Tipps zur Provisionsverwaltung: 5 entscheidende Gründe, keine Tabellenkalkulationen mehr zu verwenden

Die Provisionsverwaltung ist ein unglaublich wichtiger Teil jeder Organisation, und die Verwaltung kann schnell außer Kontrolle geraten, wenn Sie auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind.

Tabellenkalkulationen können zwar ein flexibles, leistungsstarkes Tool für Vertriebsmitarbeiter und Finanzfachleute sein, aber nur weil viele von uns mit Tabellenkalkulationen vertrauter sind, sind sie nicht immer die richtige Lösung.

Überraschenderweise deuten Daten darauf hin, dass zwischen 47 % und 70 % der Unternehmen Tabellenkalkulationen für das Provisionsmanagement verwenden. Wenn Sie zu dieser Gruppe gehören, sollten Sie die Entscheidung vielleicht noch einmal überdenken.

Betrachten Sie diese Statistik, die auf mehreren Studien basiert: 88 % der Tabellenkalkulationen enthalten Fehler.

Selbsternannte Excel-Assistenten werden im Allgemeinen die Herausforderung komplexer Berechnungen mit mehreren Blättern und V-Lookups bewältigen, aber mit zunehmender Größe und Umfang der Geschäftsvorgänge führen zusätzliche Komplexität und begrenzte Transparenz zu einer unmöglich zu prüfenden Haftung für mehrere Blätter.

Vertrauen Sie mir, ich bin ein Profi (aber Sie müssen mich nicht beim Wort nehmen)

Während des berüchtigten „London Whale“-Vorfalls im Jahr 2012 verlor ein globales Finanzdienstleistungsunternehmen mehr als 6 Milliarden Dollar, und Excel-Fehler waren eine kritische Komponente.

Eine kaputte Tabellenkalkulation zwang Eastman Kodak, die Finanzergebnisse im Jahr 2005 mit dramatischen Auswirkungen auf die Aktien neu zu formulieren.

Ein einflussreiches Harvard-Papier hat das Wirtschaftswachstum für hochverschuldete Länder grob falsch dargestellt und panische Reaktionen mit echten Konsequenzen ausgelöst, alles aufgrund einer ungenauen Excel-Formel.

Excel mag eine gute Lösung für Organisationen mit weniger als 50 Zahlungsempfängern und einer grundlegenden Vergütungsplanstruktur sein, aber die Verwaltung von Provisionen in Tabellenkalkulationen birgt ein hohes Potenzial für kostspielige Fehler. Wenn Sie die obigen Beispiele nicht überzeugt haben, finden Sie hier fünf Gründe, warum es an der Zeit ist, Ihr Provisionsmanagement zu modernisieren.

Provisionsverwaltung: Fünf Gründe, keine Tabellenkalkulation mehr zu verwenden

1. Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig

Es gibt viele weit verbreitete Tabellendebakel, weil eine falsche Zelle oder ein falscher Typ katastrophale Folgen haben kann. In der Welt des Tabellenkalkulationsmanagements für Anreizvergütung treten menschliche Fehler auf, und wenn dies der Fall ist, werden Sie den Fehler wahrscheinlich nicht finden, bis das Geld das Unternehmen verlassen hat oder ein Gerichtsverfahren vor Ihrer Tür steht.

Provisionsfehler haben kaskadierende organisatorische Auswirkungen, einschließlich sowohl Unterzahlungen als auch Überzahlungen, die letztendlich die Verkaufsleistung untergraben und die Geschäftsergebnisse schmälern. Wenn Vertriebsmitarbeiter Fehler in ihren Zahlungen finden, verlieren sie das Vertrauen in das Unternehmen und das Management. Selbst ein Mangel an Transparenz bei der Provisionsberechnung kann Vertriebsmitarbeiter in die Schattenbuchhaltung treiben, eine Situation, in der Vertriebsmitarbeiter Zeit damit verbringen, ihre Einnahmen zu berechnen, anstatt Zeit mit dem Verkaufen zu verbringen. Darüber hinaus schmälern Überzahlungen das Endergebnis.

Wenn externe Prüfer Fehler in Provisionsberechnungen finden, kann dies Auswirkungen auf den Aktienkurs, die Ergebnisberichte und das Vertrauen in die Unternehmensführung haben, ganz zu schweigen von möglichen Strafen für die Nichteinhaltung von ASC 606 oder Sarbanes Oxley.

2. Tabellenkalkulationen sind arbeitsintensiv

Die Berechnung von Verkaufsprovisionen in Tabellenkalkulationen ist komplex und zeitaufwändig. Die Mitarbeiter verbringen in der Regel Stunden damit, Berechnungen auszuarbeiten und Daten aus CRM-, HR- und Finanzsystemen manuell zusammenzustellen und einzugeben. Da Daten in mehreren Tabellenkalkulationen gespeichert sind, ist das Erstellen von Berichten mühsam und mühsam.

Die wachsende Komplexität der Vertriebsplanung in Verbindung mit der Tendenz der meisten Unternehmen, mehrere Vergütungspläne zu haben, macht Tabellenkalkulationen viel zu unhandlich, um strategische Vergütungsplanstrukturen zu unterstützen, die wichtige Geschäftsziele fördern. Komplexes Plandesign, einschließlich SPIFs, Boni, Ziehungen und Akzeleratoren, erfordert fortgeschrittene Fähigkeiten und das Schreiben von Formeln, was das Fehlerrisiko dramatisch erhöht.

3. Inflexibilität

Tabellenkalkulationen werden in der Größenordnung unflexibel, und mit dem Wachstum der Organisation wächst auch die Komplexität der Tabellenkalkulation. Bei Tabellenkalkulationen brauchen einige Organisationen Monate, um Provisionen zu berechnen. Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht die Flexibilität haben, ihre Vertriebsteams so oft zu bezahlen, wie sie möchten, und dass verbundene Prozesse wie die Finanzplanung oder die Vertriebsplanung beeinträchtigt werden, wenn es zu Verzögerungen oder Fehlern kommt.

Wenn geschäftliche Anforderungen Änderungen erfordern, wird es in Tabellenkalkulationen nahezu unmöglich, Änderungen an leistungsorientierten Vergütungsplänen zu modellieren, um die finanziellen Auswirkungen zu verstehen. Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen Vertriebsorganisationen so schnell wie der Markt reagieren und in der Lage sein, potenzielle Änderungen an Vergütungsplänen das ganze Jahr über schnell zu modellieren.

4. Mangelnde Transparenz

Die manuelle Zusammenstellung von Daten aus mehreren Quellen schafft ein komplexes Problem der Datenintegrität und -transparenz. Daten, die über mehrere, verteilte Tabellenkalkulationen verstreut sind, erschweren es Vertriebsmitarbeitern, einen vollständigen und genauen Überblick über die Daten zu erhalten. Um einen gesammelten Bericht zu prüfen, müssen Sie Daten aus allen Quellen überprüfen, um Probleme zu identifizieren, und wenn Sie einen Fehler entdecken, ist es schwierig, ihn zu beheben.

Provisionsfehler sind schwer rückgängig zu machen; Abgesehen von der manuellen Untersuchung früherer Perioden, um zu verstehen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, müssen Sie die Zahlung korrigieren oder Geld von Ihren Verkäufern zurückfordern. Angesichts verschärfter regulatorischer Anforderungen und wachsendem Strafschadenersatz ist Echtzeit-Überprüfbarkeit unerlässlich.

Transparenz ist entscheidend, um Zahlungsstreitigkeiten anzugehen, und Tabellenkalkulationen können Vertriebsmitarbeitern diese Transparenz nicht bieten. Administratoren müssen Vergütungsberichte manuell per E-Mail an die richtigen Kontakte senden, während sie sensible Informationen für andere Personen auslassen. Dieser Prozess erhöht das Risiko und die Wahrscheinlichkeit, dass Vertriebsmitarbeiter Streitigkeiten vorbringen, die jeweils manuell untersucht werden müssen.

5. Mangelnde Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen wächst und seine Vertriebsteams erweitert, können Tabellenkalkulationen einfach nicht mithalten. Die Verwaltung von mehr als 50 Zahlungsempfängern in Tabellenkalkulationen wird zu einem administrativen Alptraum. Da das Unternehmen versucht, mit seinem Marktansatz strategischer zu werden, trägt die Plankomplexität zu diesem Problem bei.

Kleinere Organisationen können Provisionen im Allgemeinen über Tabellenkalkulationen berechnen, aber sobald ihre Vertriebsprozesse ausgereifter sind und sie sich auf Wachstum konzentrieren, wird die Skalierbarkeit zu einem Problem. Ausgereifte Vertriebsteams und Marktstrategien erfordern Segmentierung, Spezialisierung, Overlays, unterschiedliche Rollen und komplexe Vergütungspläne mit strategischem Fokus; Jeder dieser Faktoren muss in großem Umfang funktionieren, und mangelnde Skalierbarkeit behindert das Wachstum und wird zu einem schwer zu beseitigenden Hindernis.

Ohne ein starkes Provisionsmanagement sind Sie nicht wettbewerbsfähig

Der Wettbewerbsdruck ist so hoch wie nie zuvor und Unternehmen müssen einen Vorteil finden. Verkaufsleistung und strategisches Verkaufen können dieser Vorteil sein, aber um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen Verkäufer unterstützen und sicherstellen, dass sie angemessen motiviert und entlohnt werden.

Unternehmen, die ihre Provisionen auf Tabellenkalkulationen berechnen, werden das Wachstum behindern, und mit zunehmender Komplexität wird es für sie schwieriger, die Fallstricke der Tabellenkalkulation zu vermeiden.

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