Comment la technologie axée sur l'agence peut augmenter l'efficacité de votre entreprise

En 2022, les agences sont dans une position délicate, mais favorable.

Difficile, car les marques pour lesquelles ils travaillent disposent d'un pool mondial d'agences parmi lesquelles choisir. Favorable, car les mêmes marques ont plus que jamais besoin de communication digitale. Avec un marché sursaturé et mondialisé, les marques qui emploient des agences de marketing, de relations publiques, de design et de développement (pour n'en citer que quelques-unes) ne peuvent pas à elles seules diriger, amuser, éduquer et séduire les consommateurs. Les marques ont simplement besoin de l'expertise d'une agence.

Mais comment les agences font-elles face à la concurrence féroce ? Comme pour la plupart des problèmes actuels, tirer parti de la technologie est la réponse. Les agences doivent être en mesure de fournir un travail d'une manière qui augmentera leur efficacité et leurs marges, et bien plus encore. Cela appelle une approche saine.

Alors que les plateformes de gestion de projet se multiplient, les agences doivent se demander quelles sont les fonctionnalités clés dont elles ont besoin. Continuez à lire pour les principales fonctionnalités que les agences recherchent dans un outil de gestion d'entreprise pour augmenter leur efficacité globale et leur croissance.

Ce qu'un entonnoir de vente intégré peut dire à votre agence

L'équipe de vente ou de développement commercial d'une agence communique avec quelques équipes. Pour organiser leurs efforts de vente, les agences ont besoin d'un entonnoir de vente qui offre une vue d'ensemble des nouvelles affaires en cours, la portée et le calendrier des projets à venir, et bien sûr la partie financière de tout cela : les prévisions de ventes.

En gardant les informations sur les ventes organisées via un entonnoir de vente intégré dans un outil de gestion d'agence, les représentants du développement commercial peuvent facilement informer les responsables des opérations, des projets et des ressources dans la planification du travail pour leurs équipes, les RH pour planifier les embauches potentielles et la direction sur les mesures globales.

Avec un entonnoir de vente facilement accessible et des rapports de prévision connectés, les parties prenantes peuvent rapidement voir comment les clients potentiels et les nouveaux emplois progressent à travers les étapes. Conserver les données de vente au même endroit peut aider à répondre aux questions stratégiques et tactiques. Quelle est la probabilité que ce projet de six mois démarre le mois prochain et où devons-nous investir en tant qu'entreprise pour le mener à bien ? Quel sera l'impact de ce même projet sur notre rentabilité si nous décidons d'embaucher des pigistes, et quelles ressources internes engagerons-nous ? Dans le même temps, l'équipe commerciale d'une agence peut être en train de négocier avec d'autres prospects dans le pipeline qui nécessiteront également une attention prochaine.

Les agences peuvent répondre à ces questions (et bien d'autres) via un entonnoir de vente qui fait partie d'une plate-forme d'agence plus large qui comprend le reporting, la planification des ressources, la gestion de projet et le suivi du temps.

Planification des ressources, suivi du temps, dépenses budgétaires et facturation : tous connectés ?

Le temps c'est de l'argent et les agences doivent constamment surveiller et mettre à jour les horaires, surveiller les budgets et accélérer la facturation. Étant donné que ces types d'entreprises réalisent principalement des travaux de projet via des délais et des tâches, elles doivent se demander comment connecter ces projets et tâches aux rapports et à la facturation via un suivi du temps, des dépenses budgétaires… et qu'en est-il de la facturation ? Outre le suivi du temps passé sur les services, il est indispensable de suivre tous les coûts dans le même outil de gestion d'agence (y compris les frais généraux, les sous-traitants, les débours, etc.).

Selon une enquête mondiale sur le paysage des agences menée fin 2021, sur 169 agences ayant participé à l'enquête de benchmarking, 50 % ont moins de trois mois de visibilité sur leurs prévisions de revenus . Cela est étroitement lié à la planification des ressources et à l'équilibrage réussi du travail de projet pour les équipes. La même étude a montré que 51 % des agences considèrent l'investissement dans l'efficacité opérationnelle comme l'une de leurs principales priorités cette année .

« Nous avons appris que moins de 50 % des agences utilisent une plateforme intégrée qui leur montre leurs indicateurs financiers en temps réel. C'est un signe que la marge de croissance réside dans l'exploitation de la bonne technologie.

– Gabrijela Bosnjak, Senior BDR chez Productive

Les chiffres indiquent clairement que les agences visent de plus en plus une source unique de vérité pour gérer leurs activités sur la base de données.

Des métriques en temps réel comme base de votre agence pour les décisions basées sur les données

En fin de compte, ce qui est très important pour toute agence à la pointe, c'est de prendre des décisions commerciales basées sur les données à tous les niveaux.

Pour que les métriques en temps réel soient aussi précises que possible, la clé est de faire en sorte que tous les coéquipiers suivent régulièrement le temps. Mais à part les PDG, les directeurs financiers, les responsables des opérations et des comptes qui ont besoin de connaître à tout moment le véritable état des finances d'une agence, les dirigeants d'agence ont de plus en plus besoin d'examiner les données indiquant le bien-être de leurs équipes.

“Avec Productive, nous pouvons maintenant voir beaucoup plus loin. Avant, nous avions l'habitude de planifier les projets environ deux semaines à l'avance. Nous acceptons désormais les réservations pour les projets qui commencent dans 4 à 6 semaines. ”

– Martijn Pillich, directeur général de Hike One

Lorsque les agences creusent suffisamment, il existe des données qui peuvent montrer à quel point le travail de leurs équipes est équilibré, la diversité de leurs tâches, la fréquence à laquelle elles prennent du temps pour se détendre et comment les employés évoluent professionnellement au milieu de la sécurisation globale de l'agence. croissance.

Un outil d'agence comme source unique de vérité

Passer du temps sur les présentations, la rédaction de rapports, revenir sur le compte de résultat du dernier trimestre ou demander à l'équipe financière les derniers chiffres est une pratique du passé. Aujourd'hui, les dirigeants d'agence responsabilisent les employés en donnant aux différents membres de l'équipe l'accès aux données de l'agence, ce qui leur permet d'influencer positivement le cours de la croissance de leur entreprise.

Gérer une agence dans un espace de travail consolidé - de l'envoi de propositions à la gestion des tâches, en passant par l'équilibrage de la planification des ressources et la facturation de chaque projet livré - est ce que les dirigeants recherchent aujourd'hui en tant que North Star. L'avenir de la gestion d'agence exige une source unique de vérité.

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