Советы по управлению комиссионными: 5 важных причин отказаться от использования электронных таблиц

Опубликовано: 2019-08-21

Управление комиссионными — невероятно важная часть любой организации, и управление ею может быстро выйти из-под контроля, если вы полагаетесь на электронные таблицы.

Хотя электронные таблицы могут быть гибким и мощным инструментом для специалистов по продажам и финансам, но то, что многим из нас удобнее работать с электронными таблицами, не всегда делает их правильным решением.

Удивительно, но данные показывают, что от 47% до 70% организаций используют электронные таблицы для управления комиссионными. Если вы находитесь в этой группе, вы можете пересмотреть свое решение.

Рассмотрим эту статистику, основанную на нескольких исследованиях: 88% электронных таблиц содержат ошибки.

Самопровозглашенные мастера Excel, как правило, справляются со сложными многостраничными вычислениями и v-lookup, но по мере увеличения размера и объема бизнес-операций дополнительная сложность и ограниченная прозрачность создают невозможный аудит многостраничных обязательств.

Поверьте мне, я профессионал (но вам не нужно верить мне на слово)

Во время печально известного инцидента с «лондонским китом» в 2012 году глобальная компания, предоставляющая финансовые услуги, потеряла более 6 миллиардов долларов, и ошибки Excel были критическим компонентом.

Сломанная электронная таблица вынудила компанию Eastman Kodak пересмотреть финансовые результаты за 2005 год, что привело к резким изменениям в отношении акций.

Влиятельная гарвардская газета сильно исказила данные об экономическом росте стран с высоким уровнем долга, вызвав паническую реакцию с реальными последствиями, и все из-за неточной формулы Excel.

Excel может быть хорошим решением для организаций с менее чем 50 получателями платежей и базовой структурой плана компенсаций, но управление комиссиями в виде электронных таблиц сопряжено с высоким риском дорогостоящих ошибок. Если приведенные выше примеры вас не убедили, вот пять причин, по которым пришло время модернизировать управление комиссионными.

Управление комиссионными: пять причин отказаться от электронных таблиц

1. Электронные таблицы подвержены ошибкам

Есть много широко разрекламированных неудач с электронными таблицами, потому что одна неправильная ячейка или опечатка могут привести к катастрофическим результатам. В мире управления поощрительным вознаграждением в виде электронных таблиц будет происходить человеческая ошибка, и когда это произойдет, есть вероятность, что вы не обнаружите ошибку до тех пор, пока деньги не уйдут из бизнеса или у вашей двери не появится судебный процесс.

Ошибки комиссионных имеют каскадные организационные последствия, включая как недоплаты, так и переплаты, которые в конечном итоге снижают эффективность продаж и ухудшают результаты бизнеса. Если торговые представители обнаружат ошибки в своих платежах, они потеряют доверие к бизнесу и руководству. Даже отсутствие прозрачности расчета комиссионных может привести торговых представителей к теневой бухгалтерии, ситуации, когда торговые представители тратят время, пытаясь подсчитать свои доходы, вместо того, чтобы тратить время на продажи. Кроме того, переплаты сокращают прибыль.

Если внешние аудиторы обнаружат ошибки в расчетах комиссионных, это может повлиять на цену акций, отчеты о прибылях и убытках и доверие к бизнес-лидерам, не говоря уже о потенциальных штрафах за несоблюдение ASC 606 или Sarbanes Oxley.

2. Электронные таблицы трудоемки

Расчет комиссионных с продаж в электронных таблицах сложен и требует много времени. Персонал обычно тратит часы на расчеты, ручное сопоставление и ввод данных из CRM, HR и финансовых систем. Поскольку данные разбросаны по нескольким электронным таблицам, создание отчетов является кропотливым и трудоемким процессом.

Растущая сложность планирования продаж в сочетании с тенденцией большинства компаний иметь несколько компенсационных планов делает электронные таблицы слишком громоздкими для поддержки структур стратегических компенсационных планов, которые продвигают ключевые бизнес-цели. Сложная разработка плана, включая SPIF, бонусы, розыгрыши и акселераторы, требует продвинутых навыков и написания формул, что значительно увеличивает риск ошибки.

3. Негибкость

Электронные таблицы становятся негибкими при масштабировании, и по мере роста организации усложняется и сложность электронных таблиц. При использовании электронных таблиц некоторым организациям требуются месяцы для расчета комиссионных. Это означает, что компании не могут гибко платить своим отделам продаж так часто, как они хотят, а также означает, что связанные процессы, такие как финансовое планирование или планирование продаж, будут затронуты в случае каких-либо задержек или ошибок.

Когда бизнес-требования меняются, моделирование изменений плана поощрительных вознаграждений для понимания финансовых последствий становится почти невозможным в электронных таблицах. Чтобы быть конкурентоспособными, торговые организации должны реагировать так же быстро, как рынок, и иметь возможность быстро моделировать возможные изменения в планах вознаграждения в течение года.

4. Отсутствие прозрачности

Ручная сортировка данных из нескольких источников создает сложную проблему целостности и прозрачности данных. Данные, разбросанные по нескольким распределенным электронным таблицам, затрудняют для отдела продаж получение полного и точного представления данных. Чтобы проверить сгруппированный отчет, вам необходимо просмотреть данные из каждого источника, чтобы выявить любые проблемы, и когда вы обнаружите ошибку, ее будет трудно исправить.

Ошибки комиссий трудно исправить; помимо ручного изучения предыдущих периодов, чтобы понять, какие действия необходимо предпринять, вам необходимо зафиксировать платеж или вернуть деньги от ваших продавцов. В условиях повышенных нормативных требований и роста штрафных убытков возможность аудита в режиме реального времени имеет важное значение.

Прозрачность имеет решающее значение для разрешения споров об оплате, и электронные таблицы не могут обеспечить такую прозрачность для торговых представителей; администраторы должны вручную отправлять отчеты о компенсации по электронной почте нужным контактам, опуская конфиденциальную информацию для других лиц. Этот процесс увеличивает риск и вероятность того, что торговые представители будут поднимать споры, каждый из которых необходимо расследовать вручную.

5. Отсутствие масштабируемости

Когда компания растет и расширяет свои отделы продаж, электронные таблицы просто не поспевают за ней. Управление более чем 50 получателями платежей в электронных таблицах становится административным кошмаром. Поскольку бизнес пытается стать более стратегическим с их рыночным подходом, сложность плана усугубляет проблему.

Небольшие организации, как правило, могут рассчитывать комиссионные с помощью электронных таблиц, но как только их процессы продаж становятся более зрелыми и они начинают сосредотачиваться на росте, масштабируемость становится проблемой. Зрелые команды продаж и рыночные стратегии требуют сегментации, специализации, наложений, отдельных ролей и сложных планов вознаграждения со стратегической направленностью; каждый из этих факторов должен работать в масштабе, а отсутствие масштабируемости препятствует росту и становится препятствием, которое трудно устранить.

Без сильного управления комиссионными вы неконкурентоспособны

Конкурентное давление находится на рекордно высоком уровне, и организациям необходимо найти преимущество. Эффективность продаж и стратегические продажи могут быть этим преимуществом, но чтобы добиться успеха, организации должны поддерживать продавцов и обеспечивать их надлежащую мотивацию и вознаграждение.

Организации, застрявшие в расчетах комиссионных с помощью электронных таблиц, будут препятствовать росту, а по мере увеличения сложности им будет все труднее избегать ловушек управления электронными таблицами.