Email di follow-up: tutto ciò di cui hai bisogno per ottenere una risposta

Dean, il capo dei contenuti di Sumo, non sarebbe qui se non per le sue e-mail di follow-up.

Ecco cosa ha risposto Noah dopo una serie di e-mail avanti e indietro (e settimane di follow-up).

Se non segui le tue e-mail, stai perdendo enormi opportunità.

È facile inventare scuse sul perché non dovresti continuare:

• "Non voglio sembrare fastidioso."

• “Sono sicuro che mi risponderanno; Continuerò ad aspettare.”

• "Temo di essere troppo invadente."

E anche se hai il coraggio di inviare un'e-mail, è fin troppo comune inviare e-mail di follow-up BAD usando frasi come:

"Ho pensato di controllare questo" o "Bumping questo in cima alla tua casella di posta"

(Avviso spoiler: questi tipi di e-mail finiranno quasi sempre nel cestino.)

Se vuoi capire PERCHÉ dovresti inviare e-mail di follow-up e imparare a scrivere ottimi follow-up che ispirino all'azione e ti aiutino a raggiungere i tuoi obiettivi...

...Questo post è per te.

Che cos'è un'e-mail di follow-up?

Un'e-mail di follow-up è un'e-mail che invii dopo un evento importante o dopo che un messaggio non ha ricevuto risposta. Per esempio:

• Dopo un colloquio di lavoro, potresti inviare un'e-mail di follow-up per ringraziare l'intervistatore per il loro tempo.

• Dopo che un potenziale cliente non ha risposto a un'e-mail di vendita, potresti continuare e provare un altro punto di vista per effettuare la vendita.

• Dopo che l'ultima fattura è scaduta, potrebbe essere necessario inseguire il pagamento.

Perché dovresti inviare e-mail di follow-up

Dirigenti e CEO possono ricevere molte e-mail. Abbinalo a messaggi di testo, post sui social media... oltre al lavoro vero e proprio, e questo è molto da affrontare ogni giorno. Quindi è facile vedere come un'e-mail potrebbe sfuggire alle crepe.

Il follow-up dà al tuo messaggio più o una possibilità di essere visto e ottenere una risposta.

L'invio di e-mail di follow-up è un lavoro importante per il team di crescita di Sumo. Il team di Sumo ha scoperto che i tassi di risposta alle e-mail di follow-up possono essere anche superiori rispetto alle e-mail iniziali: le e-mail iniziali tendono a ricevere un tasso di risposta del 29,8% MA le e-mail di follow-up hanno ricevuto un tasso di risposta del 39,8%:

Se il team di crescita di Sumo rinunciasse a ogni potenziale cliente a cui ha contattato dopo un'e-mail, direbbe addio a molti contatti... e entrate!

Cosa trattiene le persone dal seguire

Ho capito. Il seguito può sembrare un po' imbarazzante. È così facile spazzare via un'opportunità e dirti:

"Semplicemente non potevano essere interessati."

Ci sono stato un sacco di volte. Soprattutto quando si tratta di seguire il lavoro da freelance... o, peggio ancora, il pagamento. Non c'è niente di più imbarazzante che inseguire soldi, giusto?

Tu scrivi la mail...

Leggilo 50 volte...

Apporta modifiche...

Poi, proprio mentre stai per premere invio... ti fermi e dici a te stesso che lo darai "ancora qualche giorno".

Suona familiare?

Ecco tre motivi per cui le persone (come te e me) non seguono e alcuni modi rapidi per cambiare il tuo modo di pensare e assicurarti di seguire ogni volta d'ora in poi.

1. Non vuoi sembrare invadente

Quindi hai avuto un colloquio di lavoro/chiamata di vendita/riunione. È andato benissimo, hai inviato un'email iniziale e... non viene restituito nulla.

Dopo un paio di giorni vuoi dare seguito, ma allo stesso tempo non vuoi apparire come un venditore invadente che desidera disperatamente una risposta.

Soluzione: dagli tempo e pensa a seguirlo come una tua responsabilità.

Non vuoi dare seguito a un'e-mail dopo 2 o 3 ore senza ricevere una risposta, ma è più che probabile che 2-3 giorni vadano bene (non importa con chi stai parlando).

Come venditore / intervistato (AKA la persona che insegue una risposta o un accordo dal potenziale cliente), dovresti anche considerare il follow-up come una tua responsabilità: non è essere invadente, è solo la migliore pratica per aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo.

Vorresti davvero perdere un lavoro o un affare che ti cambia la vita perché non volevi sembrare invadente? Dopotutto, dare seguito a un'e-mail oa un colloquio dopo pochi giorni non è davvero invadente.

2. Ti dimentichi di continuare

"Ah no! Volevo rispondere a quell'e-mail la scorsa settimana!

È successo a tutti noi, vero? Invii un'e-mail e hai le migliori intenzioni di continuare. Poi, passano giorni o settimane, e all'improvviso ti rendi conto di aver dimenticato, e ora è troppo tardi.

Soluzione: imposta i promemoria

Siamo tutte persone impegnate ed è quasi impossibile ricordare ogni attività che devi fare senza un aiuto. Ogni volta che invii un'email importante, imposta un promemoria da seguire se non ricevi una risposta.

Strumenti come FollowUp.cc possono automatizzare questo processo per te, oppure puoi impostare un promemoria nel tuo calendario per seguire la data scelta.

3. Pensi che il potenziale cliente risponderà "a suo tempo"

Uno dei miti più comuni di cui le persone cadono preda. È facile dire a te stesso che se la tua email iniziale fosse...

• Ben studiato

• Conciso

• Chiaro nel suo CTA

— riceverai una risposta e non avrai bisogno di un follow-up. Ma la realtà è che le persone si danno da fare e si dimenticano di rispondere.

Soluzione: comportati come un professionista

Il team di crescita di Sumo segue ogni e-mail senza risposta inviata ai potenziali clienti. Il follow-up fa parte del loro lavoro... e ottengono risultati. Un venditore professionista non si aspetterebbe mai che un potenziale cliente faccia il lavoro e scova da solo un'e-mail vecchia di giorni (o settimane).

Prima di inviare un'e-mail, stabilisci una semplice tabella di marcia su come seguirai se non ricevi una risposta. Per esempio:

• Giorno 1: Invia l'e-mail

• Giorno 3: email di follow-up

• Giorno 5: Seconda email di follow-up

Come scrivere un'e-mail di follow-up in 4 semplici passaggi

Quindi si spera che ora tu abbia superato la paura di dare seguito.

Successivamente, è il momento di scrivere le tue e-mail di follow-up. Ecco quattro passaggi per aiutarti a creare e-mail irresistibili.

1. Comprendi il tuo obiettivo

Innanzitutto, devi pensare al motivo per cui stai inviando l'e-mail.

• Stai cercando di saperne di più su un'opportunità di lavoro?

• Vuoi prenotare un incontro?

• Vuoi semplicemente dire "grazie"?

Ciascuno di questi scenari richiederà un'e-mail di follow-up molto diversa e dovresti sempre decidere qual è il tuo obiettivo prima di inviare (o addirittura scrivere) un'e-mail di follow-up.

L'obiettivo del tuo messaggio ti aiuterà a decidere quale sarà l'invito all'azione (più nel passaggio 3).

2. Condividi il contesto

È importante far sapere al destinatario perché gli stai inviando un'e-mail all'inizio dell'e-mail di follow-up. Può essere utile condividere dettagli come:

• Il tuo rapporto con loro: "Sto seguendo una richiesta di vendita che hai fatto sul nostro sito web la scorsa settimana" o "Abbiamo parlato brevemente a [conferenza/evento la scorsa settimana]".

• Perché hai inizialmente contattato: "Ti ho inviato un messaggio la scorsa settimana dopo aver visto il tuo video di YouTube su [soggetto]" o "Sono ansioso di saperne di più sul tuo approccio a [un argomento, lavorare con scrittori freelance]".

È anche fantastico stabilire una qualche forma di lasso di tempo per aiutare a rinfrescare la memoria del destinatario della tua interazione o relazione. Per esempio:

• Abbiamo ricevuto una chiamata il mese scorso.
• Eri cliente del nostro software di marketing fino a marzo 2019.
• Ho visto il tuo intervento alla Web Conference 2019 a Lisbona.

Se vuoi davvero avere un impatto sul tuo potenziale cliente, potresti includere alcuni punti dati e prove sociali per mostrare la tua esperienza e far loro sapere che puoi risolvere i problemi per la loro attività.

Ad esempio, Seann lo fa nell'e-mail sottostante con la riga:

“Kevin lo ha fatto con alcuni dei nostri migliori siti come Onnit, Huckberry e Bulletproof. Questa è la tua occasione per avere 30 minuti sul suo calendario.

Il modo in cui Seann inquadra questa email e descrive l'esperienza di Kevin la fa sembrare un'opportunità che il potenziale cliente non può permettersi di ignorare.

Suggerimento per professionisti: uno studio del MIT ha rilevato che mantenere brevi i messaggi migliorerà i tempi di risposta. I risultati hanno rilevato: "Gli utenti di posta elettronica che inviano messaggi brevi e mirati ricevono risposte dimostrabilmente più veloci rispetto agli utenti che inviano messaggi lunghi e sconclusionati". ^{[ * ]}

3. Includere un invito all'azione

Un invito all'azione (CTA) è un messaggio che dice al destinatario cosa dovrebbe fare dopo. In sostanza, è il passaggio che HAI BISOGNO che il destinatario compia per raggiungere l'obiettivo che hai impostato nel passaggio 1.

Ad esempio, nell'e-mail di seguito, Seann include un CTA per prenotare una recensione del sito Web con qualcuno del team di Sumo:

4. Scrivi una riga dell'oggetto pertinente

Le righe dell'oggetto sono la parte più importante di qualsiasi e-mail. Senza un oggetto accattivante e cliccabile, il resto della tua email non verrà letto. Quando scrivi un'e-mail iniziale per il follow-up dopo un colloquio, una riunione o un evento, hai bisogno di un ottimo oggetto.

Potresti provare a usare l'urgenza per aumentare le aperture:

• Hai tempo per chattare questa settimana?

• Non perdere

Fai una domanda:

• Potresti generare più lead?

• Come posso aiutare?

Oppure vai descrittivo:

• [Nome] di [Azienda]: 3 consigli per aiutare a [risolvere un problema]

• Abbiamo aiutato marchi come [nota azienda nella nicchia del destinatario] con [problema]

Voglio di più? Dai un'occhiata a 87 delle migliori righe dell'oggetto dell'e-mail in questo post.

Se stai dando seguito a un'e-mail inviata in precedenza, l'approccio migliore è rispondere all'e-mail iniziale.

Modelli e-mail di follow-up

Come puoi vedere, sono un grande sostenitore del potere di un'e-mail di follow-up di qualità per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. Inoltre, capisco anche quanto possa essere scoraggiante scrivere effettivamente un'e-mail e premere il pulsante di invio.

Per darti una mano a far uscire la tua prossima email di follow-up dalle bozze e nella casella di posta del tuo potenziale cliente, ho creato un semplice modello che puoi utilizzare.

Invece di un messaggio che puoi copiare e incollare, questa è una mappa che ti guida nella giusta direzione: credo che le migliori e-mail di follow-up siano personali, quindi un approccio valido per tutti non funziona troppo bene .

Nota: se desideri esempi di e-mail di follow-up parola per parola, abbiamo un post sulle e-mail di follow-up utilizzate dal team di Sumo Growth per ottenere più risposte.

Il modello è suddiviso in cinque sezioni:

1. Apri

2. Contesto

3. Prova

4. Azione

5. Più vicini

1. Apri: apri la tua e-mail in modo amichevole e accogliente usando parole come:

Ehi / Ciao / Ciao / Ehi / Va bene [Nome]

Esempio: Ciao Samantha

2. Contesto: indica il motivo per cui stai contattando, utilizza dettagli specifici per fornire maggiori informazioni sulla tua relazione con il destinatario:

[Come li conosci] + [perché stai seguendo]

Esempio: hai appena finito il tuo ultimo video di YouTube su come ti avvicini al marketing dei contenuti in Company Name. Lo amo! Ho contattato alcuni giorni per un'opportunità di scrittura freelance di cui ti ho visto twittare.

3. Prova:   Fai sapere al destinatario perché dovrebbe interessarsi a te/alla tua attività e dimostra che puoi risolvere un problema specifico per lui.

[Dati/informazioni per qualificare il tuo lavoro] + [prova sociale]

Esempio: ho contribuito a far crescere il traffico web di Example Company da 10.000 a 400.000 e il mio lavoro è stato presentato da Adobe, TechCrunch e FastCompany.

4. Azione: chiarisci cosa vorresti che facesse il destinatario alla fine della tua email.

[Chiamare all'azione]

Esempio: hai tempo per chattare venerdì? Puoi prenotare una chiamata con me qui .

5. Chiudi: ringrazia il destinatario per il tempo dedicato e chiudi con il tuo nome.

Esempio: Grazie mille, Ash

Quando cuci insieme tutti questi elementi, ecco come si legge l'e-mail:

Ed ecco un'altra copia del modello:

Segui sempre

Grazie mille per aver letto. Spero che questo post ti abbia dato la sicurezza di inviare e-mail di follow-up e fornito tutto il necessario per creare una copia di e-mail killer.

Ricordare:

• Se la tua email non genera una risposta il giorno in cui la invii, è probabile che non lo farà.

• Stabilisci un obiettivo chiaro per ogni e-mail che invii e assicurati di chiudere con un invito all'azione che ti aiuterà a raggiungere tale obiettivo.

• Non aver paura di seguire più di una volta. Il team di Sumo invierà spesso fino a cinque e-mail di follow-up a ogni potenziale cliente.

C'è un'e-mail a cui stai aspettando una risposta? Ecco una sfida: apri subito le tue e-mail e invia un follow-up.

Dean non sarebbe qui in questo momento se non avesse seguito. Pensa solo a dove potrebbe portarti il ​​follow-up...