Wie agenturorientierte Technologie Ihre Geschäftseffizienz steigern kann

Im Jahr 2022 befinden sich Agenturen in einer schwierigen, aber günstigen Position.

Schwierig, weil die Marken, für die sie arbeiten, über einen weltweiten Pool an Agenturen verfügen, aus denen sie wählen können. Günstig, weil dieselben Marken mehr denn je digitale Kommunikation brauchen. In einem übersättigten und globalisierten Markt können Marken, die Marketing-, PR-, Design- und Entwicklungsagenturen beschäftigen (um nur einige zu nennen), die Verbraucher nicht alleine führen, unterhalten, aufklären und überzeugen. Marken brauchen einfach Agentur-Know-how.

Doch wie schlagen sich Agenturen im harten Wettbewerb? Wie bei den meisten Problemen heute ist der Einsatz von Technologie die Antwort. Agenturen müssen in der Lage sein, ihre Arbeit so zu erbringen, dass ihre Effizienz und Margen gesteigert werden und vieles mehr. Das erfordert einen ganzheitlichen Ansatz.

Da Projektmanagement-Plattformen nach links und rechts sprießen, müssen sich Agenturen fragen, welche Schlüsselfunktionalitäten sie benötigen. Lesen Sie weiter für die wichtigsten Funktionen, nach denen Agenturen in einem Business-Management-Tool suchen, um ihre Gesamteffizienz zu steigern und zu wachsen.

Was ein eingebetteter Verkaufstrichter Ihrer Agentur sagen kann

Das Vertriebs- oder Geschäftsentwicklungsteam einer Agentur kommuniziert mit mehreren Teams. Um ihre Verkaufsbemühungen zu organisieren, benötigen Agenturen einen Verkaufstrichter, der auf einen Blick einen Überblick über neue Deals in der Pipeline, den Umfang und den Zeitplan anstehender Projekte und natürlich den finanziellen Teil des Ganzen bietet – Verkaufsprognosen.

Indem Verkaufsinformationen über einen Verkaufstrichter organisiert werden, der in ein Agenturmanagement-Tool eingebettet ist, können Vertreter der Geschäftsentwicklung Betriebs-, Projekt- und Ressourcenmanager bei der Planung der Arbeit für ihre Teams, die Personalabteilung bei der Planung potenzieller Einstellungen und das Management über allgemeine Kennzahlen informieren.

Mit einem leicht zugänglichen Verkaufstrichter und verbundenen Prognoseberichten können Interessenvertreter schnell sehen, wie sich potenzielle Kunden und neue Jobs durch die Phasen entwickeln. Die Aufbewahrung von Verkaufsdaten an einem Ort kann bei der Beantwortung strategischer und taktischer Fragen helfen. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses sechsmonatige Projekt nächsten Monat startet, und wo müssen wir als Unternehmen investieren, um es erfolgreich umzusetzen? Wie wird sich dasselbe Projekt auf unsere Rentabilität auswirken, wenn wir uns entscheiden, Freiberufler einzustellen, und welche internen Ressourcen werden wir in Anspruch nehmen? Gleichzeitig verhandelt das Verkaufsteam einer Agentur möglicherweise mit anderen Leads in der Pipeline, die ebenfalls bald Aufmerksamkeit erfordern.

Agenturen können diese Fragen (und viele mehr) über einen Verkaufstrichter beantworten, der Teil einer größeren Agenturplattform ist, die Berichterstattung, Ressourcenplanung, Projektmanagement und Zeiterfassung umfasst.

Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Budgetausgaben und Rechnungsstellung – alles miteinander verbunden?

Zeit ist Geld und Agenturen müssen Zeitpläne ständig überwachen und aktualisieren, Budgets überwachen und die Rechnungsstellung beschleunigen. Da diese Arten von Unternehmen hauptsächlich Projektarbeit über Zeitleisten und Aufgaben erbringen, müssen sie sich fragen, wie sie diese Projekte und Aufgaben mit der Berichterstattung und Abrechnung über nachverfolgte Zeit, Budgetausgaben … und wie steht es mit der Rechnungsstellung? Neben der Nachverfolgung der Zeit für Dienstleistungen ist es ein Muss, alle Kosten im selben Agenturverwaltungstool (einschließlich Gemeinkosten, Auftragnehmer, Auslagen usw.) im Auge zu behalten.

Laut einer Ende 2021 durchgeführten globalen Agenturlandschaftsumfrage haben 50 % von 169 Agenturen, die an der Benchmarking-Umfrage teilgenommen haben, weniger als drei Monate Einblick in ihre Umsatzprognose . Dies hängt eng mit der Ressourcenplanung und der erfolgreichen Abstimmung der Projektarbeit für Teams zusammen. Dieselbe Studie zeigte, dass 51 % der Agenturen in diesem Jahr Investitionen in die betriebliche Effizienz als eine ihrer obersten Prioritäten ansehen .

„Wir haben festgestellt, dass weniger als 50 % der Agenturen eine integrierte Plattform verwenden, die ihnen ihre Finanzkennzahlen in Echtzeit anzeigt. Das ist ein Zeichen dafür, dass Raum für Wachstum im Einsatz der richtigen Technologie liegt.“

– Gabrijela Bosnjak, Senior BDR bei Productive

Die Zahlen zeigen deutlich, dass Agenturen zunehmend auf eine einzige Quelle der Wahrheit abzielen, um ihre Geschäfte auf der Grundlage von Daten zu führen.

Echtzeit-Metriken als Grundlage Ihrer Agentur für datengesteuerte Entscheidungen

Am Ende des Tages ist es für jede Agentur am Puls der Zeit sehr wichtig, datengesteuerte Geschäftsentscheidungen auf allen Ebenen zu treffen.

Damit Echtzeit-Metriken so genau wie möglich sind, ist es entscheidend, alle Teamkollegen dazu zu bringen, regelmäßig die Zeit zu erfassen. Aber abgesehen davon, dass CEOs, CFOs, Betriebs- und Kundenbetreuer jederzeit den wahren Stand der Finanzen einer Agentur kennen müssen, müssen Agenturleiter zunehmend Daten einsehen, die auf das Wohlergehen ihrer Teams hinweisen.

„Mit Productive können wir jetzt viel weiter nach vorne blicken. Früher haben wir Projekte etwa zwei Wochen im Voraus geplant. Jetzt akzeptieren wir Buchungen für Projekte, die in 4-6 Wochen beginnen. ”

– Martijn Pillich, Geschäftsführer von Hike One

Wenn Agenturen tief genug graben, gibt es Daten, die zeigen können, wie ausgeglichen die Arbeit ihrer Teams ist, wie vielfältig ihre Aufgaben sind, wie oft sie sich Auszeiten nehmen, um sich zu entspannen, und wie sich Mitarbeiter inmitten der Sicherung der Gesamtagentur beruflich weiterentwickeln Wachstum.

Ein Agentur-Tool als Ihre Single Source of Truth

Der Zeitaufwand für Präsentationen, die Erstellung von Berichten, der Rückblick auf die Gewinn- und Verlustrechnung des letzten Quartals oder das Betteln des Finanzteams um die neuesten Zahlen gehört der Vergangenheit an. Agenturleiter stärken heute Mitarbeiter, indem sie verschiedenen Teammitgliedern Zugriff auf Agenturdaten gewähren, sodass sie den Verlauf ihres Geschäftswachstums positiv beeinflussen können.

Die Leitung einer Agentur in einem konsolidierten Arbeitsbereich – vom Versenden von Angeboten über das Verwalten von Aufgaben, das Ausbalancieren der Ressourcenplanung bis hin zur Rechnungsstellung für jedes gelieferte Projekt – ist das, wonach Führungskräfte heute als ihren Nordstern suchen. Die Zukunft des Agenturmanagements erfordert eine einzige Quelle der Wahrheit.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Productive Ihrer Agentur helfen kann, ihre Geschäftsdaten zu konsolidieren und erfolgreich zu sein. Werfen Sie auch einen Blick auf das Verzeichnis der besten digitalen Agenturen auf der ganzen Welt, wenn Sie nach einem suchen.