In che modo la tecnologia focalizzata sull'agenzia può aumentare l'efficienza aziendale

Nel 2022 le agenzie si trovano in una posizione difficile, ma favorevole.

Difficile, perché i marchi per cui lavorano hanno un pool globale di agenzie tra cui scegliere. Favorevole, perché gli stessi brand hanno bisogno più che mai di comunicazioni digitali. Con un mercato sovrasaturato e globalizzato, i marchi che impiegano agenzie di marketing, PR, design e sviluppo (solo per citarne alcuni) non possono guidare, divertire, educare e conquistare i consumatori da soli. I marchi hanno semplicemente bisogno dell'esperienza dell'agenzia.

Ma come combattono le agenzie con l'agguerrita concorrenza? Come con la maggior parte dei problemi odierni, sfruttare la tecnologia è la risposta. Le agenzie devono essere in grado di fornire il lavoro in modo da aumentare l'efficienza, i margini e molto altro ancora. Ciò richiede un approccio salutare.

Poiché le piattaforme di gestione dei progetti stanno germogliando a destra ea manca, le agenzie devono chiedersi di quali funzionalità chiave hanno bisogno. Continua a leggere per scoprire le caratteristiche principali che le agenzie cercano in uno strumento di gestione aziendale per aumentare la loro efficienza complessiva e crescere.

Cosa può dire alla tua agenzia una canalizzazione di vendita incorporata

Il team di vendita o sviluppo aziendale di un'agenzia comunica con un paio di team. Per organizzare i propri sforzi di vendita, le agenzie hanno bisogno di un funnel di vendita che fornisca una visione a colpo d'occhio delle nuove offerte in cantiere, dell'ambito e della sequenza temporale dei progetti imminenti e, naturalmente, della parte finanziaria di tutto ciò: le previsioni di vendita.

Mantenendo le informazioni sulle vendite organizzate attraverso un funnel di vendita integrato in uno strumento di gestione dell'agenzia, i rappresentanti dello sviluppo aziendale possono facilmente informare i responsabili delle operazioni, dei progetti e delle risorse nella pianificazione del lavoro per i loro team, delle risorse umane per pianificare potenziali assunzioni e della gestione sulle metriche complessive.

Con un imbuto di vendita facilmente accessibile e rapporti di previsione collegati, le parti interessate possono vedere rapidamente come stanno procedendo i potenziali clienti e i nuovi lavori attraverso le fasi. Tenere i dati di vendita in un unico posto può aiutare a rispondere a domande strategiche e tattiche. Qual è la probabilità che quel progetto di sei mesi inizi il prossimo mese e dove dobbiamo investire come azienda per realizzarlo con successo? In che modo lo stesso progetto influirà sulla nostra redditività se decidessimo di assumere liberi professionisti e quali risorse interne impegneremo? Allo stesso tempo, il team di vendita di un'agenzia potrebbe negoziare con altri lead in cantiere che avranno presto bisogno di attenzione.

Le agenzie possono rispondere a queste domande (e a molte altre) attraverso un funnel di vendita che fa parte di una piattaforma di agenzia più ampia che include reportistica, pianificazione delle risorse, gestione dei progetti e monitoraggio del tempo.

Pianificazione delle risorse, monitoraggio del tempo, spesa del budget e fatturazione: tutto connesso?

Il tempo è denaro e le agenzie devono controllare e aggiornare costantemente i programmi, monitorare i budget e accelerare la fatturazione. Poiché questi tipi di aziende forniscono principalmente lavori di progetto attraverso scadenze e attività, devono chiedersi come collegare tali progetti e attività alla reportistica e alla fatturazione tramite il monitoraggio del tempo, la spesa del budget ... e la fatturazione? Oltre a tenere traccia del tempo sui servizi, tenere traccia di tutti i costi nello stesso strumento di gestione dell'agenzia (incluse spese generali, appaltatori, spese vive, ecc.) è un must.

Secondo un'indagine sul panorama delle agenzie globali condotta alla fine del 2021, su 169 agenzie che hanno partecipato al sondaggio di benchmarking, il 50% ha meno di tre mesi di visibilità sulle proprie previsioni di entrate . Questo è strettamente legato alla pianificazione delle risorse e al bilanciamento riuscito del lavoro di progetto per i team. Lo stesso studio ha mostrato che il 51% delle agenzie vede investire nell'efficienza operativa come una delle massime priorità di quest'anno .

“Abbiamo appreso che meno del 50% delle agenzie utilizza una piattaforma integrata che mostra loro i propri indicatori finanziari in tempo reale. Questo è un segno che lo spazio di crescita risiede nell'utilizzo della giusta tecnologia".

– Gabrijela Bosnjak, Senior BDR presso Productive

I numeri indicano chiaramente che le agenzie puntano sempre più a un'unica fonte di verità per gestire le proprie attività sulla base dei dati.

Metriche in tempo reale come base della tua agenzia per decisioni basate sui dati

Alla fine, ciò che è estremamente importante per qualsiasi agenzia all'avanguardia è prendere decisioni aziendali basate sui dati a tutti i livelli.

Affinché le metriche in tempo reale siano il più accurate possibile, la chiave è che tutti i compagni di squadra tengano traccia del tempo regolarmente. Ma a parte CEO, CFO, operazioni e account manager che hanno bisogno di conoscere in ogni momento il vero stato delle finanze di un'agenzia, i leader delle agenzie hanno sempre più bisogno di esaminare i dati che indicano il benessere dei loro team.

“Con Productive ora siamo in grado di guardare molto più avanti. Prima pianificavamo i progetti con circa due settimane di anticipo. Ora accettiamo prenotazioni per progetti che inizieranno tra 4-6 settimane. "

– Martijn Pillich, amministratore delegato di Hike One

Quando le agenzie scavano abbastanza in profondità, ci sono dati che possono mostrare quanto sia equilibrato il lavoro dei loro team, quanto sono diversi i loro compiti, quanto spesso si prendono del tempo libero per rilassarsi e come i dipendenti stanno crescendo professionalmente nel mezzo della sicurezza dell'agenzia in generale crescita.

Uno strumento di agenzia come unica fonte di verità

Trascorrere del tempo in presentazioni, creare report, guardare indietro al conto economico dell'ultimo trimestre o chiedere al team finanziario gli ultimi numeri è una pratica del passato. I leader dell'agenzia oggi stanno dando potere ai dipendenti fornendo a diversi membri del team l'accesso ai dati dell'agenzia, consentendo loro di influenzare positivamente il corso della loro crescita aziendale.

Gestire un'agenzia in un unico spazio di lavoro consolidato, dall'invio di proposte alla gestione delle attività, dal bilanciamento della pianificazione delle risorse alla fatturazione di ogni progetto consegnato, è ciò che i leader di oggi cercano come loro stella polare. Il futuro della gestione delle agenzie richiede un'unica fonte di verità.

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