Sfaturi pentru gestionarea comisiilor: 5 motive esențiale pentru a nu mai folosi foile de calcul

Publicat: 2019-08-21

Gestionarea comisiilor este o parte incredibil de importantă a oricărei organizații, iar gestionarea acesteia poate scăpa rapid de sub control dacă depinzi de foile de calcul.

În timp ce foile de calcul pot fi un instrument flexibil și puternic pentru operațiunile de vânzări și profesioniștii din domeniul financiar, dar doar pentru că mulți dintre noi sunt mai confortabil cu foile de calcul nu o face întotdeauna soluția potrivită.

În mod surprinzător, datele sugerează că între 47% și 70% dintre organizații folosesc foi de calcul pentru gestionarea comisiilor. Dacă faceți parte din acest grup, poate doriți să regândiți decizia.

Luați în considerare această statistică bazată pe mai multe studii: 88% dintre foile de calcul conțin erori.

Autoproclamații Excel Wizards vor răspunde, în general, provocării de calcule complexe, cu mai multe foi și de căutări în V, dar pe măsură ce dimensiunea și sfera operațiunilor de afaceri cresc, complexitatea adăugată și transparența limitată creează o răspundere imposibil de auditat pe mai multe foi.

Crede-mă, sunt un profesionist (dar nu trebuie să mă crezi pe cuvânt)

În timpul infamului incident „London Whale” din 2012, o companie globală de servicii financiare a pierdut peste 6 miliarde de dolari, iar erorile Excel au fost o componentă critică.

O foaie de calcul spartă l-a forțat pe Eastman Kodak să retrate rezultatele financiare în 2005, cu ramificații dramatice asupra stocurilor.

O ziare influentă de la Harvard a declarat greșit creșterea economică pentru țările cu datorii mari, stârnind reacții de panică cu consecințe reale, toate datorită unei formule Excel inexacte.

Excel ar putea fi o soluție bună pentru organizațiile cu mai puțin de 50 de beneficiari și o structură de bază a planului de compensare, dar gestionarea comisioanelor din foile de calcul are un potențial mare de erori costisitoare. Dacă exemplele de mai sus nu v-au convins, iată cinci motive pentru care este timpul să vă modernizați gestionarea comisiilor.

Managementul comisiilor: cinci motive pentru a nu mai folosi foile de calcul

1. Foile de calcul sunt predispuse la erori

Există o mulțime de dezastre ale foilor de calcul mediatizate pe scară largă, deoarece o celulă greșită sau o tipărire greșită poate avea rezultate dezastruoase. În lumea gestionării compensațiilor cu stimulente din foile de calcul, va apărea o eroare umană și, atunci când se va întâmpla, sunt șanse să nu găsiți greșeala până când banii au părăsit afacerea sau nu există un proces la ușa dumneavoastră.

Erorile comisioanelor au impact organizațional în cascadă, inclusiv plățile insuficiente și plățile în exces, care în cele din urmă erodează performanța vânzărilor și diminuează rezultatele comerciale. Dacă reprezentanții de vânzări găsesc erori în plățile lor, își vor pierde încrederea în afacere și în management. Chiar și lipsa transparenței în calculul comisioanelor poate conduce reprezentanții de vânzări în contabilitatea umbră, o situație în care reprezentanții de vânzări petrec timp încercând să-și calculeze câștigurile în loc să petreacă timp vânzând. În plus, plățile în plus iau o mușcătură din linia de jos.

Dacă auditorii externi găsesc erori în calculul comisiilor, aceasta poate afecta prețul acțiunilor, rapoartele de câștig și încrederea în conducerea afacerilor, ca să nu mai vorbim de potențialele penalități pentru nerespectarea ASC 606 sau Sarbanes Oxley.

2. Foile de calcul necesită muncă intensivă

Calcularea comisiilor de vânzări în foi de calcul este complexă și necesită timp. În general, personalul petrece ore lucrând la calcule și adunând și introducând manual date din sistemele CRM, HR și financiare. Cu datele așezate pe mai multe foi de calcul, crearea rapoartelor este minuțioasă și laborioasă.

Complexitatea tot mai mare a planificării vânzărilor, combinată cu tendința majorității companiilor de a avea mai multe planuri de compensare, face ca foile de calcul să fie mult prea greoaie pentru a susține structurile strategice ale planurilor de compensare care promovează obiectivele cheie ale afacerii. Proiectarea unui plan complex, care include SPIF, bonusuri, extrageri și acceleratoare necesită abilități avansate și scriere de formule, crescând dramatic riscul de eroare.

3. Inflexibilitate

Foile de calcul devin inflexibile la scară și, pe măsură ce organizația crește, la fel va crește și complexitatea foilor de calcul. Cu foile de calcul, unele organizații au nevoie de luni pentru a calcula comisioanele. Aceasta înseamnă că companiile nu pot avea flexibilitatea de a-și plăti echipele de vânzări atât de des pe cât doresc și înseamnă, de asemenea, că procesele conectate, cum ar fi planificarea financiară sau planificarea vânzărilor, vor fi afectate în cazul în care există întârzieri sau erori.

Atunci când cerințele de afaceri cer schimbări, modelarea planului de compensare a stimulentelor pentru a înțelege impactul financiar devine aproape imposibilă în foile de calcul. Pentru a fi competitive, organizațiile de vânzări trebuie să reacționeze la fel de rapid ca piața, având capacitatea de a modela rapid potențialele modificări ale planurilor de compensare pe parcursul anului.

4. Lipsa de transparență

Colectarea manuală a datelor din mai multe surse creează o problemă complexă de integritate și transparență a datelor. Datele împrăștiate în mai multe foi de calcul distribuite îngreunează operațiunile de vânzări să obțină o vizualizare completă și precisă a datelor. Pentru a audita un raport colazionat, trebuie să examinați datele din fiecare sursă pentru a identifica orice probleme, iar când descoperiți o greșeală, este greu de remediat.

Erorile de comisioane sunt greu de anulat; dincolo de examinarea manuală a perioadelor anterioare pentru a înțelege ce acțiuni trebuie întreprinse, atunci trebuie să remediați plata sau să recuperați bani de la vânzători. Cu cerințele de reglementare sporite și daunele punitive tot mai mari, auditabilitatea în timp real este esențială.

Transparența este esențială pentru a rezolva disputele de plată, iar foile de calcul nu pot oferi reprezentanților de vânzări această vizibilitate; administratorii trebuie să trimită manual rapoartele de compensare către persoanele de contact potrivite, omițând în același timp informațiile sensibile pentru alte persoane. Acest proces crește riscul și șansa ca reprezentanții de vânzări să ridice dispute, fiecare dintre ele trebuind investigate manual.

5. Lipsa de scalabilitate

Când o companie crește și își extinde echipele de vânzări, foile de calcul pur și simplu nu pot ține pasul. Gestionarea a peste 50 de beneficiari pe foi de calcul devine un coșmar administrativ. Pe măsură ce afacerea încearcă să devină mai strategică cu abordarea pieței, complexitatea planului contribuie la problemă.

În general, organizațiile mai mici pot calcula comisioane prin foi de calcul, dar odată ce procesele lor de vânzare devin mai mature și încep să se concentreze pe creștere, scalabilitatea devine o problemă. Echipele mature de vânzări și strategiile de piață necesită segmentare, specializare, suprapuneri, roluri distincte și planuri complexe de compensare cu accent strategic; fiecare dintre acești factori trebuie să funcționeze la scară, iar lipsa de scalabilitate împiedică creșterea și devine un obstacol greu de abordat.

Fără un management puternic al comisiilor, nu ești competitiv

Presiunile competitive sunt la cote maxime, iar organizațiile trebuie să găsească un avantaj. Performanța vânzărilor și vânzările strategice pot fi acest avantaj, dar pentru a avea succes, organizațiile trebuie să sprijine vânzătorii și să se asigure că sunt motivați și compensați corespunzător.

Organizațiile blocate să calculeze comisioanele pe foi de calcul vor împiedica creșterea și, pe măsură ce complexitatea crește, le va fi mai greu să evite capcanele gestionării foilor de calcul.