رسائل المتابعة الإلكترونية: كل ما تحتاجه للحصول على رد

دين ، رئيس المحتوى في Sumo ، لن يكون هنا لولا رسائل المتابعة الإلكترونية الخاصة به.

هذا ما أجاب عنه نوح بعد سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة (وأسابيع من المتابعة).

إذا كنت لا تتابع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فأنت تفوت فرصًا ضخمة.

من السهل اختلاق الأعذار حول سبب عدم المتابعة:

• "لا أريد أن أبدو مزعجًا."

• "أنا متأكد من أنهم سيعودون إليّ ؛ سأستمر في الانتظار ".

• "أخشى أن أكون انتهازيًا جدًا."

وحتى إذا استجمعت الشجاعة لإرسال بريد إلكتروني ، فمن الشائع جدًا إرسال رسائل متابعة سيئة باستخدام عبارات مثل:

"اعتقدت أنني سأتحقق من هذا" أو "إرسال هذا إلى أعلى بريدك الوارد"

(تنبيه المفسد: ستنتهي هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني دائمًا في سلة المهملات.)

إذا كنت تريد أن تفهم لماذا يجب عليك إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة ، وتعلم كيفية كتابة عمليات متابعة رائعة تلهمك بالعمل وتساعدك على تحقيق أهدافك ...

... هذا المنشور لك.

ما هو البريد الإلكتروني للمتابعة؟

البريد الإلكتروني للمتابعة هو بريد إلكتروني ترسله بعد حدث مهم أو بعد عدم الرد على الرسالة. علي سبيل المثال:

• بعد مقابلة العمل ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني للمتابعة لتشكر المحاور على وقتهم.

• بعد أن لا يرد العميل المحتمل على بريد إلكتروني خاص بالمبيعات ، يمكنك المتابعة وتجربة زاوية أخرى لإجراء عملية البيع.

• بعد تأخر فاتورتك الأخيرة ، قد تحتاج إلى مطاردة الدفعة.

لماذا يجب عليك إرسال رسائل متابعة عبر البريد الإلكتروني

يمكن للمديرين التنفيذيين والرؤساء التنفيذيين تلقي الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. أضف إلى ذلك الرسائل النصية ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي ... بالإضافة إلى العمل الفعلي ، وهذا كثير للتعامل معه كل يوم. لذلك من السهل أن ترى كيف يمكن أن يتسلل بريد إلكتروني واحد عبر الثغرات.

تعطي المتابعة رسالتك أكثر أو فرصة أن يتم عرضها والحصول على رد.

يعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة مهمة مهمة لفريق النمو في Sumo. وجد فريق Sumo أن معدلات الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني للمتابعة يمكن أن تكون أعلى حتى من رسائل البريد الإلكتروني الأولية - تميل رسائل البريد الإلكتروني الأولية إلى تلقي معدل استجابة بنسبة 29.8٪ ولكن تلقت رسائل المتابعة الإلكترونية معدل استجابة بنسبة 39.8٪:

إذا كان فريق النمو في Sumo سيتخلى عن كل احتمال وصل إليه بعد بريد إلكتروني واحد ، فسيودعون الكثير من العملاء المحتملين ... والإيرادات!

ما يمنع الناس من المتابعة

أحصل عليه. قد تبدو المتابعة محرجة بعض الشيء. من السهل جدًا تجاهل الفرصة وإخبار نفسك:

"لا يمكن أن يكونوا مهتمين."

لقد كنت هناك عدة مرات. خاصة عندما يتعلق الأمر بمتابعة العمل المستقل ... أو الأسوأ من ذلك ، الدفع. لا يوجد شيء محرج أكثر من مطاردة المال ، أليس كذلك؟

أنت تكتب البريد الإلكتروني ...

اقرأها 50 مرة ...

إجراء تعديلات ...

ثم عندما توشك أن تضغط على إرسال ... تتوقف وتخبر نفسك أنك ستمنحه "بضعة أيام أخرى".

تبدو مألوفة؟

فيما يلي ثلاثة أسباب لعدم متابعة الأشخاص (مثلك ومثلي) ، وبعض الطرق السريعة لتغيير تفكيرك والتأكد من المتابعة في كل مرة من الآن فصاعدًا.

1. أنت لا تريد أن تبدو انتهازي

لذلك كان لديك مقابلة عمل / مكالمة مبيعات / اجتماع. سارت الأمور على ما يرام ، لقد أرسلت بريدًا إلكترونيًا أوليًا و ... لا شيء يعود.

بعد يومين ، تريد المتابعة ، لكن في نفس الوقت لا تريد أن تظهر كمندوب مبيعات انتهازي يائسًا للحصول على رد.

الحل: امنحها الوقت وفكر في المتابعة على أنها مسؤوليتك.

لا تريد متابعة رسالة بريد إلكتروني بعد ساعتين أو ثلاث ساعات دون تلقي رد ، ولكن من المرجح أن تكون يومين أو ثلاثة أيام على ما يرام (بغض النظر عمن تتحدث إليه).

بصفتك مندوب مبيعات / مُحاور (يُعرف أيضًا باسم الشخص الذي يسعى للحصول على استجابة أو صفقة من العميل المحتمل) ، يجب أيضًا أن تنظر إلى المتابعة على أنها مسؤولية تقع على عاتقك - فهي ليست إلحاحية ، إنها أفضل ممارسة لمساعدتك في الوصول إلى هدفك.

هل تريد حقًا أن تفوتك وظيفة أو صفقة تغير حياتك لأنك لا تريد أن تبدو انتهازيًا؟ بعد كل شيء ، فإن متابعة رسالة بريد إلكتروني أو مقابلة بعد بضعة أيام ليس أمرًا إلحاحيًا حقًا.

2. أنت نسيت المتابعة

"اه لا! قصدت الرد على هذا البريد الإلكتروني الأسبوع الماضي! "

لقد حدث لنا جميعًا ، أليس كذلك؟ أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ولديك أفضل النوايا للمتابعة. ثم تمر الأيام أو الأسابيع ، وفجأة تدرك أنك نسيت ، وقد فات الأوان الآن.

الحل: اضبط التذكيرات

نحن جميعًا أشخاص مشغولون ومن المستحيل تقريبًا تذكر كل مهمة تحتاج إلى القيام بها دون بعض المساعدة. في كل مرة ترسل فيها رسالة بريد إلكتروني مهمة ، قم بتعيين تذكير للمتابعة إذا لم تتلق ردًا.

يمكن لأدوات مثل FollowUp.cc أتمتة هذه العملية لك ، أو يمكنك تعيين تذكير في التقويم الخاص بك لمتابعة التاريخ الذي اخترته.

3. تعتقد أن العميل المحتمل سيرد "في وقته الخاص"

واحدة من أكثر الأساطير شيوعًا التي يقع الناس فريسة لها. من السهل أن تخبر نفسك أنه إذا كان بريدك الإلكتروني الأولي -

• بحث جيد

• مختصرا

• واضح في CTA الخاص به

- ستحصل على رد ولن تحتاج إلى المتابعة. لكن الحقيقة هي أن الناس مشغولون وينسون الرد.

الحل: تصرف كمحترف

يتابع فريق النمو في Sumo كل بريد إلكتروني لم يتم الرد عليه يتم إرساله إلى العملاء المحتملين. المتابعة جزء من عملهم ... ويحصلون على نتائج. لن يتوقع مندوب المبيعات المحترف أبدًا أن يقوم العميل المحتمل بالعمل والبحث عن بريد إلكتروني قديم لأيام (أو أسابيع) بنفسه.

قبل إرسال بريد إلكتروني ، ضع خارطة طريق بسيطة لكيفية المتابعة إذا لم تحصل على رد. علي سبيل المثال:

• اليوم الأول: أرسل البريد الإلكتروني

• اليوم 3: متابعة البريد الإلكتروني

• اليوم الخامس: متابعة البريد الإلكتروني الثاني

كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة في 4 خطوات بسيطة

لذا نأمل أن تكون الآن قد تجاوزت خوفك من المتابعة.

بعد ذلك ، حان الوقت لكتابة رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني. فيما يلي أربع خطوات لمساعدتك على صياغة رسائل بريد إلكتروني لا تقاوم.

1. فهم هدفك

أولاً ، عليك التفكير في سبب إرسال البريد الإلكتروني.

• هل تحاول معرفة المزيد عن فرصة عمل؟

• هل تريد حجز اجتماع؟

• هل تريد ببساطة أن تقول "شكرًا"؟

سيتطلب كل من هذه السيناريوهات بريدًا إلكترونيًا للمتابعة مختلفًا تمامًا ويجب عليك دائمًا تحديد هدفك قبل إرسال (أو حتى كتابة) بريد إلكتروني للمتابعة.

سيساعدك الهدف من رسالتك على تحديد عبارة الحث على اتخاذ إجراء (المزيد في الخطوة 3).

2. مشاركة السياق

من المهم أن تخبر المستلم عن سبب مراسلته عبر البريد الإلكتروني في وقت مبكر في رسالة المتابعة الإلكترونية. قد يكون من المفيد مشاركة تفاصيل مثل:

• علاقتك بهم: "أنا أتابع استفسار المبيعات الذي أجريته على موقعنا الإلكتروني الأسبوع الماضي" أو "تحدثنا لفترة وجيزة في [المؤتمر / الحدث الأسبوع الماضي]."

• لماذا وصلت في الأصل: "لقد راسلتك الأسبوع الماضي بعد أن رأيت مقطع الفيديو الخاص بك على YouTube حول [الموضوع]" أو "أنا حريص على معرفة المزيد حول أسلوبك في [موضوع ، العمل مع كتاب مستقلين]."

من الرائع أيضًا تحديد شكل من أشكال الإطار الزمني للمساعدة في تنشيط ذاكرة المستلم لتفاعلك أو علاقتك. علي سبيل المثال:

• كان لدينا مكالمة الشهر الماضي.
• كنت عميلاً لبرنامج التسويق الخاص بنا حتى مارس 2019.
• رأيت حديثك في Web Conference 2019 في لشبونة.

إذا كنت تريد حقًا التأثير على العميل المحتمل ، فيمكنك تضمين بعض نقاط البيانات والدليل الاجتماعي للمساعدة في إظهار تجربتك وإعلامهم بأنه يمكنك حل المشكلات المتعلقة بأعمالهم.

على سبيل المثال ، يقوم Seann بهذا في البريد الإلكتروني أدناه مع السطر:

"لقد فعل Kevin هذا مع بعض أفضل مواقعنا مثل Onnit و Huckberry و Bulletproof. هذه فرصتك للحصول على 30 دقيقة في تقويمه ".

الطريقة التي يؤطر بها Seann هذا البريد الإلكتروني ويصف خبرة Kevin تجعلها تبدو وكأنها فرصة لا يمكن للعميل المحتمل تجاهلها.

نصيحة احترافية: وجدت دراسة أجراها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا أن الاحتفاظ بالرسائل قصيرة سيحسن أوقات الاستجابة. أشارت النتائج إلى أن: "مستخدمي البريد الإلكتروني الذين يرسلون رسائل قصيرة مركزة يتلقون ردودًا أسرع بشكل واضح من المستخدمين الذين يرسلون رسائل طويلة ومتجولة." ^{[ * ]}

3. تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

عبارة الحث على اتخاذ إجراء (CTA) هي مطالبة تخبر المستلم بما يجب عليه فعله بعد ذلك. بشكل أساسي ، إنها الخطوة التي تحتاج إلى أن يتخذها المستلم لتحقيق الهدف الذي حددته في الخطوة 1.

على سبيل المثال ، في البريد الإلكتروني أدناه ، يتضمن Seann عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لحجز مراجعة موقع الويب مع شخص ما في فريق Sumo:

4. اكتب سطر موضوع ذي صلة

سطور الموضوع هي أهم جزء في أي بريد إلكتروني. بدون سطر موضوع آسر وقابل للنقر ، لن تتم قراءة بقية بريدك الإلكتروني. عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني أولية للمتابعة بعد مقابلة أو اجتماع أو حدث ، فأنت بحاجة إلى سطر موضوع رائع.

يمكنك محاولة استخدام الاستعجال لزيادة الفتحات:

• هل لديك وقت للدردشة هذا الاسبوع؟

• لا تفوت

طرح سؤال:

• هل يمكن أن تولد المزيد من العملاء المحتملين؟

• كيف يمكنني أن أقدم المساعدة؟

أو انتقل إلى الوصف:

• [الاسم] من [الشركة]: 3 نصائح للمساعدة [حل مشكلة]

• لقد ساعدنا علامات تجارية مثل [شركة معروفة في مكانة المستلم] في [مشكلة]

هل تريد المزيد؟ تحقق من 87 من أفضل سطور موضوع البريد الإلكتروني في هذا المنشور.

إذا كنت تتابع رسالة بريد إلكتروني سبق إرسالها ، فإن أفضل طريقة هي الرد على البريد الإلكتروني الأولي.

متابعة قوالب البريد الإلكتروني

كما يمكنك أن تقول ، أنا من أشد المؤمنين بقوة البريد الإلكتروني لمتابعة الجودة لمساعدتك في تحقيق أهدافك. بالإضافة إلى ذلك ، أفهم أيضًا مدى صعوبة كتابة بريد إلكتروني والضغط على زر الإرسال.

لمنحك المساعدة في الحصول على بريدك الإلكتروني للمتابعة التالي من المسودات إلى صندوق الوارد الخاص بالعميل المحتمل ، قمت بإنشاء نموذج بسيط يمكنك استخدامه.

بدلاً من الرسالة التي يمكنك نسخها ولصقها ، هذه خريطة للمساعدة في إرشادك في الاتجاه الصحيح - أعتقد أن أفضل رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة هي رسائل شخصية ، لذا فإن نهج مقاس واحد يناسب الجميع لا يعمل بشكل جيد للغاية .

ملاحظة: إذا كنت تريد عينات بريد إلكتروني للمتابعة كلمة بكلمة ، فلدينا منشور على رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة التي يستخدمها فريق Sumo Growth للحصول على المزيد من الردود.

القالب مقسم إلى خمسة أقسام:

1. فتاحة

2. سياق

3. دليل - إثبات

4. عمل

5. أقرب

1. الافتتاحية: افتح بريدك الإلكتروني بطريقة ودية ومرحبة باستخدام كلمات مثل:

مرحبًا / Howdy / Hi / Heya / Okay [الاسم الأول]

مثال: مرحبًا Samantha

2. السياق: اذكر سبب تواصلك ، واستخدم تفاصيل محددة لتقديم مزيد من المعلومات حول علاقتك بالمتلقي:

[كيف تعرفهم] + [سبب المتابعة]

مثال: انتهيت للتو من أحدث فيديو على YouTube حول كيفية التعامل مع تسويق المحتوى في اسم الشركة. احببته! لقد تواصلتُ بضعة أيام بشأن فرصة كتابة لحسابهم الخاص رأيتك تغرد عنها.

3. إثبات:   دع المستلم يعرف لماذا يجب أن يهتم بك / بعملك ويثبت أنه يمكنك حل مشكلة معينة له.

[بيانات / معلومات لتأهيل عملك] + [دليل اجتماعي]

مثال: لقد ساعدت في زيادة حركة مرور الويب لشركة Example Company من 10 آلاف في الشهر إلى 400 ألف ، وتم تمييز عملي بواسطة Adobe و TechCrunch و FastCompany.

4. الإجراء: أوضح ما تريد أن يفعله المستلم في نهاية بريدك الإلكتروني.

[دعوة للعمل]

مثال: هل لديك وقت للدردشة يوم الجمعة؟ يمكنك حجز مكالمة معي هنا .

5. أقرب: اشكر المستلم على وقته واختتم باسمك.

مثال: شكرًا جزيلاً يا Ash

عندما تجمع كل هذه العناصر معًا ، فإليك طريقة قراءة البريد الإلكتروني:

وهذه نسخة أخرى من النموذج:

متابعة دائما

شكرا جزيلا على القراءة. آمل أن يكون هذا المنشور قد منحك الثقة لإرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة وتقديم كل ما تحتاجه لإنشاء نسخة بريد إلكتروني قاتلة.

يتذكر:

• إذا لم يصدر بريدك الإلكتروني ردًا في اليوم الذي ترسله فيه ، فمن المحتمل ألا يكون كذلك.

• حدد هدفًا واضحًا لكل رسالة بريد إلكتروني ترسلها وتأكد من إغلاقها بعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء والتي ستساعدك على تحقيق هذا الهدف.

• لا تخف من المتابعة أكثر من مرة. سيرسل فريق Sumo غالبًا ما يصل إلى خمس رسائل بريد إلكتروني للمتابعة لكل عميل محتمل.

هل هناك بريد إلكتروني تنتظر الرد عليه؟ إليك التحدي: افتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك الآن وأرسل متابعة.

لن يكون دين هنا الآن إذا لم يتابع. فكر فقط في المكان الذي يمكن أن تأخذك فيه المتابعة ...