Besser zusammenarbeiten: Die Bedeutung von Enterprise Collaboration Systems

Ihr Texter ist in San Diego, Ihr Entwickler in Miami und Ihr Grafikdesigner in London. Bis Ende der Woche müssen sie zusammenarbeiten, um eine Post-Click-Landingpage zu veröffentlichen. Wie machst du das?

Ein ähnliches Rätsel steht heute den meisten Unternehmen gegenüber. Ohne Homeoffice und Mitarbeiter, die sich über Zeitzonen erstrecken, kann es eine unmögliche Aufgabe sein, Dinge im Team zu erledigen. Aus diesem Grund wenden sich Unternehmen zunehmend Enterprise-Collaboration-Systemen zu.

Was ist ein Enterprise-Collaboration-System?

Unternehmenskollaborationssysteme ermöglichen es Teams, an Projekten zusammenzuarbeiten, die normalerweise mühsam oder ineffizient wären oder erfordern, dass sich die Mitglieder am selben Ort befinden. Ein Kollaborationssystem kann Tools umfassen, die Videokonferenzen oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ermöglichen, oder jede andere Funktion, die die Zusammenarbeit von Gruppen erleichtert.

Beispiele für Unternehmenskollaborationssysteme, die Teams produktiver machen

Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Anforderungen an die Zusammenarbeit. Einige priorisieren Aufgabenverwaltungssoftware, während andere Videokonferenzlösungen benötigen, um besser zusammenarbeiten zu können. Hier sind einige der beliebtesten Unternehmenskollaborationssysteme, die Teams zur Verbesserung des Workflows und der Produktivität verwenden, von denen wir einige bei Instapage verwenden. (Tipps zur Implementierung einer neuen Collaboration-Software für Ihr Team finden Sie hier.)

Locker

E-Mails sind langsam und klobig, und für die sofortige Kommunikation reicht sie einfach nicht aus. Deshalb nutzen Millionen von Menschen Slack.

Die Chancen stehen gut, dass Sie mit dem Tool vertraut sind, auch wenn Sie es nicht verwenden. Und wenn nicht, empfehlen wir Ihnen, es zumindest auszuprobieren. Auf der einfachsten Ebene ermöglicht dieses Kollaborationssystem zwei Mitgliedern eines Teams, sich sofort gegenseitig Nachrichten zu senden, bietet aber auch einige andere Funktionen, die andere Formen der Zusammenarbeit erleichtern, wie zum Beispiel:

• Gruppen-Threads, mit denen Sie ein ganzes Team ansprechen können
• Tiefe Suche, wann Sie herausfinden müssen, was Ihr Chef vor einer Woche über den neuen Firmenslogan gesagt hat.
• Einfache Dateifreigabe per Drag-and-Drop, damit Sie nicht zwischen Chat und einem Drittanbieter-Speichertool hin und her wechseln müssen.
• Integrationen für andere Collaboration-Software wie Videokonferenzlösungen.

Asana

Wann soll diese Verkaufsseite veröffentlicht werden? Ist es diesen Donnerstag oder nächsten? Haben die Designer überhaupt angefangen, an den benutzerdefinierten Bildern zu arbeiten, die wir wollten?

Fragen wie diese tauchen häufig auf, wenn Sie keine Aufgabenverwaltungsplattform haben. Um sie zu vermeiden, verwenden wir bei Instapage Asana.

Mit diesem Kollaborationssystem können Sie mehr tun, als nur Projekte zuzuweisen. Mit einem Feed, der den aktuellen Status eines Projekts anzeigt, bleiben Sie im Zeitplan. Das heißt, Sie können herausfinden, ob diese Designer die benutzerdefinierten Bilder, die Sie für die Verkaufsseite benötigen, fertig gestellt haben, und Sie können auch herausfinden, ob die Texter damit begonnen haben, überzeugende Argumente dafür zu entwerfen.

Bei jedem Schritt werden Aufgaben in Bezug auf das ihnen zugewiesene Teammitglied aktualisiert, und Sie können von einem Dashboard aus problemlos Kacheln ziehen, während Sie wichtige Projekt-Benchmarks abschließen. Das erleichtert Ihnen das Einhalten von Fristen und die Zuweisung von Ressourcen. Sie können dem einzigen Designer beim Zusammenstellen dieser benutzerdefinierten Bilder mehr Hilfe bieten, wenn er bis Dienstag keine Zeit hatte, sie zu erstellen.

Wenn Sie auf dem Laufenden bleiben, wie Ihr Team individuell an einem Projekt arbeitet, zeigt sich dies im Endprodukt. Und wenn dieses Projekt abgeschlossen ist, können Sie Aufgaben archivieren und später überprüfen, um herauszufinden, was Ihre produktivsten Prozesse und Arbeitsabläufe sind.

Instapage-Collaboration-Lösung

Wir müssen Ihnen nicht sagen, wie schwierig die Zusammenarbeit auf einer Post-Click-Landingpage sein kann. Wenn Sie kein Instapage-Kunde sind, wissen Sie es, und wenn ja, haben Sie es wahrscheinlich früher gewusst. Um von Version eins eines Drahtmodells zu Version zwei, zu Version drei, zur endgültigen Version des Drahtmodells und dann zur endgültigen Version des Drahtmodells zu gelangen (wir wissen alle, dass das Finale nie das endgültige ist), gibt es eine Menge Bürokratie.

Wenn Sie bereits die Instapage Collaboration-Lösung verwenden, benötigen Sie eine kleine Auffrischung, wie diese Bürokratie aussieht. Es gibt Screenshots mit rotem Text, die für Feedback im Büro herumgereicht werden. und je mehr sie herumgereicht werden, desto mehr werden sie von rotem Text bedeckt, bis Sie nicht einmal mehr den Call-to-Action-Button sehen können.

Hinzu kommen die E-Mail-Ketten, die Rekorde bei der Anzahl der Antworten brechen. Die Antworten lauten "Hier ist mein überarbeitetes Feedback" und "Ich denke, wir sollten den Call-to-Action ändern, aber Sie sehen meinen vollständigen Kommentar im roten Text auf dem Screenshot." Und wenn Sie nur eine Runde Team-Feedback erhalten haben, möchten Sie entweder Ihre E-Mail-Adresse ändern oder Ihren Laptop schließen und ihn aus dem Fenster hieven wie ein olympischer Diskuswerfer, der nach Gold strebt.

SOS Wenn Ihnen dieses Szenario ein wenig zu bekannt vorkommt, benötigen Sie die Instapage Collaboration Solution. Sie sparen Zeit, Kopfschmerzen und die Kosten für den Austausch Ihres alten Laptops. Hier ist wie:

• Arbeiten Sie mit Ihrem gesamten Team in Echtzeit an EINER flüssig aktualisierten Version Ihrer Post-Click-Landingpage.
• Legen Sie einen Hotspot an einer beliebigen Stelle auf einer Seite ab, um ein beliebiges Element zu kommentieren.
• Zeigen Sie alle Ihre Kommentare von all Ihren Seiten in einem praktischen Feed an, der die Reaktion auf Feedback und die Lösung von Designproblemen erleichtert.
• Laden Sie jeden ein, Feedback zu geben, indem Sie auf die Schaltfläche "Teilen" in der oberen rechten Ecke der Seite klicken.
• Verwalten Sie die Berechtigungen für alle Mitbearbeiter, einschließlich der Kommentare, die sie sehen und nicht sehen können (am besten, wenn Ihr Kunde sagt: "Lassen Sie uns die Schaltflächenfarbe wieder in Blau ändern" und Ihr Designer sagt "Eine vierte Schaltflächenfarbe ändern? Sie müssen" verarsche mich“)

Monosnap

Bei Remote-Teams ist es oft wichtig, Dinge schnell und gezielt zu kommunizieren. Sie können eine lange E-Mail schreiben, in der genau beschrieben wird, was geändert werden muss und wie, oder Sie können einfach einen Screenshot erstellen und Pfeile und andere Details hinzufügen, die möglicherweise geändert werden müssen. Monosnap ist ein effektives Werkzeug dafür.

Bei Instapage verwenden wir es, um Screenshots zu erstellen und zu bearbeiten, um schnell etwas zu teilen, das für ein Projekt, an dem wir arbeiten, relevant sein könnte. Dies kann eine Ergebnisseite von Suchmaschinen, ein bestimmter Messwert in einem Analyse-Dashboard oder Änderungen sein, die wir an einer Webseite vornehmen. Sobald Sie Ihr Ziel erfasst haben, können Sie Ihr Foto an einer beliebigen Stelle einfügen – oder Sie können es zuschneiden, hervorheben, mit Pfeilen zeigen und Kommentare in rotem Text notieren, dann das bearbeitete Bild auf einen Server hochladen und den Link zum Foto als Text senden.

Google Dokumente

Für eine effektive Zusammenarbeit benötigen die meisten Content-Marketing-Teams nur Google Text & Tabellen. Das kostenlose und einfach zu bedienende Kollaborationssystem macht den Prozess des Schreibens und Bearbeitens für Content-Manager und ihre Mitarbeiter einfach.

Autoren werden es ähnlich finden wie bei der Verwendung von Microsoft Word. Alle verfügbaren Grundfunktionen, die eine Textformatierung ermöglichen, sind vorhanden, und besonders nützlich ist ein Dropdown-Menü, mit dem SEO-Autoren ihre Unterüberschriften einfach beschriften können.

Aber etwas fortgeschrittenere Funktionen machen Google Docs großartig für die Zusammenarbeit. Eine „Kommentar“-Funktion ermöglicht es Redakteuren, Phrasen hervorzuheben, um auf einfache Weise Feedback zu hinterlassen, und ein spezieller Berechtigungsmodus namens „Vorschlagen“ macht es Teammitgliedern einfach, Änderungen am Text vorzuschlagen, die der Autor zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen und akzeptieren oder ablehnen kann per Knopfdruck.

kalendarisch

Hier ist eine E-Mail-Kette, die Ihnen bekannt vorkommen wird. Von ihm zu dir: "Hey, wann trifft man sich am besten?"

Von dir zu ihm: „Ich habe heute fast den ganzen Tag frei. Wie wäre es also irgendwann vor dem Mittagessen?“

Von ihm an Sie: „Kann heute nicht. Überschwemmt. Wie wärs mit morgen?"

Von dir zu ihm: "Nein, morgen arbeite ich an einem engen Termin, und am Nachmittag habe ich ein Treffen mit Ted, und er ist ein echter Redner, also wird es wahrscheinlich lange dauern."

Von ihm zu dir: „Oof. Ted kann dröhnen. Tut mir leid, damit musst du klarkommen, aber ich bin den Rest der Woche ausgebucht.“

Dann wird diese E-Mail-Kette in der nächsten Woche fortgesetzt, und sie wird wieder mit einer ganzen Menge derselben gefüllt. Um all das zu umgehen, verwenden viele Teams Calendly.

Mit dem Tool können Sie Zeiten festlegen, zu denen Sie verfügbar sind, und einfach einen Zeitplan mit demjenigen aufnehmen, mit dem Sie sich treffen möchten, der dann basierend auf Ihrem Zeitplan eine Zeit auswählen kann, zu der er verfügbar ist.

GoToMeeting

Manchmal braucht man ein bisschen Facetime. Nicht die Art auf Ihrem Telefon, sondern die Art, sich mit Investoren oder Führungskräften zu treffen, um über die neuesten Benutzerakquisitionszahlen zu berichten. GoToMeeting ist die Anlaufstelle für 16 Millionen Benutzer, die solche Remote-Interaktionen durchführen.

Mit dem Kollaborationssystem können Sie schnell und einfach benutzerdefinierte Räume für verschiedene Meetings einrichten, Teilnehmer von verschiedenen Standorten aus einladen und sogar mit einem Klick die Aufzeichnung Ihres Meetings starten. High-Definition-Feeds machen das gesamte Erlebnis persönlicher, während ein Zeichenwerkzeug und eine Bildschirmübertragungsfunktion es Ihnen ermöglichen, das Gesehene punktgenau zu teilen.

Arbeiten Sie besser zusammen mit einem Enterprise Collaboration System

Enterprise-Collaboration-Systeme werden immer beliebter, da Unternehmen aus der Ferne gehen und einen produktiven Teamworkflow aufrechterhalten möchten. Treffen Sie sich mit ihrer Hilfe, halten Sie sich gegenseitig zur Verantwortung und teilen Sie Ihre wichtigsten Inhalte, um besser zusammenzuarbeiten. Finden Sie heraus, wie schnell und schmerzlos die Post-Click-Landingpage-Produktion mit Hilfe der Instapage Collaboration Solution ist. Melden Sie sich noch heute für eine Enterprise-Demo an.