비즈니스 자동화 및 고려해야 할 도구의 12가지 모범 사례

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비즈니스 프로세스 자동화는 디지털 시스템을 사용하여 반복적인 다단계 작업을 자동화하는 것을 말합니다. 다른 유형의 자동화와 비교할 때 BPA 솔루션은 복잡하고 엔터프라이즈 IT 시스템에 연결되며 특히 산업 요구에 맞게 조정됩니다.

생산성과 성공을 주도하는 데 실패하지 않는 검증된 유행어입니다. BPA에 대한 계획 수립, 로드맵 전략, 다양한 요인 분석은 흥미로운 일입니다. 그러나 실제로 계획을 실행해보면 처음 생각과 완전히 반대가 된다. 따라서 다양한 요인을 신중하게 평가하고 그에 따른 전략을 세우는 것이 중요합니다.

비즈니스 프로세스 및 워크플로 자동화의 중요한 측면을 평가하고 적절하게 실행하면 원하는 결과를 얻을 수 있다는 사실을 알게 된 경우 아래에 언급된 다양한 방법이 더 많은 것을 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

고객 관계 관리

CRM은 모든 비즈니스의 심장 박동과 같습니다. 비즈니스 산소(돈)와 직결됩니다. 따라서 훌륭한 리드를 생성하려면 효율적인 모델과 전략이 있어야 합니다. 또한 자동화 기술은 관리자와 임원의 소중한 시간을 절약하여 프로세스 효율성에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

CRM 자동화의 초기 단계에서는 목표가 작업과 일치해야 하므로 목표를 지워야 합니다. SMART 목표 프레임워크와 KPI 측정은 이에 유용할 수 있습니다. 그런 다음 시장 및 비즈니스 전략을 평가하고 전략에 필요한 변경을 해야 합니다. 그런 다음 고객 데이터를 수집하고 세분화에 디지털 도구를 활용하여 보다 우수한 경험을 제공해야 합니다. 전체 판매 파이프라인을 디지털 시스템으로 설정 및 관리해야 하며 결과에 대한 평가도 수행해야 합니다.

프로젝트 및 작업 관리

비즈니스 프로젝트 관리는 중요하지만 어려운 과정입니다. 많은 시간과 노력이 필요합니다. 그리고 생산성은 프로젝트 관리 모델 및 접근 방식과 직접적인 관련이 있으므로 기대되는 결과를 이끌어내기 위해 개선되어야 합니다.

monday.com에 따르면 직원의 54% 이상이 반복적인 작업을 수행하는 데 필수적인 시간을 보내고 있으며 특정 작업을 자동화하여 5시간 이상을 절약할 수 있습니다. 따라서 생산성 향상을 위해서는 비즈니스 프로젝트 자동화가 필수적입니다.

프로젝트 관리자가 가장 먼저 해야 할 일은 목적과 프로세스를 자동화해야 할 필요성을 식별하는 것입니다. 그런 다음 개선을 위한 기준을 찾을 수 있도록 과제와 프로세스를 분석합니다. 또한 프로젝트를 더 작지만 달성 가능한 작업으로 분할하고 목표를 작업과 일치시키는 데 도움이 되는 자동화 모델을 만들어야 합니다. 특정 모델을 구현한 후에는 결과를 지속적으로 모니터링하여 필요한 변경이 이루어질 수 있도록 해야 합니다.

직원 출석 관리

직원 출퇴근 관리는 직원이 업무에 충분한 시간을 제공할 수 있도록 하는 비즈니스에 필수적입니다. 비즈니스 자동화를 통해 인력의 출석을 수동으로 관리할 필요가 없습니다.

가장 먼저 해야 할 일은 근무 시간의 규칙과 기준으로 출석 정책을 결정하는 것입니다. 그리고 정책을 시행할 때 직원의 이익도 고려해야 합니다. 그런 다음 징계 조치를 설정하는 단계가옵니다. 자동화된 도구를 사용하면 출석 시간을 캡처하고 정책을 효과적으로 구현하며 실시간 데이터를 제공할 수 있습니다.

이메일 마케팅

브랜드 인지도와 과도한 리드를 얻으려면 효과적인 이메일 마케팅 전략을 적용해야 합니다. 개인화된 경험을 제공하려면 미리 결정된 대상 고객과 해당 데이터베이스가 있어야 합니다. 그러기 위해서는 시장분석을 잘 해야 합니다. 따라서 비즈니스 자동화 기술은 다른 활동에 귀중한 시간을 할애할 수 있도록 시간을 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다.

우리 모두 알다시피 목표를 결정하는 것은 모든 프로세스의 첫 번째 단계입니다. 캠페인을 구성하는 동안 일련의 목표를 염두에 두어야 합니다. 그런 다음 잠재고객 데이터를 수집해야 합니다. 그들의 행동을 더 잘 이해하려면 데이터를 심층적으로 연구해야 합니다. 자동화된 시스템은 캠페인의 효과를 측정하고 향상시키는 데 도움이 됩니다.

회계 및 송장 발행

회계 및 송장 발행은 비즈니스 현금 흐름, 자원 및 자금을 추적하므로 두 프로세스를 모두 신중하게 관리하는 것이 중요합니다. 기술은 회계사가 보고서의 정확성에 집중할 수 있도록 다양한 반복 작업을 자동화하고 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다.

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위의 이미지에서 시간 소비를 줄이기 위해 회계 프로세스를 자동화하는 것의 중요성을 이해할 수 있습니다.

먼저 진행 중인 회계 절차를 평가 및 완료하고 비즈니스에 적합한 회계 시스템을 선택해야 합니다. 그런 다음 데이터를 시스템과 연결하고 현재 재무 상황을 평가하여 필요한 조치를 취해야 합니다. 자동화 도구는 모든 프로세스에서 조정하는 데 시간이 걸립니다. 따라서 프로세스에 충분한 시간을 주어야 합니다. 그런 다음 결과와 정확도를 테스트하고 자동화 결과를 전후 비교하는 단계가 옵니다.

고객 지원

고객 지원은 비즈니스가 시장에서 번창하기 위한 기반입니다. 따라서 고객 확보 못지않게 중요합니다. 따라서 공정 효율이 유지되어야 하며, 자동화하는 동안 사람의 손길이 방해받지 않아야 합니다.

먼저 고객을 더 잘 지원하기 위해 지식 기반을 만들고 업데이트해야 합니다. 그런 다음 특정 방향으로 이동할 목표를 정의해야 합니다. 또한 24시간 연중무휴로 지원을 받을 수 있도록 챗봇을 구현해야 합니다. 그런 다음 관리자는 고객 서비스를 개인화하여 훌륭한 경험을 제공하는 데 집중해야 합니다. 자동화 프로세스의 테스트도 필요하므로 고객 피드백은 기술의 효율성과 목표가 일치하는지 여부를 아는 데 도움이 됩니다.

회의 및 약속 일정

일대일 회의, 약속, 바쁜 일정 – 친숙한가요? 회의와 약속은 관리자에게 많은 시간을 소비하며 이 모든 것을 관리하는 데 훨씬 더 많은 시간이 걸립니다. 고급 도구는 관리자의 일정을 관리하므로 시간 장벽이 아닌 회의와 고객에 집중할 수 있습니다.

먼저 일정을 관찰하고 작업 패턴과 회의 동향을 파악해야 합니다. 그렇게 하면 일정과 약속을 관리하는 데 낭비되는 시간을 찾을 수 있습니다. 따라서 자신의 잘못이 아닌데도 중요한 회의에 왜 늦었는지에 대한 답을 얻을 수 있습니다. 회의 예약 도구를 사용하면 회의와 약속을 손쉽게 조정하고 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

자산 관리

회사는 자산과 재고를 계속 추적해야 합니다. 그러나 월별 재고 확인은 지루할 수 있으므로 수동 작업을 자동화하면 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다.

전담 자산 관리 팀은 프로세스를 최적화하고 월별 자산 점검 주기를 설정해야 합니다. 자동화된 시스템은 반복적인 점검 및 유지보수 서비스를 처리하므로 자산 수명 주기 기록 및 청구서를 처리하기만 하면 됩니다. 미리 알림을 통해 정기적인 유지 관리 점검을 통해 최신 상태를 유지할 수 있으므로 계획도 개선할 수 있습니다.

소셜 미디어 관리

디지털 시장이 지속적으로 성장함에 따라 소셜 미디어 존재는 모든 비즈니스에 필수적입니다. 그러나 소셜 미디어 플랫폼에서 여러 캠페인을 실행하면 상당한 시간과 노력이 소요될 수 있으므로 자동 파일럿 모드로 설정하면 도움이 됩니다.

효과적인 소셜 미디어 관리 자동화를 위해서는 먼저 목표를 정의해야 합니다. 시장 세그먼트마다 관심 분야가 다를 수 있으므로 목표 고객을 결정하여 노력에 적절한 방향을 제시해야 합니다. 그런 다음 최신 트렌드를 파악하고 잠재 고객에게 즉시 어필할 수 있는 전략을 수립하는 단계입니다. 더 나아가 캠페인의 생산성을 높일 수 있는 도구를 선택하는 것입니다. 게시물 예약을 자동화하는 데 도움이 되며 사용자 참여를 위한 더 나은 콘텐츠 아이디어와 더 나은 참여를 위한 게시 시간을 제안합니다. 다음 단계는 시스템 분석을 활용하여 노력의 효과를 테스트하는 것입니다.

신병 모집

채용 프로세스는 비즈니스의 성공을 결정하는 기초입니다. 특정 역할에 최고의 인재를 고용하려면 인내심과 식별 기술이 필요합니다. 사람의 개입이 필요하기 때문에 채용 프로세스를 완전히 자동화할 수는 없지만 일부 반복적인 작업을 자동화하여 시간을 절약할 수 있습니다.

채용 프로세스를 시작하기 전에 비즈니스의 요구 사항을 파악하고 직무 설명을 결정해야 합니다. 그런 다음 자동화된 시스템이 취업 포털이나 데이터베이스에서 지원자의 이력서를 수집하는 데 도움이 됩니다. 자동 파일럿 모드에서도 후보자의 사전 심사 및 면접 일정을 설정할 수 있습니다. 면접 후 각 지원자에 대한 점수 카드를 만들 수 있으므로 선발 과정을 관리할 수 있습니다.

데이터 분석 및 비즈니스 인텔리전스

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모든 비즈니스 프로세스는 모델의 진행 상황을 찾을 수 있도록 시기 적절한 평가와 분석이 필요합니다. 디지털 도구를 사용하면 전략과 결과에 집중할 수 있도록 정확한 실시간 데이터를 얻을 수 있습니다.

먼저 구체적인 평가 기준을 정의하고 목표를 설정해야 합니다. 그런 다음 진행 상황을 추적하고 그에 따라 전략을 수립하기 위한 주요 지표를 결정해야 합니다. 자동화 기술은 실시간 데이터와 미리 결정된 주요 지표의 진정한 가치를 얻는 데 도움이 되므로 관리자의 시간을 절약할 수 있습니다.

고객 온보딩

온보딩은 고객의 마음에 큰 영향을 미칩니다. 따라서 사용자에게 우수한 온보딩 경험을 제공하는 것은 필수입니다. 수동 및 지정된 작업을 자동화하면 사용자 경험과 상호 작용에 집중할 수 있습니다.

프로세스의 첫 번째 단계에서 목표와 목표를 명확히 하고 효과적인 전략을 세워야 합니다. 그런 다음 고객 온보딩 여정을 매핑해야 합니다(이미 완료된 경우 평가). 기술 도구는 이러한 여정을 자동화하는 데 도움이 되므로 온보딩 팀은 학습 콘텐츠와 결과에 집중해야 합니다.

권장 도구:

NetHunt CRM은 기업이 연락처, 거래, 작업, 캠페인 및 보고서를 한 곳에서 관리할 수 있도록 도와줍니다. 이를 통해 판매 파이프라인을 설계하고 관리할 수 있으며 대시보드는 진행 상황에 대한 개요를 제공합니다. 또한 NetHunt는 기업의 잠재 고객 발굴 관행(특히 Gmail 및 LinkedIn의 경우)을 지원합니다.

Asana는 프로젝트 관리자가 다양한 프로젝트와 작업을 관리할 수 있도록 지원합니다. 정해진 시간 내에 필수 작업을 효율적으로 수행할 수 있도록 도와줍니다. Asana를 사용하면 다양한 작업을 추적하고, 할 일 목록을 만들고, 할당을 구성할 수 있습니다.

factoTime은 기업이 직원의 출석을 손쉽게 관리할 수 있도록 도와줍니다. 출석 기록, 펀치 기록 및 여러 교대 근무를 처리합니다. 또한 이 도구는 급여율에 따라 근무 시간과 급여를 자동으로 계산합니다.

Mailchimp는 회사의 이메일 마케팅 관행을 최적화하여 최대한 활용할 수 있도록 합니다. 잠재고객 통찰력을 위한 매력적인 이메일, 일정 및 추천 기능을 작성하면 리드 점수를 높이는 데 도움이 됩니다.

QuickBooks는 재무 작업, 계정 및 송장을 관리하는 기업을 위한 탁월한 회계 소프트웨어입니다. 시스템을 통해 송장, 비용 및 현금 흐름을 추적할 수 있습니다. 또한 자동으로 세금을 계산하고 대차 대조표 보고서를 작성합니다.

Zendesk는 고급 고객 지원 기능으로 탁월한 고객 경험을 제공합니다. 기업에서 전화, 채팅, 이메일, Twitter 및 Facebook 대화를 관리할 수 있습니다. AI 기반 챗봇은 고객에게 개인화된 경험을 제공합니다.

Calendly는 관리자를 위한 온라인 스케줄러로 회의와 약속을 정리할 수 있습니다. 사용자는 다른 사람과 약속을 잡고 이메일 알림 및 후속 조치 설정과 같은 관리 작업을 자동화할 수 있습니다.

UpKeep은 기업의 모든 자산과 재고를 효율적으로 관리할 수 있는 자산 관리 도구입니다. 자산 가동 중지 시간, 사용량, 비용 및 작업 주문을 추적할 수 있습니다. 그리고 최신 데이터를 유지하기 위해 상세한 보고서를 생성할 수 있습니다.

Buffer는 기업이 소셜 미디어 핸들을 손쉽게 관리할 수 있는 도구입니다. 소셜 미디어 게시물 대기열을 만들고 미리 결정된 시간에 자동으로 게시할 수 있습니다. 소셜 미디어 캠페인을 효과적으로 실행할 수도 있으며 분석을 통해 게시물의 트래픽과 참여도를 확인할 수 있습니다.

Jobvite는 조직의 채용 프로세스를 간소화하고 더 나은 고용주 브랜딩을 만드는 데 도움이 됩니다. 또한 구직자에게 개인화 된 여정을 만들어 훌륭한 채용 경험을 제공하고 채용 담당자에게 가장 적합한 지원자를 제안합니다.

SAP는 계획, 예측 분석, 비즈니스 인텔리전스를 포함한 분석 기능을 제공하는 SaaS 기업을 위한 클라우드 솔루션입니다. 머신 러닝과 AI는 비즈니스 데이터에 대한 심층적인 통찰력을 제공하고 세부 보고서는 핵심 성과 지표를 통해 진행 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다.

Appcues는 SaaS 회사를 위한 매력적인 사용자 온보딩 경험을 구축합니다. 또한 고객 만족도 설문 조사 및 기능 발표를 만드는 데 도움이 됩니다. 시간 경과에 따른 제품 사용 및 채택을 쉽게 측정할 수 있습니다.

요약

비즈니스 프로세스 자동화는 다양한 비용을 절감하고 프로세스의 생산성을 향상시킵니다. 그렇기 때문에 광범위한 주의를 기울여 실행하고 지속적으로 모니터링해야 합니다. 이 BPA의 주요 사례 목록을 통해 자동화해야 할 프로세스와 자동화 필요성을 평가하는 방법을 빠르게 파악할 수 있습니다.

예상 결과를 도출하고 자동화 계획을 효율적으로 실행하려면 비즈니스 소유자는 작업을 용이하게 할 수 있는 위에서 언급한 탁월한 디지털 도구를 고려해야 합니다.