容易。

专门的资产管理团队应优化流程并设置每月资产检查周期。 自动化系统负责重复检查和维护服务，因此您只需处理资产生命周期记录和账单。 这些提醒可让您及时了解定期维护检查，以便您也可以改进计划。

社交媒体管理

随着数字市场的不断增长，社交媒体的存在对于任何企业都至关重要。 但是，在社交媒体平台上运行多个活动可能会耗费大量时间和精力，因此将其设置为自动驾驶模式会有所帮助。

为了有效地自动化社交媒体管理，您应该首先定义您的目标。 不同的细分市场可能有不同的兴趣，所以你应该确定你的目标受众，给你的努力一个正确的方向。 然后是确定最新趋势和制定策略以立即吸引潜在客户的阶段。 此外，还要选择一种可以提高广告系列生产力的工具。 它可以帮助您自动安排帖子的时间安排，甚至可以建议您提供更好的内容创意来吸引用户，并建议您有时间发布以获得更好的参与度。 下一步应该是通过利用系统分析来测试工作的有效性。

招聘

招聘流程是决定企业成功与否的基础。 为特定职位招聘顶尖人才需要耐心和识别能力。 虽然招聘过程不能完全自动化，因为它需要人工干预，但一些重复性任务可以自动化以节省时间。

在开始招聘流程之前，应确定业务需求，并确定职位描述。 然后，自动化系统帮助从工作门户或数据库收集申请人的简历。 候选人的预筛选和面试时间表也可以在自动驾驶模式下设置。 面试后，可以为每个申请人制作评分卡，使选择过程易于管理。

数据分析和商业智能

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每个业务流程都需要及时的评估和分析，以便发现模型的进展情况。 数字工具可帮助您获得准确和实时的数据，以专注于策略和结果。

首先，您应该定义具体的评估标准并设定目标。 然后，您应该确定关键指标以跟踪进度并制定相应的策略。 自动化技术有助于获取预先确定的关键指标的实时数据和真实价值，从而节省管理人员的时间。

客户入职

入职对客户的思想产生重大影响。 因此，必须为用户提供出色的入职体验。 自动化手动和指定任务有助于您专注于用户体验和交互。

在流程的第一步，您应该明确目标和目标并制定有效的策略。 然后，您必须绘制客户入职旅程图（如果已经完成，则对其进行评估）。 技术工具有助于实现这一旅程的自动化，因此入职团队应专注于学习内容和结果。

推荐工具：

NetHunt CRM 帮助企业在一个地方管理他们的联系人、交易、任务、活动和报告。 它使您可以设计和管理您的销售渠道，仪表板提供进度概览。 此外，NetHunt 还协助企业进行勘探实践（尤其是 Gmail 和 LinkedIn）。

Asana 协助项目经理管理他们不同的项目和任务。 它可以帮助您在确定的时间范围内有效地完成基本任务。 Asana 可让您跟踪各种任务、创建待办事项列表和组织作业。

factoTime 帮助企业轻松管理员工的出勤率。 它处理考勤记录、打卡历史和多个班次。 此外，该工具会根据工资率自动计算工作时间和工资。

Mailchimp 优化了公司的电子邮件营销实践，以便他们能够充分利用它。 为受众洞察打造引人入胜的电子邮件、日程安排和推荐功能有助于提高潜在客户评分。

QuickBooks 是一款出色的会计软件，可让企业管理其财务任务、账户和发票。 该系统允许您跟踪发票、费用和现​​金流。 此外，它会自动计算税金并准备资产负债表报告。

Zendesk 凭借其先进的客户支持功能提供出色的客户体验。 它允许企业管理电话、聊天、电子邮件、Twitter 和 Facebook 对话。 人工智能驱动的聊天机器人为客户提供个性化体验。

Calendly 是经理的在线调度程序，他们可以通过它来组织他们的会议和约会。 用户可以与他人预约并自动执行管理任务，例如设置电子邮件提醒和跟进。

UpKeep 是企业的资产管理工具，以便他们可以有效地维护所有资产和库存。 它使您可以跟踪资产停机时间、使用情况、成本和工作订单。 并且可以生成详细的报告以与数据保持同步。

缓冲区是企业轻松管理其社交媒体句柄的工具。 它使您可以制作一系列社交媒体帖子并在预定时间自动发布它们。 您还可以有效地开展社交媒体活动，并且分析会向您显示帖子的流量和参与度。

Jobvite 简化了组织的招聘流程并帮助他们创建更好的雇主品牌。 此外，它为求职者创造了一个个性化的旅程，给他们一个很好的招聘体验，并向招聘人员推荐最合适的申请人。

SAP 是面向 SaaS 公司的云解决方案，提供分析功能，包括规划、预测分析和商业智能。 机器学习和 AI 可让您深入了解业务数据，详细报告有助于通过关键绩效指标跟踪进度。

Appcues 为 SaaS 公司打造引人入胜的用户入职体验。 它还有助于创建客户满意度调查和功能公告。 随着时间的推移，您可以轻松衡量产品的使用和采用情况。

概括

业务流程自动化降低各项成本，提高流程生产力； 这就是为什么它应该非常小心地执行并不断监控的原因。 这份 BPA 领先实践列表可以让您快速了解哪些流程应该自动化，以及如何评估自动化需求。

为了推动预期结果并有效执行自动化计划，企业主应考虑上述可以简化工作的突出数字工具。