12 migliori pratiche nell'automazione aziendale e strumenti da considerare

Immagine (Fonte)

L'automazione dei processi aziendali si riferisce all'uso di sistemi digitali per automatizzare attività ripetitive in più fasi. Rispetto ad altri tipi di automazione, le soluzioni BPA sono complesse, connesse ai sistemi IT aziendali e personalizzate in base alle esigenze del settore.

È una parola d'ordine collaudata che non manca mai di guidare la produttività e il successo. Fare piani per BPA, strategie di roadmap e analizzare diversi fattori sono cose interessanti da fare. Ma, quando si tratta di attuare effettivamente il piano, diventa del tutto opposto al pensiero iniziale. Pertanto, è essenziale valutare attentamente i diversi fattori e definire strategie di conseguenza.

Se hai valutato aspetti significativi dei processi aziendali e dell'automazione del flusso di lavoro e hai notato che funziona per te e porta i risultati attesi se eseguiti correttamente, le diverse pratiche menzionate di seguito possono aiutarti a ottenere di più.

Gestione delle relazioni con i clienti

Il CRM è come un battito cardiaco per qualsiasi azienda; è direttamente correlato all'ossigeno aziendale (denaro). Quindi devi avere un modello e una strategia efficienti per generare ottimi contatti. Inoltre, la tecnologia di automazione può aiutare a far risparmiare tempo prezioso a manager e dirigenti in modo che possano concentrarsi sull'efficienza dei processi.

Nella fase iniziale dell'automazione del CRM, dovresti cancellare gli obiettivi in ​​quanto dovrebbero essere allineati con le attività. Il quadro degli obiettivi SMART e le misure KPI possono essere utili in questo. Quindi, dovrebbero essere valutate le strategie di mercato e di business e dovrebbero essere apportate le modifiche necessarie alle strategie. Quindi, i dati dei clienti dovrebbero essere raccolti e gli strumenti digitali dovrebbero essere sfruttati per la segmentazione per fornire un'esperienza più eccellente. Un'intera pipeline di vendita dovrebbe essere impostata e gestita con sistemi digitali e deve essere fatta anche una valutazione dei risultati.

Gestione di progetti e attività

La gestione dei progetti aziendali è un processo cruciale ma impegnativo; richiede molto tempo e fatica. E la produttività è direttamente correlata al modello e all'approccio di gestione del progetto, quindi dovrebbe essere migliorata per ottenere i risultati attesi.

Secondo monday.com, oltre il 54% dei dipendenti dedica il proprio tempo essenziale all'esecuzione di attività ripetitive e possono risparmiare oltre 5 ore automatizzando attività specifiche. Pertanto, l'automazione dei progetti aziendali è essenziale per una maggiore produttività.

La prima cosa che un project manager deve fare è identificare lo scopo e la necessità di automatizzare il processo. Poi viene l'analisi delle sfide e dei processi in modo da poter trovare i criteri per il miglioramento. Inoltre, dovrebbe essere creato un modello di automazione per dividere i progetti in attività più piccole ma realizzabili e aiuta anche ad allineare gli obiettivi con le attività. Dopo l'implementazione del modello specifico, i risultati dovrebbero essere costantemente monitorati, in modo da poter apportare le modifiche necessarie.

Gestione presenze dipendenti

La gestione delle presenze dei dipendenti è essenziale per un'azienda per garantire che i dipendenti abbiano tempo sufficiente per le loro attività. L'automazione aziendale elimina la necessità di gestire manualmente la presenza della forza lavoro.

La prima cosa da fare è determinare una politica di presenza con regole e standard di orario di lavoro. E anche gli interessi dei dipendenti dovrebbero essere presi in considerazione durante l'attuazione della politica. Poi arriva la fase di definizione delle azioni disciplinari. Gli strumenti automatizzati ti consentono di acquisire gli orari delle presenze, implementare la policy in modo efficace e fornire dati in tempo reale.

Marketing via email

È necessario applicare strategie di email marketing efficaci per ottenere il riconoscimento del marchio e lead eccessivi. Dovresti avere un pubblico di destinazione predeterminato e il loro database per fornire loro un'esperienza personalizzata. Per questo, l'analisi di mercato dovrebbe essere fatta con attenzione. Pertanto, la tecnologia di automazione aziendale può aiutarti a risparmiare tempo in modo da poter dedicare tempo prezioso ad altre attività.

Come tutti sappiamo, determinare gli obiettivi è il primo passo in ogni processo. La serie di obiettivi dovrebbe essere tenuta a mente durante la definizione delle campagne. Quindi, i dati sull'audience dovrebbero essere raccolti. È necessario studiare i dati in modo approfondito per comprendere meglio il loro comportamento. I sistemi automatizzati aiutano a misurare l'efficacia delle campagne e migliorarla.

Contabilità e fatturazione

Contabilità e fatturazione tengono traccia del flusso di cassa, delle risorse e dei fondi aziendali, quindi è essenziale gestire entrambi i processi con attenzione. La tecnologia aiuta ad automatizzare varie attività ripetitive e a risparmiare tempo in modo che i contabili possano concentrarsi sull'accuratezza dei report.

Immagine (fonte)

Dall'immagine sopra, possiamo capire l'importanza di automatizzare il processo di contabilità per ridurre il consumo di tempo.

In primo luogo, è necessario valutare e completare le procedure contabili in corso e scegliere un sistema di contabilità adeguato per l'azienda. Quindi, i dati dovrebbero essere collegati al sistema e l'attuale situazione finanziaria dovrebbe essere valutata per prendere le misure necessarie. Gli strumenti di automazione richiedono tempo per adattarsi a ogni processo; pertanto, dovresti dedicare abbastanza tempo al processo. Poi arriva la fase di testare i risultati e l'accuratezza e confrontare i risultati prima e dopo l'automazione.

Servizio Clienti

L'assistenza clienti è la base per la crescita dell'azienda nel mercato. Pertanto, ha la stessa importanza dell'acquisizione di clienti. Pertanto, l'efficienza del processo dovrebbe essere mantenuta e il tocco umano non dovrebbe essere interrotto durante l'automazione.

Innanzitutto, è necessario creare e aggiornare la knowledge base per assistere meglio i clienti. Quindi, dovresti definire gli obiettivi per muoverti in una direzione particolare. Inoltre, dovrebbe essere implementato un chatbot per rendere l'assistenza disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Successivamente, i manager dovrebbero concentrarsi sulla personalizzazione del servizio clienti per offrire un'esperienza eccezionale. È anche necessario testare il processo di automazione, quindi il feedback dei clienti aiuta a conoscere l'efficacia della tecnologia e se gli obiettivi sono allineati o meno.

Programmazione incontri e appuntamenti

Incontri individuali, appuntamenti e un programma frenetico: ti suona familiare? Riunioni e appuntamenti consumano molto tempo dei manager e la gestione di tutto questo richiede ancora più tempo. Strumenti avanzati gestiscono i programmi dei manager in modo che possano concentrarsi sulle riunioni e sui clienti piuttosto che sulla barriera del tempo.

Dovresti prima osservare il tuo programma e identificare i modelli di lavoro e le tendenze degli incontri. In questo modo, puoi trovare il tempo perso nella gestione degli orari e degli appuntamenti. Pertanto, ottieni una risposta sul motivo per cui sei arrivato in ritardo per un incontro importante anche se non è stata colpa tua. Con gli strumenti di pianificazione delle riunioni, puoi organizzare riunioni e appuntamenti senza sforzo e risparmiare molto tempo.

Gestione delle risorse

Un'azienda deve tenere traccia delle proprie risorse e dell'inventario mantenuto. Ma i controlli mensili dell'inventario possono essere noiosi, quindi automatizzare le attività manuali può semplificare il lavoro.

Un team dedicato alla gestione delle risorse dovrebbe ottimizzare il processo e impostare un ciclo di controlli mensili delle risorse. I sistemi automatizzati si occupano dei controlli ripetitivi e dei servizi di manutenzione, quindi devi solo gestire i record del ciclo di vita delle risorse e le fatture. I promemoria ti consentono di rimanere aggiornato con i controlli di manutenzione regolari in modo da poter migliorare anche la pianificazione.

Gestione dei social media

La presenza sui social media è essenziale per qualsiasi azienda poiché il mercato digitale è in continua crescita. Tuttavia, l'esecuzione di più campagne su piattaforme di social media può richiedere molto tempo e fatica, quindi impostarla sulla modalità pilota automatico può aiutare.

Per un'automazione efficace della gestione dei social media, dovresti prima definire i tuoi obiettivi. Diversi segmenti di mercato possono avere interessi diversi, quindi dovresti determinare il tuo pubblico di destinazione per dare ai tuoi sforzi una direzione adeguata. Poi arriva la fase dell'identificazione delle ultime tendenze e della costruzione di strategie per attirare immediatamente i potenziali clienti. Ulteriore è la selezione di uno strumento in grado di aumentare la produttività delle tue campagne. Ti aiuta ad automatizzare la pianificazione dei post e ti suggerisce anche migliori idee per i contenuti per coinvolgere gli utenti e il tempo per pubblicare per un migliore coinvolgimento. Il passo successivo dovrebbe essere testare l'efficacia degli sforzi sfruttando l'analisi del sistema.

Reclutamento

Il processo di reclutamento è la base per determinare il successo di un'azienda. Assumere i migliori talenti per un ruolo particolare richiede pazienza e capacità di identificazione. Sebbene il processo di assunzione non possa essere completamente automatizzato poiché richiede l'intervento umano, alcune attività ripetitive possono essere automatizzate per risparmiare tempo.

Prima di iniziare il processo di assunzione, è necessario identificare le esigenze dell'azienda e determinare le descrizioni del lavoro. Quindi, i sistemi automatizzati aiutano a raccogliere i curricula dei candidati da portali di lavoro o database. Il pre-screening dei candidati e gli orari dei colloqui possono essere impostati anche in modalità pilota automatico. Dopo il colloquio, è possibile creare schede di punteggio per ciascun candidato, rendendo gestibile il processo di selezione.

Analisi dei dati e business intelligence

Immagine (Fonte)

Ogni processo aziendale richiede una valutazione e un'analisi tempestive in modo da poter trovare lo stato di avanzamento del modello. Gli strumenti digitali ti aiutano a ottenere dati accurati e in tempo reale per concentrarti su strategie e risultati.

In primo luogo, è necessario definire criteri specifici per la valutazione e fissare gli obiettivi. Quindi, dovresti determinare le metriche chiave per tenere traccia dei progressi e definire strategie di conseguenza. La tecnologia di automazione aiuta a ottenere i dati in tempo reale e il valore reale di metriche chiave predeterminate, facendo risparmiare tempo ai gestori.

Onboarding del cliente

L'onboarding lascia un impatto significativo sulla mente dei clienti. Pertanto, è obbligatorio fornire agli utenti un'esperienza di onboarding eccellente. L'automazione delle attività manuali e specifiche ti aiuta a concentrarti sull'esperienza utente e sulle interazioni.

Nella prima fase del processo, dovresti chiarire gli obiettivi e gli obiettivi e definire una strategia efficace. Quindi, devi mappare il percorso di onboarding del cliente (se è già stato fatto, valutalo). Gli strumenti tecnologici aiutano ad automatizzare questo percorso, quindi il team di inserimento dovrebbe concentrarsi sul contenuto e sui risultati dell'apprendimento.

Strumenti consigliati:

NetHunt CRM aiuta le aziende a gestire i propri contatti, offerte, attività, campagne e report in un unico posto. Ti consente di progettare e gestire la tua pipeline di vendita e la dashboard offre una panoramica dello stato di avanzamento. Inoltre, NetHunt assiste le aziende nelle loro pratiche di prospezione (in particolare per Gmail e LinkedIn).

Asana assiste i project manager nella gestione dei loro diversi progetti e attività. Ti aiuta a svolgere le attività essenziali in modo efficiente entro un determinato periodo di tempo. Asana ti consente di tenere traccia di varie attività, creare elenchi di cose da fare e organizzare i compiti.

factoTime aiuta le aziende a gestire la presenza della propria forza lavoro senza sforzo. Gestisce i record delle presenze, la cronologia dei punzoni e i turni multipli. Inoltre, lo strumento calcola automaticamente le ore di lavoro e gli stipendi in base alle tariffe salariali.

Mailchimp ottimizza le pratiche di email marketing dell'azienda in modo che possano trarne il massimo. La creazione di e-mail accattivanti, pianificazione e funzionalità di raccomandazione per informazioni dettagliate sul pubblico aiuta a migliorare il punteggio dei lead.

QuickBooks è un importante software di contabilità per le aziende per gestire le proprie attività finanziarie, conti e fatture. Il sistema consente di tenere traccia di fatture, spese e flussi di cassa. Inoltre, calcola automaticamente le tasse e prepara i rapporti di bilancio.

Zendesk offre un'esperienza cliente eccellente con le sue funzionalità avanzate di assistenza clienti. Consente alle aziende di gestire conversazioni telefoniche, chat, e-mail, Twitter e Facebook. I chatbot basati sull'intelligenza artificiale offrono un'esperienza personalizzata ai clienti.

Calendly è uno strumento di pianificazione online per i manager grazie al quale possono organizzare riunioni e appuntamenti. Gli utenti possono prenotare appuntamenti con altri e automatizzare attività amministrative come l'impostazione di promemoria e-mail e follow-up.

UpKeep è uno strumento di gestione delle risorse per le aziende in modo che possano mantenere in modo efficiente tutte le loro risorse e le scorte. Ti consente di tenere traccia dei tempi di fermo delle risorse, dell'utilizzo, dei costi e degli ordini di lavoro. E possono essere generati report dettagliati per rimanere aggiornati con i dati.

Buffer è uno strumento che consente alle aziende di gestire i propri social media senza sforzo. Ti consente di creare una coda di post sui social media e pubblicarli automaticamente in un momento predeterminato. Puoi anche eseguire campagne sui social media in modo efficace e le analisi ti mostrano il traffico e il coinvolgimento dei tuoi post.

Jobvite semplifica il processo di reclutamento delle organizzazioni e le aiuta a creare un migliore Employer Branding. Inoltre, crea un percorso personalizzato per le persone in cerca di lavoro per offrire loro un'ottima esperienza di reclutamento e suggerire i candidati più adatti ai reclutatori.

SAP è una soluzione cloud per le aziende SaaS che fornisce funzionalità di analisi, tra cui pianificazione, analisi predittiva e business intelligence. L'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale ti tengono aggiornato con informazioni approfondite sui dati aziendali e i report dettagliati aiutano a tenere traccia dei progressi con indicatori di prestazioni chiave.

Appcues crea un'esperienza di onboarding utente coinvolgente per le aziende SaaS. Aiuta anche a creare sondaggi sulla soddisfazione dei clienti e annunci di funzionalità. Puoi facilmente misurare l'utilizzo e l'adozione del prodotto nel tempo.

Riepilogo

L'automazione dei processi aziendali riduce vari costi e migliora la produttività dei processi; ecco perché dovrebbe essere eseguito con grande cura e monitorato costantemente. Questo elenco di pratiche principali in BPA può darti una rapida idea di quali processi dovrebbero essere automatizzati e come valutare la necessità di automazione.

Per ottenere i risultati attesi ed eseguire il piano di automazione in modo efficiente, gli imprenditori dovrebbero prendere in considerazione gli importanti strumenti digitali sopra menzionati che possono facilitare il lavoro.