ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น: ความสำคัญของระบบการทำงานร่วมกันขององค์กร

นักเขียนคำโฆษณาของคุณอยู่ในซานดิเอโก นักพัฒนาของคุณอยู่ในไมอามี่ และนักออกแบบกราฟิกของคุณอยู่ในลอนดอน ภายในสิ้นสัปดาห์ พวกเขาต้องร่วมมือกันเผยแพร่หน้า Landing Page หลังคลิก คุณจะทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร?

ปริศนาที่คล้ายคลึงกันนี้เผชิญกับธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบัน เนื่องจากไม่มีโฮมออฟฟิศและพนักงานที่แบ่งเขตเวลา การทำงานเป็นทีมจึงเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจต่างๆ จึงหันมาใช้ระบบการทำงานร่วมกันขององค์กรมากขึ้นเรื่อยๆ

ระบบการทำงานร่วมกันขององค์กรคืออะไร?

ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันในโครงการที่ปกติแล้วจะน่าเบื่อหรือไม่มีประสิทธิภาพ หรือต้องการให้สมาชิกอยู่ในตำแหน่งเดียวกัน ระบบการทำงานร่วมกันสามารถรวมเครื่องมือที่เปิดใช้งานการประชุมทางวิดีโอ หรือการแชร์เอกสาร หรือคุณลักษณะอื่นๆ ที่ทำให้กลุ่มสามารถทำงานร่วมกันได้ง่าย

ตัวอย่างระบบการทำงานร่วมกันขององค์กรทำให้ทีมมีประสิทธิผลมากขึ้น

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องการความร่วมมือเหมือนกัน บางตัวให้ความสำคัญกับซอฟต์แวร์การจัดการงาน ในขณะที่บางตัวต้องการโซลูชันการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือระบบการทำงานร่วมกันขององค์กรที่ได้รับความนิยมสูงสุดบางส่วนที่ใช้เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งเราใช้ที่ Instapage (สำหรับเคล็ดลับในการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบใหม่สำหรับทีมของคุณ ไปที่นี่)

หย่อน

อีเมลช้าและเทอะทะ และสำหรับการสื่อสารแบบทันที อีเมลก็ไม่เสียหาย นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้คนนับล้านใช้ Slack

โอกาสที่คุณจะคุ้นเคยกับเครื่องมือนี้แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้งานก็ตาม และถ้าคุณไม่แนะนำให้คุณลองอย่างน้อย ในระดับพื้นฐานที่สุด ระบบการทำงานร่วมกันนี้ช่วยให้สมาชิกสองคนในทีมสามารถส่งข้อความหากันได้ทันที แต่ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติอื่นๆ อีกสองสามประการที่ทำให้การทำงานร่วมกันในรูปแบบอื่นๆ ง่ายขึ้น เช่น:

• เธรดกลุ่มที่ให้คุณพูดถึงทั้งทีม
• ค้นหาอย่างลึกซึ้งเมื่อคุณต้องการค้นหาสิ่งที่เจ้านายของคุณพูดเกี่ยวกับสโลแกนบริษัทใหม่เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
• การแชร์ไฟล์แบบลากและวางที่ง่ายดาย คุณจึงไม่ต้องสลับไปมาระหว่างการแชทและเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลของบริษัทอื่น
• การผสานรวมสำหรับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันอื่นๆ เช่น โซลูชันการประชุมทางวิดีโอ

อาสนะ

หน้าขายนั้นควรจะเผยแพร่เมื่อใด พฤหัสนี้หรือปีหน้า? นักออกแบบได้เริ่มทำงานกับภาพที่กำหนดเองที่เราต้องการหรือไม่?

คำถามเช่นนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งเมื่อคุณไม่มีแพลตฟอร์มการจัดการงาน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา พวกเราที่ Instapage ใช้ Asana

ระบบการทำงานร่วมกันนี้ช่วยให้คุณทำมากกว่าเพียงแค่มอบหมายโครงการ ช่วยให้คุณตามกำหนดเวลาด้วยฟีดที่แสดงสถานะที่อัปเดตของโครงการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทราบได้ว่านักออกแบบเหล่านั้นได้ทำภาพที่กำหนดเองที่คุณต้องการสำหรับหน้าการขายเสร็จแล้วหรือไม่ และคุณยังสามารถทราบได้ว่าผู้เขียนคำโฆษณาได้เริ่มร่างข้อโต้แย้งที่โน้มน้าวใจหรือไม่

ในทุกขั้นตอนของการทำงาน งานจะได้รับการอัปเดตตามที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย และจากแดชบอร์ด คุณสามารถลากไทล์ได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณทำการวัดประสิทธิภาพหลักเสร็จสิ้น นั่นทำให้การไปถึงเส้นตายง่ายขึ้นและจัดสรรทรัพยากรได้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ ซึ่งสามารถให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมแก่นักออกแบบเพียงคนเดียวในการรวบรวมภาพที่กำหนดเองเหล่านั้น หากเขาไม่มีเวลาทำภายในวันอังคาร

เมื่อคุณรับทราบข้อมูลล่าสุดว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรในโครงการหนึ่งๆ โปรเจ็กต์นั้นจะแสดงในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย และเมื่อโปรเจ็กต์นั้นเสร็จสิ้น คุณสามารถเก็บถาวรงานและตรวจทานได้ในภายหลัง เพื่อค้นหาว่ากระบวนการและเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของคุณคืออะไร

โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage

เราไม่ต้องบอกคุณว่าการทำงานร่วมกันบนหน้า Landing Page หลังการคลิกนั้นยากเพียงใด หากคุณไม่ใช่ลูกค้าของ Instapage คุณก็รู้ และถ้าคุณเป็น คุณอาจเคยรู้ ในการรับจากเวอร์ชันหนึ่งของโครงร่างโครงร่างเป็นเวอร์ชันที่สอง ถึงสาม ไปจนถึงเวอร์ชันสุดท้ายของโครงลวด และจากนั้นเป็นเวอร์ชันสุดท้ายของโครงลวด (เราทุกคนรู้ว่าขั้นสุดท้ายไม่เคยเป็นครั้งสุดท้าย) มีเทปสีแดงจำนวนมาก

หากคุณใช้โซลูชัน Instapage Collaboration อยู่แล้ว คุณจะต้องทบทวนดูว่าเทปสีแดงนั้นเป็นอย่างไร มีภาพหน้าจอที่ปกคลุมด้วยข้อความสีแดงที่ส่งผ่านไปทั่วสำนักงานเพื่อขอความคิดเห็น และยิ่งมีการส่งต่อไปมามากเท่าไหร่ ข้อความสีแดงก็จะยิ่งปกคลุมมากขึ้นเท่านั้น จนกว่าคุณจะไม่เห็นปุ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจอีกต่อไป

ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีกลุ่มอีเมลที่ทำลายสถิติสำหรับจำนวนการตอบกลับ คำตอบระบุว่า "นี่คือความคิดเห็นที่แก้ไขแล้ว" และ "ฉันคิดว่าเราควรเปลี่ยนคำกระตุ้นการตัดสินใจ แต่คุณจะเห็นความคิดเห็นทั้งหมดของฉันเป็นข้อความสีแดงในภาพหน้าจอ" และเมื่อคุณได้รับคำติชมจากทีมเพียงรอบเดียว คุณอาจต้องการเปลี่ยนที่อยู่อีเมลหรือปิดแล็ปท็อปแล้วยกออกไปนอกหน้าต่างอย่างนักขว้างจักรโอลิมปิกที่คว้าเหรียญทอง

SOS หากสถานการณ์นั้นฟังดูคุ้นๆ เกินไป คุณต้องใช้ Instapage Collaboration Solution จะช่วยประหยัดเวลา อาการปวดหัว และค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนแล็ปท็อปเครื่องเก่าของคุณ นี่คือวิธี:

• ทำงานกับหน้า Landing Page หลังการคลิกเวอร์ชันอัปเดตอย่างลื่นไหลกับทั้งทีมแบบเรียลไทม์
• วาง Hotspot ที่ใดก็ได้บนหน้าเพื่อแสดงความคิดเห็นในองค์ประกอบใดๆ
• ดูความคิดเห็นทั้งหมดของคุณจากทุกหน้าของคุณในฟีดที่สะดวกซึ่งทำให้การตอบกลับความคิดเห็นและการแก้ไขปัญหาการออกแบบไม่ยุ่งยาก
• เชิญทุกคนแสดงความคิดเห็นโดยกดปุ่ม "แชร์" ที่มุมบนขวาของหน้า
• จัดการสิทธิ์สำหรับผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมด รวมถึงความคิดเห็นที่พวกเขาสามารถเห็นและมองไม่เห็น (ดีที่สุดสำหรับเมื่อลูกค้าของคุณบอกว่า "เรามาเปลี่ยนสีปุ่มกลับเป็นสีน้ำเงินกันเถอะ" และนักออกแบบของคุณบอกว่า "การเปลี่ยนสีปุ่มที่สี่ใช่หรือไม่ คุณต้องทำ ล้อเล่นนะ")

โมโนสแนป

บ่อยครั้งกับทีมที่อยู่ห่างไกล การสื่อสารสิ่งต่าง ๆ อย่างรวดเร็วและเฉพาะเจาะจงเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถเขียนอีเมลขนาดยาวที่มีรายละเอียดอย่างชัดเจนว่าต้องเปลี่ยนแปลงอะไรและอย่างไร หรือเพียงจับภาพหน้าจอและเพิ่มลูกศรและรายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่อาจจำเป็นต้องเปลี่ยน Monosnap เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำสิ่งนี้

ที่ Instapage เราใช้เพื่อจับภาพและแก้ไขภาพหน้าจอเพื่อแชร์บางสิ่งที่อาจเกี่ยวข้องกับโครงการที่เรากำลังดำเนินการอยู่อย่างรวดเร็ว นั่นอาจเป็นหน้าผลลัพธ์ของเครื่องมือค้นหา ตัวชี้วัดเฉพาะบนแดชบอร์ดการวิเคราะห์ หรือการเปลี่ยนแปลงที่เราทำกับหน้าเว็บ เมื่อคุณจับภาพเป้าหมายได้แล้ว คุณสามารถวางรูปภาพของคุณได้ทุกที่ หรือจะครอบตัด ไฮไลต์ ชี้ด้วยลูกศรและเขียนความคิดเห็นเป็นข้อความสีแดง จากนั้นอัปโหลดรูปภาพที่แก้ไขแล้วไปยังเซิร์ฟเวอร์และส่งลิงก์ไปยังรูปภาพเป็นข้อความ

Google Docs

เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ทีมการตลาดเนื้อหาส่วนใหญ่ไม่ต้องการอะไรมากไปกว่า Google เอกสาร ระบบการทำงานร่วมกันที่ฟรีและใช้งานง่ายทำให้ขั้นตอนในการเขียนและแก้ไขเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการเนื้อหาและพนักงาน

ผู้เขียนจะพบว่าคล้ายกับการใช้ Microsoft Word มีฟังก์ชันพื้นฐานทั้งหมดที่อนุญาตให้จัดรูปแบบข้อความได้ และมีประโยชน์อย่างยิ่งคือเมนูแบบเลื่อนลงที่ช่วยให้ผู้เขียน SEO ติดป้ายกำกับส่วนหัวย่อยได้อย่างง่ายดาย

แต่ฟังก์ชันขั้นสูงกว่าเล็กน้อยคือสิ่งที่ทำให้ Google เอกสารเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน คุณลักษณะ "ความคิดเห็น" ช่วยให้ผู้แก้ไขสามารถไฮไลต์วลีเพื่อแสดงความคิดเห็นได้อย่างง่ายดาย และโหมดการอนุญาตเฉพาะที่เรียกว่า "การแนะนำ" ทำให้สมาชิกในทีมสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงในข้อความที่ผู้เขียนสามารถตรวจสอบและยอมรับหรือปฏิเสธในภายหลังได้อย่างง่ายดาย การกดปุ่ม

Calendly

นี่คือห่วงโซ่อีเมลที่จะดูคุ้นเคย จากเขาถึงคุณ: “เฮ้ เจอกันเวลาไหนดีที่สุด”

จากคุณถึงเขา: “วันนี้ฉันว่างเกือบทั้งวัน แล้วก่อนอาหารกลางวันล่ะ?”

จากเขาถึงคุณ: “วันนี้ทำไม่ได้ ล้นทะลัก พรุ่งนี้จะเป็นอย่างไร?"

จากคุณถึงเขา: “ไม่ พรุ่งนี้ฉันทำงานตามเส้นตายที่แน่นหนา และฉันมีประชุมกับเท็ดในตอนบ่าย และเขาเป็นนักพูดที่แท้จริง ดังนั้นมันอาจจะใช้เวลานาน”

จากเขาถึงคุณ: “อ๊อฟ เท็ดสามารถขึ้นโดรนได้ ขอโทษนะ คุณต้องจัดการกับเรื่องนี้ แต่ฉันถูกจองไว้สำหรับช่วงที่เหลือของสัปดาห์”

จากนั้น ห่วงโซ่อีเมลนั้นจะกลับมาทำงานต่อในสัปดาห์หน้า และจะเต็มไปด้วยความซ้ำซากจำเจอีกครั้ง เพื่อที่จะข้ามสิ่งเหล่านั้น หลายทีมจึงใช้ Calendly

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณกำหนดเวลาที่คุณว่างได้ และเพียงแค่ถ่ายตารางเวลาให้กับใครก็ตามที่คุณพยายามจะพบด้วย ซึ่งสามารถเลือกเวลาที่พวกเขาจะว่างได้ตามตารางเวลาของคุณ

GoToMeeting

บางครั้งคุณต้องการเวลาเผชิญหน้าเล็กน้อย ไม่ใช่ประเภทในโทรศัพท์ของคุณ แต่เป็นประเภทสำหรับการพบปะกับนักลงทุนหรือผู้บริหารเพื่อรายงานตัวเลขการได้มาของผู้ใช้ล่าสุด GoToMeeting เป็นบริการสำหรับผู้ใช้ 16 ล้านคนที่มีส่วนร่วมในการโต้ตอบทางไกลเช่นนั้น

ระบบการทำงานร่วมกันจะช่วยให้คุณตั้งค่าห้องที่กำหนดเองได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายสำหรับการประชุมต่างๆ เชิญผู้เข้าร่วมประชุมจากสถานที่ต่างๆ และเริ่มบันทึกการประชุมของคุณด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ฟีดความละเอียดสูงทำให้ประสบการณ์ทั้งหมดเป็นส่วนตัวมากขึ้น ในขณะที่เครื่องมือวาดภาพและคุณสมบัติการแพร่ภาพหน้าจอช่วยให้คุณแชร์สิ่งที่คุณกำลังดูได้อย่างแม่นยำ

ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นด้วยระบบการทำงานร่วมกันขององค์กร

ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรกำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากธุรกิจต้องห่างไกลและต้องการรักษาเวิร์กโฟลว์ของทีมที่มีประสิทธิผล ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา พบปะกัน รับผิดชอบซึ่งกันและกัน และแบ่งปันเนื้อหาที่สำคัญที่สุดของคุณเพื่อทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ค้นหาว่าการผลิตหน้า Landing Page หลังการคลิกทำได้เร็วและไม่ลำบากเพียงใดด้วยความช่วยเหลือของ Instapage Collaboration Solution ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Enterprise วันนี้