E-mails de acompanhamento: tudo o que você precisa para obter uma resposta

Dean, o chefe de conteúdo da Sumo, não estaria aqui se não fosse por seus e-mails de acompanhamento.

Aqui está o que Noah respondeu após uma série de e-mails (e semanas de acompanhamento).

Se você não está acompanhando seus e-mails, está perdendo grandes oportunidades.

É fácil inventar desculpas sobre por que você não deve acompanhar:

• “Não quero parecer irritante.”

• “Tenho certeza que eles vão me dar um retorno; Vou continuar esperando.”

• “Tenho medo de estar sendo muito insistente.”

E mesmo que você tenha coragem de enviar um e-mail, é muito comum enviar e-mails de acompanhamento RUINS usando frases como:

"Pensei em verificar isso" ou "Colocando isso no topo da sua caixa de entrada"

(Alerta de spoiler: esses tipos de e-mails quase sempre acabam na lixeira.)

Se você quiser entender POR QUE você deve enviar e-mails de acompanhamento e aprender a escrever ótimos acompanhamentos que inspirem ação e ajudem você a alcançar seus objetivos…

...Este post é para você.

O que é um e-mail de acompanhamento?

Um e-mail de acompanhamento é um e-mail que você envia após um evento importante ou depois que uma mensagem não foi respondida. Por exemplo:

• Após uma entrevista de emprego, você pode enviar um e-mail de acompanhamento para agradecer ao entrevistador pelo seu tempo.

• Depois que um cliente em potencial não respondeu a um e-mail de vendas, você pode acompanhar e tentar outro ângulo para fazer a venda.

• Depois que sua última fatura estiver vencida, talvez seja necessário perseguir o pagamento.

Por que você deve enviar e-mails de acompanhamento

Executivos e CEOs podem receber muitos e-mails. Junte isso com mensagens de texto, postagens de mídia social… além de trabalho real, e isso é muito para lidar todos os dias. Portanto, é fácil ver como um e-mail pode passar despercebido.

O acompanhamento dá à sua mensagem mais ou uma chance de ser vista e obter uma resposta.

Enviar e-mails de acompanhamento é um trabalho importante para a equipe de crescimento da Sumo. A equipe do Sumo descobriu que as taxas de resposta aos e-mails de acompanhamento podem ser ainda maiores do que os e-mails iniciais – os e-mails iniciais tendem a receber uma taxa de resposta de 29,8%, MAS os e-mails de acompanhamento receberam uma taxa de resposta de 39,8%:

Se a equipe de crescimento da Sumo desistisse de todos os clientes em potencial que alcançou após um e-mail, eles estariam dando adeus a muitos leads... e receita!

O que impede as pessoas de seguirem

Entendo. O acompanhamento pode parecer um pouco estranho. É tão fácil descartar uma oportunidade e dizer a si mesmo:

“Eles simplesmente não podem ter se interessado.”

Eu estive lá muitas vezes. Especialmente quando se trata de acompanhar o trabalho freelance… ou pior ainda, o pagamento. Não há nada mais estranho do que correr atrás de dinheiro, certo?

Você escreve o e-mail...

Leia 50 vezes...

Faça edições…

Então, quando você está prestes a clicar em enviar… você para e diz a si mesmo que vai esperar “mais alguns dias”.

Soa familiar?

Aqui estão três razões pelas quais as pessoas (como você e eu) não acompanham, e algumas maneiras rápidas de mudar seu pensamento e garantir que você acompanhe sempre a partir de agora.

1. Você não quer parecer insistente

Então você teve uma entrevista de emprego / chamada de vendas / reunião. Foi ótimo, você enviou um e-mail inicial e… nada retorna.

Depois de alguns dias, você quer fazer o acompanhamento, mas ao mesmo tempo não quer parecer um vendedor insistente que está desesperado para obter uma resposta.

Solução: dê um tempo e pense em acompanhar como sua responsabilidade.

Você não deseja acompanhar um e-mail após 2 ou 3 horas sem receber uma resposta, mas 2-3 dias é mais do que provável (não importa com quem você esteja falando).

Como vendedor / entrevistado (também conhecido como a pessoa que busca uma resposta ou um acordo do cliente em potencial), você também deve ver o acompanhamento como uma responsabilidade sua – não é ser insistente, é apenas a melhor prática para ajudá-lo a alcançar seu objetivo.

Você realmente gostaria de perder um emprego ou negócio que mudaria sua vida porque não queria parecer insistente? Afinal, acompanhar um e-mail ou entrevista depois de alguns dias realmente não está sendo agressivo.

2. Você esquece de acompanhar

"Ah não! Eu pretendia responder a esse e-mail na semana passada!”

Já aconteceu com todos nós, certo? Você envia um e-mail e tem as melhores intenções de acompanhar. Então, dias ou semanas se passam, e de repente você percebe que esqueceu, e agora é tarde demais.

Solução: definir lembretes

Somos todos pessoas ocupadas e é quase impossível lembrar de todas as tarefas que você precisa fazer sem ajuda. Sempre que enviar um e-mail importante, defina um lembrete para acompanhar se não receber uma resposta.

Ferramentas como FollowUp.cc podem automatizar esse processo para você, ou você pode definir um lembrete em seu calendário para acompanhar a data escolhida.

3. Você acha que o cliente em potencial responderá 'em seu próprio tempo'

Um dos mitos mais comuns que as pessoas caem. É fácil dizer a si mesmo que, se seu e-mail inicial foi -

• Bem pesquisado

• Conciso

• Claro em seu CTA

— você receberá uma resposta e não precisará fazer o acompanhamento. Mas a realidade é que as pessoas ficam ocupadas e se esquecem de responder.

Solução: Aja como um profissional

A equipe de crescimento da Sumo acompanha cada e-mail não respondido enviado aos clientes em potencial. O acompanhamento faz parte do trabalho deles... e eles obtêm resultados. Um vendedor profissional nunca esperaria que um cliente em potencial fizesse o trabalho e desenterrasse um e-mail antigo (ou semanas) sozinho.

Antes de enviar um e-mail, defina um roteiro simples de como você fará o acompanhamento se não receber uma resposta. Por exemplo:

• Dia 1: Envie o e-mail

• Dia 3: E-mail de acompanhamento

• Dia 5: Segundo e-mail de acompanhamento

Como escrever um e-mail de acompanhamento em 4 etapas simples

Então, espero que agora você tenha superado seu medo de seguir.

Em seguida, é hora de escrever seus e-mails de acompanhamento. Aqui estão quatro etapas para ajudá-lo a criar e-mails irresistíveis.

1. Entenda seu objetivo

Primeiro, você precisa pensar por que está enviando o e-mail.

• Você está tentando aprender mais sobre uma oportunidade de trabalho?

• Quer marcar uma reunião?

• Você quer simplesmente dizer “obrigado”?

Cada um desses cenários exigirá um e-mail de acompanhamento muito diferente e você deve sempre decidir qual é seu objetivo antes de enviar (ou mesmo escrever) um e-mail de acompanhamento.

O objetivo da sua mensagem irá ajudá-lo a decidir qual será o apelo à ação (mais no Passo 3).

2. Compartilhar Contexto

É importante informar ao destinatário por que você está enviando um e-mail no início do seu e-mail de acompanhamento. Pode ser útil compartilhar detalhes como:

• Seu relacionamento com eles: “Estou acompanhando uma consulta de vendas que você fez em nosso site na semana passada” ou “Falamos brevemente na [conferência / evento na semana passada]”.

• Por que você originalmente entrou em contato: “Enviei uma mensagem para você na última semana depois de ver seu vídeo do YouTube sobre [assunto]” ou “Estou ansioso para saber mais sobre sua abordagem a [um tópico, trabalhando com escritores freelance]”.

Também é ótimo definir algum tipo de prazo para ajudar a refrescar a memória do destinatário de sua interação ou relacionamento. Por exemplo:

• Recebemos uma ligação no mês passado.
• Você era cliente do nosso software de marketing até março de 2019.
• Vi a sua palestra na Web Conference 2019 em Lisboa.

Se você quiser realmente causar impacto em seu cliente potencial, inclua alguns pontos de dados e provas sociais para ajudar a mostrar sua experiência e informá-los de que você pode resolver problemas para os negócios deles.

Por exemplo, Seann faz isso no e-mail abaixo com a linha:

“Kevin fez isso com alguns de nossos principais sites, como Onnit, Huckberry e Bulletproof. Esta é a sua chance de ter 30 minutos no calendário dele.”

A maneira como Seann enquadra este e-mail e descreve a experiência de Kevin faz com que pareça uma oportunidade que o cliente em potencial não pode ignorar.

Dica profissional: um estudo do MIT descobriu que manter as mensagens curtas melhorará os tempos de resposta. As descobertas observaram: “Os usuários de e-mail que enviam mensagens curtas e focadas recebem respostas comprovadamente mais rápidas do que os usuários que enviam mensagens longas e desconexas”. ^{[ * ]}

3. Inclua um apelo à ação

Uma chamada para ação (CTA) é um prompt que informa ao destinatário o que ele deve fazer em seguida. Essencialmente, é a etapa que você PRECISA que o destinatário tome para atingir a meta definida na Etapa 1.

Por exemplo, no e-mail abaixo, Seann inclui um CTA para agendar uma avaliação do site com alguém da equipe Sumo:

4. Escreva uma linha de assunto relevante

As linhas de assunto são a parte mais importante de qualquer email. Sem uma linha de assunto cativante e clicável, o resto do seu e-mail não será lido. Quando você está escrevendo um e-mail inicial para acompanhar uma entrevista, reunião ou evento, você precisa de uma ótima linha de assunto.

Você pode tentar usar a urgência para aumentar as aberturas:

• Você tem tempo para conversar esta semana?

• Não perca

Faça uma pergunta:

• Você poderia estar gerando mais leads?

• Como posso ajudar?

Ou vá descritivo:

• [Nome] da [Empresa]: 3 dicas para ajudar [resolver um problema]

• Ajudamos marcas como [empresa conhecida no nicho do destinatário] com [problema]

Quer mais? Confira 87 das melhores linhas de assunto de email neste post.

Se você estiver acompanhando um e-mail enviado anteriormente, a melhor abordagem é responder ao e-mail inicial.

Modelos de e-mail de acompanhamento

Como você pode ver, acredito muito no poder de um e-mail de acompanhamento de qualidade para ajudá-lo a atingir seus objetivos. Além disso, também entendo como pode ser assustador escrever um e-mail e clicar no botão enviar.

Para ajudá-lo a tirar seu próximo e-mail de acompanhamento dos rascunhos e colocá-lo na caixa de entrada do seu cliente em potencial, criei um modelo simples que você pode usar.

Em vez de uma mensagem que você pode copiar e colar, este é um mapa para ajudar a guiá-lo na direção certa - acredito que os melhores e-mails de acompanhamento são pessoais, portanto, uma abordagem de tamanho único não funciona muito bem .

Observação: se você quiser amostras de e-mail de acompanhamento palavra por palavra, temos uma postagem sobre os e-mails de acompanhamento usados ​​pela equipe do Sumo Growth para obter mais respostas.

O modelo é dividido em cinco seções:

1. Abridor

2. Contexto

3. Prova

4. Açao

5. Mais próximo

1. Abridor: Abra seu e-mail de maneira amigável e acolhedora usando palavras como:

Ei / Olá / Oi / Ei / Ok [Nome]

Exemplo: Ei Samantha

2. Contexto: diga por que você está entrando em contato, use detalhes específicos para fornecer mais informações sobre seu relacionamento com o destinatário:

[Como você os conhece] + [por que você está acompanhando]

Exemplo: Acabei de terminar seu último vídeo do YouTube sobre como você aborda o marketing de conteúdo na Empresa. Amei! Entrei em contato há alguns dias sobre uma oportunidade de escrever freelance sobre a qual vi você twittar.

3. Prova:   Deixe o destinatário saber por que ele deve se preocupar com você / sua empresa e provar que você pode resolver um problema específico para ele.

[Dados/informações para qualificar seu trabalho] + [prova social]

Exemplo: ajudei a aumentar o tráfego da Web da Example Company de 10k por mês para 400k e meu trabalho foi apresentado pela Adobe, TechCrunch e FastCompany.

4. Ação: Deixe claro o que você gostaria que o destinatário fizesse no final do seu e-mail.

[Chamada para ação]

Exemplo: Você tem tempo para conversar na sexta-feira? Você pode agendar uma ligação comigo aqui .

5. Closer: Agradeça ao destinatário por seu tempo e encerre com seu nome.

Exemplo: Muito obrigado, Ash

Quando você junta todos esses elementos, veja como o e-mail é lido:

E aqui está outra cópia do modelo:

Sempre acompanhe

Muito obrigado por ler. Espero que este post tenha lhe dado confiança para enviar e-mails de acompanhamento e fornecido tudo o que você precisa para criar uma cópia de e-mail matadora.

Lembrar:

• Se o seu e-mail não gerar uma resposta no dia em que você o enviar, é provável que não.

• Defina uma meta clara para cada e-mail que você enviar e certifique-se de fechar com uma chamada à ação que o ajudará a atingir essa meta.

• Não tenha medo de acompanhar mais de uma vez. A equipe de Sumo geralmente envia até cinco e-mails de acompanhamento para cada cliente em potencial.

Existe um e-mail que você está esperando uma resposta? Aqui está um desafio: abra seus e-mails agora mesmo e envie um acompanhamento.

Dean não estaria aqui agora se ele não acompanhasse. Basta pensar onde o acompanhamento poderia levá-lo…