Trabalhe melhor em conjunto: a importância dos sistemas de colaboração empresarial

Seu redator está em San Diego, seu desenvolvedor está em Miami e seu designer gráfico está em Londres. No final da semana, eles precisam colaborar para publicar uma página inicial pós-clique. Como você faz isso acontecer?

Um enigma semelhante enfrenta a maioria das empresas hoje. Sem escritório doméstico e funcionários que ocupam fusos horários, fazer as coisas em equipe pode ser uma tarefa impossível. É por isso que, cada vez mais, as empresas estão se voltando para sistemas de colaboração empresarial.

O que é um sistema de colaboração empresarial?

Os sistemas de colaboração corporativa permitem que as equipes trabalhem juntas em projetos que normalmente seriam tediosos ou ineficientes ou exigem que os membros estejam no mesmo local. Um sistema de colaboração pode incluir ferramentas que permitem videoconferência, compartilhamento de documentos ou qualquer outro recurso que facilite o trabalho conjunto de grupos.

Exemplos de sistemas de colaboração empresarial tornando as equipes mais produtivas

Nem todas as empresas têm as mesmas necessidades de colaboração. Alguns priorizam o software de gerenciamento de tarefas, enquanto outros exigem soluções de videoconferência para funcionarem melhor em conjunto. Aqui estão alguns dos sistemas de colaboração empresarial mais populares que as equipes usam para melhorar o fluxo de trabalho e a produtividade, vários dos quais usamos na Instapage. (Para dicas sobre como implementar um novo software de colaboração para sua equipe, clique aqui.)

Folga

O e-mail é lento e desajeitado e, para comunicação instantânea, simplesmente não resolve. É por isso que milhões de pessoas usam o Slack.

Provavelmente, você está familiarizado com a ferramenta, mesmo que não a use. E se não o fizer, recomendamos que pelo menos experimente. Em seu nível mais básico, este sistema de colaboração permite que dois membros de uma equipe se enviem mensagens instantaneamente, mas também vem com alguns outros recursos que tornam outras formas de colaboração mais fáceis, como:

• Tópicos de grupo que permitem que você se dirija a uma equipe inteira
• Pesquisa profunda para saber quando você precisa encontrar o que seu chefe disse sobre o slogan da nova empresa há uma semana.
• Fácil compartilhamento de arquivos de arrastar e soltar para que você não precise ir e voltar entre o bate-papo e uma ferramenta de armazenamento de terceiros.
• Integrações para outro software de colaboração, como soluções de videoconferência.

Asana

Quando essa página de vendas deve ser publicada? É nesta quinta ou na próxima? Os designers começaram a trabalhar nas imagens personalizadas que queríamos?

Perguntas como essas surgem muito quando você não tem uma plataforma de gerenciamento de tarefas. Para evitá-los, nós da Instapage usamos Asana.

Este sistema de colaboração permite que você faça mais do que apenas atribuir projetos. Ele mantém você dentro do cronograma com um feed que exibe o status atualizado de um projeto. Isso significa que você pode descobrir se esses designers concluíram as imagens personalizadas de que você precisa para a página de vendas e também pode descobrir se os redatores começaram a esboçar argumentos persuasivos para isso.

Em cada etapa do caminho, as tarefas são atualizadas conforme se relacionam com o membro da equipe atribuído a elas e, a partir de um painel, você pode arrastar facilmente os blocos enquanto conclui os principais benchmarks do projeto. Isso torna mais fácil cumprir prazos e alocar recursos para você, que pode oferecer mais ajuda ao único designer para montar essas imagens personalizadas, se ele não tiver tido tempo de fazê-las até terça-feira.

Quando você se mantém atualizado sobre como sua equipe está trabalhando individualmente em um projeto, isso aparecerá no produto final. E quando esse projeto for concluído, você pode arquivar tarefas e revisá-las mais tarde para descobrir quais são seus processos e fluxos de trabalho mais produtivos.

Solução de colaboração Instapage

Não precisamos dizer como pode ser difícil colaborar em uma página de destino pós-clique. Se você não é um cliente Instapage, você sabe, e se é, provavelmente costumava saber. Para ir da versão um de um wireframe para a versão dois, a três, para a versão final do wireframe, e então a versão final do wireframe (todos nós sabemos que o final nunca é o final), há muita burocracia.

Se você já estiver usando a solução Instapage Collaboration, precisará relembrar um pouco sobre a aparência dessa burocracia. Há capturas de tela com texto em vermelho que são distribuídas pelo escritório para feedback; e quanto mais eles são transmitidos, mais cobertos de texto em vermelho eles ficam, até que você nem consegue mais ver o botão de call to action.

Além disso, existem as cadeias de e-mail que quebram recordes de número de respostas. As respostas dizem "Aqui está meu feedback revisado" e "Acho que devemos alterar a frase de chamariz, mas você verá meu comentário completo no texto em vermelho na captura de tela". E quando você termina de receber apenas uma rodada de feedback da equipe, quer mudar seu endereço de e-mail ou fechar o laptop e jogá-lo pela janela como um lançador de disco olímpico em busca de ouro.

SOS Se esse cenário parece um pouco familiar, você precisa da Solução de Colaboração Instapage. Isso vai economizar tempo, dores de cabeça e o custo de substituir seu antigo laptop. Veja como:

• Trabalhe em UMA versão fluidamente atualizada de sua página de destino pós-clique com toda a sua equipe em tempo real.
• Solte um Hotspot em qualquer lugar de uma página para comentar sobre qualquer elemento.
• Visualize todos os comentários de todas as suas páginas em um feed conveniente que torna fácil responder aos comentários e resolver problemas de design.
• Convide qualquer pessoa para dar feedback clicando no botão “Compartilhar” no canto superior direito da página.
• Gerencie as permissões para todos os colaboradores, incluindo os comentários que eles podem ver ou não (melhor para quando seu cliente disser “Vamos mudar a cor do botão de volta para azul” e seu designer disser “Uma quarta mudança de cor do botão? Você precisa está brincando ”)

Monosnap

Freqüentemente, com equipes remotas, é importante comunicar as coisas de maneira rápida e específica. Você pode escrever um longo e-mail detalhando exatamente o que precisa ser alterado e como, ou pode simplesmente fazer uma captura de tela e adicionar setas e outros detalhes do que precisa ser alterado. Monosnap é uma ferramenta eficaz para fazer exatamente isso.

No Instapage, nós o usamos para pegar e editar capturas de tela para compartilhar rapidamente algo que pode ser relevante para um projeto em que estamos trabalhando. Isso pode ser uma página de resultados de mecanismo de pesquisa, uma métrica específica em um painel de análise ou alterações que estamos fazendo em uma página da web. Depois de capturar seu alvo, você pode colar sua foto em qualquer lugar como está - ou você pode cortar, realçar, apontar com setas e fazer comentários em vermelho, então carregar a imagem editada em um servidor e enviar o link para a foto como texto.

documentos Google

Para uma colaboração eficaz, a maioria das equipes de marketing de conteúdo não exige nada mais do que o Google Docs. O sistema de colaboração gratuito e fácil de usar simplifica o processo de redação e edição para gerentes de conteúdo e sua equipe.

Os escritores acharão isso semelhante ao uso do Microsoft Word. Todas as funções básicas disponíveis que permitem a formatação de texto estão lá, e particularmente útil é um menu suspenso que permite que os redatores de SEO rotulem facilmente seus subtítulos.

Mas funções um pouco mais avançadas são o que torna o Google Docs excelente para colaboração. Um recurso de “comentário” permite que os editores destaquem frases para deixar feedback facilmente, e um modo de permissão específico, chamado de “sugestão”, torna simples para os membros da equipe sugerirem mudanças no texto que o autor pode revisar e aceitar ou negar em uma data posterior. o apertar de um botão.

Calendly

Aqui está uma cadeia de e-mail que parecerá familiar. Dele para você: “Ei, que horas é melhor para você se encontrar?”

De você para ele: “Hoje estou praticamente livre o dia todo. Então, que tal algum tempo antes do almoço? "

Dele para você: “Hoje não dá. Inundado. Que tal amanhã?"

De você para ele: “Não, amanhã estou trabalhando com um prazo apertado e tenho uma reunião com Ted à tarde, e ele é um verdadeiro falador, então provavelmente vai demorar”.

Dele para você: “Ufa. Ted pode continuar falando. Desculpe, você tem que lidar com isso, mas estou reservado para o resto da semana. ”

Então, essa cadeia de e-mail será retomada na próxima semana e será preenchida com muitos dos mesmos novamente. Então, para contornar tudo isso, muitas equipes usam o Calendly.

A ferramenta permite que você defina os horários em que está disponível e apenas fotografe em uma programação para quem está tentando se encontrar, que pode escolher um horário em que também esteja disponível com base na sua programação.

GoToMeeting

Às vezes, você precisa de um pouco de tempo face a face. Não o tipo no seu telefone, mas o tipo de reunião com investidores ou executivos para relatar os últimos números de aquisição de usuários. GoToMeeting é ideal para 16 milhões de usuários que se envolvem em interações remotas como essa.

O sistema de colaboração permitirá que você configure rápida e facilmente salas personalizadas para diferentes reuniões, convide participantes de vários locais diferentes e até mesmo comece a gravar sua reunião com um clique. Feeds de alta definição tornam toda a experiência mais pessoal, enquanto uma ferramenta de desenho e recurso de transmissão de tela permitem que você compartilhe o que está olhando com extrema precisão.

Trabalhe melhor em conjunto com um sistema de colaboração empresarial

Os sistemas de colaboração empresarial estão crescendo em popularidade à medida que as empresas se distanciam e desejam manter um fluxo de trabalho de equipe produtivo. Com a ajuda deles, conheçam-se, responsabilizem-se e compartilhem seu conteúdo mais importante para trabalharmos melhor juntos. Descubra como é rápida e indolor a produção de landing pages pós-clique com a ajuda da Solução de Colaboração Instapage. Inscreva-se hoje para uma demonstração do Enterprise.