考慮すべきビジネス自動化とツールの 12 のベスト プラクティス

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ビジネス プロセスの自動化とは、デジタル システムを使用して反復的な複数ステップのタスクを自動化することです。 他の種類の自動化と比較すると、BPA ソリューションは複雑で、エンタープライズ IT システムに接続されており、業界のニーズに合わせて特別に調整されています。

これは、生産性と成功を後押しすることを決して忘れない、実証済みのバズワードです。 BPA の計画、ロードマップ戦略、およびさまざまな要因の分析は、エキサイティングな作業です。 しかし、実際に計画を実行に移すと、当初の考えとはまったく逆になります。 したがって、さまざまな要因を慎重に評価し、それに応じた戦略を立てることが不可欠です。

ビジネス プロセスとワークフローの自動化の重要な側面を評価し、それがうまく機能し、適切に実行すれば期待どおりの結果が得られることに気付いた場合は、以下で説明するさまざまなプラクティスを使用して、さらに多くのことを達成できます。

顧客関係管理

CRM は、あらゆるビジネスの鼓動のようなものです。 それはビジネスの酸素（お金）に直接関係しています。 したがって、優れたリードを生成するには、効率的なモデルと戦略が必要です。 さらに、自動化テクノロジーはマネージャーやエグゼクティブの貴重な時間を節約し、プロセスの効率化に集中できるようにします。

CRM自動化の初期段階では、タスクに合わせて目標を明確にする必要があります。 これには、SMART 目標フレームワークと KPI 測定が役立ちます。 次に、市場戦略とビジネス戦略を評価し、戦略に必要な変更を加える必要があります。 次に、顧客データを収集し、デジタル ツールを活用してセグメンテーションを行い、より優れたエクスペリエンスを提供する必要があります。 販売パイプライン全体をデジタル システムで設定および管理し、結果の評価も行う必要があります。

プロジェクトとタスク管理

ビジネス プロジェクト管理は重要ですが、やりがいのあるプロセスです。 それには多くの時間と労力が必要です。 また、生産性はプロジェクト管理のモデルとアプローチに直接関係しているため、期待される結果を引き出すために改善する必要があります。

monday.com によると、従業員の 54% 以上が重要な時間を繰り返しの作業に費やしており、特定の作業を自動化することで 5 時間以上節約できます。 したがって、ビジネスプロジェクトの自動化は、生産性の向上に不可欠です。

プロジェクト マネージャーが最初にしなければならないことは、プロセスを自動化する目的と必要性を特定することです。 次に、改善の基準を見つけることができるように、課題とプロセスの分析が行われます。 さらに、自動化モデルを作成して、プロジェクトを小さくても達成可能なタスクに分割する必要があります。これは、目標をタスクに合わせるのにも役立ちます。 特定のモデルの実装後、必要な変更を加えることができるように、結果を常に監視する必要があります。

従業員の勤怠管理

従業員の勤怠管理は、従業員が業務に十分な時間を確保できるようにするために不可欠です。 ビジネスの自動化により、従業員の出席を手動で管理する必要がなくなります。

最初にすべきことは、勤務時間のルールと基準を含む出席ポリシーを決定することです。 また、ポリシーを実施する際には、従業員の利益も考慮する必要があります。 次に、懲戒処分を設定する段階が来ます。 自動化されたツールを使用すると、出席のタイミングを把握し、ポリシーを効果的に実装して、リアルタイム データを提供できます。

メールマーケティング

ブランドの認知度と過剰なリードを得るには、効果的なメールマーケティング戦略を適用する必要があります. パーソナライズされたエクスペリエンスを提供するために、事前にターゲットオーディエンスとそのデータベースを用意する必要があります。 そのためには、市場分析を慎重に行う必要があります。 したがって、ビジネス自動化テクノロジーは時間を節約するのに役立ち、貴重な時間を他の活動に費やすことができます。

誰もが知っているように、目標を決定することは、すべてのプロセスの最初のステップです。 キャンペーンを形成する際には、一連の目的を念頭に置く必要があります。 次に、視聴者データを収集する必要があります。 データの動作をよりよく理解するには、データを詳細に調査する必要があります。 自動化されたシステムは、キャンペーンの効果を測定して強化するのに役立ちます。

会計と請求

会計と請求は、ビジネスのキャッシュ フロー、リソース、および資金を追跡するため、両方のプロセスを慎重に管理することが不可欠です。 テクノロジーは、さまざまな反復タスクを自動化し、時間を節約するのに役立ち、会計担当者がレポートの正確さに集中できるようにします。

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上の画像から、時間の消費を削減するために会計プロセスを自動化することの重要性を理解できます。

まず、進行中の会計手順を評価して終了し、ビジネスに適した会計システムを選択する必要があります。 そして、そのデータをシステムと連携させ、現在の財務状況を評価して必要な措置を講じる必要があります。 自動化ツールはすべてのプロセスで調整に時間がかかります。 したがって、プロセスに十分な時間を与える必要があります。 次に、結果と精度をテストし、自動化の前後の結果を比較する段階が来ます。

顧客サポート

顧客サポートは、ビジネスが市場で成功するための基盤です。 したがって、それは顧客の獲得と同じくらい重要です。 したがって、プロセスの効率を維持する必要があり、自動化中に人間の操作が中断されないようにする必要があります。

まず、ナレッジ ベースを作成および更新して、顧客をより適切に支援する必要があります。 次に、特定の方向に進むための目標を定義する必要があります。 さらに、チャットボットを実装して、24 時間年中無休でサポートを利用できるようにする必要があります。 その後、マネージャーは顧客サービスをパーソナライズして優れたエクスペリエンスを提供することに集中する必要があります。 自動化プロセスのテストも必要であるため、顧客からのフィードバックは、テクノロジーの有効性と、目標が一致しているかどうかを知るのに役立ちます。

会議と予定のスケジューリング

1 対 1 の会議、予定、多忙なスケジュール – 聞き覚えがありますか? 会議や予定はマネージャーの多くの時間を消費し、これらすべてを管理するにはさらに時間がかかります。 高度なツールはマネージャーのスケジュールを管理し、マネージャーが時間の壁ではなく会議やクライアントに集中できるようにします。

最初にスケジュールを観察し、作業パターンと会議の傾向を特定する必要があります。 そうすることで、スケジュールや予定の管理に費やされていた時間を見つけることができます。 したがって、自分のせいではなくても、重要な会議に遅れた理由の答えが得られます。 会議スケジュール ツールを使用すると、会議や予定を簡単に調整して、かなりの時間を節約できます。

資産運用管理

企業は、維持されている資産と在庫を追跡する必要があります。 しかし、毎月の在庫チェックは面倒なので、手作業を自動化することで作業が楽になります。

専任の資産管理チームがプロセスを最適化し、毎月の資産チェックのサイクルを設定する必要があります。 自動化されたシステムが繰り返しのチェックと保守サービスを処理するため、資産のライフサイクル記録と請求を処理するだけで済みます。 リマインダーにより、定期的なメンテナンス チェックを最新の状態に保つことができるため、計画を改善することもできます。

ソーシャルメディア管理

デジタル市場は常に成長しているため、ソーシャル メディアの存在はあらゆるビジネスにとって不可欠です。 ただし、ソーシャル メディア プラットフォームで複数のキャンペーンを実行すると、かなりの時間と労力がかかる可能性があるため、自動操縦モードに設定すると役立ちます。

ソーシャル メディア管理を効果的に自動化するには、まず目標を定義する必要があります。 市場セグメントが異なれば関心も異なる可能性があるため、適切な方向性を示すためにターゲット オーディエンスを決定する必要があります。 次に、最新のトレンドを特定し、潜在的な顧客に即座にアピールするための戦略を構築する段階が来ます. さらに、キャンペーンの生産性を高めることができるツールを選択することです。 投稿のスケジューリングを自動化するのに役立ち、ユーザーを引き付けるためのより良いコンテンツのアイデアと、より良いエンゲージメントのために投稿する時間を提案します. 次のステップは、システム分析を活用して、取り組みの有効性をテストすることです。

募集

採用プロセスは、ビジネスの成功を決定する基盤です。 特定の役割に優秀な人材を採用するには、忍耐力と識別力が必要です。 雇用プロセスは人間の介入が必要なため完全に自動化することはできませんが、時間を節約するために一部の繰り返しタスクを自動化できます。

採用プロセスを開始する前に、ビジネスのニーズを特定し、職務内容を決定する必要があります。 次に、自動化されたシステムが求人ポータルやデータベースから応募者の履歴書を収集するのに役立ちます。 オートパイロットモードでは、候補者の事前スクリーニングと面接スケジュールも設定できます。 面接後、応募者ごとにスコアカードを作成できるので、選考プロセスが管理しやすくなります。

データ分析とビジネス インテリジェンス

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モデルの進捗状況を把握できるように、すべてのビジネス プロセスをタイムリーに評価および分析する必要があります。 デジタル ツールは、戦略と結果に集中するための正確なリアルタイム データを取得するのに役立ちます。

まず、評価の具体的な基準を定義し、目標を設定する必要があります。 次に、進行状況を追跡するための主要な指標を決定し、それに応じて戦略を立てる必要があります。 自動化テクノロジーは、リアルタイムのデータと事前に決定された重要な指標の真の価値を取得するのに役立ち、マネージャーの時間を節約します。

カスタマーオンボーディング

オンボーディングは、顧客の心に大きな影響を与えます。 したがって、優れたオンボーディング エクスペリエンスをユーザーに提供することは必須です。 手動および指定されたタスクを自動化することで、ユーザー エクスペリエンスとインタラクションに集中できます。

プロセスの最初のステップでは、目標と目的を明確にし、効果的な戦略を立てる必要があります。 次に、カスタマー オンボーディング ジャーニーをマッピングする必要があります (既に完了している場合は、評価します)。 技術ツールはこのジャーニーの自動化を支援するため、オンボーディング チームは学習内容と結果に集中する必要があります。

推奨ツール:

NetHunt CRM は、企業が連絡先、取引、タスク、キャンペーン、およびレポートを 1 か所で管理するのに役立ちます。 販売パイプラインを設計および管理でき、ダッシュボードには進行状況の概要が表示されます。 さらに、NetHunt は企業のプロスペクティング プラクティスを支援します (特に Gmail と LinkedIn の場合)。

Asana は、プロジェクト マネージャーがさまざまなプロジェクトやタスクを管理するのを支援します。 決定された時間枠内で重要なタスクを効率的に達成するのに役立ちます。 Asana を使用すると、さまざまなタスクを追跡したり、To Do リストを作成したり、割り当てを整理したりできます。

factoTime は、企業が従業員の出席を簡単に管理するのに役立ちます。 出席記録、パンチ履歴、および複数のシフトを処理します。 さらに、ツールは、賃金率に応じて、労働時間と給与を自動的に計算します。

Mailchimp は、会社のメール マーケティング プラクティスを最適化して、最大限に活用できるようにします。 魅力的なメールの作成、スケジュール設定、オーディエンス インサイトの推奨機能は、リード スコアリングの向上に役立ちます。

QuickBooks は、企業が財務タスク、アカウント、および請求書を管理するための著名な会計ソフトウェアです。 このシステムでは、請求書、経費、およびキャッシュ フローを追跡できます。 さらに、税金を自動的に計算し、貸借対照表レポートを作成します。

Zendesk は、高度なカスタマー サポート機能により、優れたカスタマー エクスペリエンスを実現します。 これにより、企業は電話、チャット、電子メール、Twitter、および Facebook の会話を管理できます。 AI を活用したチャットボットは、顧客にパーソナライズされたエクスペリエンスを提供します。

Calendly は、マネージャーが会議や予定を管理できるオンライン スケジューラです。 ユーザーは、他のユーザーとの予定を予約したり、メール リマインダーやフォローアップの設定などの管理タスクを自動化したりできます。

UpKeep は、すべての資産と在庫を効率的に維持できるようにする、企業向けの資産管理ツールです。 アセットのダウンタイム、使用状況、コスト、および作業指示書を追跡できます。 また、詳細なレポートを生成して、データを最新の状態に保つことができます。

Buffer は、企業がソーシャル メディア ハンドルを簡単に管理するためのツールです。 ソーシャル メディアの投稿のキューを作成し、あらかじめ決められた時間に自動的に公開できます。 また、ソーシャル メディア キャンペーンを効果的に実行することもできます。分析により、投稿のトラフィックとエンゲージメントが示されます。

Jobvite は、組織の採用プロセスを合理化し、より良い雇用主ブランディングの作成を支援します。 さらに、求職者に優れた採用体験を提供し、採用担当者に最適な応募者を提案するためのパーソナライズされたジャーニーを作成します。

SAP は、計画、予測分析、ビジネス インテリジェンスなどの分析機能を提供する SaaS 企業向けのクラウド ソリューションです。 機械学習と AI により、ビジネス データに対する深い洞察を得ることができ、詳細なレポートは主要業績評価指標で進捗状況を追跡するのに役立ちます。

Appcues は、SaaS 企業向けの魅力的なユーザー オンボーディング エクスペリエンスを構築します。 また、顧客満足度調査や機能発表の作成にも役立ちます。 時間の経過に伴う製品の使用状況と採用を簡単に測定できます。

概要

ビジネスプロセスの自動化により、さまざまなコストが削減され、プロセスの生産性が向上します。 そのため、細心の注意を払って実行し、常に監視する必要があります。 この BPA の主要なプラクティスのリストは、どのプロセスを自動化する必要があるか、および自動化の必要性をどのように評価できるかについての簡単なアイデアを提供します。

期待される結果を導き出し、自動化計画を効率的に実行するために、ビジネス オーナーは、作業を容易にする前述の優れたデジタル ツールを検討する必要があります。