Jak technologia ukierunkowana na agencje może zwiększyć wydajność Twojej firmy

W 2022 roku agencje są w trudnej, ale korzystnej sytuacji.

Trudne, ponieważ marki, dla których pracują, mają globalną pulę agencji, z których mogą wybierać. Korzystne, ponieważ te same marki bardziej niż kiedykolwiek potrzebują komunikacji cyfrowej. Na przesyconym i zglobalizowanym rynku marki, które zatrudniają agencje marketingowe, PR, projektowe i rozwojowe (by wymienić tylko kilka), nie mogą same przewodzić, bawić, edukować i zdobywać klientów. Marki po prostu potrzebują wiedzy agencji.

Ale jak agencje zmagają się z zaciekłą konkurencją? Podobnie jak w przypadku większości dzisiejszych problemów, odpowiedzią jest wykorzystanie technologii. Agencje muszą być w stanie dostarczać pracę w sposób, który zwiększy ich wydajność i marże, i wiele więcej. To wymaga zdrowego podejścia.

Ponieważ platformy do zarządzania projektami rozwijają się z lewej i prawej strony, agencje muszą zadać sobie pytanie, jakich kluczowych funkcji potrzebują. Czytaj dalej, aby znaleźć najważniejsze funkcje, których agencje szukają w narzędziu do zarządzania firmą, aby zwiększyć ogólną wydajność i rozwijać się.

Co wbudowany lejek sprzedaży może powiedzieć Twojej agencji

Zespół sprzedaży lub rozwoju biznesu agencji komunikuje się z kilkoma zespołami. Aby zorganizować swoje działania sprzedażowe, agencje potrzebują lejka sprzedażowego, który zapewnia szybki wgląd w nowe transakcje w przygotowaniu, zakres i harmonogram nadchodzących projektów oraz oczywiście finansową część tego wszystkiego — prognozowanie sprzedaży.

Dzięki uporządkowaniu informacji o sprzedaży za pomocą lejka sprzedaży, który jest osadzony w narzędziu do zarządzania agencją, przedstawiciele ds. rozwoju biznesu mogą łatwo informować menedżerów operacji, projektów i zasobów o planowaniu pracy dla swoich zespołów, działach HR, aby planować potencjalne zatrudnienie, a kierownictwu na podstawie ogólnych wskaźników.

Dzięki łatwo dostępnemu lejkowi sprzedaży i połączonym raportom prognostycznym, interesariusze mogą szybko zobaczyć, jak potencjalni klienci i nowe miejsca pracy przechodzą na kolejnych etapach. Utrzymywanie danych sprzedażowych w jednym miejscu może pomóc odpowiedzieć na pytania strategiczne i taktyczne. Jakie jest prawdopodobieństwo, że ten sześciomiesięczny projekt rozpocznie się w przyszłym miesiącu i w co musimy zainwestować jako firma, aby z powodzeniem go zrealizować? Jak ten sam projekt wpłynie na naszą rentowność, jeśli zdecydujemy się zatrudnić freelancerów i jakie zasoby wewnętrzne zaangażujemy? W tym samym czasie zespół sprzedaży agencji może negocjować z innymi potencjalnymi potencjalnymi klientami, które również wkrótce będą wymagały uwagi.

Agencje mogą odpowiadać na te pytania (i wiele innych) poprzez lejek sprzedaży, który jest częścią większej platformy agencji, która obejmuje raportowanie, planowanie zasobów, zarządzanie projektami i śledzenie czasu.

Planowanie zasobów, śledzenie czasu, wydatkowanie budżetu i fakturowanie — wszystko połączone?

Czas to pieniądz, a agencje muszą stale obserwować i aktualizować harmonogramy, monitorować budżety i przyspieszać fakturowanie. Ponieważ tego typu firmy dostarczają głównie prace projektowe przez harmonogramy i zadania, muszą zadać sobie pytanie, jak połączyć te projekty i zadania z raportowaniem i rozliczeniami za pomocą śledzonego czasu, wydatków budżetowych… a co z fakturowaniem? Oprócz śledzenia czasu na usługi, śledzenie wszystkich kosztów w tym samym narzędziu do zarządzania agencją (w tym koszty ogólne, wykonawcy, wydatki z własnej kieszeni itp.) jest koniecznością.

Według globalnego badania krajobrazowego agencji przeprowadzonego pod koniec 2021 r., spośród 169 agencji, które wzięły udział w badaniu porównawczym, 50% ma mniej niż trzy miesiące widoczności swoich prognoz przychodów . Wiąże się to ściśle z planowaniem zasobów i skutecznym równoważeniem pracy nad projektami dla zespołów. To samo badanie wykazało, że 51% agencji postrzega inwestowanie w efektywność operacyjną jako jeden ze swoich głównych priorytetów w tym roku .

„Dowiedzieliśmy się, że mniej niż 50% agencji korzysta ze zintegrowanej platformy, która pokazuje im ich wskaźniki finansowe w czasie rzeczywistym. To znak, że miejsce na wzrost leży w wykorzystaniu odpowiedniej technologii”.

– Gabrijela Bosnjak, starszy BDR w Productive

Liczby wyraźnie wskazują, że agencje coraz częściej dążą do jednego źródła prawdy, aby prowadzić swoją działalność w oparciu o dane.

Wskaźniki w czasie rzeczywistym jako podstawa Twojej agencji do podejmowania decyzji opartych na danych

W ostatecznym rozrachunku niezwykle ważne dla każdej agencji w czołówce jest podejmowanie decyzji biznesowych opartych na danych na wszystkich poziomach.

Aby metryki w czasie rzeczywistym były jak najdokładniejsze, najważniejsze jest, aby wszyscy członkowie zespołu regularnie śledzili czas. Ale oprócz dyrektorów generalnych, dyrektorów finansowych, menedżerów operacyjnych i kont, którzy muszą zawsze znać prawdziwy stan finansów agencji, liderzy agencji coraz częściej muszą przyglądać się danym, które wskazują na dobre samopoczucie ich zespołów.

„Dzięki Productive możemy teraz patrzeć znacznie dalej w przyszłość. Wcześniej planowaliśmy projekty z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Teraz przyjmujemy rezerwacje na projekty, które rozpoczynają się za 4-6 tygodni. ”

– Martijn Pillich, dyrektor zarządzający Hike One

Kiedy agencje sięgają wystarczająco głęboko, istnieją dane, które mogą pokazać, jak zrównoważona jest praca ich zespołów, jak różnorodne są ich zadania, jak często biorą czas wolny na relaks i jak pracownicy rozwijają się zawodowo w trakcie zabezpieczania ogólnej agencji wzrost.

Jedno narzędzie agencji jako jedyne źródło prawdy

Poświęcanie czasu na prezentacje, tworzenie raportów, przeglądanie rachunku zysków i strat z ostatniego kwartału lub błaganie zespołu finansowego o najnowsze dane to już praktyka przeszłości. Dzisiejsi liderzy agencji wzmacniają pracowników, dając różnym członkom zespołu dostęp do danych agencji, co pozwala im pozytywnie wpływać na przebieg rozwoju firmy.

Prowadzenie agencji w jednym skonsolidowanym obszarze roboczym — od wysyłania ofert po zarządzanie zadaniami, planowanie równoważenia zasobów i fakturowanie każdego dostarczonego projektu — jest tym, czego dzisiejsi liderzy poszukują jako swojej gwiazdy północnej. Przyszłość zarządzania agencjami wymaga jednego źródła prawdy.

Dowiedz się więcej o tym, jak Productive może pomóc Twojej agencji skonsolidować dane biznesowe i prosperować. Zajrzyj również do katalogu najlepszych agencji cyfrowych na całym świecie, jeśli szukasz.