Como a tecnologia focada na agência pode aumentar a eficiência do seu negócio

Em 2022, as agências estão em uma posição complicada, mas favorável.

Complicado, porque as marcas para as quais trabalham têm um conjunto global de agências que podem escolher. Favorável, porque as mesmas marcas precisam mais do que nunca de comunicações digitais. Com um mercado supersaturado e globalizado, as marcas que empregam agências de marketing, relações públicas, design e desenvolvimento (para citar apenas algumas) não podem liderar, divertir, educar e conquistar os consumidores sozinhas. As marcas simplesmente precisam da experiência da agência.

Mas como as agências lidam com a concorrência acirrada? Como acontece com a maioria dos problemas atuais, alavancar a tecnologia é a resposta. As agências precisam ser capazes de entregar o trabalho de uma maneira que aumente sua eficiência e margens, e muito mais. Isso exige uma abordagem saudável.

À medida que as plataformas de gerenciamento de projetos estão surgindo a torto e a direito, as agências precisam se perguntar quais são as principais funcionalidades de que precisam. Continue lendo para os principais recursos que as agências procuram em uma ferramenta de gerenciamento de negócios para aumentar sua eficiência geral e crescer.

O que um funil de vendas incorporado pode dizer à sua agência

A equipe de vendas ou desenvolvimento de negócios de uma agência se comunica com algumas equipes. Para organizar seus esforços de vendas, as agências precisam de um funil de vendas que forneça uma visão rápida de novos negócios em andamento, o escopo e cronograma dos próximos projetos e, claro, a parte financeira de tudo isso – previsão de vendas.

Ao manter as informações de vendas organizadas por meio de um funil de vendas incorporado a uma ferramenta de gerenciamento de agência, os representantes de desenvolvimento de negócios podem informar facilmente os gerentes de operações, projetos e recursos no planejamento do trabalho para suas equipes, RH para planejar contratações em potencial e gerenciamento em métricas gerais.

Com um funil de vendas de fácil acesso e relatórios de previsão conectados, as partes interessadas podem ver rapidamente como clientes em potencial e novos empregos estão progredindo pelas etapas. Manter os dados de vendas em um só lugar pode ajudar a responder a perguntas estratégicas e táticas. Qual é a probabilidade desse projeto de seis meses começar no próximo mês e onde precisamos investir como empresa para entregá-lo com sucesso? Como esse mesmo projeto afetará nossa lucratividade se decidirmos contratar freelancers e quais recursos internos contrataremos? Ao mesmo tempo, a equipe de vendas de uma agência pode estar negociando com outros leads no pipeline que também precisarão de atenção em breve.

As agências podem responder a essas perguntas (e muito mais) por meio de um funil de vendas que faz parte de uma plataforma de agência maior, que inclui relatórios, agendamento de recursos, gerenciamento de projetos e rastreamento de tempo.

Planejamento de recursos, controle de tempo, gastos orçamentários e faturamento — tudo conectado?

Tempo é dinheiro e as agências precisam observar e atualizar constantemente os cronogramas, monitorar os orçamentos e acelerar o faturamento. Como esses tipos de empresas entregam principalmente trabalhos de projeto por meio de cronogramas e tarefas, eles precisam se perguntar como conectar esses projetos e tarefas a relatórios e cobranças por meio de tempo controlado, gastos orçamentários... e quanto ao faturamento? Além do tempo rastreado nos serviços, é essencial acompanhar todos os custos na mesma ferramenta de gerenciamento da agência (incluindo despesas gerais, contratados, despesas diretas etc.).

De acordo com uma pesquisa global de cenário de agência realizada no final de 2021, das 169 agências que participaram da pesquisa de benchmarking, 50% têm menos de três meses de visibilidade em sua previsão de receita . Isso está intimamente ligado ao planejamento de recursos e ao balanceamento bem-sucedido do trabalho do projeto para as equipes. O mesmo estudo mostrou que 51% das agências veem o investimento em eficiência operacional como uma de suas principais prioridades este ano .

“Aprendemos que menos de 50% das agências utilizam uma plataforma integrada que mostra seus indicadores financeiros em tempo real. Isso é um sinal de que espaço para crescimento está em alavancar a tecnologia certa.”

– Gabrijela Bosnjak, BDR Sênior da Productive

Os números indicam claramente que as agências estão cada vez mais buscando uma única fonte de verdade para administrar seus negócios com base em dados.

Métricas em tempo real como base da sua agência para decisões baseadas em dados

No final das contas, o que é altamente importante para qualquer agência de ponta é tomar decisões de negócios baseadas em dados em todos os níveis.

Para que as métricas em tempo real sejam tão precisas quanto possível, o importante é fazer com que todos os colegas de equipe acompanhem o tempo regularmente. Mas, além de CEOs, CFOs, gerentes de operações e contas que precisam saber o verdadeiro estado das finanças de uma agência o tempo todo, os líderes das agências precisam cada vez mais examinar dados que indicam o bem-estar de suas equipes.

“Com o Productive, podemos olhar muito mais à frente agora. Antes costumávamos planejar projetos com cerca de duas semanas de antecedência. Agora estamos aceitando reservas para projetos que começam em 4-6 semanas. ”

– Martijn Pillich, diretor administrativo da Hike One

Quando as agências se aprofundam o suficiente, há dados que podem mostrar o quão equilibrado é o trabalho de suas equipes, quão diversificadas são suas tarefas, com que frequência eles tiram uma folga para relaxar e como os funcionários estão crescendo profissionalmente em meio à segurança geral da agência crescimento.

Uma ferramenta de agência como sua única fonte de verdade

Gastar tempo em apresentações, elaboração de relatórios, olhar para trás na demonstração de lucros e perdas do último trimestre ou implorar à equipe financeira pelos números mais recentes é uma prática do passado. Hoje, os líderes de agência estão capacitando os funcionários, dando a diferentes membros da equipe acesso aos dados da agência, permitindo que eles ajudem a influenciar positivamente o curso do crescimento de seus negócios.

Administrar uma agência em um espaço de trabalho consolidado — desde o envio de propostas até o gerenciamento de tarefas, o balanceamento do planejamento de recursos e o faturamento de cada projeto entregue — é o que os líderes de hoje procuram como sua Estrela do Norte. O futuro da gestão de agências exige uma única fonte de verdade.

Saiba mais sobre como o Productive pode ajudar sua agência a consolidar seus dados de negócios e prosperar. Além disso, dê uma olhada no diretório das melhores agências digitais em todo o mundo, se você estiver procurando por uma.