12 Praktik Terbaik dalam Otomasi Bisnis Dan Alat Yang Perlu Dipertimbangkan

Gambar (Sumber)

Otomatisasi proses bisnis mengacu pada penggunaan sistem digital untuk mengotomatisasi tugas multilangkah yang berulang. Dibandingkan dengan jenis otomatisasi lainnya, solusi BPA bersifat kompleks, terhubung ke sistem TI perusahaan, dan dirancang khusus untuk kebutuhan industri.

Ini adalah kata kunci yang terbukti yang tidak pernah gagal untuk mendorong produktivitas dan kesuksesan. Membuat rencana untuk BPA, strategi peta jalan, dan menganalisis berbagai faktor – adalah hal yang menarik untuk dilakukan. Tapi, ketika sampai pada implementasi rencana, itu menjadi sangat berlawanan dari pemikiran awal. Oleh karena itu, penting untuk mengevaluasi berbagai faktor dengan hati-hati dan membuat strategi yang sesuai.

Jika Anda telah mengevaluasi aspek signifikan dari proses bisnis dan otomatisasi alur kerja, dan memperhatikan bahwa itu bekerja untuk Anda dan mendorong hasil yang diharapkan jika dijalankan dengan benar, maka berbagai praktik yang disebutkan di bawah ini dapat membantu Anda mencapai lebih banyak.

Pengelolaan hubungan pelanggan

CRM seperti detak jantung untuk bisnis apa pun; itu berhubungan langsung dengan bisnis oksigen (uang). Jadi, Anda harus memiliki model dan strategi yang efisien untuk menghasilkan prospek yang hebat. Selain itu, teknologi otomasi dapat membantu menghemat waktu berharga para manajer dan eksekutif sehingga mereka dapat fokus pada efisiensi proses.

Pada tahap awal otomatisasi CRM, Anda harus menghapus tujuan karena harus selaras dengan tugas. Kerangka sasaran SMART dan ukuran KPI dapat berguna dalam hal ini. Kemudian, strategi pasar dan bisnis harus dievaluasi, dan perubahan yang diperlukan harus dilakukan dalam strategi. Kemudian, data pelanggan harus dikumpulkan, dan alat digital harus dimanfaatkan untuk segmentasi guna memberikan pengalaman yang lebih baik. Seluruh jalur penjualan harus diatur dan dikelola dengan sistem digital, dan evaluasi hasil juga harus dilakukan.

Manajemen Proyek dan Tugas

Manajemen proyek bisnis adalah proses yang penting tetapi menantang; itu membutuhkan banyak waktu dan usaha. Dan produktivitas berhubungan langsung dengan model dan pendekatan manajemen proyek, sehingga harus ditingkatkan untuk mendorong hasil yang diharapkan.

Menurut monday.com, lebih dari 54% karyawan menghabiskan waktu penting mereka untuk melakukan tugas yang berulang, dan mereka dapat menghemat 5+ jam dengan mengotomatiskan tugas tertentu. Oleh karena itu, otomatisasi proyek bisnis sangat penting untuk meningkatkan produktivitas.

Hal pertama yang harus dilakukan manajer proyek adalah mengidentifikasi tujuan dan kebutuhan untuk mengotomatisasi proses. Kemudian muncul analisis tantangan dan proses sehingga dapat ditemukan kriteria untuk perbaikan. Selanjutnya, model otomatisasi harus dibuat untuk membagi proyek menjadi tugas yang lebih kecil tetapi dapat dicapai, dan juga membantu menyelaraskan tujuan dengan tugas. Setelah penerapan model tertentu, hasilnya harus dipantau terus-menerus, sehingga perubahan yang diperlukan dapat dilakukan.

Manajemen Kehadiran Karyawan

Manajemen kehadiran karyawan sangat penting bagi bisnis untuk memastikan bahwa karyawan menyediakan waktu yang cukup untuk tugas-tugas mereka. Otomatisasi bisnis menghilangkan kebutuhan untuk mengelola kehadiran tenaga kerja secara manual.

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menentukan kebijakan kehadiran dengan aturan dan standar jam kerja. Dan kepentingan karyawan juga harus dipertimbangkan saat menerapkan kebijakan tersebut. Kemudian sampai pada tahap penetapan tindakan disipliner. Alat otomatis memungkinkan Anda merekam waktu kehadiran, menerapkan kebijakan secara efektif, dan menyediakan data waktu nyata.

Email Pemasaran

Seseorang perlu menerapkan strategi pemasaran email yang efektif untuk mendapatkan pengenalan merek dan prospek yang berlebihan. Anda harus memiliki audiens target yang telah ditentukan dan database mereka untuk memberi mereka pengalaman yang dipersonalisasi. Untuk itu, analisis pasar harus dilakukan dengan hati-hati. Oleh karena itu, teknologi otomatisasi bisnis dapat membantu Anda menghemat waktu sehingga Anda dapat mencurahkan waktu berharga untuk aktivitas lain.

Seperti yang kita semua tahu, menentukan tujuan adalah langkah pertama dalam setiap proses. Serangkaian tujuan harus diingat saat membentuk kampanye. Kemudian, data audiens harus dikumpulkan. Anda harus mempelajari data secara mendalam untuk memahami perilaku mereka dengan lebih baik. Sistem otomatis membantu mengukur efektivitas kampanye dan meningkatkannya.

Akuntansi dan Faktur

Akuntansi dan faktur melacak arus kas bisnis, sumber daya, dan dana – jadi penting untuk mengelola kedua proses dengan hati-hati. Teknologi membantu mengotomatisasi berbagai tugas yang berulang dan menghemat waktu sehingga akuntan dapat fokus pada keakuratan laporan.

Gambar (sumber)

Dari gambar di atas, kita dapat memahami pentingnya mengotomatisasi proses akuntansi untuk mengurangi konsumsi waktu.

Pertama, Anda perlu mengevaluasi dan menyelesaikan prosedur akuntansi yang sedang berjalan dan memilih sistem akuntansi yang tepat untuk bisnis. Kemudian, data harus dikaitkan dengan sistem, dan situasi keuangan saat ini harus dievaluasi untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan. Alat otomatisasi membutuhkan waktu untuk menyesuaikan dalam setiap proses; oleh karena itu, Anda harus memberikan waktu yang cukup untuk prosesnya. Kemudian sampai pada tahap pengujian hasil dan akurasi serta membandingkan hasil otomasi sebelum dan sesudah.

Dukungan Pelanggan

Dukungan pelanggan adalah dasar bagi bisnis untuk berkembang di pasar. Oleh karena itu, ini sama pentingnya dengan mendapatkan pelanggan. Oleh karena itu, efisiensi proses harus dijaga, dan sentuhan manusia tidak boleh terganggu saat mengotomatisasi.

Pertama, Anda harus membuat dan memperbarui basis pengetahuan untuk membantu pelanggan dengan lebih baik. Kemudian, Anda harus menentukan tujuan untuk bergerak ke arah tertentu. Selanjutnya, chatbot harus diterapkan untuk membuat bantuan tersedia 24*7. Setelah itu, manajer harus fokus pada personalisasi layanan pelanggan untuk memberikan pengalaman yang luar biasa. Pengujian proses otomatisasi juga diperlukan, sehingga umpan balik pelanggan membantu untuk mengetahui efektivitas teknologi dan apakah tujuannya selaras atau tidak.

Jadwal Rapat dan Janji Temu

Pertemuan satu lawan satu, janji temu, dan jadwal yang padat – terdengar familiar? Rapat dan janji temu menghabiskan banyak waktu manajer, dan mengelola ini semua membutuhkan lebih banyak waktu. Alat canggih mengelola jadwal manajer sehingga mereka dapat fokus pada pertemuan dan klien daripada hambatan waktu.

Anda harus mengamati jadwal Anda terlebih dahulu dan mengidentifikasi pola kerja dan tren pertemuan. Dengan melakukan itu, Anda dapat menemukan waktu yang terbuang untuk mengelola jadwal dan janji temu. Karena itu, Anda mendapatkan jawaban mengapa Anda terlambat menghadiri rapat penting meskipun itu bukan kesalahan Anda. Dengan alat penjadwalan rapat, Anda dapat mengatur rapat dan janji dengan mudah dan menghemat banyak waktu.

Manajemen aset

Sebuah perusahaan harus melacak aset dan persediaan dipertahankan. Tetapi pemeriksaan inventaris bulanan bisa jadi membosankan, jadi mengotomatiskan tugas manual dapat mempermudah pekerjaan.

Tim manajemen aset khusus harus mengoptimalkan proses dan mengatur siklus pemeriksaan aset bulanan. Sistem otomatis menangani pemeriksaan berulang dan layanan pemeliharaan, jadi Anda hanya perlu menangani catatan dan penagihan siklus hidup aset. Pengingat memungkinkan Anda tetap up-to-date dengan pemeriksaan pemeliharaan rutin sehingga Anda dapat meningkatkan perencanaan juga.

Manajemen Media Sosial

Kehadiran media sosial sangat penting untuk bisnis apa pun karena pasar digital terus berkembang. Namun, menjalankan beberapa kampanye di platform media sosial dapat menghabiskan banyak waktu dan tenaga, jadi menyetelnya ke mode pilot otomatis dapat membantu.

Untuk otomatisasi manajemen media sosial yang efektif, Anda harus terlebih dahulu menentukan tujuan Anda. Segmen pasar yang berbeda mungkin memiliki minat yang berbeda, jadi Anda harus menentukan audiens target Anda untuk memberikan arah yang tepat pada upaya Anda. Kemudian sampai pada tahap mengidentifikasi tren terbaru dan membangun strategi untuk segera menarik pelanggan potensial. Selanjutnya adalah memilih alat yang dapat meningkatkan produktivitas kampanye Anda. Ini membantu Anda untuk mengotomatiskan penjadwalan posting, dan bahkan menyarankan Anda ide konten yang lebih baik untuk melibatkan pengguna dan waktu untuk memposting untuk keterlibatan yang lebih baik. Langkah selanjutnya harus menguji efektivitas upaya dengan memanfaatkan analitik sistem.

Pengerahan

Proses rekrutmen merupakan dasar penentu keberhasilan suatu bisnis. Mempekerjakan talenta terbaik untuk peran tertentu membutuhkan kesabaran dan keterampilan identifikasi. Meskipun proses perekrutan tidak dapat sepenuhnya otomatis karena memerlukan campur tangan manusia, beberapa tugas berulang dapat diotomatisasi untuk menghemat waktu.

Sebelum memulai proses perekrutan, kebutuhan bisnis harus diidentifikasi, dan deskripsi pekerjaan harus ditentukan. Kemudian, sistem otomatis membantu mengumpulkan resume pelamar dari portal pekerjaan atau database. Pra-penyaringan kandidat dan jadwal wawancara dapat diatur pada mode auto-pilot juga. Setelah wawancara, kartu skor dapat dibuat untuk setiap pelamar, sehingga proses seleksi dapat dikelola.

Analisis Data & Intelijen Bisnis

Gambar (Sumber)

Setiap proses bisnis membutuhkan evaluasi dan analisis yang tepat waktu sehingga kemajuan model dapat ditemukan. Alat digital membantu Anda mendapatkan data yang akurat dan real-time untuk fokus pada strategi dan hasil.

Pertama, Anda harus menentukan kriteria khusus untuk evaluasi dan menetapkan tujuan. Kemudian, Anda harus menentukan metrik kunci untuk melacak kemajuan dan membuat strategi yang sesuai. Teknologi otomatisasi membantu mendapatkan data real-time dan nilai sebenarnya dari metrik kunci yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga menghemat waktu manajer.

Orientasi Pelanggan

Orientasi meninggalkan dampak yang signifikan pada pikiran pelanggan. Jadi, memberikan pengalaman orientasi yang sangat baik kepada pengguna adalah wajib. Mengotomatiskan tugas manual dan tugas tertentu membantu Anda fokus pada pengalaman dan interaksi pengguna.

Pada langkah pertama proses, Anda harus memperjelas tujuan dan sasaran dan membuat strategi yang efektif. Kemudian, Anda harus memetakan perjalanan orientasi pelanggan (jika sudah selesai, lalu evaluasi). Alat teknologi membantu dalam mengotomatiskan perjalanan ini, sehingga tim orientasi harus fokus pada konten dan hasil pembelajaran.

Alat yang direkomendasikan:

NetHunt CRM membantu bisnis mengelola kontak, kesepakatan, tugas, kampanye, dan laporan mereka di satu tempat. Ini memungkinkan Anda merancang dan mengelola saluran penjualan Anda, dan dasbor memberikan gambaran umum tentang kemajuannya. Selain itu, NetHunt membantu bisnis dalam praktik pencarian calon pelanggan mereka (terutama untuk Gmail dan LinkedIn).

Asana membantu manajer proyek dalam mengelola berbagai proyek dan tugas mereka. Ini membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas penting secara efisien dalam jangka waktu yang ditentukan. Asana memungkinkan Anda melacak berbagai tugas, membuat daftar tugas, dan mengatur tugas.

factoTime membantu bisnis mengelola kehadiran tenaga kerja mereka dengan mudah. Ini menangani catatan kehadiran, riwayat pukulan, dan beberapa shift. Selain itu, alat secara otomatis menghitung jam kerja dan gaji sesuai dengan tarif pembayaran.

Mailchimp mengoptimalkan praktik pemasaran email perusahaan sehingga mereka dapat memaksimalkannya. Membuat email yang menarik, penjadwalan, dan fitur rekomendasi untuk wawasan audiens membantu meningkatkan skor prospek.

QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi terkemuka bagi bisnis untuk mengelola tugas keuangan, akun, dan faktur mereka. Sistem ini memungkinkan Anda untuk melacak faktur, pengeluaran, dan arus kas. Selain itu, secara otomatis menghitung pajak dan menyiapkan laporan neraca.

Zendesk memungkinkan pengalaman pelanggan yang luar biasa dengan fitur dukungan pelanggan yang canggih. Ini memungkinkan bisnis mengelola percakapan telepon, obrolan, email, Twitter, dan Facebook. Chatbot bertenaga AI memberikan pengalaman yang dipersonalisasi kepada pelanggan.

Calendly adalah penjadwal online untuk manajer yang dengannya mereka dapat mengatur rapat dan janji temu. Pengguna dapat memesan janji temu dengan orang lain dan mengotomatiskan tugas administratif seperti mengatur pengingat email dan tindak lanjut.

UpKeep adalah alat manajemen aset untuk bisnis sehingga mereka dapat secara efisien memelihara semua aset dan inventaris mereka. Ini memungkinkan Anda melacak waktu henti aset, penggunaan, biaya, dan perintah kerja. Dan laporan rinci dapat dibuat untuk tetap up-to-date dengan data.

Buffer adalah alat bagi bisnis untuk mengelola pegangan media sosial mereka dengan mudah. Ini memungkinkan Anda membuat antrian posting media sosial dan secara otomatis mempublikasikannya pada waktu yang telah ditentukan. Anda juga dapat menjalankan kampanye media sosial secara efektif, dan analitik menunjukkan lalu lintas dan keterlibatan posting Anda.

Jobvite menyederhanakan proses rekrutmen organisasi dan membantu mereka menciptakan branding pemberi kerja yang lebih baik. Selain itu, ini menciptakan perjalanan yang dipersonalisasi bagi pencari kerja untuk memberi mereka pengalaman perekrutan yang hebat dan menyarankan pelamar yang paling cocok untuk perekrut.

SAP adalah solusi cloud untuk perusahaan SaaS yang menyediakan kemampuan analitik, termasuk perencanaan, analisis prediktif, dan kecerdasan bisnis. Pembelajaran mesin dan AI memberi Anda wawasan mendalam tentang data bisnis, dan laporan terperinci membantu melacak kemajuan dengan indikator kinerja utama.

Appcues membangun pengalaman orientasi pengguna yang menarik untuk perusahaan SaaS. Ini juga membantu membuat survei kepuasan pelanggan dan pengumuman fitur. Anda dapat dengan mudah mengukur penggunaan dan adopsi produk dari waktu ke waktu.

Ringkasan

Otomatisasi proses bisnis memangkas berbagai biaya dan meningkatkan produktivitas proses; itu sebabnya harus dilaksanakan dengan hati-hati dan dipantau terus-menerus. Daftar praktik unggulan di BPA ini dapat memberi Anda gambaran singkat tentang proses mana yang harus diotomatisasi dan bagaimana kebutuhan otomatisasi dapat dievaluasi.

Untuk mendorong hasil yang diharapkan dan menjalankan rencana otomatisasi secara efisien, pemilik bisnis harus mempertimbangkan alat digital terkemuka yang disebutkan di atas yang dapat memudahkan pekerjaan.