Wskazówki dotyczące zarządzania prowizjami: 5 najważniejszych powodów, aby przestać używać arkuszy kalkulacyjnych

Opublikowany: 2019-08-21

Zarządzanie prowizjami to niezwykle ważna część każdej organizacji, a zarządzanie nią może szybko wymknąć się spod kontroli, jeśli polegasz na arkuszach kalkulacyjnych.

Chociaż arkusze kalkulacyjne mogą być elastycznym, potężnym narzędziem dla specjalistów ds. sprzedaży i finansów, to jednak fakt, że wielu z nas jest wygodniejszy w posługiwaniu się arkuszami kalkulacyjnymi, nie zawsze sprawia, że jest to właściwe rozwiązanie.

Co zaskakujące, dane sugerują, że od 47% do 70% organizacji używa arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania prowizjami. Jeśli jesteś w tej grupie, możesz przemyśleć decyzję.

Rozważ tę statystykę opartą na wielu badaniach: 88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy.

Samozwańczy kreatorzy Excela generalnie odpowiedzą na wyzwanie złożonych, wieloarkuszowych obliczeń i przeglądów v-looup, ale wraz ze wzrostem rozmiaru i zakresu operacji biznesowych, zwiększona złożoność i ograniczona przejrzystość powodują, że odpowiedzialność za wiele arkuszy jest niemożliwa do skontrolowania.

Zaufaj mi, jestem profesjonalistą (ale nie musisz mi wierzyć na słowo)

Podczas niesławnego incydentu „London Whale” w 2012 r. globalna firma świadcząca usługi finansowe straciła ponad 6 miliardów dolarów, a błędy programu Excel były kluczowym elementem.

Zepsuty arkusz kalkulacyjny zmusił Eastman Kodak do ponownego przedstawienia wyników finansowych za rok 2005, z dramatycznymi konsekwencjami dla akcji.

Wpływowa gazeta z Harvardu szalenie niewłaściwie przedstawiała wzrost gospodarczy w krajach o wysokim zadłużeniu, wywołując paniczne reakcje z prawdziwymi konsekwencjami, a wszystko to z powodu niedokładnej formuły Excela.

Excel może być dobrym rozwiązaniem dla organizacji z mniej niż 50 odbiorcami płatności i podstawową strukturą planu wynagrodzeń, ale zarządzanie prowizjami w arkuszach kalkulacyjnych wiąże się z dużym ryzykiem kosztownych błędów. Jeśli powyższe przykłady Cię nie przekonały, oto pięć powodów, dla których czas unowocześnić zarządzanie prowizjami.

Zarządzanie prowizjami: pięć powodów, aby przestać używać arkuszy kalkulacyjnych

1. Arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy

Istnieje wiele szeroko nagłośnionych wpadek w arkuszach kalkulacyjnych, ponieważ jedna niewłaściwa komórka lub błędny typ może mieć katastrofalne skutki. W świecie zarządzania wynagrodzeniami motywacyjnymi w arkuszach kalkulacyjnych wystąpi błąd ludzki, a kiedy tak się stanie, prawdopodobnie nie znajdziesz go, dopóki pieniądze nie opuszczą firmy lub nie pojawi się proces sądowy.

Błędy Komisji mają kaskadowe skutki organizacyjne, w tym zarówno niedopłaty, jak i nadpłaty, które ostatecznie obniżają wyniki sprzedaży i pogarszają wyniki biznesowe. Jeśli przedstawiciele handlowi znajdą błędy w swoich płatnościach, stracą zaufanie do firmy i zarządzania. Nawet brak przejrzystości obliczania prowizji może skłonić przedstawicieli handlowych do księgowości w tle, sytuacji, w której sprzedawcy spędzają czas na próbach obliczenia swoich zarobków, zamiast spędzać czas na sprzedaży. Dodatkowo, nadpłaty nieco pomniejszają wynik finansowy.

Jeśli zewnętrzni audytorzy wykryją błędy w obliczeniach prowizji, może to wpłynąć na cenę akcji, raporty o zarobkach i zaufanie do kierownictwa biznesowego, nie wspominając o potencjalnych karach za nieprzestrzeganie ASC 606 lub Sarbanes Oxley.

2. Arkusze kalkulacyjne są pracochłonne

Obliczanie prowizji od sprzedaży w arkuszach kalkulacyjnych jest złożone i czasochłonne. Personel zazwyczaj spędza godziny na opracowaniu obliczeń oraz ręcznym zbieraniu i wprowadzaniu danych z systemów CRM, HR i finansów. Dzięki przechowywaniu danych w wielu arkuszach kalkulacyjnych tworzenie raportów jest żmudne i pracochłonne.

Rosnąca złożoność planowania sprzedaży w połączeniu z tendencją większości firm do posiadania wielu planów wynagrodzeń sprawia, że arkusze kalkulacyjne są zbyt nieporęczne, aby wspierać strategiczne struktury planów wynagrodzeń, które promują kluczowe cele biznesowe. Złożony projekt planu, w tym SPIF, bonusy, losowania i akceleratory, wymaga zaawansowanych umiejętności i pisania formuł, co znacznie zwiększa ryzyko błędu.

3. Nieelastyczność

Arkusze kalkulacyjne stają się nieelastyczne na dużą skalę, a wraz z rozwojem organizacji rośnie złożoność arkusza kalkulacyjnego. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych obliczenie prowizji zajmuje niektórym organizacjom miesiące. Oznacza to, że firmy nie mogą elastycznie płacić swoim zespołom sprzedaży tak często, jak chcą, a także oznacza, że w przypadku jakichkolwiek opóźnień lub błędów wpłynie to na powiązane procesy, takie jak planowanie finansowe lub planowanie sprzedaży.

Gdy wymagania biznesowe wymagają zmiany, modelowanie zmian planu wynagrodzeń motywacyjnych w celu zrozumienia wpływu finansowego staje się prawie niemożliwe w arkuszach kalkulacyjnych. Aby być konkurencyjnym, organizacje sprzedażowe muszą reagować tak szybko, jak rynek, z możliwością szybkiego modelowania potencjalnych zmian w planach wynagrodzeń przez cały rok.

4. Brak przejrzystości

Ręczne zestawianie danych z kilku źródeł stwarza złożony problem z integralnością i przejrzystością danych. Dane rozproszone w wielu rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych utrudniają działom sprzedaży uzyskanie pełnego i dokładnego wglądu w dane. Aby przeprowadzić audyt zbiorczego raportu, musisz przejrzeć dane z każdego źródła, aby zidentyfikować ewentualne problemy, a gdy odkryjesz błąd, trudno jest go naprawić.

Błędy prowizyjne są trudne do cofnięcia; poza ręcznym sprawdzaniem poprzednich okresów w celu zrozumienia, jakie działania należy podjąć, musisz naprawić płatność lub odzyskać pieniądze od sprzedawców. Wobec zaostrzonych wymogów prawnych i rosnących odszkodowań za straty moralne niezbędna jest kontrola w czasie rzeczywistym.

Przejrzystość ma kluczowe znaczenie w rozwiązywaniu sporów dotyczących płatności, a arkusze kalkulacyjne nie mogą zapewnić przedstawicielom handlowym takiej widoczności; administratorzy muszą ręcznie wysyłać raporty o wynagrodzeniach pocztą elektroniczną do właściwych kontaktów, pomijając poufne informacje dla innych osób. Ten proces zwiększa ryzyko i szansę, że przedstawiciele handlowi będą wnosić spory, z których każdy musi być zbadany ręcznie.

5. Brak skalowalności

Gdy firma rośnie i powiększa swoje zespoły sprzedaży, arkusze kalkulacyjne po prostu nie nadążają. Zarządzanie ponad 50 odbiorcami płatności w arkuszach kalkulacyjnych staje się koszmarem administracyjnym. Ponieważ firma stara się być bardziej strategiczna dzięki swojemu podejściu do rynku, do problemu przyczynia się złożoność planu.

Mniejsze organizacje na ogół mogą obliczać prowizje za pomocą arkusza kalkulacyjnego, ale gdy ich procesy sprzedaży staną się bardziej dojrzałe i zaczną koncentrować się na wzroście, skalowalność staje się problemem. Dojrzałe zespoły sprzedaży i strategie rynkowe wymagają segmentacji, specjalizacji, nakładek, odrębnych ról i złożonych planów wynagrodzeń ze strategicznym ukierunkowaniem; każdy z tych czynników musi działać na dużą skalę, a brak skalowalności utrudnia rozwój i staje się trudną do pokonania przeszkodą.

Bez silnego zarządzania prowizjami nie jesteś konkurencyjny

Presja konkurencyjna jest na najwyższym poziomie, a organizacje muszą znaleźć przewagę. Wydajność sprzedaży i sprzedaż strategiczna mogą być tą przewagą, ale aby odnieść sukces, organizacje muszą wspierać sprzedawców i zapewniać im odpowiednią motywację i wynagrodzenie.

Organizacje, które utknęły w obliczaniu prowizji w arkuszach kalkulacyjnych, utrudnią rozwój, a wraz ze wzrostem złożoności będzie im trudniej uniknąć pułapek związanych z zarządzaniem arkuszami kalkulacyjnymi.