Bagaimana Teknologi yang Berfokus pada Agensi Dapat Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda

Pada tahun 2022, agensi berada dalam posisi yang sulit, tetapi menguntungkan.

Rumit, karena merek tempat mereka bekerja memiliki kumpulan agensi global yang dapat mereka pilih. Menguntungkan, karena merek yang sama membutuhkan komunikasi digital lebih dari sebelumnya. Dengan pasar yang terlalu jenuh dan terglobalisasi, merek yang mempekerjakan agen pemasaran, PR, desain dan pengembangan (untuk beberapa nama saja) tidak dapat memimpin, menghibur, mendidik, dan memenangkan konsumen sendirian. Merek hanya membutuhkan keahlian agensi.

Tapi bagaimana agensi bergulat dengan persaingan yang ketat? Seperti kebanyakan masalah saat ini, memanfaatkan teknologi adalah jawabannya. Agensi harus mampu memberikan pekerjaan dengan cara yang akan meningkatkan efisiensi dan margin mereka, dan banyak lagi. Itu membutuhkan pendekatan yang sehat.

Ketika platform manajemen proyek tumbuh ke kiri dan ke kanan, agensi perlu bertanya pada diri sendiri apa fungsi utama yang mereka butuhkan. Teruslah membaca untuk fitur teratas yang dicari agensi dalam alat manajemen bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan pertumbuhan mereka secara keseluruhan.

Apa yang Dapat Diberitahukan oleh Saluran Penjualan Tertanam kepada Agensi Anda

Tim penjualan atau pengembangan bisnis agensi berkomunikasi dengan beberapa tim. Untuk mengatur upaya penjualan mereka, agensi memerlukan saluran penjualan yang memberikan pandangan sekilas tentang kesepakatan baru yang sedang berjalan, ruang lingkup dan garis waktu proyek yang akan datang, dan tentu saja bagian keuangan dari semuanya—perkiraan penjualan.

Dengan menjaga informasi penjualan terorganisir melalui saluran penjualan yang tertanam dalam alat manajemen agensi, perwakilan pengembangan bisnis dapat dengan mudah menginformasikan manajer operasi, proyek, dan sumber daya dalam merencanakan latihan untuk tim mereka, SDM untuk merencanakan calon karyawan, dan manajemen pada metrik keseluruhan.

Dengan saluran penjualan yang mudah diakses dan laporan perkiraan yang terhubung, pemangku kepentingan dapat dengan cepat melihat perkembangan klien potensial dan pekerjaan baru melalui tahapan. Menyimpan data penjualan di satu tempat dapat membantu menjawab pertanyaan strategis dan taktis. Berapa probabilitas proyek enam bulan itu dimulai bulan depan dan di mana kita perlu berinvestasi sebagai perusahaan agar berhasil mewujudkannya? Bagaimana proyek yang sama akan memengaruhi profitabilitas kami jika kami memutuskan untuk mempekerjakan pekerja lepas, dan sumber daya internal mana yang akan kami libatkan? Pada saat yang sama, tim penjualan biro iklan mungkin sedang bernegosiasi dengan calon pelanggan lain yang juga membutuhkan perhatian segera.

Agen dapat menjawab pertanyaan tersebut (dan banyak lagi) melalui saluran penjualan yang merupakan bagian dari platform agensi yang lebih besar yang mencakup pelaporan, penjadwalan sumber daya, manajemen proyek, dan pelacakan waktu.

Perencanaan Sumber Daya, Pelacakan Waktu, Pengeluaran Anggaran, dan Pembuatan Faktur—Semua Terhubung?

Waktu adalah uang dan agensi perlu terus memantau dan memperbarui jadwal, memantau anggaran, dan mempercepat pembuatan faktur. Karena jenis bisnis ini terutama memberikan pekerjaan proyek melalui garis waktu dan tugas, mereka perlu bertanya pada diri sendiri bagaimana menghubungkan proyek dan tugas tersebut dengan pelaporan dan penagihan melalui waktu yang dilacak, pengeluaran anggaran… dan bagaimana dengan faktur? Selain melacak waktu pada layanan, melacak semua biaya dalam alat manajemen agensi yang sama (termasuk biaya overhead, kontraktor, biaya sendiri, dll.) adalah suatu keharusan.

Menurut survei lanskap agensi global yang dilakukan pada akhir tahun 2021, dari 169 agensi yang berpartisipasi dalam survei tolok ukur, 50% memiliki visibilitas kurang dari tiga bulan ke dalam perkiraan pendapatan mereka . Ini terkait erat dengan perencanaan sumber daya dan berhasil menyeimbangkan pekerjaan proyek untuk tim. Studi yang sama menunjukkan bahwa 51% agensi melihat investasi dalam efisiensi operasional sebagai salah satu prioritas utama mereka tahun ini .

“Kami mengetahui bahwa kurang dari 50% agensi menggunakan platform terintegrasi yang menunjukkan indikator keuangan mereka secara real time. Itu pertanda bahwa ruang untuk pertumbuhan terletak pada pemanfaatan teknologi yang tepat.”

– Gabrijela Bosnjak, Senior BDR di Productive

Angka-angka tersebut dengan jelas menunjukkan bahwa agensi semakin membidik satu sumber kebenaran untuk menjalankan bisnis mereka berdasarkan data.

Metrik Real-time sebagai Basis Agensi Anda untuk Keputusan Berdasarkan Data

Pada akhirnya, apa yang sangat penting bagi agensi mana pun di ujung tombak adalah membuat keputusan bisnis berbasis data di semua tingkatan.

Agar metrik real-time seakurat mungkin, kuncinya adalah membuat semua rekan tim melacak waktu secara teratur. Tetapi selain CEO, CFO, manajer operasi dan akun yang perlu mengetahui keadaan sebenarnya dari keuangan agensi setiap saat, para pemimpin agensi semakin perlu melihat data yang mengindikasikan kesejahteraan tim mereka.

“Dengan Productive kami dapat melihat lebih jauh ke depan sekarang. Sebelumnya kami biasa merencanakan proyek sekitar dua minggu sebelumnya. Sekarang kami menerima pemesanan untuk proyek yang dimulai dalam 4-6 minggu. ”

– Martijn Pillich, Managing Director di Hike One

Ketika agensi menggali cukup dalam, ada data yang dapat menunjukkan seberapa seimbang kerja tim mereka, seberapa beragam tugas mereka, seberapa sering mereka mengambil waktu istirahat untuk bersantai, dan bagaimana karyawan tumbuh secara profesional di tengah mengamankan agensi secara keseluruhan. pertumbuhan.

Satu Alat Agensi sebagai Sumber Kebenaran Tunggal Anda

Menghabiskan waktu untuk presentasi, pembuatan laporan, melihat kembali pernyataan P&L kuartal terakhir, atau memohon kepada tim keuangan untuk angka terbaru adalah praktik di masa lalu. Para pemimpin agensi saat ini memberdayakan karyawan dengan memberi anggota tim yang berbeda akses ke data agensi, memungkinkan mereka untuk membantu secara positif memengaruhi jalannya pertumbuhan bisnis mereka.

Menjalankan agensi dalam satu ruang kerja yang terkonsolidasi—mulai dari mengirimkan proposal hingga mengelola tugas, menyeimbangkan perencanaan sumber daya, hingga menagih setiap proyek yang dikirimkan—adalah hal yang dicari para pemimpin saat ini sebagai Bintang Utara mereka. Masa depan manajemen agensi membutuhkan satu sumber kebenaran.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Productive dapat membantu biro iklan Anda mengkonsolidasikan data bisnisnya dan berkembang. Juga, lihatlah direktori agensi digital terbaik di seluruh dunia jika Anda mencarinya.