12 najlepszych praktyk w automatyzacji biznesu i narzędzia do rozważenia

Źródło obrazu)

Automatyzacja procesów biznesowych odnosi się do wykorzystania systemów cyfrowych do automatyzacji powtarzalnych, wieloetapowych zadań. W porównaniu z innymi rodzajami automatyzacji, rozwiązania BPA są złożone, połączone z systemami informatycznymi przedsiębiorstwa i dostosowane specjalnie do potrzeb branży.

To sprawdzone hasło, które nigdy nie przestaje napędzać produktywności i sukcesu. Planowanie BPA, strategie drogowe i analizowanie różnych czynników – to ekscytujące rzeczy do zrobienia. Ale jeśli chodzi o faktyczne wdrożenie planu, staje się to całkowicie odwrotne od początkowej myśli. Dlatego ważne jest, aby dokładnie ocenić różne czynniki i odpowiednio opracować strategie.

Jeśli oceniłeś istotne aspekty automatyzacji procesów biznesowych i przepływu pracy i zauważyłeś, że działa ona dla Ciebie i zapewnia oczekiwane rezultaty, jeśli jest wykonana prawidłowo, różne praktyki wymienione poniżej mogą pomóc Ci osiągnąć więcej.

Menedżer ds. relacji z klientami

CRM jest jak bicie serca dla każdej firmy; jest to bezpośrednio związane z tlenem biznesowym (pieniądze). Musisz więc mieć skuteczny model i strategię, aby generować świetne leady. Ponadto technologia automatyzacji może pomóc zaoszczędzić cenny czas menedżerów i kadry kierowniczej, aby mogli skupić się na wydajności procesów.

W początkowej fazie automatyzacji CRM należy wyczyścić cele, aby były one zgodne z zadaniami. Przydatne w tym mogą być ramy celów SMART i miary KPI. Następnie należy dokonać oceny strategii rynkowej i biznesowej oraz dokonać niezbędnych zmian w strategiach. Następnie należy zebrać dane klientów, a narzędzia cyfrowe należy wykorzystać do segmentacji, aby zapewnić lepsze wrażenia. Cały lejek sprzedaży powinien być ustawiony i zarządzany za pomocą systemów cyfrowych, należy również dokonać oceny wyników.

Zarządzanie projektami i zadaniami

Zarządzanie projektami biznesowymi jest kluczowym, ale wymagającym procesem; wymaga dużo czasu i wysiłku. Wydajność jest bezpośrednio związana z modelem i podejściem do zarządzania projektami, dlatego należy ją poprawić, aby uzyskać oczekiwane rezultaty.

Według monday.com ponad 54% pracowników poświęca swój niezbędny czas na wykonywanie powtarzalnych zadań i może zaoszczędzić ponad 5 godzin, automatyzując określone zadania. Dlatego automatyzacja projektów biznesowych jest niezbędna do zwiększenia produktywności.

Pierwszą rzeczą, którą musi zrobić kierownik projektu, jest określenie celu i potrzeby zautomatyzowania procesu. Potem przychodzi analiza wyzwań i procesów, aby znaleźć kryteria do poprawy. Ponadto należy stworzyć model automatyzacji, który podzieli projekty na mniejsze, ale osiągalne zadania, a także pomoże dopasować cele do zadań. Po wdrożeniu konkretnego modelu wyniki powinny być stale monitorowane, aby można było wprowadzić niezbędne zmiany.

Zarządzanie frekwencją pracowników

Zarządzanie obecnością pracowników jest niezbędne dla firmy, aby zapewnić pracownikom wystarczającą ilość czasu na swoje zadania. Automatyzacja biznesu eliminuje potrzebę ręcznego zarządzania obecnością pracowników.

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to ustalić politykę obecności wraz z zasadami i standardami godzin pracy. Przy wdrażaniu polityki należy również brać pod uwagę interesy pracowników. Potem przychodzi etap ustalania działań dyscyplinarnych. Zautomatyzowane narzędzia pozwalają rejestrować czasy obecności, skutecznie wdrażać zasady i dostarczać dane w czasie rzeczywistym.

Marketing e-mailowy

Trzeba stosować skuteczne strategie e-mail marketingu, aby zdobyć rozpoznawalność marki i nadmierne leady. Powinieneś mieć z góry ustaloną grupę docelową i ich bazę danych, aby zapewnić im spersonalizowane wrażenia. W tym celu należy starannie przeprowadzić analizę rynku. Dlatego technologia automatyzacji biznesu może pomóc Ci zaoszczędzić czas, dzięki czemu możesz poświęcić cenny czas na inne działania.

Jak wszyscy wiemy, określenie celów jest pierwszym krokiem w każdym procesie. Podczas kształtowania kampanii należy pamiętać o zestawie celów. Następnie należy zebrać dane o odbiorcach. Musisz dogłębnie przestudiować dane, aby lepiej zrozumieć ich zachowanie. Zautomatyzowane systemy pomagają mierzyć skuteczność kampanii i ją wzmacniać.

Księgowość i fakturowanie

Księgowość i fakturowanie pozwalają śledzić przepływy pieniężne firmy, zasoby i fundusze — dlatego bardzo ważne jest ostrożne zarządzanie obydwoma procesami. Technologia pomaga zautomatyzować różne powtarzalne zadania i zaoszczędzić czas, dzięki czemu księgowi mogą skupić się na dokładności raportów.

Źródło obrazu)

Z powyższego obrazu możemy zrozumieć znaczenie automatyzacji procesu księgowania w celu zmniejszenia zużycia czasu.

Najpierw musisz ocenić i zakończyć bieżące procedury księgowe oraz wybrać odpowiedni system księgowy dla firmy. Następnie dane powinny zostać połączone z systemem, a aktualna sytuacja finansowa powinna zostać oceniona w celu podjęcia niezbędnych kroków. Narzędzia do automatyzacji wymagają czasu, aby dostosować się w każdym procesie; dlatego powinieneś poświęcić wystarczająco dużo czasu na ten proces. Potem następuje etap testowania wyników i dokładności oraz porównywania wyników sprzed i po automatyzacji.

Obsługa klienta

Obsługa klienta to podstawa rozwoju firmy na rynku. Dlatego ma równie duże znaczenie, co pozyskiwanie klientów. Dlatego należy zachować wydajność procesu i nie zakłócać ludzkiego dotyku podczas automatyzacji.

Po pierwsze, musisz stworzyć i zaktualizować bazę wiedzy, aby lepiej pomagać klientom. Następnie powinieneś zdefiniować cele, aby podążać w określonym kierunku. Ponadto należy wdrożyć chatbota, aby pomoc była dostępna 24*7. Następnie menedżerowie powinni skupić się na personalizacji obsługi klienta, aby zapewnić wspaniałe wrażenia. Konieczne jest również przetestowanie procesu automatyzacji, więc informacje zwrotne od klientów pomagają poznać skuteczność technologii i czy cele są zgodne, czy nie.

Planowanie spotkań i spotkań

Spotkania jeden na jednego, terminy i napięty harmonogram – brzmi znajomo? Spotkania i spotkania pochłaniają dużo czasu menedżerów, a zarządzanie tym wszystkim zajmuje jeszcze więcej czasu. Zaawansowane narzędzia zarządzają harmonogramami menedżerów tak, aby mogli skupić się na spotkaniach i klientach, a nie na barierze czasowej.

Powinieneś najpierw przyjrzeć się swojemu harmonogramowi i zidentyfikować wzorce pracy i trendy. W ten sposób możesz znaleźć czas stracony na zarządzanie harmonogramami i spotkaniami. Dzięki temu otrzymujesz odpowiedź, dlaczego spóźniłeś się na ważne spotkanie, nawet jeśli to nie była Twoja wina. Dzięki narzędziom do planowania spotkań możesz bez wysiłku umawiać się na spotkania i spotkania, oszczędzając przy tym znaczną ilość czasu.

Zarządzanie aktywami

Firma musi śledzić swoje aktywa i utrzymywane zapasy. Ale comiesięczne kontrole stanu inwentarza mogą być żmudne, więc automatyzacja zadań ręcznych może ułatwić pracę.

Dedykowany zespół ds. zarządzania aktywami powinien zoptymalizować proces i ustalić cykl comiesięcznych kontroli aktywów. Zautomatyzowane systemy zajmują się powtarzalnymi kontrolami i usługami konserwacyjnymi, więc wystarczy obsługiwać zapisy cyklu życia aktywów i faktury. Przypomnienia pozwalają być na bieżąco z regularnymi przeglądami konserwacyjnymi, dzięki czemu można również usprawnić planowanie.

Zarządzanie mediami społecznościowymi

Obecność w mediach społecznościowych jest niezbędna dla każdej firmy, ponieważ rynek cyfrowy stale się rozwija. Jednak prowadzenie wielu kampanii na platformach społecznościowych może pochłaniać dużo czasu i wysiłku, więc ustawienie go w trybie autopilota może pomóc.

Aby skutecznie zautomatyzować zarządzanie mediami społecznościowymi, powinieneś najpierw zdefiniować swoje cele. Różne segmenty rynku mogą mieć różne zainteresowania, dlatego powinieneś określić grupę docelową, aby nadać swoim wysiłkom właściwy kierunek. Potem następuje etap identyfikacji najnowszych trendów i budowania strategii, aby od razu zainteresować potencjalnych klientów. Dalej jest wybór narzędzia, które może zwiększyć wydajność Twoich kampanii. Pomaga zautomatyzować planowanie postów, a nawet sugeruje lepsze pomysły na treści, aby zaangażować użytkowników i czas na publikowanie w celu lepszego zaangażowania. Kolejnym krokiem powinno być przetestowanie skuteczności działań poprzez wykorzystanie analityki systemowej.

Rekrutacja

Proces rekrutacji jest podstawą określania sukcesu firmy. Zatrudnianie najlepszych talentów do określonej roli wymaga cierpliwości i umiejętności identyfikacji. Chociaż proces zatrudniania nie może być całkowicie zautomatyzowany, ponieważ wymaga interwencji człowieka, niektóre powtarzalne zadania można zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas.

Przed rozpoczęciem procesu rekrutacji należy określić potrzeby firmy i określić opisy stanowisk. Następnie zautomatyzowane systemy pomagają zbierać CV kandydatów z portali pracy lub baz danych. Wstępne sprawdzanie kandydatów i harmonogramy rozmów kwalifikacyjnych można również ustawić w trybie autopilota. Po rozmowie kwalifikacyjnej można sporządzić karty wyników dla każdego kandydata, ułatwiając zarządzanie procesem selekcji.

Analiza danych i analiza biznesowa

Źródło obrazu)

Każdy proces biznesowy wymaga terminowej oceny i analizy, aby można było znaleźć postęp w modelu. Narzędzia cyfrowe pomagają uzyskać dokładne dane w czasie rzeczywistym, aby skoncentrować się na strategiach i wynikach.

Najpierw należy zdefiniować konkretne kryteria oceny i ustalić cele. Następnie należy określić kluczowe wskaźniki, aby śledzić postępy i odpowiednio opracować strategie. Technologia automatyzacji pomaga uzyskać dane w czasie rzeczywistym i prawdziwą wartość wstępnie określonych kluczowych wskaźników, oszczędzając w ten sposób czas menedżerów.

Wdrażanie klienta

Onboarding wywiera znaczący wpływ na umysły klientów. Dlatego zapewnienie użytkownikom doskonałego doświadczenia onboardingowego jest obowiązkowe. Automatyzacja ręcznych i określonych zadań pomaga skupić się na doświadczeniu użytkownika i interakcjach.

Na pierwszym etapie procesu powinieneś jasno określić cele i zadania oraz opracować skuteczną strategię. Następnie musisz zmapować ścieżkę onboardingu klienta (jeśli jest już zrealizowana, oceń ją). Narzędzia techniczne pomagają zautomatyzować tę podróż, więc zespół wdrażający powinien skoncentrować się na treściach i wynikach nauki.

Zalecane narzędzia:

NetHunt CRM pomaga firmom zarządzać kontaktami, transakcjami, zadaniami, kampaniami i raportami w jednym miejscu. Pozwala zaprojektować i zarządzać lejkiem sprzedaży, a pulpit nawigacyjny daje przegląd postępów. Ponadto NetHunt pomaga firmom w ich praktykach poszukiwania (zwłaszcza w przypadku Gmaila i LinkedIn).

Asana pomaga kierownikom projektów w zarządzaniu różnymi projektami i zadaniami. Pomaga w sprawnym wykonywaniu niezbędnych zadań w określonym czasie. Asana pozwala śledzić różne zadania, tworzyć listy rzeczy do zrobienia i organizować zadania.

factoTime pomaga firmom bez wysiłku zarządzać frekwencją pracowników. Obsługuje ewidencję obecności, historię stempli i wiele zmian. Ponadto narzędzie automatycznie oblicza godziny pracy i wynagrodzenia według stawek płac.

Mailchimp optymalizuje praktyki e-mail marketingowe firmy, aby mogli jak najlepiej z niego skorzystać. Tworzenie atrakcyjnych e-maili, planowanie i funkcje rekomendacji w celu uzyskania szczegółowych informacji o odbiorcach pomagają zwiększyć ocenę potencjalnych klientów.

QuickBooks to wybitne oprogramowanie księgowe dla firm do zarządzania zadaniami finansowymi, kontami i fakturami. System umożliwia śledzenie faktur, wydatków oraz przepływów pieniężnych. Dodatkowo automatycznie nalicza podatki i przygotowuje raporty bilansowe.

Zendesk zapewnia doskonałą obsługę klienta dzięki zaawansowanym funkcjom obsługi klienta. Pozwala firmom zarządzać rozmowami telefonicznymi, czatami, e-mailami, Twitterem i Facebookiem. Chatboty oparte na sztucznej inteligencji zapewniają klientom spersonalizowane wrażenia.

Calendly to internetowy planer dla menedżerów, dzięki któremu mogą organizować swoje spotkania i spotkania. Użytkownicy mogą umawiać się na spotkania z innymi osobami i automatyzować zadania administracyjne, takie jak ustawianie przypomnień e-mail i działań następczych.

UpKeep to narzędzie do zarządzania aktywami dla firm, dzięki czemu mogą skutecznie utrzymywać wszystkie swoje aktywa i zapasy. Umożliwia śledzenie przestojów zasobów, wykorzystania, kosztów i zleceń pracy. Można też generować szczegółowe raporty, aby być na bieżąco z danymi.

Buffer to narzędzie dla firm do łatwego zarządzania obsługą mediów społecznościowych. Pozwala tworzyć kolejki postów w mediach społecznościowych i automatycznie je publikować we wcześniej ustalonym czasie. Możesz także skutecznie prowadzić kampanie w mediach społecznościowych, a analizy pokazują ruch i zaangażowanie Twoich postów.

Jobvite usprawnia proces rekrutacji organizacji i pomaga im tworzyć lepszą markę pracodawcy. Ponadto tworzy spersonalizowaną podróż dla osób poszukujących pracy, aby zapewnić im wspaniałe doświadczenie rekrutacyjne i zasugerować rekruterom najlepszych kandydatów.

SAP to rozwiązanie chmurowe dla firm SaaS, które zapewnia możliwości analityczne, w tym planowanie, analizę predykcyjną i analizę biznesową. Uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja zapewniają dogłębny wgląd w dane biznesowe, a szczegółowe raporty pomagają śledzić postępy za pomocą kluczowych wskaźników wydajności.

Appcues buduje angażujące środowisko onboardingu użytkowników dla firm SaaS. Pomaga także tworzyć ankiety satysfakcji klientów i ogłoszenia o funkcjach. Możesz łatwo mierzyć wykorzystanie i rozpowszechnienie produktu w czasie.

Streszczenie

Automatyzacja procesów biznesowych obniża różne koszty i poprawia wydajność procesów; dlatego powinna być wykonana z dużą starannością i stale monitorowana. Ta lista wiodących praktyk w BPA może dać szybkie wyobrażenie o tym, które procesy powinny być zautomatyzowane i jak można ocenić potrzebę automatyzacji.

Aby osiągnąć oczekiwane wyniki i skutecznie zrealizować plan automatyzacji, właściciele firm powinni wziąć pod uwagę wybitne narzędzia cyfrowe wymienione powyżej, które mogą ułatwić pracę.