كيف يمكن للتكنولوجيا التي تركز على الوكالة أن تزيد من كفاءة عملك

في عام 2022 ، تكون الوكالات في وضع صعب ، لكن موات.

أمر صعب ، لأن العلامات التجارية التي يعملون بها لديها مجموعة عالمية من الوكالات التي يمكنهم الاختيار من بينها. مفضل ، لأن العلامات التجارية نفسها تحتاج إلى اتصالات رقمية أكثر من أي وقت مضى. مع وجود سوق مشبع ومعولم ، فإن العلامات التجارية التي توظف وكالات التسويق والعلاقات العامة والتصميم والتطوير (على سبيل المثال لا الحصر) لا يمكنها القيادة والتسلية والتثقيف والفوز بالمستهلكين بمفردها. العلامات التجارية تحتاج ببساطة إلى خبرة وكالة.

لكن كيف تصارع الوكالات المنافسة الشرسة؟ كما هو الحال مع معظم المشكلات اليوم ، فإن الاستفادة من التكنولوجيا هي الحل. يجب أن تكون الوكالات قادرة على تقديم العمل بطريقة تزيد من كفاءتها وهوامش أرباحها ، وأكثر من ذلك بكثير. هذا يستدعي اتباع نهج مفيد.

نظرًا لأن منصات إدارة المشاريع تنتشر إلى اليسار واليمين ، يتعين على الوكالات أن تسأل نفسها عن الوظائف الأساسية التي تحتاجها. استمر في القراءة لمعرفة أهم الميزات التي تبحث عنها الوكالات في أداة إدارة الأعمال لزيادة كفاءتها الإجمالية والنمو.

ما الذي يمكن أن يخبر به مسار المبيعات المضمّن وكالتك

يتواصل فريق المبيعات أو تطوير الأعمال في الوكالة مع فريقين. لتنظيم جهود المبيعات ، تحتاج الوكالات إلى مسار مبيعات يوفر نظرة سريعة على الصفقات الجديدة قيد الإعداد ، والنطاق والجدول الزمني للمشاريع القادمة ، وبالطبع الجزء المالي من كل ذلك - التنبؤ بالمبيعات.

من خلال الحفاظ على تنظيم معلومات المبيعات من خلال مسار مبيعات مضمن في أداة إدارة الوكالة ، يمكن لممثلي تطوير الأعمال إبلاغ العمليات ومديري المشاريع والموارد بسهولة في تخطيط العمل لفرقهم ، والموارد البشرية لتخطيط التعيينات المحتملة ، والإدارة على المقاييس العامة.

من خلال قمع المبيعات الذي يسهل الوصول إليه وتقارير التنبؤ المتصلة ، يمكن لأصحاب المصلحة أن يروا بسرعة كيف يتقدم العملاء المحتملون والوظائف الجديدة عبر المراحل. يمكن أن يساعد الاحتفاظ ببيانات المبيعات في مكان واحد في الإجابة عن الأسئلة الاستراتيجية والتكتيكية. ما هو احتمال أن يبدأ هذا المشروع لمدة ستة أشهر الشهر المقبل وأين نحتاج إلى الاستثمار كشركة لإنجازه بنجاح؟ كيف سيؤثر هذا المشروع نفسه على ربحيتنا إذا قررنا توظيف مترجمين مستقلين ، وما هي الموارد الداخلية التي سنستخدمها؟ في الوقت نفسه ، قد يتفاوض فريق مبيعات الوكالة مع عملاء متوقعين آخرين في طور الإعداد وسيحتاجون أيضًا إلى الاهتمام قريبًا.

يمكن للوكالات الإجابة على هذه الأسئلة (وغيرها الكثير) من خلال مسار مبيعات يمثل جزءًا من منصة وكالة أكبر تتضمن إعداد التقارير وجدولة الموارد وإدارة المشروع وتتبع الوقت.

تخطيط الموارد وتتبع الوقت وإنفاق الميزانية وإعداد الفواتير - كلها متصلة؟

الوقت يعني المال وتحتاج الوكالات إلى مراقبة الجداول الزمنية وتحديثها باستمرار ومراقبة الميزانيات وتسريع عملية إصدار الفواتير. نظرًا لأن هذه الأنواع من الأعمال تقدم بشكل أساسي أعمال المشروع من خلال الجداول الزمنية والمهام ، فإنها تحتاج إلى أن تسأل نفسها عن كيفية ربط هذه المشاريع والمهام بإعداد التقارير والفواتير عبر الوقت المتعقب ، وإنفاق الميزانية ... وماذا عن الفواتير؟ إلى جانب الوقت المتعقب على الخدمات ، فإن تتبع جميع التكاليف في نفس أداة إدارة الوكالة (بما في ذلك النفقات العامة ، والمقاولين ، والنفقات الشخصية ، وما إلى ذلك) أمر لا بد منه.

وفقًا لدراسة استقصائية عالمية أجرتها الوكالات حول المناظر الطبيعية في نهاية عام 2021 ، من بين 169 وكالة شاركت في المسح المعياري ، فإن 50٪ منها لديها رؤية أقل من ثلاثة أشهر في توقعات الإيرادات الخاصة بها . هذا يرتبط ارتباطًا وثيقًا بتخطيط الموارد والموازنة الناجحة بين عمل المشروع للفرق. وأظهرت نفس الدراسة أن 51٪ من الوكالات ترى أن الاستثمار في الكفاءة التشغيلية هو أحد أولوياتها القصوى هذا العام .

"علمنا أن أقل من 50٪ من الوكالات تستخدم منصة متكاملة تعرض لهم مؤشراتهم المالية في الوقت الفعلي. هذه علامة على أن مجال النمو يكمن في الاستفادة من التكنولوجيا المناسبة ".

- غابريجيلا بوسنجاك ، رئيسة قسم إدارة الأعمال في شركة Productive

تشير الأرقام بوضوح إلى أن الوكالات تهدف بشكل متزايد إلى مصدر واحد للحقيقة لإدارة أعمالها بناءً على البيانات.

المقاييس في الوقت الفعلي كقاعدة وكالتك للقرارات المستندة إلى البيانات

في نهاية اليوم ، الشيء المهم للغاية بالنسبة لأي وكالة في طليعة هو اتخاذ قرارات تجارية قائمة على البيانات على جميع المستويات.

لكي تكون المقاييس في الوقت الفعلي دقيقة قدر الإمكان ، فإن المفتاح هو جعل جميع أعضاء الفريق يتتبعون الوقت بانتظام. ولكن بخلاف الرؤساء التنفيذيين والمديرين الماليين ومديري العمليات والحسابات الذين يحتاجون إلى معرفة الحالة الحقيقية للشؤون المالية للوكالة في جميع الأوقات ، يحتاج قادة الوكالات بشكل متزايد إلى النظر في البيانات التي تشير إلى رفاهية فرقهم.

"باستخدام Productive ، يمكننا أن نتطلع كثيرًا إلى الأمام الآن. قبل ذلك اعتدنا على التخطيط للمشاريع قبل أسبوعين تقريبًا. نحن الآن نقبل الحجوزات للمشاريع التي تبدأ في 4-6 أسابيع. "

- Martijn Pillich ، العضو المنتدب في Hike One

عندما تحفر الوكالات بعمق كافٍ ، هناك بيانات يمكن أن تُظهر مدى توازن عمل فرقهم ، ومدى تنوع مهامهم ، وعدد المرات التي يأخذون فيها إجازة للاسترخاء ، وكيف ينمو الموظفون مهنيًا في خضم تأمين الوكالة الشاملة نمو.

أداة وكالة واحدة كمصدر وحيد للحقيقة

يعد قضاء الوقت في العروض التقديمية ، أو إعداد التقارير ، أو النظر إلى الوراء في بيان الأرباح والخسائر للربع الأخير ، أو التوسل إلى فريق الشؤون المالية للحصول على أحدث الأرقام ممارسة من الماضي. يعمل قادة الوكالات اليوم على تمكين الموظفين من خلال منح أعضاء الفريق المختلفين إمكانية الوصول إلى بيانات الوكالة ، مما يمكنهم من المساعدة في التأثير بشكل إيجابي على مسار نمو أعمالهم.

إن إدارة وكالة في مساحة عمل موحدة - من إرسال المقترحات إلى إدارة المهام ، وموازنة تخطيط الموارد ، إلى إصدار الفواتير لكل مشروع تم تسليمه - هو ما يبحث عنه القادة اليوم على أنهم نجمة الشمال الخاصة بهم. يتطلب مستقبل إدارة الوكالة مصدرًا واحدًا للحقيقة.

تعرف على المزيد حول كيف يمكن أن تساعد Productive وكالتك في توحيد بيانات أعمالها وتحقيق الازدهار. ألقِ نظرة أيضًا على أفضل الوكالات الرقمية في جميع أنحاء دليل العالم إذا كنت تبحث عن واحدة.