Kiat manajemen komisi: 5 alasan penting untuk berhenti menggunakan spreadsheet

Manajemen komisi adalah bagian yang sangat penting dari organisasi mana pun, dan mengelolanya dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali jika Anda bergantung pada spreadsheet.

Meskipun spreadsheet dapat menjadi alat yang fleksibel dan kuat untuk operasi penjualan dan profesional keuangan, tetapi hanya karena banyak dari kita yang lebih nyaman dengan spreadsheet tidak selalu menjadikannya solusi yang tepat.

Anehnya, data menunjukkan antara 47% dan 70% organisasi menggunakan spreadsheet untuk manajemen komisi. Jika Anda termasuk dalam kelompok ini, Anda mungkin ingin memikirkan kembali keputusan tersebut.

Pertimbangkan statistik ini berdasarkan beberapa penelitian: 88% spreadsheet mengandung kesalahan.

Excel Wizards yang memproklamirkan diri umumnya akan menjawab tantangan perhitungan multi-lembar yang kompleks dan pencarian v, tetapi karena ukuran dan ruang lingkup operasi bisnis meningkat, kompleksitas tambahan dan transparansi terbatas menciptakan kewajiban multi-lembar yang tidak mungkin diaudit.

Percayalah, saya seorang profesional (tetapi Anda tidak perlu mengambil kata-kata saya untuk itu)

Selama insiden "London Whale" yang terkenal pada tahun 2012, sebuah perusahaan jasa keuangan global kehilangan lebih dari $6 miliar dolar dan kesalahan Excel adalah komponen penting.

Spreadsheet yang rusak memaksa Eastman Kodak untuk menyatakan kembali hasil keuangan pada tahun 2005 dengan konsekuensi saham yang dramatis.

Sebuah makalah Harvard yang berpengaruh sangat salah menyatakan pertumbuhan ekonomi untuk negara-negara dengan utang tinggi, menimbulkan reaksi panik dengan konsekuensi nyata, semua karena formula Excel yang tidak akurat.

Excel mungkin merupakan solusi yang baik untuk organisasi dengan kurang dari 50 penerima pembayaran dan struktur rencana kompensasi dasar, tetapi manajemen komisi spreadsheet memiliki potensi kesalahan yang mahal. Jika contoh di atas tidak meyakinkan Anda, berikut adalah lima alasan mengapa Anda harus memodernisasi manajemen komisi Anda.

Manajemen komisi: Lima alasan untuk berhenti menggunakan spreadsheet

1. Spreadsheet rawan kesalahan

Ada banyak bencana spreadsheet yang dipublikasikan secara luas karena satu sel yang salah atau salah ketik dapat berakibat fatal. Dalam dunia manajemen kompensasi insentif spreadsheet, kesalahan manusia akan terjadi dan ketika itu terjadi, kemungkinan besar Anda tidak akan menemukan kesalahan sampai uang telah meninggalkan bisnis atau ada gugatan di depan pintu Anda.

Kesalahan komisi memiliki dampak organisasi yang berjenjang, termasuk kurang bayar dan lebih bayar, yang pada akhirnya mengikis kinerja penjualan dan mengurangi hasil bisnis. Jika perwakilan penjualan menemukan kesalahan dalam pembayaran mereka, mereka akan kehilangan kepercayaan pada bisnis dan manajemen. Bahkan kurangnya transparansi perhitungan komisi dapat mendorong perwakilan penjualan ke dalam akuntansi bayangan, situasi di mana perwakilan penjualan menghabiskan waktu untuk mencoba menghitung pendapatan mereka daripada menghabiskan waktu untuk menjual. Selain itu, kelebihan pembayaran membuat kerugian.

Jika auditor eksternal menemukan kesalahan dalam perhitungan komisi, hal itu dapat berdampak pada harga saham, laporan pendapatan, dan kepercayaan pada kepemimpinan bisnis, belum lagi potensi hukuman untuk ketidakpatuhan terhadap ASC 606 atau Sarbanes Oxley.

2. Spreadsheet padat karya

Menghitung komisi penjualan dalam spreadsheet rumit dan memakan waktu. Staf umumnya menghabiskan waktu berjam-jam mengerjakan perhitungan dan menyusun dan memasukkan data secara manual dari CRM, SDM, dan sistem keuangan. Dengan data yang disimpan di beberapa spreadsheet, membuat laporan sangat melelahkan dan melelahkan.

Kompleksitas yang berkembang dari perencanaan penjualan dikombinasikan dengan kecenderungan kebanyakan perusahaan untuk memiliki beberapa rencana kompensasi membuat spreadsheet terlalu sulit untuk mendukung struktur rencana kompensasi strategis yang mempromosikan tujuan bisnis utama. Desain rencana yang kompleks, termasuk SPIF, bonus, undian, dan akselerator membutuhkan keterampilan tingkat lanjut dan penulisan formula, yang secara dramatis meningkatkan risiko kesalahan.

3. Tidak fleksibel

Spreadsheet menjadi tidak fleksibel dalam skala dan seiring pertumbuhan organisasi, demikian juga kompleksitas spreadsheet. Dengan spreadsheet, beberapa organisasi membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk menghitung komisi. Ini berarti perusahaan tidak dapat memiliki fleksibilitas untuk membayar tim penjualan mereka sesering yang mereka inginkan, dan juga berarti bahwa proses terkait seperti perencanaan keuangan atau perencanaan penjualan akan terpengaruh jika ada penundaan atau kesalahan.

Ketika persyaratan bisnis menuntut perubahan, pemodelan rencana kompensasi insentif berubah untuk memahami dampak keuangan menjadi hampir tidak mungkin dalam spreadsheet. Agar kompetitif, organisasi penjualan perlu bereaksi secepat pasar, dengan kemampuan untuk dengan cepat membuat model perubahan potensial pada rencana kompensasi sepanjang tahun.

4. Kurangnya transparansi

Pengumpulan data secara manual dari beberapa sumber menciptakan masalah integritas dan transparansi data yang kompleks. Data yang tersebar di beberapa spreadsheet terdistribusi mempersulit operasi penjualan untuk mendapatkan tampilan data yang lengkap dan akurat. Untuk mengaudit laporan yang dikumpulkan, Anda perlu meninjau data dari setiap sumber untuk mengidentifikasi masalah apa pun dan ketika Anda menemukan kesalahan, sulit untuk memperbaikinya.

Kesalahan komisi sulit untuk dibatalkan; selain secara manual memeriksa periode sebelumnya untuk memahami tindakan apa yang perlu diambil, Anda kemudian perlu memperbaiki pembayaran atau mendapatkan kembali uang dari penjual Anda. Dengan persyaratan peraturan yang meningkat dan kerusakan hukuman yang semakin meningkat, kemampuan audit waktu nyata sangat penting.

Transparansi sangat penting untuk mengatasi perselisihan pembayaran dan spreadsheet tidak dapat memberikan perwakilan penjualan dengan visibilitas itu; admin harus secara manual mengirimkan laporan kompensasi melalui email ke kontak yang tepat sambil menghilangkan informasi sensitif untuk individu lain. Proses ini meningkatkan risiko dan kemungkinan perwakilan penjualan akan menimbulkan perselisihan, yang masing-masing harus diselidiki secara manual.

5. Kurangnya skalabilitas

Ketika sebuah perusahaan tumbuh dan memperluas tim penjualan mereka, spreadsheet tidak dapat mengikutinya. Mengelola lebih dari 50 penerima pembayaran di spreadsheet menjadi mimpi buruk administratif. Ketika bisnis mencoba menjadi lebih strategis dengan pendekatan pasar mereka, kompleksitas rencana berkontribusi pada masalah ini.

Organisasi yang lebih kecil umumnya dapat menghitung komisi melalui spreadsheet, tetapi begitu proses penjualan mereka menjadi lebih matang dan mereka mulai fokus pada pertumbuhan, skalabilitas menjadi masalah. Tim penjualan dan strategi pasar yang matang memerlukan segmentasi, spesialisasi, overlay, peran yang berbeda, dan rencana kompensasi yang kompleks dengan fokus strategis; masing-masing faktor ini perlu beroperasi pada skala dan kurangnya skalabilitas menghambat pertumbuhan dan menjadi hambatan yang sulit diatasi.

Tanpa manajemen komisi yang kuat, Anda tidak kompetitif

Tekanan persaingan berada pada titik tertinggi sepanjang masa dan organisasi perlu menemukan keunggulan. Kinerja penjualan dan penjualan strategis dapat menjadi keunggulan itu, tetapi untuk menjadi sukses, organisasi perlu mendukung penjual dan memastikan mereka termotivasi dan diberi kompensasi dengan benar.

Organisasi yang terjebak menghitung komisi pada spreadsheet akan menghambat pertumbuhan, dan seiring dengan meningkatnya kompleksitas, mereka akan merasa lebih sulit untuk menghindari jebakan manajemen spreadsheet.

Periksa pelanggan Anda hari ini.
Mereka akan menghargainya besok.
Pelajari lebih lanjut DI SINI.