フォローアップメール：返信を受け取るために必要なものすべて

Sumoのコンテンツ責任者であるDeanは、フォローアップメールがなければここにはいません。

一連のメール（および数週間のフォローアップ）の後にノアが返信した内容は次のとおりです。

メールをフォローアップしていないと、大きなチャンスを逃してしまいます。

フォローアップすべきでない理由についての言い訳をするのは簡単です。

• 「私は迷惑に見えたくありません。」

• 「彼らは私に戻ってくると確信しています。 待ち続けます。」

• 「私はあまりにも強引になっているのではないかと思います。」

また、勇気を出してメールを送信したとしても、次のようなフレーズを使用して悪いフォローアップメールを送信することはよくあることです。

「これをチェックインすると思いました」または「これを受信トレイの一番上に追加します」

（ネタバレ注意：これらのタイプの電子メールは、ほとんどの場合、ゴミ箱に入れられます。）

フォローアップメールを送信する理由を理解し、行動を促し、目標の達成に役立つ優れたフォローアップを作成する方法を学びたい場合は…

...この投稿はあなたのためです。

フォローアップメールとは何ですか？

フォローアップメールは、重要なイベントの後、またはメッセージが返信されなかった後に送信するメールです。 例えば：

• 就職の面接の後、面接官に時間を割いてくれたことに感謝するためにフォローアップメールを送ることができます。

• 見込み客が販売メールに返信しなかった後、フォローアップして別の角度から販売を試みることができます。

• 最新の請求書が期限切れになった後、支払いを追跡する必要がある場合があります。

フォローアップメールを送信する理由

経営幹部やCEOは多くのメールを受け取ることができます。 それをテキストメッセージ、ソーシャルメディアの投稿、そして実際の仕事と組み合わせると、それは毎日対処することがたくさんあります。 そのため、1通の電子メールがどのようにすり抜けてしまうかを簡単に確認できます。

フォローアップすることで、メッセージがより多く表示され、返信が届く可能性が高くなります。

フォローアップメールを送信することは、相撲の成長チームにとって重要な仕事です。 Sumoチームは、フォローアップメールへの応答率が最初のメールよりもさらに高くなる可能性があることを発見しました。最初のメールは29.8％の応答率を受け取る傾向がありますが、フォローアップメールは39.8％の応答率を受け取りました。

相撲の成長チームが1通のメールの後で連絡したすべての見込み客をあきらめるとしたら、彼らは多くのリードに別れを告げるでしょう...そして収入！

人々がフォローアップするのを妨げるもの

わかった。 フォローアップは少し厄介に思えるかもしれません。 機会を一掃して自分に言い聞かせるのはとても簡単です。

「彼らはただ興味を持っていたはずがありません。」

私は何度もそこに行ったことがあります。 特にフリーランスの仕事についてのフォローアップに関しては…さらに悪いことに、支払い。 お金を追いかけることほど厄介なことはありませんよね？

あなたはメールを書きます…

50回読んで…

編集する…

次に、送信を押す直前に…停止して、「あと数日」与えると自分に言い聞かせます。

おなじみですか？

ここに、人々（あなたや私のような）がフォローアップしない3つの理由と、あなたの考え方を変えて、これから毎回フォローアップすることを確実にするいくつかの簡単な方法があります。

1.強引に見えたくない

だからあなたは就職の面接/セールスコール/ミーティングをしました。 それはうまくいきました、あなたは最初の電子メールを送りました、そして…何も返ってきません。

数日後、フォローアップしたいのですが、同時に、返事をもらおうと必死になっている強引な営業担当者のように見えたくありません。

解決策：時間をかけて、フォローアップを自分の責任と考えてください。

2〜3時間後に返信がないままメールをフォローアップしたくない場合は、2〜3日で十分です（誰と話しているかは関係ありません）。

営業担当者/面接対象者（別名、見込み客からの回答や取引を追いかける人）として、フォローアップも自分の責任と見なす必要があります。これは強引ではなく、目標を達成するためのベストプラクティスです。

強引に見えたくなかったので、人生を変える仕事や取引を本当に逃したいですか？ 結局のところ、数日後に電子メールやインタビューをフォローアップすることは、実際には強引ではありません。

2.フォローアップするのを忘れた

「ああ、いや！ 先週そのメールに返信するつもりでした！」

それは私たち全員に起こったのですよね？ あなたは電子メールを送信し、フォローアップする最善の意図を持っています。 その後、数日または数週間が経過し、突然あなたは自分が忘れていることに気づき、今では手遅れになっています。

解決策：リマインダーを設定する

私たちは皆忙しい人々であり、助けなしにあなたがしなければならないすべての仕事を思い出すことはほぼ不可能です。 重要なメールを送信するたびに、返信がない場合にフォローアップするようにリマインダーを設定してください。

FollowUp.ccなどのツールを使用すると、このプロセスを自動化できます。または、選択した日付をフォローアップするようにカレンダーにリマインダーを設定することもできます。

3.見込み客が「自分の時間で」返信すると思います

人々が餌食になる最も一般的な神話の1つ。 最初のメールが—だったと自分に言い聞かせるのは簡単です。

• よく研究された

• 簡潔

• CTAでクリア

—応答があり、フォローアップする必要はありません。 しかし、現実には人々は忙しくなり、返事を忘れます。

解決策：プロのように振る舞う

Sumoの成長チームは、見込み客に送信されるすべての未返信の電子メールをフォローアップします。 フォローアップは彼らの仕事の一部です…そして彼らは結果を得ます。 プロの営業担当者は、見込み客が自分で仕事をして、数日（または数週間）前の電子メールを掘り起こすことを決して期待しません。

メールを送信する前に、返信がない場合のフォローアップ方法について簡単なロードマップを設定してください。 例えば：

• 1日目：メールを送信する

• 3日目：フォローアップメール

• 5日目：2回目のフォローアップメール

4つの簡単なステップでフォローアップメールを書く方法

うまくいけば、あなたは今、フォローアップの恐れを乗り越えています。

次に、フォローアップメールを作成します。 魅力的なメールを作成するための4つのステップを次に示します。

1.あなたの目標を理解する

まず、メールを送信する理由を考える必要があります。

• あなたは仕事の機会についてもっと学ぼうとしていますか？

• 会議を予約しますか？

• 単に「ありがとう」と言いたいですか？

これらのシナリオのそれぞれは、非常に異なるフォローアップメールを必要とし、フォローアップメールを送信する（または書き込む）前に、常に目標を決定する必要があります。

メッセージの目的は、行動の呼びかけ（ステップ3で詳しく説明します）を決定するのに役立ちます。

2.コンテキストを共有する

フォローアップメールの早い段階で、受信者にメールを送信する理由を知らせることが重要です。 次のような詳細を共有すると便利です。

• 彼らとの関係： 「先週、当社のWebサイトで行った販売に関する問い合わせをフォローアップしています」、または「[先週の会議/イベント]で簡単に話しました。」

• 最初に連絡した理由： 「[件名]についてのYouTube動画を見た後、先週メッセージを送りました」または「[トピック、フリーランスのライターと協力して]へのアプローチについてもっと知りたいです。」

あなたの相互作用や関係の受信者の記憶をジョギングするのを助けるために、何らかの形の時間枠を設定することも素晴らしいです。 例えば：

• 先月電話がありました。
• あなたは2019年3月まで当社のマーケティングソフトウェアの顧客でした。
• リスボンで開催されたWebConference2019であなたの講演を見ました。

見込み客に本当に影響を与えたい場合は、経験を示し、ビジネスの問題を解決できることを知らせるために、いくつかのデータポイントと社会的証明を含めることができます。

たとえば、ショーンは次のメールで次の行を使用してこれを行います。

「Kevinは、Onnit、Huckberry、Bulletproofなどのトップサイトでこれを実現しました。 これは彼のカレンダーで30分を取得するチャンスです。」

Seannがこのメールを組み立て、Kevinの専門知識を説明する方法は、見込み客が無視できない機会のように感じさせます。

プロのヒント： MITの調査によると、メッセージを短くすることで応答時間が改善されることがわかりました。 調査結果は次のように述べています。「短い焦点を絞ったメッセージを送信する電子メールユーザーは、長いとりとめのないメッセージを送信するユーザーよりも明らかに速い応答を受け取ります。」 ^{[ * ]}

3.召喚状を含める

召喚状（CTA）は、受信者に次に何をすべきかを伝えるプロンプトです。 基本的に、これは、ステップ1で設定した目標を達成するために受信者が実行する必要のあるステップです。

たとえば、以下のメールでは、ショーンは相撲チームの誰かとウェブサイトのレビューを予約するためのCTAを含んでいます。

4.関連する件名を書く

件名は、メールの最も重要な部分です。 魅力的でクリック可能な件名がないと、メールの残りの部分は読まれません。 面接、会議、またはイベントの後にフォローアップするための最初の電子メールを作成するときは、優れた件名が必要です。

緊急性を利用してオープンを後押しすることができます。

• 今週はおしゃべりする時間がありますか？

• お見逃しなく

質問する：

• より多くのリードを生成できますか？

• 手伝いましょうか？

または説明します：

• [会社]の[名前]：[問題の解決]に役立つ3つのヒント

• [受信者のニッチで有名な会社]のようなブランドを[問題]で支援してきました

もっと欲しい？ この投稿で最高のメールの件名の87行をチェックしてください。

以前に送信された電子メールをフォローアップしている場合、最善のアプローチは最初の電子メールに返信することです。

フォローアップメールテンプレート

お分かりのように、私はあなたがあなたの目標を達成するのを助けるための質の高いフォローアップメールの力を大いに信じています。 さらに、実際にメールを書いて送信ボタンを押すのがいかに難しいかについても理解しています。

次のフォローアップメールを下書きから見込み客の受信トレイに届けるために、使用できる簡単なテンプレートを作成しました。

コピーして貼り付けることができるメッセージの代わりに、これは正しい方向にあなたを導くのに役立つ地図です—最高のフォローアップメールは個人的なものであると私は信じているので、万能のアプローチはあまりうまく機能しません。

注：単語ごとのフォローアップメールのサンプルが必要な場合は、相撲成長チームがより多くの返信を受け取るために使用するフォローアップメールに投稿があります。

テンプレートは5つのセクションに分かれています。

1. オープナー

2. コンテクスト

3. 証拠

4. アクション

5. クローザー

1.オープナー：次のような単語を使用して、親しみやすく歓迎的な方法でメールを開きます。

ねえ/ハウディ/こんにちは/へや/わかりました[名]

例： Hey Samantha

2.コンテキスト：連絡する理由を説明し、特定の詳細を使用して、受信者との関係に関する詳細情報を提供します。

[あなたがそれらをどのように知っているか]+[あなたがフォローアップしている理由]

例：会社名でのコンテンツマーケティングへの取り組み方に関する最新のYouTubeビデオを完成させました。 楽しかった！ 私はあなたがツイートしているのを見たフリーランスの執筆の機会について数日連絡を取りました。

3.証明：   受信者に、なぜ彼らがあなた/あなたのビジネスを気にかけるべきなのかを知らせ、あなたが彼らのために特定の問題を解決できることを証明してください。

[あなたの仕事を認定するためのデータ/情報]+[社会的証明]

例： Example CompanyのWebトラフィックを月額10kから400kに増やすのを手伝い、私の仕事はAdobe、TechCrunch、FastCompanyに取り上げられました。

4.アクション：メールの最後に、受信者に何をしてもらいたいかを明確にします。

[アクションの呼び出し]

例：金曜日にチャットする時間はありますか？ ここで私との電話を予約できます。

5.クローザー：受信者に時間を割いて感謝し、あなたの名前で締めくくります。

例：どうもありがとう、アッシュ

これらすべての要素をつなぎ合わせると、メールの内容は次のようになります。

そして、ここにテンプレートの別のコピーがあります：

常にフォローアップ

読んでくれてありがとう。 この投稿によって、フォローアップメールを送信する自信が得られ、キラーメールのコピーを作成するために必要なすべてのものが提供されたことを願っています。

覚えて：

• 送信した日にメールで返信が生成されない場合は、返信が生成されない可能性があります。

• 送信するすべての電子メールに明確な目標を設定し、その目標を達成するのに役立つ行動を促す召喚状で締めくくります。

• 2回以上フォローアップすることを恐れないでください。 Sumoチームは、多くの場合、すべての見込み客に最大5つのフォローアップメールを送信します。

返信を待っているメールはありますか？ 課題は次のとおりです。今すぐメールを開いて、フォローアップを送信してください。

彼がフォローアップしなければ、ディーンは今ここにいないでしょう。 フォローアップがあなたをどこに連れて行くことができるか考えてみてください…