12 Mejores Prácticas en Automatización de Negocios y Herramientas a Considerar

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La automatización de procesos comerciales se refiere al uso de sistemas digitales para automatizar tareas repetitivas de varios pasos. En comparación con otros tipos de automatización, las soluciones de BPA son complejas, están conectadas a los sistemas de TI de la empresa y se adaptan específicamente a las necesidades de la industria.

Es una palabra de moda comprobada que nunca deja de impulsar la productividad y el éxito. Hacer planes para BPA, estrategias de hoja de ruta y analizar diferentes factores son cosas emocionantes que hacer. Pero, cuando se trata de implementar realmente el plan, se vuelve completamente opuesto al pensamiento inicial. Por lo tanto, es esencial evaluar cuidadosamente los diferentes factores y hacer estrategias en consecuencia.

Si evaluó aspectos significativos de la automatización de procesos comerciales y flujos de trabajo, y notó que funciona para usted y genera los resultados esperados si se ejecuta correctamente, las diferentes prácticas que se mencionan a continuación pueden ayudarlo a lograr más.

Gestión de la relación con el cliente

CRM es como un latido del corazón para cualquier negocio; está directamente relacionado con el oxígeno empresarial (dinero). Por lo tanto, debe tener un modelo y una estrategia eficientes para generar excelentes clientes potenciales. Además, la tecnología de automatización puede ayudar a ahorrar un tiempo precioso a los gerentes y ejecutivos para que puedan concentrarse en la eficiencia del proceso.

En la etapa inicial de la automatización de CRM, debe aclarar los objetivos, ya que deben estar alineados con las tareas. El marco de objetivos SMART y las medidas de KPI pueden ser útiles en esto. Luego, se deben evaluar las estrategias comerciales y de mercado, y se deben realizar los cambios necesarios en las estrategias. Luego, se deben recopilar los datos del cliente y se deben aprovechar las herramientas digitales para la segmentación a fin de brindar una experiencia más excelente. Se debe establecer y administrar todo un pipeline de ventas con sistemas digitales, y también se debe hacer una evaluación de resultados.

Gestión de proyectos y tareas

La gestión de proyectos empresariales es un proceso crucial pero desafiante; requiere mucho tiempo y esfuerzo. Y la productividad se relaciona directamente con el modelo y el enfoque de gestión de proyectos, por lo que debe mejorarse para impulsar los resultados esperados.

Según monday.com, más del 54 % de los empleados pasan su tiempo esencial realizando tareas repetitivas y pueden ahorrar más de 5 horas al automatizar tareas específicas. Por lo tanto, la automatización de proyectos empresariales es esencial para mejorar la productividad.

Lo primero que debe hacer un gerente de proyecto es identificar el propósito y la necesidad de automatizar el proceso. Luego viene el análisis de desafíos y procesos para encontrar los criterios de mejora. Además, se debe hacer un modelo de automatización para dividir los proyectos en tareas más pequeñas pero alcanzables, y también ayuda a alinear los objetivos con las tareas. Después de la implementación del modelo específico, los resultados deben ser monitoreados constantemente, para que se puedan realizar los cambios necesarios.

Gestión de asistencia de empleados

La gestión de la asistencia de los empleados es esencial para que una empresa garantice que los empleados dedican suficiente tiempo a sus tareas. La automatización comercial elimina la necesidad de administrar la asistencia de la fuerza laboral manualmente.

Lo primero que debes hacer es determinar una política de asistencia con reglas y estándares de horas de trabajo. Y los intereses de los empleados también deben tenerse en cuenta al implementar la política. Luego viene la etapa de establecer acciones disciplinarias. Las herramientas automatizadas le permiten capturar tiempos de asistencia, implementar la política de manera efectiva y proporcionar datos en tiempo real.

Correo de propaganda

Uno necesita aplicar estrategias efectivas de marketing por correo electrónico para obtener reconocimiento de marca y clientes potenciales excesivos. Debe tener un público objetivo predeterminado y su base de datos para brindarles una experiencia personalizada. Para eso, el análisis de mercado debe hacerse con cuidado. Por lo tanto, la tecnología de automatización empresarial puede ayudarlo a ahorrar tiempo para que pueda dedicar un tiempo precioso a otras actividades.

Como todos sabemos, la determinación de objetivos es el primer paso en todo proceso. El conjunto de objetivos debe tenerse en cuenta al dar forma a las campañas. Luego, se deben recopilar los datos de la audiencia. Debes estudiar los datos en profundidad para comprender mejor su comportamiento. Los sistemas automatizados ayudan a medir la efectividad de las campañas y mejorarla.

Contabilidad y Facturación

La contabilidad y la facturación realizan un seguimiento del flujo de caja, los recursos y los fondos de la empresa, por lo que es fundamental gestionar ambos procesos con cuidado. La tecnología ayuda a automatizar varias tareas repetitivas y ahorra tiempo para que los contadores puedan concentrarse en la precisión de los informes.

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De la imagen de arriba, podemos entender la importancia de automatizar el proceso de contabilidad para reducir el consumo de tiempo.

Primero, debe evaluar y finalizar los procedimientos contables en curso y elegir un sistema contable adecuado para el negocio. Luego, los datos deben vincularse con el sistema y debe evaluarse la situación financiera actual para tomar las medidas necesarias. Las herramientas de automatización toman tiempo para ajustarse en cada proceso; por lo tanto, debe darle suficiente tiempo al proceso. Luego viene la etapa de probar los resultados y la precisión y comparar los resultados de automatización antes y después.

Atención al cliente

La atención al cliente es la base para que el negocio prospere en el mercado. Por lo tanto, tiene tanta importancia como la adquisición de clientes. Por lo tanto, se debe mantener la eficiencia del proceso y no se debe interrumpir el contacto humano durante la automatización.

En primer lugar, debe crear y actualizar la base de conocimientos para ayudar mejor a los clientes. Luego, debe definir los objetivos para avanzar en una dirección particular. Además, se debe implementar un chatbot para que la asistencia esté disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Después de eso, los gerentes deben enfocarse en personalizar el servicio al cliente para brindar una gran experiencia. También es necesario probar el proceso de automatización, por lo que la retroalimentación del cliente ayuda a conocer la efectividad de la tecnología y si los objetivos están alineados o no.

Programación de reuniones y citas

Reuniones individuales, citas y una agenda agitada: ¿le suena familiar? Las reuniones y las citas consumen mucho tiempo de los gerentes, y administrar todo esto lleva aún más tiempo. Las herramientas avanzadas administran los horarios de los gerentes para que puedan concentrarse en las reuniones y los clientes en lugar de la barrera del tiempo.

Primero debe observar su horario e identificar patrones de trabajo y tendencias de reuniones. Al hacer eso, puede encontrar el tiempo perdido en la gestión de horarios y citas. Por lo tanto, obtiene una respuesta de por qué llegó tarde a una reunión importante, incluso si no fue su culpa. Con las herramientas de programación de reuniones, puede organizar reuniones y citas sin esfuerzo y ahorrar un tiempo considerable.

Gestión de activos

Una empresa debe realizar un seguimiento de sus activos y el inventario mantenido. Pero las comprobaciones de inventario mensuales pueden ser tediosas, por lo que la automatización de las tareas manuales puede facilitar el trabajo.

Un equipo de gestión de activos dedicado debe optimizar el proceso y establecer un ciclo de controles de activos mensuales. Los sistemas automatizados se encargan de las comprobaciones repetitivas y los servicios de mantenimiento, por lo que solo tiene que gestionar los registros y la facturación del ciclo de vida de los activos. Los recordatorios le permiten mantenerse actualizado con los controles de mantenimiento regulares para que también pueda mejorar la planificación.

Gestión de redes sociales

La presencia en las redes sociales es esencial para cualquier negocio, ya que el mercado digital está en constante crecimiento. Sin embargo, ejecutar varias campañas en plataformas de redes sociales puede consumir mucho tiempo y esfuerzo, por lo que configurarlo en modo de piloto automático puede ayudar.

Para una automatización efectiva de la gestión de redes sociales, primero debe definir sus objetivos. Diferentes segmentos de mercado pueden tener diferentes intereses, por lo que debe determinar su público objetivo para dar a sus esfuerzos una dirección adecuada. Luego viene la etapa de identificar las últimas tendencias y construir estrategias para atraer de inmediato a los clientes potenciales. Además, está seleccionando una herramienta que pueda aumentar la productividad de sus campañas. Te ayuda a automatizar la programación de publicaciones e incluso te sugiere mejores ideas de contenido para atraer a los usuarios y tiempo para publicar para una mejor participación. El siguiente paso debe ser probar la efectividad de los esfuerzos aprovechando el análisis del sistema.

Reclutamiento

El proceso de contratación es la base para determinar el éxito de una empresa. Contratar a los mejores talentos para un rol en particular requiere paciencia y habilidades de identificación. Aunque el proceso de contratación no se puede automatizar por completo, ya que requiere intervención humana, algunas tareas repetitivas se pueden automatizar para ahorrar tiempo.

Antes de comenzar el proceso de contratación, se deben identificar las necesidades del negocio y se deben determinar las descripciones de los puestos. Luego, los sistemas automatizados ayudan a recopilar los currículos de los solicitantes de portales de empleo o bases de datos. La preselección de candidatos y los horarios de las entrevistas también se pueden configurar en modo de piloto automático. Después de la entrevista, se pueden hacer tarjetas de puntuación para cada solicitante, lo que hace que el proceso de selección sea manejable.

Análisis de datos e inteligencia comercial

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Cada proceso de negocio necesita una evaluación y análisis oportunos para que se pueda encontrar el progreso del modelo. Las herramientas digitales lo ayudan a obtener datos precisos y en tiempo real para enfocarse en las estrategias y los resultados.

En primer lugar, debe definir criterios específicos para la evaluación y establecer los objetivos. Luego, debe determinar las métricas clave para seguir el progreso y hacer estrategias en consecuencia. La tecnología de automatización ayuda a obtener los datos en tiempo real y el valor real de las métricas clave predeterminadas, lo que ahorra tiempo a los gerentes.

Incorporación de clientes

La incorporación deja un impacto significativo en la mente de los clientes. Por lo tanto, es obligatorio brindar a los usuarios una excelente experiencia de incorporación. La automatización de tareas manuales y específicas lo ayuda a concentrarse en la experiencia y las interacciones del usuario.

En el primer paso del proceso, debe aclarar las metas y objetivos y hacer una estrategia efectiva. Luego, debe mapear el viaje de incorporación del cliente (si ya está hecho, entonces evalúelo). Las herramientas tecnológicas ayudan a automatizar este viaje, por lo que el equipo de incorporación debe centrarse en el contenido y los resultados del aprendizaje.

Herramientas recomendadas:

NetHunt CRM ayuda a las empresas a administrar sus contactos, negocios, tareas, campañas e informes en un solo lugar. Le permite diseñar y administrar su flujo de ventas, y el tablero le brinda una descripción general del progreso. Además, NetHunt ayuda a las empresas en sus prácticas de prospección (especialmente para Gmail y LinkedIn).

Asana ayuda a los gerentes de proyecto a administrar sus diferentes proyectos y tareas. Le ayuda a realizar tareas esenciales de manera eficiente dentro de un marco de tiempo determinado. Asana te permite realizar un seguimiento de varias tareas, crear listas de tareas pendientes y organizar asignaciones.

factoTime ayuda a las empresas a administrar la asistencia de su fuerza laboral sin esfuerzo. Maneja los registros de asistencia, el historial de perforaciones y múltiples turnos. Además, la herramienta calcula automáticamente las horas de trabajo y los salarios de acuerdo con las tarifas de pago.

Mailchimp optimiza las prácticas de email marketing de la empresa para que puedan sacarle el máximo partido. La elaboración de correos electrónicos atractivos, la programación y las funciones de recomendación para obtener información sobre la audiencia ayudan a aumentar la puntuación de clientes potenciales.

QuickBooks es un software de contabilidad destacado para que las empresas administren sus tareas financieras, cuentas y facturas. El sistema le permite realizar un seguimiento de las facturas, los gastos y el flujo de caja. Además, calcula automáticamente los impuestos y prepara informes de balance.

Zendesk permite una excelente experiencia del cliente con sus funciones avanzadas de atención al cliente. Permite que las empresas administren conversaciones por teléfono, chat, correo electrónico, Twitter y Facebook. Los chatbots impulsados ​​por IA brindan una experiencia personalizada a los clientes.

Calendly es un programador en línea para gerentes mediante el cual pueden mantener organizadas sus reuniones y citas. Los usuarios pueden programar citas con otros y automatizar tareas administrativas como configurar recordatorios y seguimientos por correo electrónico.

UpKeep es una herramienta de gestión de activos para empresas para que puedan mantener de manera eficiente todos sus activos e inventarios. Le permite realizar un seguimiento del tiempo de inactividad, el uso, los costos y las órdenes de trabajo de los activos. Y se pueden generar informes detallados para mantenerse actualizado con los datos.

Buffer es una herramienta para que las empresas administren sus identificadores de redes sociales sin esfuerzo. Le permite hacer una cola de publicaciones en redes sociales y publicarlas automáticamente en un momento predeterminado. También puede ejecutar campañas en las redes sociales de manera efectiva, y los análisis le muestran el tráfico y la participación de sus publicaciones.

Jobvite agiliza el proceso de contratación de las organizaciones y las ayuda a crear una mejor marca de empleador. Además, crea un viaje personalizado para quienes buscan empleo para brindarles una excelente experiencia de reclutamiento y sugerir a los reclutadores a los candidatos más adecuados.

SAP es una solución en la nube para empresas SaaS que brinda capacidades de análisis, incluida la planificación, el análisis predictivo y la inteligencia empresarial. El aprendizaje automático y la IA lo mantienen actualizado con conocimientos profundos sobre los datos comerciales, y los informes detallados ayudan a rastrear el progreso con indicadores clave de rendimiento.

Appcues crea una experiencia atractiva de incorporación de usuarios para las empresas de SaaS. También ayuda a crear encuestas de satisfacción del cliente y anuncios de características. Puede medir fácilmente el uso y la adopción del producto a lo largo del tiempo.

Resumen

La automatización de procesos comerciales reduce varios costos y mejora la productividad de los procesos; por eso debe ejecutarse con sumo cuidado y monitorearse constantemente. Esta lista de prácticas líderes en BPA puede darle una idea rápida de qué procesos deben automatizarse y cómo se puede evaluar la necesidad de automatización.

Para impulsar los resultados esperados y ejecutar el plan de automatización de manera eficiente, los dueños de negocios deben considerar las herramientas digitales prominentes mencionadas anteriormente que pueden facilitar el trabajo.