E-mails de suivi : tout ce dont vous avez besoin pour obtenir une réponse

Dean, le responsable du contenu chez Sumo, ne serait pas là sans ses e-mails de suivi.

Voici ce que Noah a répondu après une série d'e-mails de va-et-vient (et des semaines de suivi).

Si vous ne suivez pas vos e-mails, vous ratez d'énormes opportunités.

Il est facile d'inventer des excuses pour expliquer pourquoi vous ne devriez pas suivre :

• "Je ne veux pas paraître ennuyeux."

• « Je suis sûr qu'ils me répondront ; Je vais continuer à attendre.

• "J'ai peur d'être trop insistant."

Et même si vous avez le courage d'envoyer un e-mail, il est trop courant d'envoyer de MAUVAIS e-mails de suivi en utilisant des phrases telles que :

« J'ai pensé que je vérifierais cela » ou « Faire remonter ceci en haut de votre boîte de réception »

(Alerte spoiler : ces types d'e-mails finiront presque toujours à la poubelle.)

Si vous voulez comprendre POURQUOI vous devriez envoyer des e-mails de suivi et apprendre à écrire de bons suivis qui inspirent l'action et vous aident à atteindre vos objectifs…

...Cet article est pour vous.

Qu'est-ce qu'un e-mail de suivi ?

Un e-mail de suivi est un e-mail que vous envoyez après un événement important ou après qu'un message n'a pas reçu de réponse. Par example:

• Après un entretien d'embauche, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi pour remercier l'intervieweur de son temps.

• Lorsqu'un prospect n'a pas répondu à un e-mail de vente, vous pouvez effectuer un suivi et essayer un autre angle pour conclure la vente.

• Une fois que votre dernière facture est en retard, vous devrez peut-être poursuivre le paiement.

Pourquoi devriez-vous envoyer des e-mails de suivi

Les cadres et les PDG peuvent recevoir beaucoup d'e-mails. Ajoutez à cela des SMS, des publications sur les réseaux sociaux… plus du travail réel, et c'est beaucoup à gérer chaque jour. Il est donc facile de voir comment un e-mail peut passer entre les mailles du filet.

Le suivi donne à votre message plus ou une chance d'être vu et d'obtenir une réponse.

L'envoi d'e-mails de suivi est un travail important pour l'équipe de croissance de Sumo. L'équipe Sumo a constaté que les taux de réponse aux e-mails de suivi peuvent être encore plus élevés que les e-mails initiaux - les e-mails initiaux ont tendance à recevoir un taux de réponse de 29,8 % MAIS les e-mails de suivi ont reçu un taux de réponse de 39,8 % :

Si l'équipe de croissance de Sumo devait abandonner tous les prospects qu'elle a contactés après un seul e-mail, elle ferait ses adieux à beaucoup de prospects... et de revenus !

Qu'est-ce qui empêche les gens de suivre

Je comprends. Le suivi peut sembler un peu gênant. Il est si facile d'ignorer une opportunité et de se dire :

"Ils ne peuvent tout simplement pas être intéressés."

J'y suis allé plein de fois. Surtout quand il s'agit de suivre le travail indépendant… ou pire encore, le paiement. Il n'y a rien de plus gênant que de courir après l'argent, n'est-ce pas ?

Vous rédigez le mail…

Lisez-le 50 fois…

Faire des modifications…

Puis, juste au moment où vous êtes sur le point d'appuyer sur envoyer… vous vous arrêtez et vous dites que vous allez lui donner « quelques jours de plus ».

Semble familier?

Voici trois raisons pour lesquelles les gens (comme vous et moi) ne font pas de suivi, et quelques moyens rapides de changer votre façon de penser et de vous assurer de faire un suivi à chaque fois à partir de maintenant.

1. Vous ne voulez pas avoir l'air insistant

Vous avez donc eu un entretien d'embauche / un appel de vente / une réunion. Ça s'est bien passé, vous avez envoyé un premier mail et… rien ne revient.

Après quelques jours, vous voulez faire un suivi, mais en même temps, vous ne voulez pas apparaître comme un vendeur insistant qui cherche désespérément à obtenir une réponse.

Solution : Donnez-lui du temps et pensez que le suivi relève de votre responsabilité.

Vous ne voulez pas donner suite à un e-mail après 2 ou 3 heures sans recevoir de réponse, mais 2-3 jours suffisent probablement (peu importe à qui vous parlez).

En tant que vendeur/interviewé (c'est-à-dire la personne qui recherche une réponse ou un accord avec le prospect), vous devez également considérer le suivi comme une responsabilité qui vous incombe - il ne s'agit pas d'être insistant, c'est simplement la meilleure pratique pour vous aider à atteindre votre objectif.

Voudriez-vous vraiment rater un emploi ou un contrat qui changera votre vie parce que vous ne voulez pas avoir l'air insistant ? Après tout, donner suite à un e-mail ou à un entretien après quelques jours n'est vraiment pas insistant.

2. Vous oubliez de faire un suivi

"Ah non! Je voulais répondre à cet e-mail la semaine dernière !

Cela nous est tous arrivé, n'est-ce pas ? Vous envoyez un e-mail et avez les meilleures intentions d'y donner suite. Puis, des jours ou des semaines passent, et soudain vous réalisez que vous avez oublié, et maintenant c'est trop tard.

Solution : définir des rappels

Nous sommes tous des gens occupés et il est presque impossible de se souvenir de toutes les tâches que vous devez accomplir sans aide. Chaque fois que vous envoyez un e-mail important, définissez un rappel pour faire un suivi si vous ne recevez pas de réponse.

Des outils comme FollowUp.cc peuvent automatiser ce processus pour vous, ou vous pouvez définir un rappel dans votre calendrier pour suivre la date choisie.

3. Vous pensez que le prospect répondra « à son rythme »

L'un des mythes les plus courants dont les gens sont la proie. Il est facile de se dire que si votre e-mail initial était —

• Bien recherché

• Concis

• Clair dans son CTA

— vous obtiendrez une réponse et vous n'aurez pas besoin de faire un suivi. Mais la réalité est que les gens sont occupés et qu'ils oublient de répondre.

Solution : agir comme un pro

L'équipe de croissance de Sumo assure le suivi de chaque e-mail sans réponse envoyé aux prospects. Le suivi fait partie de leur travail… et ils obtiennent des résultats. Un vendeur professionnel ne s'attendrait jamais à ce qu'un prospect fasse le travail et récupère lui-même un e-mail vieux de plusieurs jours (ou semaines).

Avant d'envoyer un e-mail, établissez une feuille de route simple indiquant comment vous allez assurer le suivi si vous ne recevez pas de réponse. Par example:

• Jour 1 : Envoyez l'e-mail

• Jour 3 : E-mail de suivi

• Jour 5 : deuxième e-mail de suivi

Comment rédiger un e-mail de suivi en 4 étapes simples

J'espère donc que vous avez maintenant surmonté votre peur de suivre.

Ensuite, il est temps d'écrire vos e-mails de suivi. Voici quatre étapes pour vous aider à créer des e-mails irrésistibles.

1. Comprendre votre objectif

Tout d'abord, vous devez réfléchir à la raison pour laquelle vous envoyez l'e-mail.

• Vous souhaitez en savoir plus sur une offre d'emploi ?

• Vous souhaitez réserver une réunion ?

• Voulez-vous simplement dire « merci » ?

Chacun de ces scénarios nécessitera un e-mail de suivi très différent et vous devez toujours décider quel est votre objectif avant d'envoyer (ou même d'écrire) un e-mail de suivi.

L'objectif de votre message vous aidera à décider quel sera l'appel à l'action (plus d'informations à l'étape 3).

2. Partager le contexte

Il est important que votre destinataire sache pourquoi vous lui envoyez un e-mail dès le début de votre e-mail de suivi. Il peut être utile de partager des détails tels que :

• Votre relation avec eux : "Je donne suite à une demande commerciale que vous avez effectuée sur notre site Web la semaine dernière" ou "Nous avons parlé brièvement à [conférence / événement la semaine dernière]".

• Pourquoi vous avez initialement contacté : "Je vous ai envoyé un message la semaine dernière après avoir vu votre vidéo YouTube sur [sujet]" ou "Je souhaite en savoir plus sur votre approche de [un sujet, travailler avec des écrivains indépendants]".

Il est également bon d'établir une certaine forme de calendrier pour aider à rafraîchir la mémoire du destinataire de votre interaction ou relation. Par example:

• Nous avons eu un appel le mois dernier.
• Vous étiez client de notre logiciel marketing jusqu'en mars 2019.
• J'ai vu votre présentation à la Web Conference 2019 à Lisbonne.

Si vous voulez vraiment avoir un impact sur votre prospect, vous pouvez inclure des points de données et des preuves sociales pour aider à montrer votre expérience et leur faire savoir que vous pouvez résoudre des problèmes pour leur entreprise.

Par exemple, Seann le fait dans l'e-mail ci-dessous avec la ligne :

"Kevin l'a fait avec certains de nos meilleurs sites comme Onnit, Huckberry et Bulletproof. C'est votre chance d'obtenir 30 minutes sur son calendrier.

La façon dont Seann présente cet e-mail et décrit l'expertise de Kevin donne l'impression qu'il s'agit d'une opportunité que le prospect ne peut se permettre d'ignorer.

Conseil de pro : une étude du MIT a révélé que la brièveté des messages améliore les temps de réponse. Les résultats ont noté: "Les utilisateurs de messagerie qui envoient de courts messages ciblés reçoivent des réponses manifestement plus rapides que les utilisateurs qui envoient de longs messages décousus." ^{[ * ]}

3. Inclure un appel à l'action

Un appel à l'action (CTA) est une invite qui indique à votre destinataire ce qu'il doit faire ensuite. Essentiellement, c'est l'étape que vous DEVEZ que le destinataire franchisse pour atteindre l'objectif que vous avez défini à l'étape 1.

Par exemple, dans l'e-mail ci-dessous, Seann inclut un CTA pour réserver une révision de site Web avec un membre de l'équipe Sumo :

4. Écrivez une ligne d'objet pertinente

Les lignes d'objet sont la partie la plus importante de tout e-mail. Sans une ligne d'objet captivante et cliquable, le reste de votre e-mail ne sera pas lu. Lorsque vous rédigez un premier e-mail pour assurer le suivi d'un entretien, d'une réunion ou d'un événement, vous avez besoin d'un bon objet.

Vous pouvez essayer d'utiliser l'urgence pour augmenter les ouvertures :

• Avez-vous le temps de discuter cette semaine?

• Ne manquez pas

Poser une question:

• Pourriez-vous générer plus de prospects ?

• Comment puis-je aider?

Ou rendez-vous descriptif :

• [Nom] de [Entreprise] : 3 conseils pour aider à [résoudre un problème]

• Nous avons aidé des marques comme [société bien connue dans le créneau du destinataire] avec [problème]

Vouloir plus? Découvrez 87 des meilleures lignes d'objet d'e-mail dans cet article.

Si vous faites le suivi d'un e-mail envoyé précédemment, la meilleure approche consiste à répondre à l'e-mail initial.

Modèles d'e-mails de suivi

Comme vous pouvez le constater, je crois fermement au pouvoir d'un e-mail de suivi de qualité pour vous aider à atteindre vos objectifs. De plus, je comprends aussi à quel point il peut être intimidant d'écrire un e-mail et d'appuyer sur le bouton d'envoi.

Pour vous aider à sortir votre prochain e-mail de suivi des brouillons et à l'envoyer dans la boîte de réception de votre prospect, j'ai créé un modèle simple que vous pouvez utiliser.

Au lieu d'un message que vous pouvez copier et coller, il s'agit d'une carte pour vous guider dans la bonne direction - je pense que les meilleurs e-mails de suivi sont personnels, donc une approche unique ne fonctionne pas trop bien .

Remarque : Si vous voulez des exemples d'e-mails de suivi mot par mot, nous avons un article sur les e-mails de suivi utilisés par l'équipe Sumo Growth pour obtenir plus de réponses.

Le modèle est divisé en cinq sections :

1. Ouvreur

2. Le contexte

3. Preuve

4. Action

5. Plus proche

1. Ouvre : Ouvrez votre e-mail de manière conviviale et accueillante en utilisant des mots tels que :

Hey / Howdy / Hi / Heya / Okay [Prénom]

Exemple : Salut Samantha

2. Contexte : Indiquez pourquoi vous nous contactez, utilisez des détails spécifiques pour donner plus d'informations sur votre relation avec le destinataire :

[Comment les connaissez-vous] + [pourquoi vous suivez]

Exemple : Vous venez de terminer votre dernière vidéo YouTube sur la manière dont vous abordez le marketing de contenu chez Company Name. J'ai adoré ! J'ai contacté quelques jours à propos d'une opportunité d'écriture indépendante sur laquelle je vous ai vu tweeter.

3. Preuve :   Faites savoir au destinataire pourquoi il devrait se soucier de vous / de votre entreprise et prouvez que vous pouvez résoudre un problème spécifique pour lui.

[Données/infos pour qualifier votre travail] + [preuve sociale]

Exemple : J'ai contribué à faire passer le trafic Web d'Example Company de 10 000 par mois à 400 000 et mon travail a été présenté par Adobe, TechCrunch et FastCompany.

4. Action : indiquez clairement ce que vous souhaitez que le destinataire fasse à la fin de votre e-mail.

[Appel à l'action]

Exemple : Avez-vous le temps de discuter vendredi ? Vous pouvez réserver un appel avec moi ici .

5. Closer : Remerciez le destinataire pour son temps et fermez avec votre nom.

Exemple : Merci beaucoup, Ash

Lorsque vous assemblez tous ces éléments, voici comment se lit l'e-mail :

Et voici une autre copie du modèle :

Toujours suivre

Merci beaucoup d'avoir lu. J'espère que cet article vous a donné la confiance nécessaire pour envoyer des e-mails de suivi et vous a fourni tout ce dont vous avez besoin pour créer une copie d'e-mails qui tue.

Se souvenir:

• Si votre e-mail ne génère pas de réponse le jour où vous l'envoyez, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le cas.

• Fixez un objectif clair pour chaque e-mail que vous envoyez et assurez-vous de conclure avec un appel à l'action qui vous aidera à atteindre cet objectif.

• N'ayez pas peur de suivre plus d'une fois. L'équipe Sumo enverra souvent jusqu'à cinq e-mails de suivi à chaque prospect.

Y a-t-il un e-mail auquel vous attendez une réponse ? Voici un défi : ouvrez vos e-mails dès maintenant et envoyez un suivi.

Dean ne serait pas là en ce moment s'il ne suivait pas. Pensez juste où le suivi pourrait vous mener…