12 種業務自動化最佳實踐和需要考慮的工具

圖片（來源）

業務流程自動化是指使用數字系統來自動化重複的多步驟任務。 與其他類型的自動化相比，BPA 解決方案複雜，連接到企業 IT 系統，並且專門針對行業需求量身定制。

這是一個久經考驗的流行語，它永遠不會推動生產力和成功。 制定 BPA 計劃、路線圖策略和分析不同的因素——都是令人興奮的事情。 但是，當涉及到實際執行該計劃時，它與最初的想法完全相反。 因此，必須仔細評估不同的因素並製定相應的策略。

如果您已經評估了業務流程和工作流程自動化的重要方面，並註意到如果執行得當，它對您有效並推動預期結果，那麼下面提到的不同實踐可以幫助您實現更多目標。

客戶關係管理

CRM 就像任何企業的心跳； 直接關係到生意的氧氣（錢）。 因此，您必須有一個有效的模型和策略來產生巨大的潛在客戶。 此外，自動化技術可以幫助節省經理和主管的寶貴時間，使他們可以專注於流程效率。

在 CRM 自動化的初始階段，您應該明確目標，因為它們應該與任務保持一致。 SMART 目標框架和 KPI 措施在這方面很有用。 然後，應對市場和業務戰略進行評估，並對戰略進行必要的更改。 然後，應該收集客戶數據，並利用數字工具進行細分，以提供更出色的體驗。 應該用數字系統設置和管理整個銷售管道，並且還必須對結果進行評估。

項目和任務管理

業務項目管理是一個關鍵但具有挑戰性的過程； 這需要很多時間和精力。 生產力直接關係到項目管理模型和方法，因此應該改進它以推動預期結果。

據 monday.com 稱，超過 54% 的員工將必要的時間花在執行重複性任務上，他們可以通過將特定任務自動化來節省 5 個小時以上的時間。 因此，業務項目自動化對於提高生產力至關重要。

項目經理必須做的第一件事是確定目的並需要自動化流程。 然後是對挑戰和流程的分析，以便找到改進的標準。 此外，應該建立一個自動化模型，將項目劃分為較小但可實現的任務，這也有助於使目標與任務保持一致。 特定模型實施後，應不斷監測結果，以便進行必要的更改。

員工考勤管理

員工考勤管理對於企業來說至關重要，以確保員工為他們的任務提供足夠的時間。 業務自動化消除了手動管理勞動力考勤的需要。

您應該做的第一件事是確定具有工作時間規則和標準的出勤政策。 在執行政策時，也應考慮員工的利益。 然後是設置紀律處分的階段。 自動化工具可讓您捕獲考勤時間、有效實施政策並提供實時數據。

電子郵件營銷

需要應用有效的電子郵件營銷策略來獲得品牌知名度和過多的潛在客戶。 您應該有一個預定的目標受眾和他們的數據庫，以便為他們提供個性化的體驗。 為此，應仔細進行市場分析。 因此，業務自動化技術可以幫助您節省時間，以便您可以將寶貴的時間投入到其他活動中。

眾所周知，確定目標是每個過程的第一步。 在製定活動時應牢記這組目標。 然後，應該收集受眾數據。 您必須深入研究數據以更好地了解他們的行為。 自動化系統有助於衡量活動的有效性並增強它。

會計和發票

會計和發票跟踪業務現金流、資源和資金——因此必須仔細管理這兩個流程。 技術有助於自動化各種重複性任務並節省時間，以便會計師可以專注於報告的準確性。

圖片（來源）

從上圖中，我們可以理解自動化會計流程以減少時間消耗的重要性。

首先，您需要評估並完成正在進行的會計程序，並為業務選擇合適的會計系統。 然後，應將數據與系統聯繫起來，並評估當前的財務狀況以採取必要的步驟。 自動化工具在每個過程中都需要時間進行調整； 因此，你應該給這個過程足夠的時間。 然後是測試結果和準確性以及比較自動化前後結果的階段。

客戶支持

客戶支持是企業在市場上蓬勃發展的基礎。 因此，它與獲取客戶一樣重要。 因此，應該保持過程效率，並且在自動化時不應該打斷人的接觸。

首先，您必須創建和更新知識庫以更好地幫助客戶。 然後，您應該定義向特定方向移動的目標。 此外，應實施聊天機器人以提供 24*7 的幫助。 在那之後，經理們應該專注於個性化的客戶服務，以提供良好的體驗。 自動化過程的測試也是必要的，因此客戶反饋有助於了解技術的有效性以及目標是否一致。

會議和約會安排

一對一的會議、約會和繁忙的日程安排——聽起來很熟悉？ 會議和約會消耗了經理的大量時間，而管理這一切需要更多的時間。 高級工具管理經理的日程安排，使他們可以專注於會議和客戶，而不是時間障礙。

您應該首先觀察您的日程安排，並確定工作模式和會議趨勢。 通過這樣做，您可以發現浪費在管理日程安排和約會上的時間。 因此，即使不是你的錯，你也會得到一個重要會議為什麼遲到的答案。 使用會議安排工具，您可以輕鬆安排會議和約會，並節省大量時間。

資產管理

公司必須跟踪其資產和維護的庫存。 但是每月的庫存檢查可能很乏味，因此將手動任務自動化可以使工作變得容易。

專門的資產管理團隊應優化流程並設置每月資產檢查週期。 自動化系統負責重複檢查和維護服務，因此您只需處理資產生命週期記錄和賬單。 這些提醒可讓您及時了解定期維護檢查，以便您也可以改進計劃。

社交媒體管理

隨著數字市場的不斷增長，社交媒體的存在對於任何企業都至關重要。 但是，在社交媒體平台上運行多個活動可能會耗費大量時間和精力，因此將其設置為自動駕駛模式會有所幫助。

為了有效地自動化社交媒體管理，您應該首先定義您的目標。 不同的細分市場可能有不同的興趣，所以你應該確定你的目標受眾，給你的努力一個正確的方向。 然後是確定最新趨勢和製定策略以立即吸引潛在客戶的階段。 此外，還要選擇一種可以提高廣告系列生產力的工具。 它可以幫助您自動安排帖子的時間安排，甚至可以建議您提供更好的內容創意來吸引用戶，並建議您有時間發布以獲得更好的參與度。 下一步應該是通過利用系統分析來測試工作的有效性。

招聘

招聘流程是決定企業成功與否的基礎。 為特定職位招聘頂尖人才需要耐心和識別能力。 雖然招聘過程不能完全自動化，因為它需要人工干預，但一些重複性任務可以自動化以節省時間。

在開始招聘流程之前，應確定業務需求，並確定職位描述。 然後，自動化系統幫助從工作門戶或數據庫收集申請人的簡歷。 候選人的預篩选和面試時間表也可以在自動駕駛模式下設置。 面試後，可以為每個申請人製作評分卡，使選擇過程易於管理。

數據分析和商業智能

圖片（來源）

每個業務流程都需要及時的評估和分析，以便發現模型的進展情況。 數字工具可幫助您獲得準確和實時的數據，以專注於策略和結果。

首先，您應該定義具體的評估標準並設定目標。 然後，您應該確定關鍵指標以跟踪進度並製定相應的策略。 自動化技術有助於獲取預先確定的關鍵指標的實時數據和真實價值，從而節省管理人員的時間。

客戶入職

入職對客戶的思想產生重大影響。 因此，必須為用戶提供出色的入職體驗。 自動化手動和指定任務有助於您專注於用戶體驗和交互。

在流程的第一步，您應該明確目標和目標並製定有效的策略。 然後，您必須繪製客戶入職旅程圖（如果已經完成，則對其進行評估）。 技術工具有助於實現這一旅程的自動化，因此入職團隊應專注於學習內容和結果。

推薦工具：

NetHunt CRM 幫助企業在一個地方管理他們的聯繫人、交易、任務、活動和報告。 它使您可以設計和管理您的銷售渠道，儀表板提供進度概覽。 此外，NetHunt 還協助企業進行勘探實踐（尤其是 Gmail 和 LinkedIn）。

Asana 協助項目經理管理他們不同的項目和任務。 它可以幫助您在確定的時間範圍內有效地完成基本任務。 Asana 可讓您跟踪各種任務、創建待辦事項列表和組織作業。

factoTime 幫助企業輕鬆管理員工的出勤率。 它處理考勤記錄、打卡歷史和多個班次。 此外，該工具會根據工資率自動計算工作時間和工資。

Mailchimp 優化了公司的電子郵件營銷實踐，以便他們能夠充分利用它。 為受眾洞察打造引人入勝的電子郵件、日程安排和推薦功能有助於提高潛在客戶評分。

QuickBooks 是一款出色的會計軟件，可讓企業管理其財務任務、賬戶和發票。 該系統允許您跟踪發票、費用和現金流。 此外，它會自動計算稅金並準備資產負債表報告。

Zendesk 憑藉其先進的客戶支持功能提供出色的客戶體驗。 它允許企業管理電話、聊天、電子郵件、Twitter 和 Facebook 對話。 人工智能驅動的聊天機器人為客戶提供個性化體驗。

Calendly 是經理的在線調度程序，他們可以通過它來組織他們的會議和約會。 用戶可以與他人預約並自動執行管理任務，例如設置電子郵件提醒和跟進。

UpKeep 是企業的資產管理工具，以便他們可以有效地維護所有資產和庫存。 它使您可以跟踪資產停機時間、使用情況、成本和工作訂單。 並且可以生成詳細的報告以與數據保持同步。

緩衝區是企業輕鬆管理其社交媒體句柄的工具。 它使您可以製作一系列社交媒體帖子並在預定時間自動發布它們。 您還可以有效地開展社交媒體活動，並且分析會向您顯示帖子的流量和參與度。

Jobvite 簡化了組織的招聘流程並幫助他們創建更好的雇主品牌。 此外，它為求職者創造了一個個性化的旅程，給他們一個很好的招聘體驗，並向招聘人員推薦最合適的申請人。

SAP 是面向 SaaS 公司的雲解決方案，提供分析功能，包括規劃、預測分析和商業智能。 機器學習和 AI 可讓您深入了解業務數據，詳細報告有助於通過關鍵績效指標跟踪進度。

Appcues 為 SaaS 公司打造引人入勝的用戶入職體驗。 它還有助於創建客戶滿意度調查和功能公告。 隨著時間的推移，您可以輕鬆衡量產品的使用和採用情況。

概括

業務流程自動化降低各項成本，提高流程生產力； 這就是為什麼它應該非常小心地執行並不斷監控的原因。 這份 BPA 領先實踐列表可以讓您快速了解哪些流程應該自動化，以及如何評估自動化需求。

為了推動預期結果並有效執行自動化計劃，企業主應考慮上述可以簡化工作的突出數字工具。