Suggerimenti per la gestione delle commissioni: 5 motivi critici per smettere di usare i fogli di calcolo
Pubblicato: 2019-08-21La gestione delle commissioni è una parte incredibilmente importante di qualsiasi organizzazione e gestirla può sfuggire di mano rapidamente se dipendi dai fogli di calcolo.
Sebbene i fogli di calcolo possano essere uno strumento flessibile e potente per le operazioni di vendita e i professionisti della finanza, ma solo perché molti di noi sono più a loro agio con i fogli di calcolo non sempre rappresenta la soluzione giusta.
Sorprendentemente, i dati suggeriscono che tra il 47% e il 70% delle organizzazioni utilizza fogli di calcolo per la gestione delle commissioni. Se fai parte di questo gruppo, potresti voler riconsiderare la decisione.
Considera questa statistica basata su più studi: l' 88% dei fogli di calcolo contiene errori.
Le procedure guidate di Excel autoproclamate generalmente risponderanno alla sfida di calcoli complessi su più fogli e ricerche a v, ma con l'aumento delle dimensioni e della portata delle operazioni aziendali, la complessità aggiunta e la trasparenza limitata creano una responsabilità multifoglio impossibile da controllare.
Credimi, sono un professionista (ma non devi credermi sulla parola)
Durante il famigerato incidente "London Whale" del 2012, una società globale di servizi finanziari ha perso più di $ 6 miliardi di dollari e gli errori di Excel sono stati una componente fondamentale.
Un foglio di calcolo rotto ha costretto Eastman Kodak a riformulare i risultati finanziari nel 2005 con drammatiche ramificazioni azionarie.
Un influente giornale di Harvard ha falsamente dichiarato la crescita economica per i paesi ad alto debito, suscitando reazioni in preda al panico con conseguenze reali, il tutto a causa di una formula di Excel imprecisa.
Excel potrebbe essere una buona soluzione per le organizzazioni con meno di 50 beneficiari e una struttura di base del piano di compensazione, ma la gestione delle commissioni del foglio di calcolo presenta un alto potenziale di costosi errori. Se gli esempi precedenti non ti hanno convinto, ecco cinque motivi per cui è ora di modernizzare la gestione delle commissioni.
Gestione delle commissioni: cinque motivi per smettere di utilizzare i fogli di calcolo
1. I fogli di calcolo sono soggetti a errori
Ci sono molte debacle del foglio di calcolo ampiamente pubblicizzate perché una cella o un tipo errato di errore può avere risultati disastrosi. Nel mondo della gestione della compensazione degli incentivi tramite fogli di calcolo, si verificherà un errore umano e, quando accadrà, è probabile che non troverai l'errore fino a quando il denaro non avrà lasciato l'attività o non ci sarà una causa alla tua porta.
Gli errori delle commissioni hanno impatti organizzativi a cascata, inclusi pagamenti in difetto e in eccesso, che alla fine erodono le prestazioni delle vendite e diminuiscono i risultati aziendali. Se i rappresentanti di vendita trovano errori nei loro pagamenti, perderanno fiducia nell'azienda e nella gestione. Anche la mancanza di trasparenza nel calcolo delle commissioni può portare i rappresentanti di vendita alla contabilità ombra, una situazione in cui i rappresentanti di vendita trascorrono del tempo a cercare di calcolare i propri guadagni invece di spendere tempo a vendere. Inoltre, i pagamenti in eccesso prendono un morso dalla linea di fondo.
Se i revisori esterni riscontrano errori nei calcoli delle commissioni, ciò può influire sul prezzo delle azioni, sui rapporti sugli utili e sulla fiducia nella leadership aziendale, per non parlare delle potenziali sanzioni per la non conformità con ASC 606 o Sarbanes Oxley.
2. I fogli di calcolo richiedono molto lavoro
Il calcolo delle commissioni di vendita nei fogli di calcolo è complesso e richiede tempo. Il personale in genere trascorre ore a elaborare calcoli e raccogliere e inserire manualmente i dati da CRM, risorse umane e sistemi finanziari. Con i dati archiviati su più fogli di calcolo, la creazione di report è faticosa e laboriosa.
La crescente complessità della pianificazione delle vendite combinata con la tendenza della maggior parte delle aziende ad avere più piani di compenso rende i fogli di calcolo troppo ingombranti per supportare strutture di piani di compensi strategici che promuovono obiettivi aziendali chiave. La progettazione di piani complessi, inclusi SPIF, bonus, estrazioni e acceleratori richiede competenze avanzate e scrittura di formule, aumentando notevolmente il rischio di errore.
3. Inflessibilità
I fogli di calcolo diventano rigidi su larga scala e man mano che l'organizzazione cresce, aumenta anche la complessità del foglio di calcolo. Con i fogli di calcolo, alcune organizzazioni impiegano mesi per calcolare le commissioni. Ciò significa che le aziende non possono avere la flessibilità di pagare i loro team di vendita tutte le volte che vogliono e significa anche che i processi connessi come la pianificazione finanziaria o la pianificazione delle vendite saranno influenzati in caso di ritardi o errori.
Quando i requisiti aziendali richiedono un cambiamento, la modellazione del piano di compensazione degli incentivi per comprendere l'impatto finanziario diventa quasi impossibile nei fogli di calcolo. Per essere competitive, le organizzazioni di vendita devono reagire alla stessa velocità del mercato, con la capacità di modellare rapidamente potenziali modifiche ai piani retributivi durante tutto l'anno.
4. Mancanza di trasparenza
La raccolta manuale dei dati da diverse fonti crea un complesso problema di integrità e trasparenza dei dati. I dati sparsi su più fogli di calcolo distribuiti rendono difficile per le operazioni di vendita ottenere una visione completa e accurata dei dati. Per controllare un rapporto raccolto, è necessario esaminare i dati di ogni fonte per identificare eventuali problemi e quando si scopre un errore, è difficile rimediare.
Gli errori delle commissioni sono difficili da annullare; oltre all'esame manuale dei periodi precedenti per capire quali azioni devono essere intraprese, devi quindi correggere il pagamento o richiedere il rimborso dai tuoi venditori. Con requisiti normativi elevati e crescenti danni punitivi, la verificabilità in tempo reale è essenziale.
La trasparenza è fondamentale per affrontare le controversie sui pagamenti e i fogli di calcolo non possono fornire ai rappresentanti di vendita tale visibilità; gli amministratori devono inviare manualmente via e-mail i rapporti di compensazione ai contatti giusti omettendo le informazioni riservate per altre persone. Questo processo aumenta il rischio e la possibilità che i rappresentanti di vendita sollevino controversie, ognuna delle quali deve essere esaminata manualmente.
5. Mancanza di scalabilità
Quando un'azienda cresce ed espande i propri team di vendita, i fogli di calcolo non riescono a tenere il passo. Gestire più di 50 beneficiari su fogli di calcolo diventa un incubo amministrativo. Poiché l'azienda cerca di diventare più strategica con il proprio approccio al mercato, la complessità del piano contribuisce al problema.
Le organizzazioni più piccole generalmente possono calcolare le commissioni tramite foglio di calcolo, ma una volta che i loro processi di vendita diventano più maturi e iniziano a concentrarsi sulla crescita, la scalabilità diventa un problema. I team di vendita maturi e le strategie di mercato richiedono segmentazione, specializzazione, sovrapposizioni, ruoli distinti e piani retributivi complessi con focus strategico; ciascuno di questi fattori deve operare su larga scala e la mancanza di scalabilità ostacola la crescita e diventa un ostacolo difficile da affrontare.
Senza una forte gestione delle commissioni, non sei competitivo
La pressione competitiva è ai massimi livelli e le organizzazioni devono trovare un vantaggio. Le prestazioni di vendita e le vendite strategiche possono essere un vantaggio, ma per avere successo, le organizzazioni devono supportare i venditori e assicurarsi che siano adeguatamente motivati e retribuiti.
Le organizzazioni bloccate nel calcolo delle commissioni sui fogli di calcolo ostacoleranno la crescita e, con l'aumentare della complessità, troveranno più difficile evitare le insidie della gestione dei fogli di calcolo.