Como criar um fluxo de trabalho Kanban ideal para sua equipe

Um quadro kanban é simples de usar, mas pode ser uma ferramenta poderosa para equipes. Um quadro Kanban cria um fluxo de trabalho visual que ilustra como uma equipe trabalha em conjunto e como o trabalho é produzido. Esses fluxos de trabalho ajudam as equipes a melhorar a produtividade, fornecendo um vislumbre da eficiência em cada estágio do projeto.

Historicamente, o kanban era usado em equipes de fabricação e desenvolvimento, mas os gerentes de todos os setores se juntaram à diversão depois de ver o quão útil a ferramenta pode ser. Neste artigo, mostraremos como configurar um fluxo de trabalho kanban profissional que fará maravilhas para sua equipe.

Por que fazer um fluxo de trabalho Kanban

Quando um fluxo de trabalho é representado visualmente em um quadro Kanban, uma equipe pode aprender muitas informações sobre como eles trabalham juntos. As equipes podem ver quais estágios de um projeto são eficientes, onde estão ocorrendo gargalos e se outros membros da equipe podem precisar de ajuda para manter as coisas nos trilhos.

Os fluxos de trabalho Kanban oferecem uma visão fácil de ler do trabalho, então, naturalmente, os gerentes os adoram. Os gerentes podem monitorar o fluxo de trabalho em tempo real para entender a produtividade de sua equipe e otimizar seus processos de trabalho para projetos futuros.

Os fluxos de trabalho Kanban também são úteis para manter as partes interessadas informadas. Seu chefe não terá que persegui-lo para uma atualização do projeto se ele puder simplesmente olhar para o fluxo de trabalho e saber exatamente o que está acontecendo no projeto. O software de gerenciamento de fluxo de trabalho torna esse processo ainda mais fácil.

Como fazer um fluxo de trabalho Kanban em 6 etapas fáceis

Os quadros Kanban são enganosamente simples. Eles são fáceis de configurar, mas primeiro você precisa entender a mecânica. Veja como criar um fluxo de trabalho kanban.

1. Inscreva-se em uma ferramenta Kanban

O primeiro passo para criar seu fluxo de trabalho é se inscrever no software Kanban. As ferramentas kanban do ProjectManager são gratuitas por 30 dias, então inscreva-se para uma avaliação gratuita. Você pode experimentar as ferramentas antes de pagar qualquer quantia ou assumir qualquer compromisso.

2. Adicione os membros da sua equipe

Embora os quadros kanban possam ser usados ​​para gerenciar o trabalho de uma única pessoa, eles são extremamente úteis quando usados ​​por uma equipe. Quando estiver no software kanban, você deve convidar todos os membros de sua equipe para que possam colaborar com você em seus projetos.

Nesse ponto, você também pode convidar qualquer parte interessada que gostaria de manter informada. No entanto, você pode esperar até que seu fluxo de trabalho seja criado para que eles tenham algo para ver na primeira vez que fizerem login.

O ProjectManager facilita o convite de novas pessoas para o seu espaço de trabalho a qualquer momento e oferece diferentes níveis de permissão para cada novo membro da equipe. Isso lhe dá controle sobre quem vê o que dentro do espaço de trabalho.

3. Faça um novo projeto Kanban

Depois que os membros da sua equipe forem convidados para o espaço de trabalho, você precisará criar seu primeiro projeto para abrigar o fluxo de trabalho. Navegue até o grande “+” verde no canto superior direito da tela e clique nele para adicionar um novo projeto. Dê um nome ao seu novo projeto, escolha quem estará trabalhando neste projeto e clique em “criar projeto”.

Todos os detalhes do seu projeto podem ser editados mais tarde, então não se preocupe muito em ficar perfeito. A coisa mais importante é que você tenha um novo projeto lançado para que você possa começar a construir seu fluxo de trabalho.

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4. Adicione todas as suas tarefas

Agora que seu novo projeto foi criado, navegue até a guia “Quadro” no menu para ir para a visualização do quadro kanban. É aqui que você construirá todo o seu fluxo de trabalho kanban.

Na tela do quadro padrão, você verá três colunas que já foram criadas para você: To Do, Doing e Done.

• To Do: Esta coluna hospedará todas as tarefas que precisam ser feitas para concluir seu projeto.
• Fazendo: Esta coluna mostrará todas as tarefas que estão sendo trabalhadas no momento.
• Concluído: Esta coluna mostrará quais tarefas estão concluídas.

Comece adicionando todas as tarefas da sua equipe ao “To-Do”. Dê um nome a cada nova tarefa e crie um cartão kanban para ela. Em nosso exemplo, criaremos um fluxo de trabalho kanban para uma equipe de marketing que foi solicitada a adicionar duas novas páginas da Web ao site da empresa.

Adicionamos duas tarefas chamadas "Nova página da Web 1" e "Nova página da Web 2" à coluna Tarefas. Você deve clicar em cada tarefa e adicionar um pouco mais de informações sobre essa tarefa, para que os membros da equipe tenham todas as informações de que precisam quando começarem a trabalhar. Você pode adicionar uma descrição da tarefa, datas de início e prazos e anexar os arquivos necessários.

5. Faça Colunas Personalizadas

Agora que uma tarefa foi criada para cada parte do projeto, podemos começar a personalizar as colunas para se adequar ao fluxo de trabalho de nossa equipe.

Sabemos que precisamos construir duas novas páginas da web, mas é mais fácil falar do que fazer – há muitas pessoas diferentes que estarão envolvidas com este projeto. Portanto, criaremos colunas personalizadas para representar cada etapa do processo de criação. As diferentes etapas de criação de uma página web são redação e edição de conteúdo, design, publicação e promoção.

Como esse fluxo de trabalho kanban será mais complicado do que as três colunas padrão que estão atualmente em vigor, atualizaremos as colunas. As velhas colunas foram

• Façam
• Fazendo
• Feito

Mas depois que personalizamos nosso projeto, as novas colunas são (da esquerda para a direita)

• Façam
• Escrever e editar conteúdo
• Projeto
• Publicar
• Promover

6. Atribuir o Trabalho

Agora que as fases do projeto estão criadas e prontas, podemos começar a utilizar o fluxo de trabalho. Como a primeira coisa necessária para construir uma página da Web é o conteúdo, moveremos “Nova página da Web 1” para a coluna “Conteúdo” e atribuiremos a tarefa ao redator de conteúdo. Assim que uma tarefa for atribuída a um membro da equipe, ele receberá uma notificação por e-mail informando que deve começar a trabalhar.

O fluxo de trabalho kanban está agora em ação! Depois que o redator de conteúdo terminar seu trabalho, ele poderá anexar o conteúdo à tarefa, mover a tarefa para “Edição” e reatribuir a tarefa ao editor. Uma vez finalizada a edição, a tarefa é movida para “Design” e assim sucessivamente até que a página esteja pronta.

Você poderá ver a tarefa conforme ela flui pelo processo de criação, daí o nome “fluxo de trabalho”.

Práticas recomendadas para fluxos de trabalho Kanban

Depois que o fluxo de trabalho estiver funcionando, é importante ficar de olho nele para garantir que tudo esteja indo bem. Às vezes, você descobrirá que precisa adicionar uma nova coluna ao fluxo de trabalho se novas pessoas se envolverem e o processo se tornar mais complexo.

Também é importante ficar atento aos gargalos no fluxo de trabalho. Um gargalo é onde um projeto fica preso e para de avançar.

Para usar nosso fluxo de trabalho de exemplo novamente, talvez você perceba que as duas novas páginas da Web devem ser publicadas em três dias, mas ambas ainda estão na coluna "Design". Nesse caso, seus web designers podem estar sobrecarregados com trabalho, então você pode querer ver se outro designer pode ajudar.

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É por isso que os fluxos de trabalho kanban são tão úteis: eles podem ajudá-lo a detectar problemas à medida que eles acontecem e evitar problemas que podem causar atrasos na conclusão do projeto.

ProjectManager leva o Kanban ainda mais longe

Você pode criar todos os seus fluxos de trabalho kanban no ProjectManager para colaborar com sua equipe e realizar mais trabalho com eficiência. Milhares de equipes em todo o mundo utilizam nossa plataforma diariamente para se manterem organizados e fazerem coisas incríveis.

Além dos quadros kanban, o ProjectManager também oferece um conjunto completo de ferramentas úteis de gerenciamento de projetos. Isso inclui gráficos de Gantt para fazer planos de projeto, planilhas de horas para acompanhar o tempo no trabalho e relatórios de projeto para analisar a produtividade de uma equipe.

ProjectManager é uma ferramenta premiada que organiza equipes e projetos. Nosso software baseado em nuvem fornece dados em tempo real, para que você possa tomar melhores decisões e levar o projeto a um final bem-sucedido. Experimente nossos quadros kanban e veja como podemos otimizar seu fluxo de trabalho fazendo um teste gratuito de 30 dias.