Conseils de gestion des commissions : 5 raisons essentielles d'arrêter d'utiliser des feuilles de calcul
Publié: 2019-08-21La gestion des commissions est une partie extrêmement importante de toute organisation, et sa gestion peut rapidement devenir incontrôlable si vous dépendez de feuilles de calcul.
Bien que les feuilles de calcul puissent être un outil flexible et puissant pour les opérations de vente et les professionnels de la finance, le fait que beaucoup d'entre nous soient plus à l'aise avec les feuilles de calcul n'en fait pas toujours la bonne solution.
Étonnamment, les données suggèrent qu'entre 47 % et 70 % des organisations utilisent des feuilles de calcul pour la gestion des commissions. Si vous êtes dans ce groupe, vous voudrez peut-être repenser la décision.
Considérez cette statistique basée sur plusieurs études : 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs.
Les assistants Excel autoproclamés répondent généralement au défi des calculs complexes et multi-feuilles et des recherches v, mais à mesure que la taille et la portée des opérations commerciales augmentent, la complexité accrue et la transparence limitée créent une responsabilité multi-feuilles impossible à auditer.
Croyez-moi, je suis un professionnel (mais vous n'avez pas à me croire sur parole)
Lors du tristement célèbre incident "London Whale" de 2012, une société mondiale de services financiers a perdu plus de 6 milliards de dollars et les erreurs Excel étaient un élément critique.
Une feuille de calcul cassée a forcé Eastman Kodak à retraiter les résultats financiers en 2005 avec des ramifications boursières dramatiques.
Un article influent de Harvard a déformé la croissance économique des pays très endettés, suscitant des réactions de panique aux conséquences réelles, toutes dues à une formule Excel inexacte.
Excel peut être une bonne solution pour les organisations comptant moins de 50 bénéficiaires et une structure de plan de rémunération de base, mais la gestion des commissions par tableur présente un potentiel élevé d'erreurs coûteuses. Si les exemples ci-dessus ne vous ont pas convaincu, voici cinq raisons pour lesquelles il est temps de moderniser votre gestion des commissions.
Gestion des commissions : 5 raisons d'arrêter d'utiliser des feuilles de calcul
1. Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs
Il existe de nombreuses débâcles de feuilles de calcul largement médiatisées, car une mauvaise cellule ou une erreur de frappe peut avoir des résultats désastreux. Dans le monde de la gestion de la rémunération incitative par tableur, une erreur humaine se produira et, le cas échéant, il y a de fortes chances que vous ne trouviez pas l'erreur jusqu'à ce que l'argent ait quitté l'entreprise ou qu'il y ait un procès à votre porte.
Les erreurs de commission ont des impacts organisationnels en cascade, y compris les sous-paiements et les trop-perçus, qui finissent par éroder les performances des ventes et diminuer les résultats commerciaux. Si les commerciaux découvrent des erreurs dans leurs paiements, ils perdront confiance dans l'entreprise et la direction. Même un manque de transparence dans le calcul des commissions peut conduire les commerciaux à la comptabilité parallèle, une situation dans laquelle les commerciaux passent du temps à essayer de calculer leurs revenus au lieu de passer du temps à vendre. De plus, les trop-payés minent le résultat net.
Si les auditeurs externes trouvent des erreurs dans les calculs des commissions, cela peut avoir un impact sur le cours des actions, les rapports sur les bénéfices et la confiance dans le leadership de l'entreprise, sans parler des sanctions potentielles en cas de non-conformité avec ASC 606 ou Sarbanes Oxley.
2. Les feuilles de calcul demandent beaucoup de travail
Le calcul des commissions sur les ventes dans des feuilles de calcul est complexe et prend du temps. Le personnel passe généralement des heures à effectuer des calculs et à rassembler et saisir manuellement des données à partir des systèmes CRM, RH et financiers. Avec des données cloisonnées sur plusieurs feuilles de calcul, la création de rapports est fastidieuse et laborieuse.
La complexité croissante de la planification des ventes, combinée à la tendance de la plupart des entreprises à avoir plusieurs plans de rémunération, rend les feuilles de calcul beaucoup trop lourdes pour prendre en charge les structures de plans de rémunération stratégiques qui favorisent les objectifs commerciaux clés. La conception de plans complexes, y compris les SPIF, les bonus, les tirages et les accélérateurs, nécessite des compétences avancées et la rédaction de formules, ce qui augmente considérablement le risque d'erreur.
3. Inflexibilité
Les feuilles de calcul deviennent rigides à grande échelle et à mesure que l'organisation se développe, la complexité des feuilles de calcul augmente également. Avec les feuilles de calcul, certaines organisations prennent des mois pour calculer les commissions. Cela signifie que les entreprises ne peuvent pas avoir la flexibilité de payer leurs équipes de vente aussi souvent qu'elles le souhaitent, et signifie également que les processus connectés tels que la planification financière ou la planification des ventes seront impactés en cas de retard ou d'erreur.
Lorsque les besoins de l'entreprise changent, modéliser les changements du plan de rémunération incitative pour comprendre l'impact financier devient presque impossible dans les feuilles de calcul. Pour être compétitives, les organisations commerciales doivent réagir aussi vite que le marché, avec la capacité de modéliser rapidement les modifications potentielles des plans de rémunération tout au long de l'année.
4. Manque de transparence
La collation manuelle de données provenant de plusieurs sources crée un problème complexe d'intégrité et de transparence des données. Les données dispersées sur plusieurs feuilles de calcul distribuées rendent difficile pour les opérations de vente d'obtenir une vue complète et précise des données. Afin d'auditer un rapport assemblé, vous devez examiner les données de chaque source pour identifier les problèmes et lorsque vous découvrez une erreur, il est difficile de la corriger.
Les erreurs de commissions sont difficiles à annuler ; au-delà de l'examen manuel des périodes précédentes pour comprendre les mesures à prendre, vous devez ensuite fixer le paiement ou réclamer de l'argent à vos vendeurs. Avec des exigences réglementaires accrues et des dommages-intérêts punitifs croissants, l'auditabilité en temps réel est essentielle.
La transparence est essentielle pour résoudre les litiges de paiement et les feuilles de calcul ne peuvent pas fournir cette visibilité aux commerciaux. les administrateurs doivent envoyer manuellement les rapports de rémunération par e-mail aux bons contacts tout en omettant les informations sensibles pour les autres personnes. Ce processus augmente le risque et la probabilité que les commerciaux soulèvent des litiges, chacun d'entre eux devant faire l'objet d'une enquête manuelle.
5. Manque d'évolutivité
Lorsqu'une entreprise grandit et élargit ses équipes de vente, les feuilles de calcul ne peuvent tout simplement pas suivre. Gérer plus de 50 bénéficiaires sur des feuilles de calcul devient un cauchemar administratif. Alors que l'entreprise tente de devenir plus stratégique avec son approche du marché, la complexité du plan contribue au problème.
Les petites organisations peuvent généralement calculer les commissions via une feuille de calcul, mais une fois que leurs processus de vente deviennent plus matures et qu'elles commencent à se concentrer sur la croissance, l'évolutivité devient un problème. Des équipes de vente matures et des stratégies de marché nécessitent une segmentation, une spécialisation, des superpositions, des rôles distincts et des plans de rémunération complexes avec une orientation stratégique ; chacun de ces facteurs doit fonctionner à grande échelle et un manque d'évolutivité entrave la croissance et devient un obstacle difficile à surmonter.
Sans une solide gestion des commissions, vous n'êtes pas compétitif
Les pressions concurrentielles sont à un niveau record et les organisations doivent trouver un avantage. La performance des ventes et la vente stratégique peuvent être cet avantage, mais pour réussir, les organisations doivent soutenir les vendeurs et s'assurer qu'ils sont correctement motivés et rémunérés.
Les organisations bloquées dans le calcul des commissions sur des feuilles de calcul entraveront la croissance et, à mesure que la complexité augmentera, elles auront plus de mal à éviter les pièges de la gestion des feuilles de calcul.