Mieux travailler ensemble : l'importance des systèmes de collaboration d'entreprise

Votre rédacteur est à San Diego, votre développeur est à Miami et votre graphiste est à Londres. À la fin de la semaine, ils doivent collaborer pour publier une page de destination post-clic. Comment faites-vous pour que cela se produise ?

Une énigme similaire fait face à la plupart des entreprises aujourd'hui. En l'absence de bureau à domicile et d'employés répartis sur plusieurs fuseaux horaires, faire avancer les choses en équipe peut être une tâche impossible. C'est pourquoi, de plus en plus, les entreprises se tournent vers les systèmes de collaboration d'entreprise.

Qu'est-ce qu'un système de collaboration d'entreprise ?

Les systèmes de collaboration d'entreprise permettent aux équipes de travailler ensemble sur des projets qui seraient normalement fastidieux ou inefficaces, ou qui nécessitent que les membres soient au même endroit. Un système de collaboration peut inclure des outils permettant la visioconférence, le partage de documents ou toute autre fonctionnalité permettant aux groupes de travailler facilement ensemble.

Exemples de système de collaboration d'entreprise rendant les équipes plus productives

Toutes les entreprises n'ont pas les mêmes besoins de collaboration. Certains privilégient les logiciels de gestion des tâches, tandis que d'autres nécessitent des solutions de visioconférence pour mieux fonctionner ensemble. Voici quelques-uns des systèmes de collaboration d'entreprise les plus populaires utilisés par les équipes pour améliorer le flux de travail et la productivité, dont plusieurs que nous utilisons chez Instapage. (Pour obtenir des conseils sur la mise en œuvre d'un nouveau logiciel de collaboration pour votre équipe, cliquez ici.)

Mou

Le courrier électronique est lent et maladroit, et pour une communication instantanée, il ne suffit pas. C'est pourquoi des millions de personnes utilisent Slack.

Il y a de fortes chances que vous connaissiez l'outil même si vous ne l'utilisez pas. Et si vous ne le faites pas, nous vous recommandons au moins de l'essayer. À son niveau le plus basique, ce système de collaboration permet à deux membres d'une équipe de s'envoyer des messages instantanément, mais il est également livré avec quelques autres fonctionnalités qui facilitent d'autres formes de collaboration, comme :

• Des fils de discussion qui vous permettent de vous adresser à toute une équipe
• Recherchez en profondeur quand vous avez besoin de trouver ce que votre patron a dit à propos du nouveau slogan de l'entreprise il y a une semaine.
• Partage de fichiers facile par glisser-déposer afin que vous n'ayez pas à faire des allers-retours entre le chat et un outil de stockage tiers.
• Intégrations pour d'autres logiciels de collaboration comme les solutions de vidéoconférence.

Asana

Quand cette page de vente est-elle censée être publiée ? C'est ce jeudi ou le prochain ? Les concepteurs ont-ils même commencé à travailler sur ces images personnalisées que nous voulions ?

Des questions comme celles-ci reviennent souvent lorsque vous n'avez pas de plate-forme de gestion des tâches. Pour les éviter, chez Instapage, nous utilisons Asana.

Ce système de collaboration vous permet de faire plus que simplement assigner des projets. Il vous permet de respecter le calendrier avec un flux qui affiche l'état mis à jour d'un projet. Cela signifie que vous pouvez savoir si ces concepteurs ont terminé les images personnalisées dont vous avez besoin pour la page de vente, et vous pouvez également déterminer si les rédacteurs ont commencé à rédiger des arguments convaincants pour cela.

À chaque étape du processus, les tâches sont mises à jour en fonction du membre de l'équipe qui leur est affecté, et à partir d'un tableau de bord, vous pouvez facilement faire glisser des vignettes tout en complétant les points de repère clés du projet. Cela facilite le respect des délais et l'allocation des ressources pour vous, qui peut offrir plus d'aide au seul concepteur qui assemble ces images personnalisées s'il n'a pas eu le temps de les faire avant mardi.

Lorsque vous restez au courant de la façon dont votre équipe travaille individuellement sur un projet, cela apparaîtra dans le produit final. Et lorsque ce projet est terminé, vous pouvez archiver les tâches et les revoir plus tard pour découvrir quels sont vos processus et flux de travail les plus productifs.

Solution de collaboration Instapage

Nous n'avons pas à vous dire à quel point la collaboration sur une page de destination post-clic peut être difficile. Si vous n'êtes pas un client Instapage, vous le savez, et si vous l'êtes, vous le saviez probablement. Pour passer de la première version d'un wireframe à la version deux, à trois, à la version finale du wireframe, puis à la version finale du wireframe (nous savons tous que la finale n'est jamais la finale), il y a beaucoup de paperasserie.

Si vous utilisez déjà la solution de collaboration Instapage, vous aurez besoin d'un petit rappel sur ce à quoi ressemble cette bureaucratie. Il y a des captures d'écran couvertes de texte rouge qui sont diffusées dans le bureau pour des commentaires ; et plus ils sont diffusés, plus ils sont couverts de texte rouge jusqu'à ce que vous ne puissiez même plus voir le bouton d'appel à l'action.

En plus de cela, il y a les chaînes d'e-mails qui battent des records pour le nombre de réponses. Les réponses disent « Voici mes commentaires révisés » et « Je pense que nous devrions modifier l'appel à l'action, mais vous verrez mon commentaire complet dans le texte en rouge sur la capture d'écran. » Et au moment où vous avez fini de recevoir une seule série de commentaires de l'équipe, vous voulez soit changer votre adresse e-mail, soit fermer votre ordinateur portable et le jeter par la fenêtre comme un lanceur de disque olympique qui vise l'or.

SOS Si ce scénario vous semble un peu trop familier, vous avez besoin de la solution de collaboration Instapage. Cela vous fera gagner du temps, des maux de tête et le coût de remplacement de votre ancien ordinateur portable. Voici comment:

• Travaillez sur UNE version mise à jour de manière fluide de votre page de destination post-clic avec toute votre équipe en temps réel.
• Déposez un Hotspot n'importe où sur une page pour commenter n'importe quel élément.
• Affichez tous vos commentaires de toutes vos pages dans un flux pratique qui permet de répondre aux commentaires et de résoudre les problèmes de conception sans peine.
• Invitez quiconque à donner son avis en cliquant sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de la page.
• Gérez les autorisations de tous les collaborateurs, y compris les commentaires qu'ils peuvent voir et ne peuvent pas voir (idéalement lorsque votre client dit « Remettons la couleur du bouton en bleu » et que votre concepteur dit « Un quatrième changement de couleur de bouton ? Vous devez plaisante-moi")

Monosnap

Souvent avec des équipes distantes, il est important de communiquer les choses rapidement et spécifiquement. Vous pouvez écrire un long e-mail détaillant exactement ce qui doit être modifié et comment, ou vous pouvez simplement le capturer et ajouter des flèches et d'autres détails sur ce qui doit être modifié. Monosnap est un outil efficace pour faire exactement cela.

Chez Instapage, nous l'utilisons pour saisir et éditer des captures d'écran afin de partager rapidement quelque chose qui pourrait être pertinent pour un projet sur lequel nous travaillons. Il peut s'agir d'une page de résultats de moteur de recherche, d'une métrique particulière sur un tableau de bord analytique ou de modifications que nous apportons à une page Web. Une fois que vous avez capturé votre cible, vous pouvez coller votre photo n'importe où telle quelle - ou vous pouvez recadrer, mettre en surbrillance, pointer avec des flèches et noter des commentaires en texte rouge, puis télécharger l'image modifiée sur un serveur et envoyer le lien vers la photo sous forme de texte.

Google Docs

Pour une collaboration efficace, la plupart des équipes de marketing de contenu n'ont besoin que de Google Docs. Le système de collaboration gratuit et facile à utiliser simplifie le processus de rédaction et d'édition pour les gestionnaires de contenu et leur personnel.

Les écrivains trouveront cela similaire à l'utilisation de Microsoft Word. Toutes les fonctions de base disponibles qui permettent le formatage du texte sont là, et particulièrement utile est une liste déroulante qui permet aux rédacteurs SEO d'étiqueter facilement leurs sous-titres.

Mais des fonctions légèrement plus avancées sont ce qui rend Google Docs idéal pour la collaboration. Une fonction de « commentaire » permet aux éditeurs de mettre en évidence des phrases pour laisser facilement des commentaires, et un mode d'autorisation particulier, appelé « suggestion », permet aux membres de l'équipe de suggérer facilement des modifications au texte que l'auteur peut réviser et accepter ou refuser à une date ultérieure avec la simple pression d'un bouton.

Calendement

Voici une chaîne de courrier électronique qui vous semblera familière. De lui à vous : « Hé, quelle heure est la meilleure pour vous de vous rencontrer ? »

De vous à lui : « Je suis libre à peu près toute la journée aujourd'hui. Alors, qu'en est-il quelque temps avant le déjeuner ? »

De lui à vous : « Je ne peux pas aujourd'hui. Inondé. Qu'en est-il de demain?"

De vous à lui : "Non, demain je travaille sur un délai serré, et j'ai un rendez-vous avec Ted dans l'après-midi, et c'est un vrai bavard, donc ça va probablement durer longtemps."

De lui à vous : « Oof. Ted peut bourdonner. Désolé, vous devez vous en occuper, mais je suis réservé le reste de la semaine.

Ensuite, cette chaîne d'e-mails reprendra la semaine prochaine, et elle sera à nouveau remplie de la même chose. Alors pour contourner tout ça, beaucoup d'équipes utilisent Calendly.

L'outil vous permet de définir les heures auxquelles vous êtes disponible et de simplement envoyer un horaire à la personne que vous essayez de rencontrer, qui peut ensuite choisir une heure à laquelle elle est également disponible en fonction de votre emploi du temps.

Aller à une réunion

Parfois, vous avez besoin d'un peu de temps en face. Pas le genre sur votre téléphone, mais le genre pour rencontrer des investisseurs ou des dirigeants pour faire rapport sur les derniers chiffres d'acquisition d'utilisateurs. GoToMeeting est la référence pour 16 millions d'utilisateurs qui s'engagent dans des interactions à distance comme celle-ci.

Le système de collaboration vous permettra de configurer rapidement et facilement des salles personnalisées pour différentes réunions, d'inviter des participants à partir d'un certain nombre de lieux différents et même de commencer à enregistrer votre réunion en un clic. Les flux haute définition rendent toute l'expérience plus personnelle, tandis qu'un outil de dessin et une fonction de diffusion d'écran vous permettent de partager ce que vous regardez avec une précision extrême.

Travaillez mieux avec un système de collaboration d'entreprise

Les systèmes de collaboration d'entreprise gagnent en popularité à mesure que les entreprises s'éloignent et souhaitent maintenir un flux de travail d'équipe productif. Avec leur aide, rencontrez-vous, tenez-vous mutuellement responsables et partagez votre contenu le plus important pour mieux travailler ensemble. Découvrez à quel point la production de pages de destination post-clic est rapide et indolore avec l'aide de la solution de collaboration Instapage. Inscrivez-vous à une démo Enterprise dès aujourd'hui.