Pracuj lepiej razem: znaczenie systemów współpracy w przedsiębiorstwie

Twój copywriter jest w San Diego, programista w Miami, a grafik w Londynie. Do końca tygodnia muszą współpracować, aby opublikować stronę docelową po kliknięciu. Jak to robisz?

Podobna zagadka staje dziś przed większością firm. Bez biura domowego i pracowników, którzy działają w różnych strefach czasowych, wykonywanie zadań w zespole może być zadaniem niewykonalnym. Dlatego coraz częściej firmy zwracają się do systemów współpracy w przedsiębiorstwie.

Co to jest system współpracy w przedsiębiorstwie?

Systemy współpracy korporacyjnej umożliwiają zespołom wspólną pracę nad projektami, które normalnie byłyby żmudne lub nieefektywne, lub wymagałyby, aby członkowie znajdowali się w tej samej lokalizacji. System współpracy może zawierać narzędzia umożliwiające prowadzenie wideokonferencji, udostępnianie dokumentów lub dowolną inną funkcję ułatwiającą wspólną pracę grupom.

Przykłady systemów współpracy w przedsiębiorstwie zwiększające produktywność zespołów

Nie każda firma ma takie same potrzeby w zakresie współpracy. Niektórzy traktują priorytetowo oprogramowanie do zarządzania zadaniami, podczas gdy inni wymagają rozwiązań do wideokonferencji, aby lepiej ze sobą współpracowały. Oto niektóre z najpopularniejszych zespołów systemów współpracy w przedsiębiorstwach, których używają do poprawy przepływu pracy i produktywności, z których kilka korzystamy w Instapage. (Aby uzyskać wskazówki, jak wdrożyć nowe oprogramowanie do współpracy w zespole, przejdź tutaj).

Luźny

Poczta e-mail jest powolna i nieporęczna, a do komunikacji błyskawicznej po prostu się nie kończy. Dlatego miliony ludzi używają Slacka.

Prawdopodobnie znasz to narzędzie, nawet jeśli go nie używasz. A jeśli nie, zalecamy przynajmniej spróbować. Na najbardziej podstawowym poziomie ten system współpracy umożliwia dwóm członkom zespołu natychmiastowe komunikowanie się ze sobą, ale zawiera również kilka innych funkcji, które ułatwiają inne formy współpracy, takie jak:

• Grupuj wątki, które pozwalają zwracać się do całego zespołu
• Głębokie wyszukiwanie, gdy musisz znaleźć to, co twój szef powiedział o nowym sloganie firmy tydzień temu.
• Łatwe udostępnianie plików metodą „przeciągnij i upuść”, dzięki czemu nie musisz przechodzić między czatem a narzędziem do przechowywania danych innej firmy.
• Integracje z innym oprogramowaniem do współpracy, takim jak rozwiązania do wideokonferencji.

Asany

Kiedy ta strona sprzedaży ma zostać opublikowana? Czy to w ten czwartek czy następny? Czy projektanci w ogóle zaczęli pracować nad niestandardowymi obrazami, które chcieliśmy?

Takie pytania często pojawiają się, gdy nie masz platformy do zarządzania zadaniami. Aby ich uniknąć, w Instapage używamy Asany.

Ten system współpracy pozwala robić więcej niż tylko przypisywać projekty. Utrzymuje Cię zgodnie z harmonogramem dzięki kanałowi, który wyświetla zaktualizowany status projektu. Oznacza to, że możesz dowiedzieć się, czy ci projektanci ukończyli niestandardowe obrazy, których potrzebujesz na stronie sprzedaży, a także możesz dowiedzieć się, czy copywriterzy zaczęli opracowywać przekonujące argumenty za tym.

Na każdym etapie zadania są aktualizowane w odniesieniu do przypisanego do nich członka zespołu, a z pulpitu nawigacyjnego można łatwo przeciągać kafelki podczas wykonywania kluczowych testów porównawczych projektu. Ułatwia to dotrzymywanie terminów i przydzielanie zasobów dla Ciebie, który może zaoferować więcej pomocy jedynemu projektantowi w łączeniu tych niestandardowych obrazów, jeśli nie miał czasu na ich wykonanie do wtorku.

Kiedy będziesz na bieżąco z tym, jak Twój zespół pracuje indywidualnie nad projektem, będzie to widoczne w produkcie końcowym. A po zakończeniu tego projektu możesz archiwizować zadania i przeglądać je później, aby dowiedzieć się, jakie są Twoje najbardziej wydajne procesy i przepływy pracy.

Rozwiązanie do współpracy Instapage

Nie musimy mówić, jak trudna może być współpraca nad stroną docelową po kliknięciu. Jeśli nie jesteś klientem Instapage, wiesz, a jeśli tak, prawdopodobnie wiedziałeś. Aby przejść z pierwszej wersji szkieletu do drugiej, do trzeciej, do ostatecznej wersji szkieletu, a następnie do ostatecznej wersji szkieletu (wszyscy wiemy, że finał nigdy nie jest ostateczny), jest dużo biurokracji.

Jeśli już korzystasz z rozwiązania Instapage Collaboration, będziesz potrzebować odświeżenia, jak wygląda ta biurokracja. Istnieją zrzuty ekranu pokryte czerwonym tekstem, które są przekazywane po biurze w celu uzyskania opinii; a im częściej są przekazywane, tym bardziej stają się pokryte czerwonym tekstem, aż nie widać już przycisku wezwania do działania.

Ponadto istnieją łańcuchy e-mailowe, które biją rekordy liczby odpowiedzi. Odpowiedzi brzmią: „Oto moja poprawiona opinia” i „Myślę, że powinniśmy zmienić wezwanie do działania, ale mój pełny komentarz zobaczysz w czerwonym tekście na zrzucie ekranu”. A kiedy skończysz otrzymywać tylko jedną rundę informacji zwrotnych od zespołu, albo chcesz zmienić swój adres e-mail, albo zamknąć laptopa i wyrzucić go przez okno jak olimpijski rzucający dyskiem, który walczy o złoto.

SOS Jeśli ten scenariusz brzmi zbyt znajomo, potrzebujesz rozwiązania do współpracy Instapage. Oszczędzi to czas, bóle głowy i koszty wymiany starego laptopa. Oto jak:

• Pracuj nad JEDNĄ płynnie aktualizowaną wersją strony docelowej po kliknięciu z całym zespołem w czasie rzeczywistym.
• Upuść Hotspot w dowolnym miejscu na stronie, aby skomentować dowolny element.
• Przeglądaj wszystkie komentarze ze wszystkich stron w wygodnym kanale, który sprawia, że ​​reagowanie na opinie i rozwiązywanie problemów projektowych jest bezbolesne.
• Zaproś wszystkich do wyrażenia opinii, klikając przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu strony.
• Zarządzaj uprawnieniami dla wszystkich współpracowników, w tym komentarzami, które mogą zobaczyć, a których nie (najlepiej, gdy klient mówi „Zmień kolor przycisku z powrotem na niebieski”, a projektant mówi „Zmiana koloru czwartego przycisku? Musisz żartuj sobie”)

Monosnap

Często w przypadku zespołów zdalnych ważne jest, aby komunikować się szybko i konkretnie. Możesz napisać długi e-mail szczegółowo opisujący, co i jak należy zmienić, lub po prostu zrzut ekranu i dodać strzałki i inne szczegóły dotyczące tego, co może wymagać zmian. Monosnap jest skutecznym narzędziem właśnie do tego.

W Instapage używamy go do pobierania i edytowania zrzutów ekranu, aby szybko udostępnić coś, co może być istotne dla projektu, nad którym pracujemy. Może to być strona wyników wyszukiwania, konkretne dane w panelu analitycznym lub zmiany, które wprowadzamy na stronie internetowej. Po uchwyceniu celu możesz wkleić zdjęcie w dowolnym miejscu bez zmian — lub możesz przyciąć, wyróżnić, wskazać strzałkami i zapisać komentarze w czerwonym tekście, a następnie przesłać edytowany obraz na serwer i wysłać link do zdjęcia jako tekst.

Dokumenty Google

Do efektywnej współpracy większość zespołów zajmujących się marketingiem treści nie wymaga niczego poza Dokumentami Google. Darmowy i łatwy w użyciu system współpracy sprawia, że ​​proces pisania i edycji jest prosty dla menedżerów treści i ich pracowników.

Pisarze uznają to za podobne do używania programu Microsoft Word. Znajdują się tam wszystkie dostępne podstawowe funkcje, które pozwalają na formatowanie tekstu, a szczególnie przydatne jest menu rozwijane, które pozwala autorom SEO łatwo oznaczać swoje podnagłówki.

Jednak nieco bardziej zaawansowane funkcje sprawiają, że Dokumenty Google doskonale nadają się do współpracy. Funkcja „komentarza” pozwala redaktorom wyróżniać frazy w celu łatwego wystawiania opinii, a jeden szczególny tryb uprawnień, zwany „sugerowaniem”, ułatwia członkom zespołu proponowanie zmian w tekście, które autor może przejrzeć i zaakceptować lub odrzucić w późniejszym terminie za pomocą naciśnięcie przycisku.

Calendly

Oto łańcuch e-maili, który będzie wyglądał znajomo. Od niego do ciebie: „Hej, o której godzinie najlepiej się spotkać?”

Od ciebie do niego: „Jestem dziś wolny prawie cały dzień. Więc co powiesz na jakiś czas przed obiadem?

Od niego do ciebie: „Nie mogę dzisiaj. Zalany. Co powiesz na jutro?"

Od ciebie do niego: „Nie, jutro pracuję nad krótkim terminem, a po południu mam spotkanie z Tedem, a on jest prawdziwym gadułą, więc prawdopodobnie potrwa to długo”.

Od niego do ciebie: „Oof. Ted może trąbić dalej. Przepraszam, musisz się z tym pogodzić, ale mam zajęte resztę tygodnia.

Następnie ten łańcuch e-mail zostanie wznowiony w przyszłym tygodniu i będzie wypełniony od nowa całą masą tego samego. Aby ominąć to wszystko, wiele zespołów korzysta z Calendly.

Narzędzie pozwala ustawić godziny, w których jesteś dostępny, i po prostu sfotografować harmonogram z osobą, z którą próbujesz się spotkać, która może następnie wybrać czas, w którym są również dostępni, na podstawie Twojego harmonogramu.

Iść na spotkanie

Czasami potrzebujesz trochę czasu na twarz. Nie w telefonie, ale w spotkaniach z inwestorami lub kadrą kierowniczą w celu poinformowania o najnowszych numerach pozyskania użytkowników. GoToMeeting jest przeznaczony dla 16 milionów użytkowników, którzy angażują się w takie zdalne interakcje.

System współpracy pozwoli Ci szybko i łatwo skonfigurować niestandardowe sale na różne spotkania, zapraszać uczestników z wielu różnych lokalizacji, a nawet jednym kliknięciem rozpocząć nagrywanie spotkania. Kanały o wysokiej rozdzielczości sprawiają, że całe doświadczenie jest bardziej osobiste, a narzędzie do rysowania i funkcja wyświetlania ekranu pozwalają dzielić się tym, na co patrzysz z niezwykłą dokładnością.

Pracuj lepiej razem z systemem współpracy w przedsiębiorstwie

Systemy współpracy korporacyjnej zyskują na popularności, ponieważ firmy pracują zdalnie i chcą utrzymać produktywny przepływ pracy w zespole. Z ich pomocą spotykaj się, pociągaj do odpowiedzialności i udostępniaj najważniejsze treści, aby lepiej współpracować. Dowiedz się, jak szybka i bezbolesna jest produkcja strony docelowej po kliknięciu, korzystając z rozwiązania Instapage Collaboration Solution. Zarejestruj się na demo Enterprise już dziś.