Email Tindak Lanjut: Semua yang Anda Butuhkan Untuk Mendapatkan Balasan

Dean, Kepala Bagian Konten di Sumo, tidak akan berada di sini jika bukan karena email tindak lanjutnya.

Inilah yang Noah menjawab setelah serangkaian email bolak-balik (dan minggu tindak lanjut).

Jika Anda tidak menindaklanjuti email Anda, Anda kehilangan peluang besar.

Sangat mudah untuk membuat alasan tentang mengapa Anda tidak harus menindaklanjuti:

• “Aku tidak ingin terlihat menyebalkan.”

• “Saya yakin mereka akan kembali kepada saya; Aku akan terus menunggu.”

• "Aku khawatir aku terlalu memaksa."

Dan bahkan jika Anda mengumpulkan keberanian untuk mengirim email, mengirim email tindak lanjut yang BURUK menggunakan frasa seperti:

"Kupikir aku akan memeriksa ini" atau "Menambahkan ini ke bagian atas kotak masuk Anda"

(Peringatan spoiler: Jenis email ini hampir selalu berakhir di tempat sampah.)

Jika Anda ingin memahami MENGAPA Anda harus mengirim email tindak lanjut, dan mempelajari cara menulis tindak lanjut yang bagus yang menginspirasi tindakan dan membantu Anda mencapai tujuan…

...Kiriman ini untuk Anda.

Apa Itu Email Tindak Lanjut?

Email tindak lanjut adalah email yang Anda kirim setelah acara penting atau setelah pesan belum dibalas. Sebagai contoh:

• Setelah wawancara kerja, Anda dapat mengirim email tindak lanjut untuk berterima kasih kepada pewawancara atas waktunya.

• Setelah prospek belum membalas email penjualan, Anda dapat menindaklanjuti dan mencoba sudut lain untuk melakukan penjualan.

• Setelah faktur terakhir Anda jatuh tempo, Anda mungkin perlu mengejar pembayaran.

Mengapa Anda Harus Mengirim Email Tindak Lanjut

Eksekutif dan CEO dapat menerima banyak email. Pasangkan itu dengan pesan teks, posting media sosial… ditambah pekerjaan nyata, dan itu banyak yang harus dihadapi setiap hari. Jadi mudah untuk melihat bagaimana satu email bisa lolos dari celah.

Menindaklanjuti memberi pesan Anda lebih banyak atau kesempatan untuk dilihat dan mendapatkan balasan.

Mengirim email tindak lanjut adalah pekerjaan penting bagi tim pertumbuhan di Sumo. Tim Sumo telah menemukan bahwa tingkat respons terhadap email tindak lanjut bisa lebih tinggi daripada email awal — email awal cenderung menerima tingkat respons 29,8% TETAPI email tindak lanjut menerima tingkat respons 39,8%:

Jika tim pertumbuhan Sumo menyerah pada setiap prospek yang dijangkaunya setelah satu email, mereka akan mengucapkan selamat tinggal pada banyak prospek... dan pendapatan!

Apa yang Menahan Orang dari Menindaklanjuti

Saya mengerti. Menindaklanjuti bisa tampak sedikit canggung. Sangat mudah untuk mengabaikan peluang dan mengatakan pada diri sendiri:

“Mereka tidak mungkin tertarik.”

Saya sudah sering ke sana. Terutama dalam hal menindaklanjuti pekerjaan lepas… atau lebih buruk lagi, pembayaran. Tidak ada yang lebih canggung daripada mengejar uang, bukan?

Anda menulis email…

Bacalah 50 kali…

Lakukan pengeditan…

Kemudian tepat saat Anda akan menekan tombol kirim… Anda berhenti dan berkata pada diri sendiri bahwa Anda akan memberinya “beberapa hari lagi.”

Terdengar akrab?

Berikut adalah tiga alasan orang (seperti Anda dan saya) tidak menindaklanjuti, dan beberapa cara cepat untuk mengubah pemikiran Anda dan memastikan Anda menindaklanjuti setiap saat mulai sekarang.

1. Anda Tidak Ingin Terlihat Memaksa

Jadi Anda memiliki wawancara kerja / panggilan penjualan / rapat. Itu berjalan dengan baik, Anda mengirim email awal dan ... tidak ada yang kembali.

Setelah beberapa hari Anda ingin menindaklanjuti, tetapi pada saat yang sama Anda tidak ingin terlihat seperti penjual yang memaksa yang putus asa untuk mendapatkan balasan.

Solusi: Beri waktu dan pikirkan tindak lanjut sebagai tanggung jawab Anda.

Anda tidak ingin menindaklanjuti email setelah 2 atau 3 jam tanpa menerima tanggapan, tetapi 2-3 hari kemungkinan besar baik-baik saja (tidak peduli dengan siapa Anda berbicara).

Sebagai tenaga penjualan / orang yang diwawancarai (AKA orang yang mengejar tanggapan atau kesepakatan dari prospek), Anda juga harus menganggap tindak lanjut sebagai tanggung jawab Anda — itu tidak memaksa, itu hanya praktik terbaik untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Apakah Anda benar-benar ingin kehilangan pekerjaan atau kesepakatan yang mengubah hidup karena Anda tidak ingin terlihat memaksa? Lagi pula, menindaklanjuti email atau wawancara setelah beberapa hari sebenarnya tidak memaksa.

2. Anda Lupa Menindaklanjuti

"Ah tidak! Saya bermaksud membalas email itu minggu lalu!”

Itu terjadi pada kita semua, bukan? Anda mengirim email dan memiliki niat terbaik untuk menindaklanjuti. Kemudian, hari atau minggu berlalu, dan tiba-tiba Anda menyadari bahwa Anda lupa, dan sekarang sudah terlambat.

Solusi: Setel pengingat

Kita semua adalah orang-orang sibuk dan hampir tidak mungkin mengingat setiap tugas yang perlu Anda lakukan tanpa bantuan. Setiap kali Anda mengirim email penting, setel pengingat untuk menindaklanjuti jika Anda tidak menerima tanggapan.

Alat seperti FollowUp.cc dapat mengotomatiskan proses ini untuk Anda, atau Anda dapat mengatur pengingat di kalender Anda untuk menindaklanjuti tanggal yang Anda pilih.

3. Anda Pikir Prospek Akan Menjawab 'Pada Waktunya Sendiri'

Salah satu mitos paling umum yang menjadi mangsa orang. Sangat mudah untuk meyakinkan diri sendiri bahwa jika email awal Anda adalah —

• Diteliti dengan baik

• Ringkas

• Jelas dalam CTA-nya

— Anda akan mendapat tanggapan dan tidak perlu menindaklanjuti. Tetapi kenyataannya adalah orang-orang sibuk dan mereka lupa untuk membalas.

Solusi: Bersikaplah seperti seorang profesional

Tim pertumbuhan di Sumo menindaklanjuti setiap email yang tidak dijawab yang dikirim ke prospek. Menindaklanjuti adalah bagian dari pekerjaan mereka… dan mereka mendapatkan hasil. Seorang wiraniaga profesional tidak akan pernah mengharapkan prospek untuk melakukan pekerjaan itu dan menggali sendiri email lama (atau berminggu-minggu).

Sebelum Anda mengirim email, buatlah peta jalan sederhana tentang bagaimana Anda akan menindaklanjuti jika Anda tidak mendapatkan balasan. Sebagai contoh:

• Hari 1: Kirim email

• Hari 3: Email tindak lanjut

• Hari 5: Email tindak lanjut kedua

Cara Menulis Email Tindak Lanjut Dalam 4 Langkah Sederhana

Jadi mudah-mudahan Anda sekarang mengatasi ketakutan Anda untuk menindaklanjuti.

Selanjutnya, saatnya untuk menulis email tindak lanjut Anda. Berikut adalah empat langkah untuk membantu Anda membuat email yang menarik.

1. Pahami Tujuan Anda

Pertama, Anda perlu memikirkan mengapa Anda mengirim email.

• Apakah Anda mencoba mempelajari lebih lanjut tentang peluang kerja?

• Apakah Anda ingin memesan pertemuan?

• Apakah Anda hanya ingin mengucapkan "terima kasih"?

Setiap skenario ini akan memerlukan email tindak lanjut yang sangat berbeda dan Anda harus selalu memutuskan apa tujuan Anda sebelum mengirim (atau bahkan menulis) email tindak lanjut.

Sasaran pesan Anda akan membantu Anda memutuskan ajakan untuk bertindak (selengkapnya di Langkah 3).

2. Bagikan Konteks

Penting untuk memberi tahu penerima mengapa Anda mengirim email kepada mereka sejak awal di email tindak lanjut Anda. Berbagi detail seperti:

• Hubungan Anda dengan mereka: “Saya menindaklanjuti pertanyaan penjualan yang Anda buat di situs web kami minggu lalu” atau “Kami berbicara singkat di [konferensi / acara minggu lalu].”

• Mengapa Anda awalnya menghubungi: “Saya mengirim pesan minggu terakhir Anda setelah saya melihat video YouTube Anda tentang [subjek]” atau “Saya ingin mempelajari lebih lanjut tentang pendekatan Anda terhadap [topik, bekerja dengan penulis lepas].”

Ini juga bagus untuk menetapkan beberapa bentuk kerangka waktu untuk membantu ingatan penerima tentang interaksi atau hubungan Anda. Sebagai contoh:

• Kami memiliki panggilan bulan lalu.
• Anda adalah pelanggan perangkat lunak pemasaran kami hingga Maret 2019.
• Saya melihat ceramah Anda di Web Conference 2019 di Lisbon.

Jika Anda ingin benar-benar berdampak pada prospek Anda, Anda dapat menyertakan beberapa poin data dan bukti sosial untuk membantu menunjukkan pengalaman Anda dan memberi tahu mereka bahwa Anda dapat memecahkan masalah untuk bisnis mereka.

Misalnya, Seann melakukan ini di email di bawah ini dengan baris:

“Kevin telah melakukan ini dengan beberapa situs teratas kami seperti Onnit, Huckberry, dan Bulletproof. Ini adalah kesempatan Anda untuk mendapatkan 30 menit di kalendernya.”

Cara Seann membingkai email ini dan menjelaskan keahlian Kevin membuatnya terasa seperti peluang yang tidak dapat diabaikan oleh calon pelanggan.

Kiat pro: Sebuah studi oleh MIT menemukan bahwa menjaga pesan tetap singkat akan meningkatkan waktu respons. Temuan tersebut mencatat: "Pengguna email yang mengirim pesan pendek terfokus menerima respons yang terbukti lebih cepat daripada pengguna yang mengirim pesan panjang bertele-tele." ^{[ * ]}

3. Sertakan Ajakan Bertindak

Ajakan bertindak (CTA) adalah prompt yang memberi tahu penerima Anda apa yang harus mereka lakukan selanjutnya. Pada dasarnya, ini adalah langkah yang Anda BUTUHKAN penerima ambil untuk mencapai tujuan yang Anda tetapkan di Langkah 1.

Misalnya, dalam email di bawah ini, Seann menyertakan CTA untuk memesan ulasan situs web dengan seseorang di tim Sumo:

4. Tulis Baris Subjek yang Relevan

Baris subjek adalah bagian terpenting dari email apa pun. Tanpa baris subjek yang menawan dan dapat diklik, sisa email Anda tidak akan dibaca. Saat Anda menulis email awal untuk ditindaklanjuti setelah wawancara, rapat, atau acara, Anda memerlukan baris subjek yang bagus.

Anda dapat mencoba menggunakan urgensi untuk meningkatkan pembukaan:

• Apakah Anda punya waktu untuk mengobrol minggu ini?

• Jangan lewatkan

Tanyakan sesuatu:

• Bisakah Anda menghasilkan lebih banyak prospek?

• Bagaimana saya bisa membantu?

Atau pergi deskriptif:

• [Nama] dari [Perusahaan]: 3 Tips untuk membantu [menyelesaikan masalah]

• Kami telah membantu merek seperti [perusahaan terkenal di ceruk penerima] dengan [masalah]

Ingin lebih? Lihat 87 baris subjek email terbaik di posting ini.

Jika Anda menindaklanjuti email yang dikirim sebelumnya, pendekatan terbaik adalah membalas email awal.

Template Email Tindak Lanjut

Seperti yang Anda tahu, saya sangat percaya pada kekuatan email tindak lanjut yang berkualitas untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Plus, saya juga mengerti betapa menakutkannya menulis email dan menekan tombol kirim.

Untuk membantu Anda mendapatkan email tindak lanjut berikutnya dari konsep dan masuk ke kotak masuk prospek Anda, saya telah membuat template sederhana yang dapat Anda gunakan.

Alih-alih pesan yang dapat Anda salin dan tempel, ini adalah peta untuk membantu memandu Anda ke arah yang benar — saya yakin email tindak lanjut terbaik bersifat pribadi, jadi pendekatan satu ukuran untuk semua tidak berfungsi dengan baik .

Catatan: Jika Anda menginginkan contoh email tindak lanjut kata demi kata, kami memiliki posting di email tindak lanjut yang digunakan oleh tim Sumo Growth untuk mendapatkan lebih banyak balasan.

Template dibagi menjadi lima bagian:

1. Pembuka

2. Konteks

3. Bukti

4. Tindakan

5. Lebih dekat

1. Pembuka: Buka email Anda dengan ramah dan bersahabat menggunakan kata-kata seperti:

Hai / Halo / Hai / Heya / Oke [Nama depan]

Contoh: Hai Samantha

2. Konteks: Nyatakan alasan Anda menghubungi, gunakan detail spesifik untuk memberikan lebih banyak informasi tentang hubungan Anda dengan penerima:

[Bagaimana Anda mengenal mereka] + [mengapa Anda menindaklanjuti]

Contoh: Baru saja menyelesaikan video YouTube terbaru Anda tentang cara Anda mendekati pemasaran konten di Nama Perusahaan. Menyukainya! Saya menghubungi beberapa hari tentang peluang menulis lepas yang saya lihat Anda tweet.

3. Bukti:   Beri tahu penerima mengapa mereka harus peduli dengan Anda / bisnis Anda dan buktikan bahwa Anda dapat memecahkan masalah khusus untuk mereka.

[Data / info untuk kualifikasi pekerjaan Anda] + [bukti sosial]

Contoh: Saya membantu meningkatkan lalu lintas web Perusahaan Contoh dari 10rb per bulan menjadi 400rb dan pekerjaan saya telah ditampilkan oleh Adobe, TechCrunch, dan FastCompany.

4. Tindakan: Jelaskan apa yang Anda ingin penerima lakukan di akhir email Anda.

[Panggilan untuk bertindak]

Contoh: Apakah Anda punya waktu untuk mengobrol di hari Jumat? Anda dapat memesan panggilan dengan saya di sini .

5. Lebih Dekat: Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya dan tutup dengan nama Anda.

Contoh: Terima kasih banyak, Ash

Saat Anda menggabungkan semua elemen tersebut, beginilah cara membaca email:

Dan inilah salinan template lainnya:

Selalu Ikuti

Terima kasih banyak untuk membaca. Saya harap posting ini memberi Anda kepercayaan diri untuk mengirim email tindak lanjut dan memberikan semua yang Anda butuhkan untuk membuat salinan email pembunuh.

Ingat:

• Jika email Anda tidak menghasilkan balasan pada hari Anda mengirimnya, kemungkinan tidak.

• Tetapkan tujuan yang jelas untuk setiap email yang Anda kirim dan pastikan Anda menutup dengan ajakan bertindak yang akan membantu Anda mencapai tujuan itu.

• Jangan takut untuk menindaklanjuti lebih dari sekali. Tim Sumo akan sering mengirim hingga lima email tindak lanjut ke setiap prospek.

Apakah ada email yang Anda tunggu balasannya? Inilah tantangannya: Buka email Anda sekarang dan kirimkan tindak lanjut.

Dean tidak akan berada di sini sekarang jika dia tidak menindaklanjuti. Pikirkan saja ke mana tindak lanjut dapat membawa Anda…