Correos electrónicos de seguimiento: todo lo que necesita para obtener una respuesta

Dean, el jefe de contenido de Sumo, no estaría aquí si no fuera por sus correos electrónicos de seguimiento.

Esto es lo que respondió Noah después de una serie de correos electrónicos de ida y vuelta (y semanas de seguimiento).

Si no realiza un seguimiento de sus correos electrónicos, se está perdiendo grandes oportunidades.

Es fácil inventarse excusas sobre por qué no deberías hacer un seguimiento:

• "No quiero parecer molesto".

• “Estoy seguro de que se pondrán en contacto conmigo; Seguiré esperando.

• "Me temo que estoy siendo demasiado insistente".

E incluso si se arma de valor para enviar un correo electrónico, es muy común enviar MALOS correos electrónicos de seguimiento con frases como:

"Pensé en revisar esto" o "Subir esto a la parte superior de tu bandeja de entrada"

(Alerta de spoiler: este tipo de correos electrónicos casi siempre terminarán en la papelera).

Si desea comprender POR QUÉ debe enviar correos electrónicos de seguimiento y aprender a escribir excelentes seguimientos que inspiren la acción y lo ayuden a lograr sus objetivos...

...Esta publicación es para ti.

¿Qué es un correo electrónico de seguimiento?

Un correo electrónico de seguimiento es un correo electrónico que envía después de un evento importante o después de que no se haya respondido un mensaje. Por ejemplo:

• Después de una entrevista de trabajo, puede enviar un correo electrónico de seguimiento para agradecer al entrevistador por su tiempo.

• Después de que un prospecto no haya respondido a un correo electrónico de ventas, puede hacer un seguimiento y probar otro ángulo para realizar la venta.

• Después de que venza su última factura, es posible que deba buscar el pago.

Por qué debería enviar correos electrónicos de seguimiento

Los ejecutivos y directores ejecutivos pueden recibir muchos correos electrónicos. Combine eso con mensajes de texto, publicaciones en redes sociales... más trabajo real, y eso es mucho con lo que lidiar cada día. Por lo tanto, es fácil ver cómo un correo electrónico podría pasar desapercibido.

El seguimiento le da a su mensaje más posibilidades de ser visto y obtener una respuesta.

Enviar correos electrónicos de seguimiento es un trabajo importante para el equipo de crecimiento de Sumo. El equipo de Sumo descubrió que las tasas de respuesta a los correos electrónicos de seguimiento pueden ser incluso más altas que las de los correos electrónicos iniciales: los correos electrónicos iniciales tienden a recibir una tasa de respuesta del 29,8 %, PERO los correos electrónicos de seguimiento recibieron una tasa de respuesta del 39,8 %:

Si el equipo de crecimiento de Sumo renunciara a todos los prospectos con los que se comunicó después de un correo electrónico, se estarían despidiendo de muchos clientes potenciales... ¡e ingresos!

Lo que impide que las personas hagan un seguimiento

Lo entiendo. El seguimiento puede parecer un poco incómodo. Es muy fácil descartar una oportunidad y decirte a ti mismo:

“Simplemente no pueden haber estado interesados”.

He estado allí muchas veces. Especialmente cuando se trata de hacer un seguimiento del trabajo freelance… o peor aún, del pago. No hay nada más incómodo que perseguir dinero, ¿verdad?

Tu escribes el correo...

Léalo 50 veces...

Hacer ediciones...

Luego, justo cuando estás a punto de presionar enviar... te detienes y te dices a ti mismo que le darás "unos días más".

¿Suena familiar?

Aquí hay tres razones por las que las personas (como usted y yo) no hacen un seguimiento, y algunas formas rápidas de cambiar su forma de pensar y asegurarse de hacer un seguimiento cada vez a partir de ahora.

1. No quieres parecer agresivo

Así que tuviste una entrevista de trabajo/llamada de ventas/reunión. Fue muy bien, enviaste un correo electrónico inicial y… nada vuelve.

Después de un par de días querrás hacer un seguimiento, pero al mismo tiempo no querrás parecer un vendedor insistente que está desesperado por obtener una respuesta.

Solución: Dele tiempo y piense en el seguimiento como su responsabilidad.

No desea hacer un seguimiento de un correo electrónico después de 2 o 3 horas sin recibir una respuesta, pero 2-3 días es más que probable que esté bien (sin importar con quién esté hablando).

Como vendedor/entrevistado (también conocido como la persona que busca una respuesta o un trato del cliente potencial), también debe ver el seguimiento como una responsabilidad suya: no es ser agresivo, es solo la mejor práctica para ayudarlo a alcanzar su objetivo.

¿Realmente querría perderse un trabajo o trato que le cambie la vida porque no quiere parecer insistente? Después de todo, hacer un seguimiento de un correo electrónico o una entrevista después de unos días no es ser agresivo.

2. Te olvidas de hacer un seguimiento

“¡Ay no! ¡Tenía la intención de responder a ese correo electrónico la semana pasada!”

A todos nos ha pasado, ¿verdad? Envías un correo electrónico y tienes las mejores intenciones de hacer un seguimiento. Luego, pasan días o semanas, y de repente te das cuenta de que lo olvidaste, y ahora es demasiado tarde.

Solución: Establecer recordatorios

Todos somos personas ocupadas y es casi imposible recordar cada tarea que necesita hacer sin ayuda. Cada vez que envíe un correo electrónico importante, configure un recordatorio para realizar un seguimiento si no recibe una respuesta.

Herramientas como FollowUp.cc pueden automatizar este proceso por usted, o puede configurar un recordatorio en su calendario para hacer un seguimiento de la fecha elegida.

3. Crees que el prospecto responderá 'a su debido tiempo'

Uno de los mitos más comunes de los que la gente es víctima. Es fácil decirse a sí mismo que si su correo electrónico inicial fue:

• bien investigado

• Conciso

• Claro en su CTA

— obtendrá una respuesta y no necesitará hacer un seguimiento. Pero la realidad es que las personas están ocupadas y se olvidan de responder.

Solución: actúa como un profesional

El equipo de crecimiento de Sumo realiza un seguimiento de todos los correos electrónicos no respondidos que se envían a los clientes potenciales. Dar seguimiento es parte de su trabajo... y obtienen resultados. Un vendedor profesional nunca esperaría que un prospecto haga el trabajo y descubra un correo electrónico de días (o semanas) por sí mismo.

Antes de enviar un correo electrónico, establezca una hoja de ruta simple sobre cómo hará un seguimiento si no recibe una respuesta. Por ejemplo:

• Día 1: Enviar el correo electrónico

• Día 3: correo electrónico de seguimiento

• Día 5: segundo correo electrónico de seguimiento

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento en 4 pasos simples

Así que espero que ahora hayas superado tu miedo a seguir.

A continuación, es hora de escribir sus correos electrónicos de seguimiento. Aquí hay cuatro pasos para ayudarlo a crear correos electrónicos irresistibles.

1. Comprende tu objetivo

Primero, debe pensar por qué está enviando el correo electrónico.

• ¿Estás tratando de aprender más sobre una oportunidad de trabajo?

• ¿Quieres reservar una reunión?

• ¿Simplemente quieres decir "gracias"?

Cada uno de estos escenarios requerirá un correo electrónico de seguimiento muy diferente y siempre debe decidir cuál es su objetivo antes de enviar (o incluso escribir) un correo electrónico de seguimiento.

El objetivo de tu mensaje te ayudará a decidir cuál será la llamada a la acción (más en el Paso 3).

2. Compartir contexto

Es importante que su destinatario sepa por qué le está enviando un correo electrónico desde el principio en su correo electrónico de seguimiento. Puede ser útil compartir detalles como:

• Su relación con ellos: "Estoy dando seguimiento a una consulta de ventas que realizó en nuestro sitio web la semana pasada" o "Hablamos brevemente en [conferencia/evento la semana pasada]".

• Por qué te comunicaste originalmente: "Te envié un mensaje la semana pasada después de ver tu video de YouTube sobre [tema]" o "Estoy ansioso por aprender más sobre tu enfoque de [un tema, trabajando con escritores independientes]".

También es genial establecer algún tipo de marco de tiempo para ayudar a refrescar la memoria del destinatario sobre su interacción o relación. Por ejemplo:

• Recibimos una llamada el mes pasado.
• Era cliente de nuestro software de marketing hasta marzo de 2019.
• Vi su charla en la Web Conference 2019 en Lisboa.

Si realmente desea tener un impacto en su cliente potencial, puede incluir algunos puntos de datos y pruebas sociales para ayudar a mostrar su experiencia y hacerles saber que puede resolver problemas para su negocio.

Por ejemplo, Seann hace esto en el siguiente correo electrónico con la línea:

“Kevin ha hecho esto con algunos de nuestros principales sitios como Onnit, Huckberry y Bulletproof. Esta es tu oportunidad de obtener 30 minutos en su calendario”.

La forma en que Seann enmarca este correo electrónico y describe la experiencia de Kevin lo hace sentir como una oportunidad que el cliente potencial no puede permitirse ignorar.

Consejo profesional: un estudio realizado por el MIT descubrió que mantener los mensajes cortos mejorará los tiempos de respuesta. Los hallazgos señalaron: "Los usuarios de correo electrónico que envían mensajes breves y enfocados reciben respuestas demostrablemente más rápidas que los usuarios que envían mensajes largos e incoherentes". ^{[ * ]}

3. Incluya una llamada a la acción

Una llamada a la acción (CTA) es un aviso que le dice a su destinatario qué debe hacer a continuación. Esencialmente, es el paso que NECESITAS que tome el destinatario para lograr el objetivo que estableciste en el Paso 1.

Por ejemplo, en el siguiente correo electrónico, Seann incluye un CTA para reservar una revisión del sitio web con alguien del equipo de Sumo:

4. Escriba una línea de asunto relevante

Las líneas de asunto son la parte más importante de cualquier correo electrónico. Sin una línea de asunto cautivadora en la que se pueda hacer clic, el resto de su correo electrónico no se leerá. Cuando está escribiendo un correo electrónico inicial para dar seguimiento después de una entrevista, reunión o evento, necesita una excelente línea de asunto.

Podría intentar usar la urgencia para aumentar las aperturas:

• ¿Tienes tiempo para charlar esta semana?

• no te lo pierdas

Hacer una pregunta:

• ¿Podría estar generando más clientes potenciales?

• ¿Cómo puedo ayudar?

O ir descriptivo:

• [Nombre] de [Compañía]: 3 consejos para ayudar a [resolver un problema]

• Hemos ayudado a marcas como [empresa conocida en el nicho del destinatario] con [problema]

¿Quieren más? Echa un vistazo a 87 de las mejores líneas de asunto de correo electrónico en esta publicación.

Si está dando seguimiento a un correo electrónico enviado anteriormente, el mejor enfoque es responder al correo electrónico inicial.

Plantillas de correo electrónico de seguimiento

Como puede ver, creo firmemente en el poder de un correo electrónico de seguimiento de calidad para ayudarlo a alcanzar sus objetivos. Además, también entiendo lo desalentador que puede ser escribir un correo electrónico y presionar el botón de enviar.

Para ayudarlo a sacar su próximo correo electrónico de seguimiento de los borradores y enviarlo a la bandeja de entrada de su cliente potencial, he creado una plantilla simple que puede usar.

En lugar de un mensaje que puede copiar y pegar, este es un mapa que lo guiará en la dirección correcta. Creo que los mejores correos electrónicos de seguimiento son personales, por lo que un enfoque único para todos no funciona muy bien. .

Nota: Si desea muestras de correo electrónico de seguimiento palabra por palabra, tenemos una publicación sobre los correos electrónicos de seguimiento utilizados por el equipo de Sumo Growth para obtener más respuestas.

La plantilla se divide en cinco secciones:

1. Abrelatas

2. Contexto

3. Prueba

4. Acción

5. Más cerca

1. Abridor: abre tu correo electrónico de una manera amigable y acogedora usando palabras como:

Hola / Hola / Hola / Hola / Está bien [Nombre]

Ejemplo: Hola Samantha

2. Contexto: Indique por qué se está comunicando, use detalles específicos para brindar más información sobre su relación con el destinatario:

[Cómo los conoces] + [por qué los estás siguiendo]

Ejemplo: Acabo de terminar su último video de YouTube sobre cómo aborda el marketing de contenido en Nombre de la empresa. ¡Me encantó! Me puse en contacto unos días sobre una oportunidad de escritura independiente sobre la que te vi twittear.

3. Prueba:   Hágale saber al destinatario por qué debería preocuparse por usted / su negocio y demuestre que puede resolver un problema específico para ellos.

[Datos/info para calificar tu trabajo] + [prueba social]

Ejemplo: ayudé a aumentar el tráfico web de Example Company de 10k por mes a 400k y mi trabajo ha sido presentado por Adobe, TechCrunch y FastCompany.

4. Acción: deja en claro lo que te gustaría que hiciera el destinatario al final de tu correo electrónico.

[Llamada a la acción]

Ejemplo: ¿Tienes tiempo para charlar el viernes? Puedes reservar una llamada conmigo aquí .

5. Cierre: agradezca al destinatario por su tiempo y cierre con su nombre.

Ejemplo: Muchas gracias, Ash

Cuando une todos esos elementos, así es como se lee el correo electrónico:

Y aquí hay otra copia de la plantilla:

Siempre haga un seguimiento

Muchas gracias por leer. Espero que esta publicación le haya dado la confianza para enviar correos electrónicos de seguimiento y le haya brindado todo lo que necesita para crear una excelente copia de correo electrónico.

Recordar:

• Si su correo electrónico no genera una respuesta el día que lo envía, lo más probable es que no lo haga.

• Establezca un objetivo claro para cada correo electrónico que envíe y asegúrese de cerrar con un llamado a la acción que lo ayudará a lograr ese objetivo.

• No tenga miedo de hacer un seguimiento más de una vez. El equipo de Sumo suele enviar hasta cinco correos electrónicos de seguimiento a cada cliente potencial.

¿Hay un correo electrónico al que estás esperando una respuesta? Aquí hay un desafío: abra sus correos electrónicos ahora mismo y envíe un seguimiento.

Dean no estaría aquí ahora mismo si no hiciera un seguimiento. Solo piensa a dónde podría llevarte el seguimiento...