أفضل 12 ممارسة في أتمتة الأعمال والأدوات التي يجب مراعاتها

مصدر الصورة)

تشير أتمتة عمليات الأعمال إلى استخدام الأنظمة الرقمية لأتمتة المهام متعددة الخطوات المتكررة. بالمقارنة مع أنواع الأتمتة الأخرى ، فإن حلول BPA معقدة ومتصلة بأنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسات ومصممة خصيصًا لاحتياجات الصناعة.

إنها كلمة طنانة مثبتة ولا تفشل أبدًا في زيادة الإنتاجية والنجاح. يعد وضع خطط لـ BPA واستراتيجيات خارطة الطريق وتحليل العوامل المختلفة أشياء مثيرة يجب القيام بها. ولكن عندما يتعلق الأمر بتنفيذ الخطة فعليًا ، فإنها تصبح مناقضة تمامًا للفكر الأولي. لذلك ، من الضروري تقييم العوامل المختلفة بعناية ووضع الاستراتيجيات وفقًا لذلك.

إذا قمت بتقييم جوانب مهمة من العمليات التجارية وأتمتة سير العمل ، ولاحظت أنها تعمل من أجلك وتحقق النتائج المتوقعة إذا تم تنفيذها بشكل صحيح ، فإن الممارسات المختلفة المذكورة أدناه يمكن أن تساعدك على تحقيق المزيد.

إدارة علاقات العملاء

CRM هو بمثابة نبضات القلب لأي عمل ؛ يرتبط ارتباطًا مباشرًا بالأكسجين التجاري (المال). لذلك يجب أن يكون لديك نموذج واستراتيجية فعالة لتوليد عملاء محتملين رائعين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد تكنولوجيا الأتمتة في توفير الوقت الثمين للمديرين والمديرين التنفيذيين حتى يتمكنوا من التركيز على كفاءة العملية.

في المرحلة الأولى من أتمتة CRM ، يجب عليك مسح الأهداف لأنها يجب أن تتماشى مع المهام. يمكن أن يكون إطار أهداف SMART ومقاييس KPI مفيدة في هذا. بعد ذلك ، يجب تقييم استراتيجيات السوق والعمل ، وإجراء التغييرات اللازمة في الاستراتيجيات. بعد ذلك ، يجب جمع بيانات العملاء والاستفادة من الأدوات الرقمية للتجزئة لتوفير تجربة أكثر تميزًا. يجب تعيين خط أنابيب المبيعات بالكامل وإدارته باستخدام الأنظمة الرقمية ، كما يجب إجراء تقييم للنتائج.

إدارة المشاريع والمهام

إدارة مشروع الأعمال هي عملية حاسمة ولكنها صعبة ؛ يتطلب الكثير من الوقت والجهد. وترتبط الإنتاجية بشكل مباشر بنموذج ونهج إدارة المشروع ، لذلك يجب تحسينها لتحقيق النتائج المتوقعة.

وفقًا لموقع monday.com ، يقضي أكثر من 54٪ من الموظفين وقتهم الأساسي في أداء مهام متكررة ، ويمكنهم توفير أكثر من 5 ساعات عن طريق أتمتة مهام محددة. لذلك ، تعتبر أتمتة مشروع الأعمال أمرًا ضروريًا لتحسين الإنتاجية.

أول شيء يجب على مدير المشروع القيام به هو تحديد الغرض والحاجة إلى أتمتة العملية. ثم يأتي بعد ذلك تحليل التحديات والعمليات بحيث يمكن إيجاد معايير للتحسين. علاوة على ذلك ، يجب عمل نموذج أتمتة لتقسيم المشاريع إلى مهام أصغر ولكنها قابلة للتحقيق ، كما أنه يساعد في مواءمة الأهداف مع المهام. بعد تنفيذ النموذج المحدد ، يجب مراقبة النتائج باستمرار ، حتى يمكن إجراء التغييرات الضرورية.

إدارة حضور الموظفين

تعد إدارة حضور الموظفين أمرًا ضروريًا للأعمال التجارية للتأكد من أن الموظفين يوفرون وقتًا كافيًا لمهامهم. تعمل أتمتة الأعمال على التخلص من الحاجة إلى إدارة حضور القوى العاملة يدويًا.

أول شيء يجب عليك فعله هو تحديد سياسة الحضور مع قواعد ومعايير ساعات العمل. ويجب أيضًا مراعاة مصالح الموظفين أثناء تنفيذ السياسة. ثم تأتي مرحلة تحديد الإجراءات التأديبية. تتيح لك الأدوات الآلية تسجيل أوقات الحضور ، وتنفيذ السياسة بشكل فعال ، وتوفير بيانات في الوقت الفعلي.

التسويق عبر البريد الإلكتروني

يحتاج المرء إلى تطبيق استراتيجيات تسويق فعالة عبر البريد الإلكتروني للحصول على التعرف على العلامة التجارية والعملاء المتوقعين بشكل مفرط. يجب أن يكون لديك جمهور مستهدف محدد مسبقًا وقاعدة بياناتهم لتزويدهم بتجربة مخصصة. لذلك ، يجب إجراء تحليل السوق بعناية. لذلك ، يمكن أن تساعدك تقنية أتمتة الأعمال في توفير الوقت بحيث يمكنك تخصيص وقت ثمين للأنشطة الأخرى.

كما نعلم جميعًا ، فإن تحديد الأهداف هو الخطوة الأولى في كل عملية. يجب وضع مجموعة الأهداف في الاعتبار أثناء تشكيل الحملات. بعد ذلك ، يجب جمع بيانات الجمهور. يجب عليك دراسة البيانات بعمق لفهم سلوكهم بشكل أفضل. تساعد الأنظمة الآلية في قياس فعالية الحملات وتعزيزها.

المحاسبة والفواتير

تتبع المحاسبة والفواتير التدفق النقدي للأعمال والموارد والأموال - لذلك من الضروري إدارة كلتا العمليتين بعناية. تساعد التكنولوجيا على أتمتة المهام المتكررة المختلفة وتوفير الوقت بحيث يمكن للمحاسبين التركيز على دقة التقارير.

مصدر الصورة)

من الصورة أعلاه يمكننا أن نفهم أهمية أتمتة العملية المحاسبية لتقليل استهلاك الوقت.

أولاً ، تحتاج إلى تقييم وإنهاء الإجراءات المحاسبية الجارية واختيار نظام محاسبة مناسب للأعمال. بعد ذلك يجب ربط البيانات بالنظام وتقييم الوضع المالي الحالي لاتخاذ الخطوات اللازمة. تستغرق أدوات الأتمتة وقتًا لضبطها في كل عملية ؛ لذلك ، يجب أن تمنح وقتًا كافيًا للعملية. ثم تأتي مرحلة اختبار النتائج ودقتها ومقارنة نتائج الأتمتة قبل وبعد.

دعم العملاء

دعم العملاء هو أساس ازدهار الأعمال في السوق. لذلك ، فإنه يحمل أهمية كبيرة مثل اكتساب العملاء. لذلك ، يجب الحفاظ على كفاءة العملية ، ويجب عدم تعطيل اللمسة البشرية أثناء التشغيل الآلي.

أولاً ، يجب إنشاء قاعدة المعرفة وتحديثها لمساعدة العملاء بشكل أفضل. بعد ذلك ، يجب عليك تحديد الأهداف للتحرك في اتجاه معين. علاوة على ذلك ، يجب تنفيذ برنامج chatbot لإتاحة المساعدة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. بعد ذلك ، يجب على المديرين التركيز على تخصيص خدمة العملاء لتقديم تجربة رائعة. يعد اختبار عملية الأتمتة ضروريًا أيضًا ، لذلك تساعد ملاحظات العملاء في معرفة فعالية التكنولوجيا وما إذا كانت الأهداف متوافقة أم لا.

جدولة الاجتماعات والمواعيد

الاجتماعات الفردية والمواعيد والجدول الزمني المحموم - هل تبدو مألوفة؟ تستهلك الاجتماعات والمواعيد الكثير من وقت المديرين ، وتستغرق إدارة كل ذلك وقتًا أطول. تدير الأدوات المتقدمة جداول المديرين بحيث يمكنهم التركيز على الاجتماعات والعملاء بدلاً من حاجز الوقت.

يجب عليك مراقبة جدولك الزمني أولاً وتحديد أنماط العمل واتجاهات الاجتماع. من خلال القيام بذلك ، يمكنك العثور على الوقت الضائع في إدارة الجداول الزمنية والمواعيد. لذلك ، تحصل على إجابة عن سبب تأخرك عن اجتماع مهم حتى لو لم يكن خطأك. باستخدام أدوات جدولة الاجتماعات ، يمكنك ترتيب الاجتماعات والمواعيد بسهولة وتوفير وقت كبير.

إدارة الأصول

يجب على الشركة تتبع أصولها والحفاظ على مخزونها. لكن عمليات فحص المخزون الشهرية يمكن أن تكون مملة ، لذا فإن أتمتة المهام اليدوية يمكن أن تجعل العمل سهلاً.

يجب أن يقوم فريق إدارة الأصول المخصص بتحسين العملية وتحديد دورة من فحوصات الأصول الشهرية. تهتم الأنظمة المؤتمتة بالفحوصات المتكررة وخدمات الصيانة ، لذلك عليك فقط التعامل مع سجلات دورة حياة الأصول والفواتير. تتيح لك التذكيرات البقاء على اطلاع دائم بفحوصات الصيانة الدورية حتى تتمكن من تحسين التخطيط أيضًا.

إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

يعد وجود وسائل التواصل الاجتماعي أمرًا ضروريًا لأي عمل حيث أن السوق الرقمي ينمو باستمرار. ومع ذلك ، فإن تشغيل حملات متعددة على منصات التواصل الاجتماعي يمكن أن يستهلك الكثير من الوقت والجهد ، لذا فإن ضبطه على وضع التشغيل التلقائي يمكن أن يساعد.

من أجل أتمتة فعالة لإدارة الوسائط الاجتماعية ، يجب عليك أولاً تحديد أهدافك. قد يكون لقطاعات السوق المختلفة اهتمامات مختلفة ، لذلك يجب عليك تحديد جمهورك المستهدف لإعطاء جهودك الاتجاه الصحيح. ثم تأتي مرحلة تحديد أحدث الاتجاهات واستراتيجيات البناء لجذب العملاء المحتملين على الفور. علاوة على ذلك ، يتم تحديد أداة يمكنها زيادة إنتاجية حملاتك. يساعدك على أتمتة جدولة المنشورات ، كما أنه يقترح عليك أفكار محتوى أفضل لإشراك المستخدمين والوقت للنشر من أجل مشاركة أفضل. يجب أن تكون الخطوة التالية هي اختبار فعالية الجهود من خلال الاستفادة من تحليلات النظام.

توظيف

عملية التوظيف هي الأساس لتحديد نجاح الأعمال. يتطلب توظيف أفضل المواهب للقيام بدور معين الصبر ومهارات تحديد الهوية. على الرغم من أن عملية التوظيف لا يمكن أن تكون آلية بالكامل لأنها تتطلب تدخل بشري ، إلا أنه يمكن أتمتة بعض المهام المتكررة لتوفير الوقت.

قبل البدء في عملية التوظيف ، يجب تحديد احتياجات العمل وتحديد التوصيف الوظيفي. بعد ذلك ، تساعد الأنظمة الآلية في جمع السير الذاتية للمتقدمين من بوابات الوظائف أو قواعد البيانات. يمكن تعيين الفرز المسبق للمرشحين وجداول المقابلات على وضع الطيار التلقائي أيضًا. بعد إجراء المقابلات ، يمكن عمل بطاقات تسجيل لكل متقدم ، مما يجعل عملية الاختيار قابلة للإدارة.

تحليلات البيانات وذكاء الأعمال

مصدر الصورة)

تحتاج كل عملية تجارية إلى تقييم وتحليل في الوقت المناسب حتى يمكن العثور على تقدم النموذج. تساعدك الأدوات الرقمية في الحصول على بيانات دقيقة وفي الوقت الفعلي للتركيز على الاستراتيجيات والنتائج.

أولاً ، يجب تحديد معايير محددة للتقييم وتحديد الأهداف. بعد ذلك ، يجب عليك تحديد المقاييس الأساسية لتتبع التقدم ووضع الاستراتيجيات وفقًا لذلك. تساعد تقنية الأتمتة في الحصول على البيانات في الوقت الفعلي والقيمة الحقيقية للمقاييس الرئيسية المحددة مسبقًا ، وبالتالي توفير وقت المديرين.

إعداد العملاء

تترك عملية الإعداد تأثيرًا كبيرًا على أذهان العملاء. لذا ، فإن تزويد المستخدمين بتجربة تأهيل ممتازة أمر إلزامي. تساعدك أتمتة المهام اليدوية والمحددة على التركيز على تجربة المستخدم والتفاعلات.

في الخطوة الأولى من العملية ، يجب عليك تحديد الأهداف والغايات ووضع استراتيجية فعالة. بعد ذلك ، يجب عليك تعيين رحلة العميل على متن الطائرة (إذا تم ذلك بالفعل ، فقم بتقييمها). تساعد الأدوات التقنية في أتمتة هذه الرحلة ، لذلك يجب أن يركز فريق الإعداد على محتوى التعلم والنتائج.

الأدوات الموصى بها:

يساعد NetHunt CRM الشركات في إدارة جهات الاتصال والصفقات والمهام والحملات والتقارير في مكان واحد. يتيح لك تصميم وإدارة خط أنابيب المبيعات الخاص بك ، وتوفر لوحة المعلومات نظرة عامة على التقدم. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد NetHunt الشركات في ممارسات التنقيب (خاصة بالنسبة لـ Gmail و LinkedIn).

تساعد أسانا مديري المشاريع في إدارة مشاريعهم ومهامهم المختلفة. يساعدك على إنجاز المهام الأساسية بكفاءة ضمن إطار زمني محدد. يتيح لك Asana تتبع المهام المختلفة وإنشاء قوائم المهام وتنظيم المهام.

يساعد FactoTime الشركات في إدارة حضور قوتها العاملة دون عناء. إنه يتعامل مع سجلات الحضور وتاريخ الثقب والتحولات المتعددة. بالإضافة إلى ذلك ، تقوم الأداة تلقائيًا باحتساب ساعات العمل والرواتب وفقًا لمعدلات الأجور.

تعمل Mailchimp على تحسين ممارسات التسويق عبر البريد الإلكتروني للشركة حتى يتمكنوا من تحقيق أقصى استفادة منها. تساعد صياغة رسائل البريد الإلكتروني الجذابة والجدولة والتوصية بميزات رؤى الجمهور على تعزيز نقاط العميل المتوقع.

QuickBooks هو برنامج محاسبة بارز للشركات لإدارة مهامهم المالية وحساباتهم وفواتيرهم. يسمح لك النظام بتتبع الفواتير والمصروفات والتدفقات النقدية. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم تلقائيًا باحتساب الضرائب وإعداد تقارير الميزانية العمومية.

تتيح Zendesk تجربة عملاء ممتازة من خلال ميزات دعم العملاء المتقدمة. يتيح للشركات إدارة محادثات الهاتف والدردشة والبريد الإلكتروني و Twitter و Facebook. توفر روبوتات الدردشة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تجربة شخصية للعملاء.

Cal Friendly هو برنامج جدولة عبر الإنترنت للمديرين يمكنهم من خلاله تنظيم اجتماعاتهم ومواعيدهم. يمكن للمستخدمين حجز المواعيد مع الآخرين وأتمتة المهام الإدارية مثل تعيين تذكيرات البريد الإلكتروني والمتابعة.

UpKeep هي أداة لإدارة الأصول للشركات حتى تتمكن من الحفاظ على جميع أصولها ومخزونها بكفاءة. يتيح لك تتبع وقت تعطل الأصول والاستخدام والتكاليف وأوامر العمل. ويمكن إنشاء تقارير مفصلة للبقاء على اطلاع دائم بالبيانات.

Buffer هي أداة للشركات لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بها دون عناء. يتيح لك إنشاء قائمة انتظار لمنشورات الوسائط الاجتماعية ونشرها تلقائيًا في وقت محدد مسبقًا. يمكنك أيضًا تشغيل حملات وسائل التواصل الاجتماعي بشكل فعال ، وتظهر لك التحليلات حركة المرور والمشاركة في مشاركاتك.

يبسط موقع Jobvite عملية التوظيف في المؤسسات ويساعدها على إنشاء علامة تجارية أفضل لصاحب العمل. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يخلق رحلة شخصية للباحثين عن عمل لمنحهم تجربة توظيف رائعة واقتراح أفضل المتقدمين المناسبين لموظفي التوظيف.

SAP عبارة عن حل سحابي لشركات SaaS يوفر إمكانات تحليلية ، بما في ذلك التخطيط والتحليل التنبئي وذكاء الأعمال. يساعدك التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي على إطلاعك على رؤى عميقة حول بيانات الأعمال ، وتساعد التقارير التفصيلية على تتبع التقدم باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية.

تقوم Appcues ببناء تجربة مستخدم جذابة لشركات SaaS. كما أنه يساعد في إنشاء استطلاعات رضا العملاء وإعلانات الميزات. يمكنك بسهولة قياس استخدام المنتج واعتماده بمرور الوقت.

ملخص

تعمل أتمتة العمليات التجارية على خفض التكاليف المختلفة وتحسين إنتاجية العمليات ؛ لهذا السبب يجب تنفيذه بعناية شديدة ومراقبته باستمرار. يمكن أن تعطيك قائمة الممارسات الرائدة في BPA فكرة سريعة عن العمليات التي يجب أتمتتها وكيف يمكن تقييم الحاجة إلى الأتمتة.

لتحقيق النتائج المتوقعة وتنفيذ خطة الأتمتة بكفاءة ، يجب على أصحاب الأعمال النظر في الأدوات الرقمية البارزة المذكورة أعلاه والتي يمكن أن تسهل العمل.