Cum tehnologia centrată pe agenție vă poate crește eficiența afacerii

În 2022, agențiile se află într-o poziție dificilă, dar favorabilă.

Este complicat, pentru că mărcile pentru care lucrează au un grup global de agenții din care pot alege. Favorabil, pentru că aceleași mărci au nevoie de comunicații digitale mai mult ca niciodată. Cu o piață suprasaturată și globalizată, mărcile care angajează agenții de marketing, PR, design și dezvoltare (pentru a numi doar câteva) nu pot conduce, distra, educa și câștiga singure consumatorii. Mărcile au nevoie pur și simplu de experiență de agenție.

Dar cum se luptă agențiile cu concurența acerbă? Ca și în cazul majorității problemelor de astăzi, utilizarea tehnologiei este răspunsul. Agențiile trebuie să fie capabile să furnizeze munca într-un mod care să le crească eficiența și marjele și multe altele. Asta necesită o abordare sănătoasă.

Pe măsură ce platformele de management de proiect apar în stânga și în dreapta, agențiile trebuie să se întrebe de ce funcționalități-cheie au nevoie. Continuați să citiți pentru caracteristicile de top pe care agențiile le caută într-un instrument de management al afacerii pentru a le crește eficiența generală și a se dezvolta.

Ce poate spune un canal de vânzări încorporat agenției dvs

Echipa de vânzări sau de dezvoltare a afacerii unei agenții comunică cu câteva echipe. Pentru a-și organiza eforturile de vânzări, agențiile au nevoie de o pâlnie de vânzări care să ofere o vedere rapidă a noilor oferte în curs, a domeniului și calendarul proiectelor viitoare și, desigur, partea financiară a tuturor - prognoza vânzărilor.

Păstrând informațiile de vânzări organizate printr-o pâlnie de vânzări care este încorporată într-un instrument de management al agenției, reprezentanții de dezvoltare a afacerii pot informa cu ușurință operațiunile, managerii de proiecte și resurse în planificarea activității echipelor lor, HR pentru a planifica potențiale angajări și managementul cu privire la valorile generale.

Cu o pâlnie de vânzări ușor accesibilă și rapoarte de prognoză conectate, părțile interesate pot vedea rapid modul în care clienții potențiali și noile locuri de muncă progresează prin etape. Păstrarea datelor de vânzări într-un singur loc poate ajuta la răspunsul la întrebări strategice și tactice. Care este probabilitatea ca acel proiect de șase luni să demareze luna viitoare și unde trebuie să investim ca companie pentru a-l livra cu succes? Cum ne va afecta același proiect profitabilitatea dacă am decide să angajăm freelanceri și ce resurse interne vom angaja? În același timp, echipa de vânzări a unei agenții poate negocia cu alți clienți potențiali în curs de dezvoltare, care vor avea nevoie de atenție în curând.

Agențiile pot răspunde la aceste întrebări (și la multe altele) printr-o pâlnie de vânzări care face parte dintr-o platformă mai mare de agenție, care include raportare, programarea resurselor, managementul proiectelor și urmărirea timpului.

Planificarea resurselor, urmărirea timpului, cheltuielile bugetare și facturarea — toate conectate?

Timpul este bani și agențiile trebuie să urmărească și să actualizeze în mod constant programele, să monitorizeze bugetele și să accelereze facturarea. Întrucât aceste tipuri de întreprinderi livrează în principal lucrări de proiect prin termene și sarcini, trebuie să se întrebe cum să conecteze acele proiecte și sarcini la raportare și facturare prin intermediul timpului urmărit, al cheltuielilor bugetare... și cum rămâne cu facturarea? Pe lângă timpul urmărit pentru servicii, urmărirea tuturor costurilor în același instrument de management al agenției (inclusiv cheltuielile generale, contractori, cheltuieli din buzunar etc.) este o necesitate.

Potrivit unui sondaj global al agențiilor peisaj realizat la sfârșitul anului 2021, din 169 de agenții care au participat la sondajul de evaluare comparativă, 50% au mai puțin de trei luni de vizibilitate în previziunile lor de venituri . Acest lucru se leagă strâns de planificarea resurselor și de echilibrarea cu succes a muncii de proiect pentru echipe. Același studiu a arătat că 51% dintre agenții consideră că investițiile în eficiența operațională sunt una dintre prioritățile lor principale în acest an .

„Am aflat că mai puțin de 50% dintre agenții folosesc o platformă integrată care le arată indicatorii financiari în timp real. Acesta este un semn că spațiul de creștere constă în folosirea tehnologiei potrivite.”

– Gabrijela Bosnjak, Senior BDR la Productive

Cifrele indică în mod clar că agențiile urmăresc din ce în ce mai mult o sursă unică de adevăr pentru a-și conduce afacerile pe baza datelor.

Valori în timp real ca bază a agenției dvs. pentru decizii bazate pe date

La sfârșitul zilei, ceea ce este foarte important pentru orice agenție de ultimă generație este să ia decizii de afaceri bazate pe date la toate nivelurile.

Pentru ca valorile în timp real să fie cât mai precise posibil, ceea ce este cheia este ca toți colegii să urmărească în mod regulat timpul. Dar, în afară de directorii executivi, directori financiari, operațiuni și manageri de cont care trebuie să cunoască în orice moment starea reală a finanțelor unei agenții, liderii agențiilor trebuie să se uite din ce în ce mai mult la datele care indicau bunăstarea echipelor lor.

„Cu Productive putem privi mult mai departe acum. Înainte obișnuiam să planificam proiecte cu aproximativ două săptămâni înainte. Acum acceptăm rezervări pentru proiecte care încep în 4-6 săptămâni. ”

– Martijn Pillich, director general la Hike One

Când agențiile caută suficient de adânc, există date care pot arăta cât de echilibrată este munca echipelor lor, cât de diversificată sunt sarcinile lor, cât de des își iau timp liber pentru a se relaxa și cum se dezvoltă profesional angajații în mijlocul securizării agenției generale. creştere.

Un instrument de agenție ca sursă unică a adevărului

Petrecerea timpului pe prezentări, elaborarea de rapoarte, privirea înapoi în situația de profit și pierdere a trimestrului trecut sau implorarea echipei financiare pentru cele mai recente cifre este o practică din trecut. Liderii agențiilor de astăzi le împuternicesc angajaților, oferind diferiților membri ai echipei acces la datele agenției, permițându-le să influențeze pozitiv cursul creșterii afacerii lor.

Conducerea unei agenții într-un singur spațiu de lucru consolidat - de la trimiterea de propuneri la gestionarea sarcinilor, echilibrarea planificarii resurselor, până la facturarea fiecărui proiect livrat - este ceea ce liderii de astăzi caută ca North Star. Viitorul managementului agenției necesită o singură sursă de adevăr.

Aflați mai multe despre modul în care Productive vă poate ajuta agenția să-și consolideze datele de afaceri și să prospere. De asemenea, aruncați o privire la cele mai bune agenții digitale din întreaga lume, dacă sunteți în căutarea unuia.