O que é uma equipe virtual? Definição e exemplos

“Equipe virtual” é uma frase estranha. Parece algo que só existe em uma realidade alternativa digital. Mas as equipes virtuais são uma realidade e estão se tornando mais prevalentes a cada dia que passa.

Uma equipe virtual não é mais uma exceção. As organizações perceberam o benefício de usar a tecnologia para olhar além de sua comunidade local em busca de talentos. Quase se tornou a norma – e, claro, toda a tendência virtual foi impulsionada pela recente pandemia.

Independentemente disso, está claro que as equipes virtuais vieram para ficar. Você provavelmente já trabalhou em um ou está pensando em iniciar um em sua empresa. Excelente! Mas há considerações a serem feitas à medida que você pesa sua decisão. A primeira, e talvez a mais importante, é entender o que são as equipes virtuais e por que ganharam tanta popularidade tão rapidamente.

O que é uma equipe virtual?

Uma equipe virtual é um grupo de trabalhadores que se comunicam e trabalham juntos usando ferramentas digitais. Embora possam estar localizadas no mesmo espaço físico, as equipes virtuais geralmente são distribuídas, trabalhando remotamente em diferentes partes da cidade, estado ou país - até mesmo do outro lado do mundo!

Existem outros nomes para equipes virtuais, como “equipes geograficamente dispersas” ou “equipes remotas”, mas todos significam a mesma coisa: pessoas trabalhando juntas sem estarem fisicamente juntas. Eles fazem isso por meio do uso de ferramentas online, como software de gerenciamento de projetos, para se comunicar e colaborar.

Devido à distância entre as equipes virtuais, é imperativo que elas desenvolvam a confiança no grupo e promovam uma boa comunicação para evitar mal-entendidos dispendiosos. Isso pode ser um grande obstáculo para superar, pois as pessoas tendem a se relacionar pessoalmente. Mas existem técnicas de gerenciamento de projetos virtuais que podem ajudar.

Equipes virtuais estão em alta

De acordo com o Bureau of Labor Statistics, desde 2019, 22% dos trabalhadores dos EUA estão trabalhando em casa, enquanto 50% estão trabalhando em alguma capacidade com equipes virtuais. Esse é um número impressionante! Isso só aumentará à medida que as organizações se sentirem mais confortáveis ​​com as equipes virtuais e as equipes exigirem maior flexibilidade.

Os trabalhadores querem o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e as organizações querem expandir sua rede na captura de talentos. E, às vezes, forças maiores fazem do trabalho em casa a única maneira de manter uma empresa funcionando.

Seja qual for o motivo, a necessidade de equipes virtuais está aumentando, mas o conhecimento do que é uma equipe virtual e como construir, liderar e gerenciar uma está ficando para trás. Não há tempo como o presente para um curso intensivo em equipes virtuais!

Exemplos de equipes virtuais

Nem todas as equipes virtuais são iguais. Existem várias variedades, que dependem do tempo de vida, objetivo, metas e papéis dos membros da equipe. Alguns deles seguem.

Equipes em rede

Uma equipe em rede é composta por membros multifuncionais que são reunidos por causa de sua experiência e habilidades em uma questão específica. A equipe está aberta a novos membros conforme necessário, e aqueles que já estão na equipe são removidos após a conclusão de sua função.

Equipes paralelas

Uma equipe paralela vem da mesma organização e tem a tarefa de desenvolver recomendações sobre um processo ou sistema. Eles geralmente ficam juntos apenas por um curto período de tempo, com todos os membros permanecendo a bordo até atingirem sua meta designada.

Equipes de desenvolvimento de produtos

Uma equipe de desenvolvimento de produto é um grupo reunido por causa de sua experiência em atingir um objetivo específico. Os membros dessa equipe obtêm papéis claramente definidos e trabalham de forma independente, com seu trabalho coletivo combinado para atingir o objetivo final. Embora nem sempre seja uma equipe virtual, quando esses especialistas estão situados em diferentes estados ou países, eles se tornam virtuais.

Equipes de serviço

Uma equipe de serviço é composta por membros que ocupam diferentes fusos horários. Eles trabalham de forma independente. No entanto, seus turnos se sobrepõem para oferecer um serviço contínuo. Assim, por exemplo, quando um turno é concluído na Costa Leste, a equipe da Costa Oeste assume suas funções.

Equipes de gerenciamento

Uma equipe de gerenciamento é um conjunto de gerentes da mesma organização. Embora muitas vezes trabalhem sob o mesmo teto, se trabalharem em lugares diferentes, eles se tornam uma equipe virtual. As equipes de gerenciamento trabalham juntas para desenvolver estratégias corporativas com base em metas e objetivos organizacionais.

Equipes de Ação

Uma equipe de ação é formada por um curto período e tem a tarefa de responder a um problema imediato. Uma vez que o problema foi resolvido, a equipe é dissolvida. Assim como no último exemplo, uma equipe de ação não é exclusivamente virtual. Mas à medida que as pessoas se familiarizam mais com o trabalho com equipes virtuais, o uso delas aumenta além do uso tradicional.

Por que devo iniciar uma equipe virtual?

Embora tenhamos abordado algumas das razões pelas quais as equipes virtuais estão se tornando mais aceitas, vamos nos aprofundar um pouco nessa tendência. O crescimento da economia global é um dos pilares que sustentam a necessidade de equipes virtuais. As empresas internacionais costumam ter escritórios em diferentes países, muitas vezes trabalhando nos mesmos projetos.

Devido aos desenvolvimentos das últimas duas décadas, as equipes virtuais estão se tornando cada vez mais comuns. De acordo com um estudo de 2019 do IWG, 70% dos profissionais trabalham remotamente em alguma capacidade pelo menos uma vez por semana, com 53% fazendo isso durante metade da semana.

Atmosfera Inovadora

Há também forças internas que estão impulsionando a mudança para o trabalho em equipe virtual. De acordo com a Harvard Business Review, as equipes virtuais são mais engajadas do que aquelas que estão trabalhando no mesmo local. Isso pode parecer contra-intuitivo, mas, de acordo com a pesquisa, trabalhar no mesmo escritório cria complacência – especialmente para líderes de equipe. Mas quando os gerentes não estão fisicamente presentes, eles se esforçam mais para se conectar.

Financeiramente Prudente

As equipes virtuais também são um ganho financeiro em potencial para as organizações. Eles não precisam configurar infraestrutura adicional em locais onde desejam ter uma pegada. Alugar um espaço físico pode não ser necessário, portanto, uma equipe virtual pode ser uma alternativa econômica.

A ausência de um escritório físico também elimina alguns problemas comuns que as empresas enfrentam. Isso pode incluir

• Atos de Deus
• Mudanças nas políticas governamentais, como regulamentos de vistos
• Emergências políticas ou médicas que tornam difícil ou impossível a movimentação dos membros da equipe

As equipes virtuais mantêm todos trabalhando e produtivos. Isso evita que uma organização tenha que aumentar sua folha de pagamento com novas contratações também.

Como o ProjectManager ajuda as equipes virtuais

Se você estiver pronto para mergulhar no mundo das equipes virtuais, precisará das ferramentas que o ajudam a gerenciar sua equipe e fornecem os recursos necessários para trabalhar melhor em conjunto. O ProjectManager é um software premiado que tem tudo o que você precisa para dar suporte a uma equipe virtual.

Fique conectado em qualquer lugar

Por definição, uma equipe virtual deve estar conectada à internet. Faz sentido que o software que eles usam não seja acessível apenas em sua área de trabalho. Se for, você terá que investir em outro software para conectar a equipe, o que é um desperdício ineficiente de tempo e dinheiro. Nosso software é baseado em nuvem, o que significa que é acessível em qualquer lugar, a qualquer hora.

As equipes precisam colaborar, estejam na mesma sala ou trabalhando virtualmente. Sem conectar os membros da equipe, você também pode desligar todo o experimento da equipe virtual.

Damos às equipes as ferramentas de que precisam para se conectar. Cada tarefa atribuída pode ser comentada e eles serão notificados por e-mail quando houver uma resposta. Mesmo que eles precisem conversar com alguém não designado para a tarefa, tudo o que eles precisam fazer é marcá-los. Todos estão na mesma página.

Mantenha-se informado sem complicações

Quando você está gerenciando uma equipe virtual, há uma tendência a se tornar arrogante, olhando por cima dos ombros virtuais e microgerenciando. Mas isso pode sair pela culatra, minando a produtividade e corroendo o moral. Nosso software oferece transparência no processo. Você é atualizado em nossa visualização do painel do projeto instantaneamente à medida que os status das tarefas mudam.

Há muito mais ofertas do ProjectManager para ajudar as equipes virtuais. Possuímos funcionalidades que auxiliam desde o planejamento até a execução, monitoramento e controle, inclusive reportando o projeto para as partes interessadas. Veja como nosso software pode ajudá-lo a gerenciar e dar suporte às suas equipes virtuais hoje mesmo, fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.